إدارة الوقت أو تكنولوجيا gtd. تقنية إنجاز الأمور وأدوات تطبيقها. جدول المهام المسندة

كيفية ترتيب الأمور. فن الإنتاجية الخالية من التوتر
الحصول أنجزت الأشياء: فن الإنتاجية الخالية من التوتر

غلاف الكتاب كيفية ترتيب الأمور

مؤلف ديفيد ألين
النوع عمل
اللغة الأصلية إنجليزي
الأصل المنشور
مترجم يوليا كونستانتينوفا
الناشر مان وإيفانوف وفيربر
يطلق
الصفحات 416
الناقل كتاب، ملف
رقم ISBN

إنجاز الأمور, GTD(مترجم من إنجليزي- "إنجاز الأمور"، ولكن في كثير من الأحيان وبشكل غير صحيح - "كيفية ترتيب الأمور") - تقنية لزيادة الفعالية الشخصية أنشأها ديفيد ألين ووصفها في كتاب يحمل نفس الاسم، الطبعة الأولى منه صدر عام 2001 وترجم إلى 23 لغة.

يعتمد GTD على مبدأ أنه يجب على الشخص تحرير عقله من تذكر المهام الحالية (هناك استثناءات في الحالات التي تكون فيها عدة مهام في مشاريع مختلفة مترابطة) عن طريق نقل المهام نفسها والتذكير بها إلى وسيط خارجي. وهكذا، فإن العقل البشري، المتحرر من تذكر ما يجب القيام به، يمكنه التركيز على أداء المهام نفسها، والتي يجب تحديدها وصياغتها بوضوح مسبقًا ("ما هو الإجراء التالي الذي يجب اتخاذه؟"). خلافًا للاعتقاد الشائع، لا يشير GTD إلى إدارة الوقت، وينتقده بسبب تركيزه الضيق وفعاليته المحدودة.

يوتيوب الموسوعي

    1 / 5

    ✪ إنجاز الأمور (GTD) بقلم David Allen - ملخص ومراجعة كتاب الرسوم المتحركة

    ✪ ديفيد ألين - كيفية إنجاز الأمور - الجزء 1/2 | لندن ريال

    ✪ ملخص إنجاز الأمور بقلم David Allen (احصل على ملخص الكتاب بصيغة PDF في الرابط أدناه)

    ✪ إنجاز الأمور بقلم ديفيد ألين (ملاحظات دراسية)

    ✪ كن منظمًا في 3 أسابيع مع GTD - الخطوة 1!

    ترجمات

انتشار

  1. مجموعة؛
  2. علاج؛
  3. منظمة؛
  4. مراجعة؛
  5. أجراءات.

يستخدم ألين تشبيه "الارتفاع" لتوضيح نموذجه الرئيسي الثاني - نموذج مراجعة الأداء ذو ​​المستويات الستة، لرؤية منظور المهام والواجبات. الخط الصاعد:

  1. الشؤون الحالية؛
  2. المشاريع الحالية؛
  3. نطاق الواجبات؛
  4. السنوات القادمة (1-2 سنة)؛
  5. منظور خمسي (3-5 سنوات)؛
  6. حياة.

وبالارتقاء إلى مستوى أعلى، يستطيع الجميع أن ينظروا إلى "الصورة الكبيرة" لشؤونهم.

يوصي ألين بمراجعة أسبوعية على مستويات مختلفة. تسمح الرؤية المكتسبة من هذه المراجعات للشخص بإدارة الأولويات الشخصية، والتي بدورها تحدد أولويات ما إذا كان سيتم إكمال المهام والواجبات المحددة التي تم جمعها أثناء عملية إدارة سير العمل ومتى. أثناء المراجعة الأسبوعية، يقوم الشخص بتحليل سياقات المهام وترتيبها في قوائم مناسبة. تتضمن أمثلة تجميع المهام المتشابهة إعداد قائمة بالمكالمات الهاتفية الضرورية أو قائمة المهام التي يجب إكمالها في المركز. يمكن تحديد قواعد إنشاء القوائم السياقية من خلال وجود أداة أو وجود شخص/مجموعة يجب مناقشة شيء ما أو تقديمه معه.

ويؤكد ألين أن النموذجين الأولين كافيان لاكتساب السيطرة والرؤية في معظم المهام والمشاريع. ومع ذلك، هناك بعض الحالات التي تتطلب تفكيرًا وتفكيرًا أعمق. ولهذا، يتم استخدام النموذج الرئيسي الثالث - طريقة التخطيط الطبيعي. أثناء وجودك في إدارة سير العمل، يقوم المرء بذلك " التركيز الأفقي" يتم تنفيذ المهام الفردية بالطريقة الطبيعية للتخطيط " التركيز العمودي»في تخطيط المشاريع والتفكير في المواضيع. يتكون نموذج التخطيط من 5 مراحل:

  1. تحديد الغرض والمبادئ؛
  2. رؤية النتائج المرجوة؛
  3. منظمة؛
  4. تحديد الإجراء المحدد التالي.

يسهل GTD هذه العملية عن طريق تخزين وتتبع واستخدام المعلومات التفصيلية المتعلقة بالمهمة التي يتم تنفيذها. اقترح ألين أن العديد من الإخفاقات التي نواجهها كانت ناجمة عن عدم كفاية التخطيط "المسبق" (أي في حين لا نزال نكتشف ما يجب تحقيقه وما هي الإجراءات المحددة اللازمة لتحقيق ذلك). من المهم التفكير في هذا الأمر مسبقًا، وإنشاء سلسلة من الإجراءات التي يمكن إكمالها دون العودة إلى التخطيط. يجادل ألين بأن "نظام التذكير" في أذهاننا غير فعال ونادراً ما يذكرنا بما يجب علينا وما يمكننا القيام به. هذه اللحظةوفي هذا المكان. ولذلك، فإن المعلومات حول "الإجراءات المحددة التالية" التي ترتبط سياقًا بلحظة ومكان معينين يمكن أن تكون بمثابة دعم خارجي يضمن أننا نمنح أنفسنا التذكيرات الصحيحة في الوقت المناسب. نظرًا لأن GTD يعتمد على الاحتفاظ بسجلات إضافية، فيمكن اعتباره تطبيقًا النظريات العلميةالإدراك الموزع والعقل الممتد.

وصف موجز لـ GTD من كتاب ألين، جاهز لأي شيء:

أخرج كل شيء من رأسك. اتخذ قرارات بشأن الإجراءات المطلوبة عند ظهور مهمة ما - وليس عندما تتطلب إنهاء طارئًا. قم بتنظيم ملاحظات تذكيرية حول مشاريعك وأنشطتك المخططة في فئات مناسبة. حافظ على هذا النظام، وقم بتجديده ومراجعته كثيرًا بحيث يمكنك في المستقبل الوثوق حتى في اختيارك البديهي للإجراء (أو عدم الإجراء).

مبادئ

المبادئ الأساسية لـ GTD:

مجموعة

الإنتاجية دون ضغوطتبدأ بعملية تفريغ العقل، والتي تتكون من إصلاح كل شيء أكثر أو أقل أهمية على الورق أو الوسائط الأخرى - وهو ما يسميه ألين سلة: صندوق بريد فعلي، أو صندوق بريد إلكتروني، أو مسجل صوت، أو كمبيوتر محمول، أو كمبيوتر جيب، أو مزيج من هذه الأجهزة. الهدف هو إخراج كل شيء أكثر أو أقل أهمية من رأسك ووضعه في وسيلة مناسبة للمعالجة لاحقًا. يجب إفراغ (معالجة) جميع الصناديق مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. لا يصر ألين على أي طريقة معينة للتجميع، لكنه يؤكد على أهمية إفراغ السلة بانتظام. يعتبر أي موقع تخزين (فعلي، بريد إلكتروني، جهاز تسجيل، كمبيوتر محمول، مساعد رقمي شخصي، وما إلى ذلك) مقبولاً طالما تتم معالجته بانتظام.

علاج

تتم معالجة العربة بدقة وفقًا للخوارزمية التالية.

  1. نبدأ بالعنصر العلوي للسلة.
  2. نحن نصنع عنصرًا واحدًا في كل مرة (ولا نعيد أي شيء أبدًا)
    • إذا كان العنصر يتطلب إجراءً:
      • قم بذلك (إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين إلى خمس دقائق)، أو
      • نحن نفوض هذا لشخص ما، أو
      • دعونا نضع هذا جانبا.
    • إذا كان العنصر لا يتطلب إجراءً:

إذا استغرق الإجراء أقل من دقيقتين إلى خمس دقائق، فيجب القيام به على الفور. تعتمد قاعدة الدقيقتين على الوقت التقريبي الذي يستغرقه تأجيل الإجراء رسميًا.

منظمة

لتتبع العناصر التي تنتظر الاهتمام، يوصي ألين باستخدام مجموعة من القوائم.

  • الإجراءات التالية- بالنسبة لكل عنصر يتطلب الاهتمام، حدد الإجراء التالي الذي يمكن القيام به فعليًا. على سبيل المثال، إذا كان هناك عنصر "اكتب تقريرًا عن المشروع"، فقد يكون الإجراء التالي: "اكتب رسالة إلى ميخائيل تتضمن اقتراحًا لعقد اجتماع" أو: "اتصل بمارينا لمعرفة متطلبات التقرير". على الرغم من أن العنصر قد يتطلب عددًا لا بأس به من الخطوات والإجراءات، إلا أنه سيكون هناك دائمًا شيء يجب القيام به أولاً، ويجب وصف هذه الخطوة في قائمة الإجراءات التالية. ويفضل أن يتم تنظيم هذه الخطوات حسب السياق الذي يمكن القيام بها (على سبيل المثال، "في المكتب"، أو "على الهاتف"، أو "في المتجر").
  • المشاريع- كل حلقة مفتوحة في الحياة أو العمل تتطلب أكثر من حلقة واحدة العمل البدنيلتحقيق الهدف، يصبح مشروعا. تحتاج المشاريع إلى المراقبة والمراجعة بشكل دوري للتأكد من أن كل مشروع لديه نشاط تالي مرتبط به حتى يمضي المشروع قدمًا.
  • مؤجل- عندما يتم تفويض إجراء ما إلى شخص ما أو عندما يكون هناك حدث خارجي متوقع قبل أن يتمكن المشروع من المضي قدمًا، يتم تتبع ذلك في النظام ويتم التحقق بشكل دوري مما إذا كان الإجراء مطلوبًا أو يجب إرسال تذكير.
  • ربما يوما ما- الأشياء التي سيتم القيام بها في وقت ما، ولكن ليس الآن. على سبيل المثال، "تعلم اللغة الصينية" أو "قم بإقامة حفلة على حمام السباحة".

التقويم مهم لتتبع المواعيد والمهام؛ ومع ذلك، يوصي ألين بحجز التقويم فقط لتلك الأشياء التي يجب القيام بها بحلول موعد نهائي محدد، أو للاجتماعات والمهمات ذات الوقت والمكان المحددين. ويجب تسجيل الأمور في قوائم الإجراءات التالية، وليس في التقويم.

العنصر التنظيمي الرئيسي الأخير في GTD هو نظام المستندات. يجب أن يكون نظام المستندات سهلاً وبسيطًا ومثيرًا للاهتمام. حتى قطعة واحدة من الورق، إذا لزم الأمر لأغراض مرجعية، يجب أن تحصل على مجلد خاص بها إذا كانت المجلدات الموجودة غير مناسبة لها. يقترح ألين وجودًا أحادي البعد ومنظمًا ترتيب ابجدي، نظام تخزين المستندات من أجل استعادة المعلومات الضرورية بسرعة وسهولة.

مراجعة

لن تكون قوائم الإجراءات والتذكيرات ذات فائدة كبيرة ما لم تتم مراجعتها يوميًا على الأقل، أو كلما أمكن ذلك. بالنظر إلى الوقت والطاقة والموارد المتاحة في الوقت الحالي، تحتاج إلى العثور على المهمة الأكثر أهمية التي يمكن القيام بها على الفور والقيام بها. إذا كانت لديك عادة تأجيل أعمالك، فكل شيء سينتهي بما تفعله. مهام بسيطةوتجنب الصعبة منها. لحل هذه المشكلة، يمكنك القيام بالإجراءات من القائمة واحدة تلو الأخرى، على غرار كيفية معالجة سلة التسوق. يتطلب GTD مراجعة أسبوعية على الأقل لجميع الأنشطة والمشاريع والعناصر المعلقة للتأكد من إدخال أي مهام جديدة أو أحداث قادمة في النظام وأن كل شيء محدث.

أجراءات

أي النظام التنظيمييكون عديم الفائدة إذا كان يقضي الكثير من الوقت في تنظيم المهام بدلاً من القيام بها فعليًا. وكما يقول ديفيد ألين، إذا تم تسهيل مثل هذا النظام لتنفيذ الإجراءات الضرورية، فسيكون الشخص أقل ميلاً إلى تأجيلها أو يصبح "مثقلًا" بعدد كبير جدًا من "الحلقات المفتوحة".

الوسائل والتقنيات

43 مجلدا

يقترح ألين تنظيم مستنداتك باستخدام نظام يسمى "43 مجلدًا". يتم استخدام اثني عشر مجلدًا، واحد لكل شهر، ويتم استخدام 31 مجلدًا إضافيًا لكل يوم من الأيام الـ 31 التالية. يتم تنظيم المجلدات للمساعدة في تذكير المستخدم بالأنشطة التي يجب القيام بها في ذلك اليوم.

المجلدات والمجلدات

يذكر ألين في كتابه أنه لسهولة البحث وهيكلة المعلومات، من الأفضل استخدام المجلدات، وبالتالي فإن جميع المستندات المتعلقة بمشروع واحد ستكون في مكان واحد. هذا يسمح لك بالعثور بشكل أسرع وثائق ضرورية. حتى لو كان مستند واحد فقط يتعلق بالمشروع، فلا يزال من الأفضل وضعه في مجلد، حيث قد تظهر مستندات جديدة حول هذا الموضوع.

قصتي ستنقسم إلى قسمين:

  • حول تقنية GTD، إذا كان شخص ما لا يعرف أو نسي بالفعل.
  • حول أدوات محددة للعمل مع GTD وأمثلة محددة من ممارستي الشخصية.

0. مقدمة

كيف يبدو اليوم النموذجي لمدير المشروع؟

يتصل العميل. يسأل الفريق في الدردشة عن سبب اختلاف مواصفات واجهة برمجة التطبيقات (API) عن المواصفات الفنية. مكيف الهواء ينفخ على فاسيا. الموارد البشرية قلقة: جاء ميشا مرتديًا قميصًا نظيفًا ومكويًا. لا تذهب إلى الغابة - فالوغد يستعد لإجراء مقابلة. يجب توضيح الجدول الزمني. إعادة فحص المهام في تعقب. يتصل العميل مرة أخرى. ألقى شخص ما صورة مضحكة في الدردشة. طلب مني أحد الزملاء الاهتمام بشؤونه أثناء وجوده في إجازة. يتصل العميل مرة أخرى. أعتقد أنه سيتم الافراج عنه قريبا. سيكون من الجيد ألا تنسى شراء الطعام للمنزل في المساء، وإلا ستقطعه زوجتك. نحن متأخرون إلى حد ما في المقدمة. سيكون من الجيد قراءة هذا المقال. آه، إنها بالفعل الساعة 19:00. متى الافراج؟

هل تتعرف على نفسك؟ رهيب؟ إذن هذه المقالة لك.

إذا لم تتعرف عليه، فأنت محظوظ. أو ربما يمكنك أن تفعل المزيد؟

1 المقدمة

ما هو GTD؟

GTD ( إنجاز الأمور ) هي تقنية لزيادة الفعالية الشخصية ابتكرها ديفيد ألين ووصفها في كتاب يحمل نفس الاسم. يمكن ترجمة العنوان إلى "كيفية القيام بالأشياء حتى النهاية".

الفكرة الرئيسية هي أنه من أجل العمل بفعالية والنمو على نفسك، لتحقيق شيء أكثر، تحتاج إلى عقل نظيف. لأن:

  • لا يمكن إنجاز المهام المعقدة إذا لم يكن من الواضح ما يجب القيام به. التفكير المستمر فيما يجب فعله وحقيقة أن المهمة لم تكتمل يتعارض مع العمل.
  • الروتين اليومي (المهام الصغيرة) يشتت الانتباه. إنه يخلق الانزعاج، والمهام "تعلق في الذاكرة" وتزيل الشعور بالانسجام.

يدور موضوع GTD حول كيفية تذكر أي شيء وعدم نسيان أي شيء في نفس الوقت.

2. حول GTD

كيف تفهم أنك في حاجة إليها:

  • أنت تقوم بقص جدول زمني معقد لمرحلة حرجة من المشروع. عليك أن تأخذ في الاعتبار مجموعة من المخاطر وتوزيع المهام بشكل صحيح بين الموارد. شخص ما يرسل صورة مضحكة إلى VK. يتم قضاء الساعة التالية في مشاهدة الصفحات العامة من الدرجة الثانية.
  • هذا المساء نحن بحاجة إلى مراجعة الشروط المرجعية والاتفاق عليها. وفي نهاية الأسبوع القادم سيكون هناك عرض تقديمي مع العميل. هل تريد تقديم عرض تقديمي في PowerPoint أو الأفضل من ذلك في Google Slides؟ سيكون من الجيد معرفة مكان مكتبهم. هل يجب أن أرتدي بدلة أم أذهب كالمعتاد؟ (استغرقت الموافقة على المواصفات الفنية يومين.)
  • بعد اجتماع التخطيط الصباحي، يجب أن تفكر في تجديد منزلك في الحمام. سأقوم بتحديد المهام لاحقًا، قبل الذهاب إلى السرير. علاوة على ذلك، هناك ارتفاع خلال ساعتين. لماذا تأخذ على الوظيفة؟ ما زلت غير قادر على فعل الكثير من أي شيء.

هنا يجدر الحديث بشكل منفصل عن تعدد المهام البشرية. الموضوع قابل للنقاش. على سبيل المثال، انظرويكيبيديا.

جانبان مهمان:

  • يعتقد عدد كبير من العلماء أن أ) تعدد المهام غير موجود؛ ب) يصبح الوقت اللازم للتبديل السريع بين المهام بمثابة عنق الزجاجة.
  • تعدد المهام يزيد من عدد الأخطاء.

وهذا هو المكان الذي نحتاج فيه إلى GTD.

لأن هذا ما يقدمه GTD لحل المشكلات:

  • اكتب، لا تحفظ.
  • التصنيف (حسب السياقات والأهمية) والتحليل (تحديد الخطوات البسيطة في المهام المعقدة).
  • قم بمراجعة قائمة المهام.

1. ماذا يجب أن تكتب؟

أي شيء تحتاج إلى القيام به. رسائل البريد الإلكتروني الواردة، وعلامات تبويب المتصفح المفتوحة، والملفات غير المصنفة على سطح المكتب، وكتاب غير مكتمل، وتمرين لم نعده إلى جارنا (يذكرنا بالحاجة إلى تعليق الرف).

2. كيفية التسجيل؟

أ) قسمها إلى "سياقات". على سبيل المثال، كل ما ينتمي إلى مشروع واحد يذهب إلى مجلد واحد. إجراء الإصلاحات هو قائمة منفصلة. شراء لداشا - قائمة منفصلة. "السياقات" تعتمد على الموقع/الإجراء. السياقات في البداية تدور حول الأماكن، لكن سياقاتنا تدور حول المشاريع.

ب) تتحلل. أي لا تكتب "انضم إلى مشروع جديد"، وقم بتعيين مهام أصغر: "جمع فريق تطوير"، "عرض الوثائق"، "لقاء العميل"، وما إلى ذلك.

3. كيفية إجراء المراجعة؟

تحقق من قائمة المهام الخاصة بك كل يوم. أغلق المهام المكتملة وقم بتعيين مهام جديدة. إذا لم يتم إنجاز المهمة، فقم بإعادة صياغتها أو تحليلها.

3. الأدوات

ستكون المحادثة حول الأدوات من وجهة نظر مدير المشروع. لكن كل ما أتحدث عنه يمكن تطبيقه على أي شخص

مهامنا:

  • قم بتطبيق GTD على سير عملك اليومي.
  • كن أقل تشتيتًا وافعل المزيد.
  • شارك بسرعة في إنجاز المهام.

لقد منحنا التقدم التكنولوجيا السحابية والأجهزة القابلة للارتداء، وهذا هو أفضل شيء يمكن أن يحدث لنا لتنظيم مهامنا.

ما أستخدمه شخصيا:

  • آيفون/آيباد/ماك بوك
  • Gmail وخدمات جوجل الأخرى
  • قائمة العجائب
  • إيفرنوت
  • لاست باس

1. آيفون/آيباد/ماك بوك

النظام البيئي الموحد. تتمتع جميع الأجهزة بقدرات مدمجة للانغماس في العمل. تعطيل الإخطارات والتذكيرات، ومزامنة البيانات، بحث مناسبوالتطبيقات والخدمات المتاحة وما إلى ذلك.

نصائح وخدع:

  • المكالمات والرسائل
  • الملاحظات والتذكيرات
  • البحث المسلط الضوء عليه
  • أجهزة سطح المكتب الافتراضية

2. Gmail وخدمات جوجل الأخرى

يعد Gmail الأداة الأكثر أهمية في عمل المدير وأحد "صناديق البريد الوارد" الرئيسية. هذا ما يبدو عليه صندوقي. يحتوي Gmail على ثلاث ميزات قاتلة:

  • الاختصارات
  • التصفية التلقائية
  • يبحث
صندوق الوارد

أقوم بتصفية جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة حسب المشروع وحسب الحالة الرئيسية: أ) يتطلب اتخاذ إجراء؛ ب) عليك أن تتبع الجواب. تتيح لك التصفية التلقائية توفير الوقت وفرز كل شيء في تصنيفات تلقائيًا.

يمكنك أيضًا رؤية صندوق الوارد النظيف. هذا هو بالضبط ما ينبغي أن يبدو عليه معظم الوقت.

3. قائمة العجائب

قائمة العجائب - مساعد جوجل. هذه خدمة المهام المتوفرة على جميع منصات سطح المكتب والأجهزة المحمولة. يمكنه تنظيم المهام حسب الفئات والتواريخ، وإرسال الإشعارات، وإنشاء قوائم مرجعية، وكتابة التعليقات على المهام، ويمكنك إرفاق الملفات. هناك وظيفة للتعاون. بشكل عام، أداة بسيطة تحتوي على كل ما تحتاجه.

هذا ما تبدو عليه مهامي لهذا اليوم.

4. إيفرنوت

Evernote هو بديل للمفكرة قائم على السحابة. أداة قوية جدًا لا تسمح لك بالكتابة فحسب، بل أيضًا بإرفاق الملفات. من الأنسب استخدامه للاجتماعات وتقارير المكالمات والسجلات المهمة الأخرى. على سبيل المثال، مثل هذا.

يعتني التقويم بتذكير الأحداث. الشيء الأكثر أهمية هو توصيله بهاتفك والأجهزة الأخرى. لا شيء مميز.

6. لاست باس

LastPass هي خدمة سحابية لإنشاء كلمات المرور وتخزينها. أتذكر 3 كلمات مرور فقط: Last Pass، وGmail الشخصي، وSteam. ويتم تخزين كل شيء آخر في السحابة.

5. كيف تبدأ

ذات مرة، في أحد المؤتمرات، سمعت من أحد المتحدثين أنها فكرة ممتازة في رأيي. وقال إن التقارير مثيرة للاهتمام للغاية، ولكنها عديمة الفائدة للغاية إذا لم تعد إلى المنزل بعد التقرير وتبدأ في تطبيق ما سمعته عمليًا.

ماذا تفعل الآن؟ انظر إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك وأشعر بالحزن.

1. علامات التبويب مقابل. نوافذ المتصفح

هل ترغب في فتح مليون علامة تبويب وتركها لوقت لاحق؟ هذا مقرف. اعترف بذلك لنفسك بصدق - فلن تحصل على معظمه أبدًا. لكن المتصفح سوف يستهلك البطارية وذاكرة الوصول العشوائي بالكامل. سوف يستغرق الأمر بضع دقائق لإعادة تشغيله. وسيكون من المستحيل العثور على ما تحتاجه بسرعة.

لا تبقي أكثر من اللازم. استخدم السياقات. مهمة واحدة - نافذة واحدة مفتوحة والحد الأدنى لعدد علامات التبويب. بمجرد الانتهاء من عملك، أغلق النافذة.

2. سطح المكتب كما كان مقصودًا

سطح المكتب ليس مكانًا للاختصارات. نعم نعم!

يحتوي Windows على قائمة ابدأ، بينما يحتوي OSX على Spotlight Search. من الأفضل إعادة توجيه مجلد التنزيلات إلى سطح المكتب. العمل فقط مع تلك الملفات المطلوبة الآن. والباقي في سلة المهملات.

3. صندوق الوارد صفر

لا ينبغي أن تكون رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك. فقط تلك التي ظهرت هناك منذ آخر فحص للبريد. الأشياء الصغيرة - اذهب مباشرة إلى العمل. الكبيرة - في الأرشيف وتحت عنوان "يجب القيام به". كما يقولون، حافظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا. يمكنك أيضًا التحقق من بريدك الإلكتروني مرة واحدة كل بضع ساعات. لن يموت أحد من هذا.

6. ملاحظة:

ولمزيد من التنوير:

إهداء إلى كاثرين،

إلى شريكي الرائع في الحياة والعمل

لديك الوقت للعيش!

لبعض الوقت، أصبح اختصار GTD مألوفًا لدى العديد من الأشخاص في روسيا مثل USB أو GPRS. في المنتديات عبر الإنترنت المخصصة لإدارة الوقت والفعالية الشخصية، تتم مناقشة نظام "إنجاز الأمور" بشكل نشط مثل اختيار مذكرات أو تحديد أهداف الحياة.

لحسن الحظ، على مدى عشر سنوات من وجود مجتمع إدارة الوقت الروسي، كان السؤال "التخطيط أم لا التخطيط للوقت؟" توقفت عن أن تكون ذات صلة. عدم التخطيط لوقتك، والتأخر عن الاجتماعات، ونسيان التزاماتك هو أمر غير لائق مثل عدم استخدام الشوكة والسكين في المطعم. على مدى السنوات القليلة الماضية، احتلت إدارة الوقت نفس المكان في حياتنا مثل صالة الألعاب الرياضية أو حمام السباحة. أن تكون في حالة بدنية جيدة أمر طبيعي. يمكن أن تكون الأساليب مختلفة - السباحة، اليوغا، الكرة الطائرة... - الجوهر هو نفسه. وبالمثل، من المألوف والطبيعي أن تفعل كل شيء، ولا تنسى أي شيء، وأن تجد دائمًا الوقت للعمل والاسترخاء والتواصل مع العائلة والأصدقاء.

السؤال الرئيسي هو ما هي طرق التنظيم الذاتي التي يجب اختيارها، نسبيًا، "ما الذي يناسبني أكثر: السباحة أم صالة الألعاب الرياضية؟" كيف يمكنك إعداد نظام شخصي لإدارة الوقت بشكل أسهل وأكثر راحة ومتعة؟ يعتمد على النوع النفسييجد بعض الأشخاص أنه من الأسهل تناول الطعام بالسكين والشوكة، بينما يجد البعض الآخر أنه من الأسهل تناول الطعام باستخدام عيدان تناول الطعام اليابانية. وفي كل الأحوال، هناك حاجة إلى نظام وتسلسل ومنهجية معينة.

كل دولة متقدمة لديها خبراء متخصصون في إدارة الوقت. القراء الروس على دراية جيدة بكتب لوثر سيويرت، رئيس معهد هايدلبرغ للاستراتيجية وتخطيط الوقت؛ وستيفن كوفي، رئيس شركة فرانكلين كوفي الأمريكية؛ وبريان تريسي، أخصائي القيادة والفعالية؛ كيري جليسون، ستيفان ريشتشافن، جوليا مورجنسترن وآخرون. بعض الأعمال لم تُترجم بعد إلى اللغة الروسية وتنتظر في الأجنحة - كتب مارك فورستر (بريطانيا العظمى)، هارولد تايلور (كندا)، إلخ. ومن بين هؤلاء المتخصصين ديفيد ألين ، الذي نظامه معروف جيدًا في الولايات المتحدة وقد اكتسب بالفعل العديد من المعجبين في بلدنا.

جدول عمل ديفيد مثير للإعجاب: جدول ندواته في أكبر المدنالولايات المتحدة الأمريكية وأوروبا. كتابه واضح وعملي وقائم على الوصفات ومتقدم تقنيًا. تستحق بعض المبادئ والتوصيات الجدال معها، ومما لا شك فيه أن الترجمة الروسية للكتاب ستكون بمثابة حافز للمناقشات النشطة. ولكن هناك شيء واحد مؤكد: الكتاب مطلوب ومفيد. إن شعبيتها في روسيا حتى في النسخة الأصلية باللغة الإنجليزية دليل على ذلك.

أتمنى لك، أيها القارئ، بمساعدة خبرة ديفيد ألين المثبتة وتوصياته العملية، أن تتعلم كيفية الحصول على وقت للعيش. يعيش حياة غنية وفعالة، حياة جميلةحيث كل دقيقة من الوقت لها وزنها الخاص وأعلى قيمة.

أتمنى لك النجاح!

جليب أرخانجيلسكي،

المدير العام لشركة "تنظيم الوقت"،

منشئ مجتمع إدارة الوقت الروسي

www.improvement.ru

من المؤلف

هنا كنز من الاستراتيجيات والمبادئ. ستجد قوة جديدة في نفسك، وتتعلم الحفاظ على الهدوء والتعامل مع الأمور بشكل أكثر كفاءة، وبذل جهد أقل بكثير. تعد القدرة على إنجاز الأمور وإكمال المهام بنجاح أمرًا مهمًا، ولكن في الوقت نفسه، لا ينبغي منعك شخصيًا من الاستمتاع بالحياة، والتي تبدو غير متاحة تقريبًا أو حتى تمامًا عند العمل الجاد. ومع ذلك، نحن لا نتحدث عن خيار "إما/أو": صدقوني، يمكنك العمل بفعالية وفي نفس الوقت العيش من أجل متعتك في عالم المخاوف اليومية.

الإنتاجية هي واحدة من أهم جوانب العمل. ربما يكون ما تفعله مهمًا أو مثيرًا للاهتمام أو مفيدًا حقًا، أو ربما لا يكون كذلك، ولكن يجب أن يتم العمل في كلا الاتجاهين. في الحالة الأولى، كقاعدة عامة، تريد الحصول على أقصى عائد للوقت والجهد المبذول. في الحالة الثانية، قم بإجراء عمل جديد في أقرب وقت ممكن، دون ترك أي "ذيول".

ربما يكون فن استرخاء العقل والقدرة على تحريره من كل الهموم والهموم من أعظم أسرار العظماء.

الكابتن ج. هاتفيلد

ومهما كان ما تفعله، فربما ترغب في أن تكون أكثر هدوءًا بشأن ما يحدث وأن تشعر بالثقة في أنه في الوقت الحالي يجب أن تفعل ما تفعله بالضبط. سواء كنت تتناول مشروبًا مع زملائك في العمل بعد العمل، أو تعجب بنوم طفلك في سريره في منتصف الليل، أو تجيب على بريد إلكتروني، أو تتحدث سريعًا مع عميل بعد اجتماع رسمي، فأنت بحاجة إلى أن تكون واثقًا من نفسك. أن هذا هو ما يجب أن تفعله في هذه اللحظة.

أثناء العمل على الكتاب، كان هدفي هو تعليمك العمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والاسترخاء بمجرد أن تريد أو تشعر بالحاجة.

أنا، مثل الكثير منكم، كنت أبحث لفترة طويلة عن إجابات للأسئلة: ماذا أفعل ومتى وكيف. والآن، بعد أكثر من عشرين عامًا قضيتها في تطوير وتنفيذ أساليب جديدة لزيادة الإنتاجية الفردية والتنظيمية، وبعد الكثير من الأبحاث ومحاولات التحسين الذاتي، أستطيع أن أقول بثقة أنه لا يوجد حل عالمي واحد. لا أحد برامج الحاسوبوالندوات والمخططين الشخصيين وبيانات المهمة الشخصية لن تجعل يومك أسهل ولن تتخذ قرارات لك يومًا بعد يوم وكل أسبوع وطوال حياتك. علاوة على ذلك، بمجرد العثور على طريقة لجعل عملك أكثر إنتاجية وتبسيط عملية اتخاذ القرار بمستوى واحد على الأقل، فإن العالم ينفتح أمامك. دائرة جديدةالمسؤوليات والأهداف الإبداعية، لتحقيق ذلك لن يكون من الممكن استخدام بعض الصيغة البسيطة.

ولكن على الرغم من عدم وجود أدوات بسيطة لتحسين التنظيم الشخصي والإنتاجية، إلا أن هناك خطوات يمكننا اتخاذها لتحسينها. عامًا بعد عام، وبينما كنت أعمل على تطوير نفسي، وجدت أشياء أعمق وأهم يجب التركيز عليها، وأفكارًا يجب التفكير فيها، وأشياء يجب القيام بها. لقد وجدت عمليات بسيطة يمكن أن تعزز بشكل كبير قدرة الشخص على التعامل مع اهتمامات العالم بشكل خلاق وبناء يمكن لأي شخص إتقانها.

هذا الكتاب هو تتويج لأكثر من عشرين عامًا من البحث في الإنتاجية الفردية. هذا دليل لتعظيم النتائج وتقليل التكاليف في عالم يصبح فيه العمل أكثر تعقيدًا وتحديًا كل يوم. لقد أمضيت ساعات طويلة في تدريب الأشخاص في الخطوط الأمامية - في مكان العمل - لمساعدتهم على معالجة وتنظيم مهامهم اليومية. لقد أثبتت الأساليب التي اكتشفتها فعاليتها في مجموعة واسعة من المنظمات، في جميع مجالات النشاط، في بيئات ثقافية مختلفة، حتى في المدرسة والمنزل. وبعد عشرين عامًا من تدريب وتعليم العمال الأكثر خبرة وإنتاجية، أدركت أن العالم يحتاج إلى أساليبي.

يسعى القادة التنظيميون إلى غرس "الإنتاجية النهائية" في أنفسهم ومرؤوسيهم كمعيار أساسي. إنهم، مثلي، يعرفون أنه في نهاية يوم العمل، خلف الأبواب المغلقة، هناك مكالمات هاتفية لم يكن لديهم الوقت الكافي للرد عليها، ومهام تحتاج إلى نقلها إلى شخص ما، وأسئلة لم يتم تناولها أثناء الاجتماعات والمناقشات والمسؤوليات التي لم يتم الوفاء بها والعشرات من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة. ينجح العديد من رجال الأعمال لأن المشكلات التي يحلونها والفرص التي يحققونها هي في نهاية المطاف أكثر أهمية من العيوب الموجودة في محافظهم الاستثمارية ومكاتبهم. ولكن في ظل الوتيرة الحالية للحياة وتطور الأعمال، أصبح هذا التوازن محفوفًا بالمخاطر للغاية.

فمن ناحية، نحتاج إلى أدوات مجربة من شأنها أن تساعد الناس على تركيز جهودهم الاستراتيجية والتكتيكية وتمنعهم من إغفال أي شيء مهم. من ناحية أخرى، من الضروري إنشاء بيئة عمل وأساليب لن تسمح للموظفين الأكفاء "بالإرهاق" في العمل تحت الضغط. نحن بحاجة إلى معايير متسقة لأسلوب العمل تحافظ على أفضل وأذكى موظفينا خاليين من التوتر.

وهذا لا ينطبق فقط على المنظمات، بل تحتاج المدارس أيضًا إلى ذلك، حيث لا يزال الأطفال لا يشرحون كيفية تحليل المعلومات الواردة، وكيفية التركيز على النتيجة وما هي الخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيق ذلك. يحتاج كل واحد منا إلى هذه المعرفة: فهي ستسمح لنا باستخدام جميع الفرص المتاحة لنا من أجل تحسين أنفسنا وتحسين العالم من حولنا باستمرار.

إن قوة وبساطة وفعالية المبادئ التي أشاركها في إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من التوتر يمكن تجربتها بشكل مباشر: في الوقت الفعلي، في بيئة حقيقية، في العالم الحقيقي. وبطبيعة الحال، فإن الغرض من الكتاب هو توضيح جوهر الفن العظيم لإدارة سير العمل وتحقيق إنتاجية عالية. لقد حاولت تقديم المادة بطريقة تعطيك الصورة الكبيرة وفي نفس الوقت تعطيك لمحة عن النتائج المباشرة أثناء قراءتك للكتاب.

الكتاب مقسم إلى ثلاثة أجزاء. الجزء الأول يكشف عن الصورة العامة، ويحتوي على مراجعة قصيرةالنظام، يشرح تفرده وأهميته، ثم يقدم مباشرة الأساليب الرئيسية في شكل موجز وسهل الوصول إليه. أما الجزء الثاني فيشرح كيفية تطبيق مبادئ النظام عمليا. هنا يمكنك التدرب والتعلم خطوة بخطوة حول كيفية تطبيق النماذج الموضحة الحياة اليومية. يصف الجزء الثالث النتائج الأكبر والأكثر فعالية التي يمكن تحقيقها إذا جعلت المنهجية والنماذج جزءًا لا يتجزأ من عملك وحياتك الشخصية.

انضم إلينا! أريدك ألا تؤمن فحسب، بل أن تقتنع أيضًا بأن هذه الأساليب يمكن ويجب عليك استخدامها شخصيًا. أريدكم أن تفهموا أن ما أعدكم به ليس ممكنًا فحسب، بل أيضًا في متناول كل واحد منكم. وأريدك أن تعلم أن كل ما أقترحه سهل التنفيذ للغاية. وهذا لا يتطلب أي مهارات خاصة. أنت تعرف بالفعل كيفية الانتباه، وكتابة المعلومات المهمة، واتخاذ القرارات بشأن النتائج المرجوة والإجراءات المستقبلية، ووزن البدائل، واتخاذ الخيارات. ستجد أن العديد من الأشياء التي كنت تفعلها دائمًا بشكل غريزي وحدسي صحيحة بالفعل. سأوضح لك كيفية الارتقاء بهذه المهارات الأساسية إلى المستوى التالي من الفعالية. سأساعدك على ترجمة كل هذه المهارات إلى سلوك جديد يصبح منارة لك.

أشير باستمرار عبر صفحات الكتاب إلى البرامج التدريبية والندوات حول موضوع الإنتاجية. لقد عملت كمستشار إداري على مدار العشرين عامًا الماضية، منفردًا وفي فرق صغيرة. يتكون عملي بشكل رئيسي من التدريب الفرديزيادة الإنتاجية وإجراء ندوات حول الأساليب الموضحة في الكتاب. لقد قمت أنا وزملائي بتدريب أكثر من ألف شخص، وقمنا بتدريب مئات الآلاف من المتخصصين، وقمنا بتنظيم مئات الندوات الجماعية. ومن هذه التجربة استخلصت انطباعات وأمثلة لهذا الكتاب.

تم التعبير عن جوهر هذا الكتاب بشكل مثالي من قبل عميلي الذي كتب: "عندما بدأت في استخدام مبادئ هذا البرنامج لأول مرة، أنقذت حياتي... وعندما جعلتها عادة، غيرت حياتي. وهذا بمثابة لقاح ضد صراع الحياة أو الموت اليومي، حيث "كان من المفترض أن يكتمل المشروع بالأمس"، وترياق للتنافر الذي يجلبه العديد من الناس أنفسهم إلى حياتهم.

هل فكرت في قراءة كتاب عن الإنتاجية والتخطيط السليم لوقتك؟الكتاب الذي سيتم مناقشته اليوم لن يثريك بالمعلومات الجديدة فحسب، بل سيمنحك أيضًا دافعًا حقيقيًا للعمل. مؤلف ديفيد ألين. يقول المؤلف إن الإنتاجية الخالية من الإجهاد ممكنة مع نظام GTD. سيكون الكتاب مفيدًا لكل من طال انتظاره لترتيب شؤونه، سواء في العمل أو في حياته الشخصية.

يقدم ديفيد ألين، في كتابه إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من التوتر، نظامًا فريدًا لتنظيم الأشياء.

هذه ليست إدارة كلاسيكية للوقت، ولكنها نظام لإنجاز كل الأشياء - إنجاز الأمور (GTD).

  • ماذا تفعل إذا لم يكن لديك الوقت لفعل أي شيء، وكانت أعصابك على حافة الهاوية، وتمسكت بشيء أو آخر، ولكنك تفوت دائمًا شيئًا مهمًا؟
  • كيف تكون أكثر فعالية في العمل، ولكن لا تزال قادرة على الاسترخاء؟
  • كيف "تكبح" روتينك؟
  • كيف تتعلم فصل الأمور غير المهمة عن الأمور المهمة وتحديد الأهداف بشكل صحيح وتوزيع الأولويات؟
  • كيفية العمل مع المعلومات والمهام الواردة؟

سيساعدك كتاب ديفيد ألين إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من التوتر في العثور على إجابات لكل هذه الأسئلة وغيرها الكثير.

نسخة جديدة من الكتاب (2015)، منقحة لتأخذ في الاعتبار واقع اليوم في عالم تكنولوجيا المعلومات.

الأدوات البسيطة الموضحة في الكتاب لا تسمح لك بتحقيق الكفاءة فحسب، بل تعلمك أيضًا كيفية عدم تحميل عقلك بمختلف عوامل التشتيت والأفكار.

لقد قيل الكثير هنا عن العادات أيضًا، لأنه من أجل تنفيذ نظام GTD عمليًا، فأنت بحاجة إلى ذلك

ديفيد ألين. الإنتاجية الخالية من التوتر متاحة للجميع

الفكرة الرئيسية للكتاب:

تفريغ عقلك. يعد وضوح الوعي والأفكار المنظمة أمرًا مهمًا للتركيز الكامل والإنتاجية.

توقف عن وضع الأفكار فوق بعضها البعض، ومضغها، والعودة إليها باستمرار، وفي النهاية عدم اتخاذ أي قرارات.

ما يجب القيام به؟

للقيام بذلك، تحتاج إلى "نقل" القوائم من رأسك إلى الوسائط الخارجية. عندما يتوقف الدماغ عن الاحتفاظ بهذه البيانات، سيتوقف عن القلق ويمكنه التركيز على المهمة الفعلية التي بين يديه.

سوف تتدافع الأفكار باستمرار في رأسك مثل النحل المضطرب حتى تجد خليتها. عندما يمتلئ رأسك بأفكار مختلفة، ما نوع الإنتاجية التي يمكن أن نتحدث عنها؟

القاعدة الرئيسية لديفيد ألين هي أن أي فكرة يجب تدوينها ووضعها على رف البريد الوارد.

"البريد الوارد" هو كل الأفكار الواردة والإيصالات والتذكيرات وملاحظات الاجتماعات وما إلى ذلك.

يصف الكتاب خوارزمية واضحة للعمل مع هذه المعلومات.

التالي.

وهذا نموذج لطريقة التخطيط الطبيعي.

عند اتخاذ القرار،

ما يجب القيام به؟

1. فكر في الحل باتباع الرسم التخطيطي:

  • لماذا أحتاج هذا؟
  • ما هي النتيجة التي أحتاجها (ماذا يجب أن يحدث)؛
  • تخيل نجاحك.

2. العصف الذهني التالي، توليد الأفكار التي تركز على النتيجة المرجوة. يجب تدوين الأفكار، وليس تقييم مدى ملاءمتها على الفور، بل تدوين كل ما يتبادر إلى الذهن. الكمية مهمة هنا وليس الجودة.

3. ثم نقوم باختيار أفضل الأفكار، نحن نجمعهم وننظمهم في مخطط واحد. يمكن كتابتها بخط اليد ببساطة على الورق أو في خدمة مثل Xmind.

4. تحديد الإجراء المحدد التالي لكل فكرة.

5. دعونا نفعل ذلك.

يمر عقلك بخمس خطوات لإكمال أي مهمة تقريبًا: تحديد الهدف وطرق تحقيقه، وتصور النتيجة، والعصف الذهني، وتنظيم الحلول التي تم الحصول عليها، وتحديد الإجراءات اللاحقة. - ديفيد ألين

منهجية GTD وديفيد ألين - الإنتاجية والمعنى في كل شيء!

منهجية GTD - هذه التعليماتبالنسبة لهؤلاء، لا يقتصر الأمر على تنظيم وتخطيط الأشياء فقط، وزيادة الإنتاجية والإنتاجية، بل أيضًا الحل الأساسيكيفية إكمال جميع المهام بشكل هادف، مع الحفاظ على (وهذا مهم!) الرفاهية النفسية. علاوة على ذلك، فإن هذا لا ينطبق فقط على العمل، ولكن أيضًا على الحياة الشخصية.

بالتأكيد يمكن لأي شخص تطبيق هذه التقنية.

الكتاب نفسه يتكون من ثلاثة أجزاء.

الجزء الاولهي لمحة موجزة عن النظام، فضلا عن شرح لتفرده وأهميته.

في الجزء الثاني- مبادئ النظام وتطبيقها خطوة بخطوة في الحياة اليومية.

الجزء الثالث- هذه هي النتائج التي يمكن تحقيقها إذا قمت بتطبيق هذا النظام في منزلك الحياة الشخصيةو العمل.

نظام جي تي دييرتبط ارتباطًا وثيقًا بـ.وكما أثبت العلماء بالفعل، فمن الممكن تدريبهم وتحسينهم.

إحدى الطرق المتاحة لتدريب الدماغ والحفاظ على أدائه الطبيعي وتطوره هي محاكاة الدماغ. يمكنك الدراسة مجانًا >>>خدمة Vikium محاكاة مجانية

تشمل الوظائف المعرفية (المعرفية): الذاكرة، والتفكير، والانتباه، والإدراك، والذكاء، والكلام.

ترتبط جميع القدرات المذكورة أعلاه بنشاط الدماغ. لذلك، مع عدم كفاية تطور الدماغ، مع حدوث خلل في عمله جودة الوظائف المعرفيةيتناقص. يسمى الانخفاض الملحوظ في الجودة بالضعف الإدراكي (ضعف).

يؤثر الضعف الإدراكي سلبًا على إنجازات الشخص في أغلب الأحيان مناطق مختلفةحياته: كل يوم، كل يوم، تعليمي، مهني، اجتماعي.

ولهذا السبب من المهم تدريب دماغك في أي عمر.

ديفيد ألين - الإنتاجية من خلال الرؤى الشخصية

الكتاب رائع أيضًا لأنه لا يحتوي فقط على استنتاجات وصياغة جافة قدمها المؤلف، بل يحتوي أيضًا على الكثير من الأمثلة "الحية".

ما هو المقصود؟

الجوهر الكامل لمنهجية GTD الخاصة بكيكشف ديفيد ألين ويوضحوأمثلة على المواقف والاجتماعات والمشاورات مع عملائي.

يعرض مشاكل الأشخاص والشركات ويكشف أخطائهم ويغير الوضع بشكل جذري الجانب الأفضل، موضحًا كيف تعمل تقنيات إدارة الوقت فعليًا إنجاز الأمور (GTD)يساعد وتعلم كيف تعيش خاليًا من التوتر.

يعد نظام GTD الخاص بـ David Allen مألوفًا لدى العديد من المعجبين بأساليب زيادة الإنتاجية الشخصية. لقد بدأت بنفسي في تنفيذ ذلك في حياتي وأحصل بالفعل على نتائج إيجابية، لذلك سأركز على هذا الموضوع اليوم. ستتحدث المقالة عن النقاط الرئيسية لـ GTD، والتي يمكن أن يؤدي استخدامها عمليًا إلى زيادة الفعالية الشخصية في أي مسألة، سواء في المنزل أو في مجال النشاط المهني.

نظام GTD: إنجاز الأمور

يُترجم كتاب ديفيد ألين "إنجاز الأمور"، أو GTD باختصار، إلى اللغة الروسية تحت عنوان "إنجاز الأمور". هذا هو بالضبط جوهر هذه الطريقة لزيادة الكفاءة: حيث يتيح لك استخدامها تنظيم عمليات العمل بشكل فعال لعرض جميع المهام ككل وإنشاء التحكم فيها.

  • لماذا؟يتيح لك تحرير موارد الوعي من حفظ الأهداف العامة والمهام والمواعيد النهائية التركيز بشكل كامل على المهمة الحالية وتنفيذها بأكبر قدر ممكن من الكفاءة؛
  • كيف؟ما عليك سوى استخدام المبادئ الأساسية في الممارسة العملية، والتي سأكشف عنها أدناه، وإسناد تذكيرات بالأهداف والمهام الحالية إلى وسائل الإعلام الخارجية المختلفة (المذكرات، والمنظمون، والتطبيقات على الأجهزة المحمولة، وما إلى ذلك).

كيف يعمل GTD

يعتمد نظام GTD على ثلاثة هياكل منطقية:

  1. نموذج مراجعة الوظائف المكون من ستة مستويات؛
  2. نموذج إدارة عملية المعلومات؛
  3. طريقة التخطيط الطبيعي.

نموذج مراجعة وظائف GTD المكون من ستة مستوياتوالتي تمثل سلسلة منطقية من تحديد هدف عالمي إلى الأنشطة اليومية، وتعطي صورة واضحة عن أين نحن من هذا الهدف الرئيسي. يوصى بتحليل هذا الهرم الهرمي على أساس أسبوعي، مما يسمح لك بتحديد الأولويات، واستخدام المعلومات المتاحة بشكل فعال، وتحديد المهام ذات الصلة وتنفيذها بشكل مستقل أو عن طريق تفويضها للآخرين. يتم مساعدة هذه العملية من خلال إنشاء قوائم المهام المناسبة.

  1. الهدف الرئيسي (واسع النطاق، الحياة)؛
  2. منظور لعدة سنوات قادمة (في أغلب الأحيان من 3 إلى 5 سنوات)؛
  3. خطط للسنوات القادمة.
  4. نطاق الواجبات؛
  5. المشاريع (المخططة والتي يجري تنفيذها حاليا)؛
  6. مهام يومية محددة.

نموذج إدارة عملية المعلومات GTD، أي. جميع الإجراءات لتسجيل وإدارة المعلومات التشغيلية.

  1. تسجيل وجمع المعلومات الواردة؛
  2. معالجة المعلومات الواردة في سياق أهميتها وملاءمتها وإمكانية تطبيقها؛
  3. تنظيم إجراءات العمل على المشاريع والمهام؛
  4. تثبيت ومراقبة ما تم التخطيط له؛
  5. إجراءات محددة.

طبيعي طريقة جي تي ديتخطيطمما يتيح لك تنفيذ الخطط بكفاءة وسرعة باستخدام نظام التذكيرات الخارجية. يتيح لك هذا النموذج رمي المعلومات غير الضرورية من رأسك والتركيز على الإجراءات اللازمة، ويتم تفويض دور المنظم إلى التقويمات الإلكترونية والمذكرات التقليدية وقوائم المهام اليومية. أستطيع أن أقول من وجهة نظر تجربتي أن كل ما تبقى هو تنفيذ ما هو مخطط له، وهو ما يسهله النظر الحقيقي إلى إنتاجيتك اليومية ورفض التخطيط أكثر من اللازم. كمية كبيرةالشؤون، فضلا عن تخصيص الوقت المخطط لظروف غير متوقعة! بضع دقائق في الصباح والمساء ستساعدك على تنظيم حياة منتجة حقًا.

  1. تعريف و ;
  2. تحديد النتائج المحققة والمخططة؛
  3. العصف الذهني؛
  4. تنظيم الإجراءات المخططة؛
  5. تحديد الخطوات والإجراءات التالية في سياق الأهداف والخطط الحالية.

نظام GTD لديفيد ألين: المبادئ الأساسية

    1. جمع المعلوماتفي عصر التكنولوجيا والأدوات الذكية لدينا، غالبًا ما يتم إنتاجه على الوسائط الإلكترونية (صناديق البريد الإلكترونية، والأدوات المحمولة، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، وأجهزة الكمبيوتر)، على الرغم من أن البعض يستخدم مذكرات ومنظمين ورقيين عاديين؛
    2. معالجة البياناتفي نظام ديفيد ألين يتبع نمطًا معينًا. يتم طرح السؤال: ما الذى يمكن فعله حيال ذلك؟ إذا كانت الإجابة "لا شيء"، فسيتم حذف المعلومات أو أرشفتها حتى أوقات أفضل. يمكنك وضعها في قائمة "المهام التي يجب القيام بها يومًا ما" أو ما شابه ذلك. إذا كان من الممكن تمثيل الإجابة على سؤال كـ " هذا يمكن/ينبغي القيام به"، ثم يتم طرح سؤال آخر: مع كم من الوقت سوف يستغرق؟إذا كان الأمر بضع دقائق، فإننا نفعل ذلك على الفور؛ وإذا كان أكثر من ذلك، فإننا نخطط له، ونعطيه الأولوية حسب الأهمية والإلحاح. اذا هذا موضوع عالميثم نربطها بتعريف المهام متعددة المستويات حول موضوع محدد؛
    3. تنظيم الشؤونفي نظام gtd يتم تنفيذه من خلال القوائم. أولا، هذا قوائم المهاممع تحديد الأولويات والمواعيد النهائية لتنفيذها. ثانيا هذا قوائم المشروعمقسمة إلى خطوات محددة ممكنة بعد سؤال بسيط: ماذا علي أن أفعل لهذا؟ مثال:لدي مهمة لكتابة كتاب تاريخي يعتمد على معركة جرونوالد عام 1410. يتم طرح السؤال ما يجب القيام بهلكتابته؟ الإجابات المحتملة: جمع المواد التاريخيةحول هذا الموضوع، إنشاء مؤامرة، وإنشاء خطة للفصول، وكتابة المسودة، وتصحيح النص، والتدقيق الإملائي وعلامات الترقيم، وإعداد الرسوم التوضيحية. ثم بالنسبة للنقطة الأولى، نضع إجابة مماثلة: ما يجب أن أقوم بهلجمع المواد حول هذا الموضوع؟ الإجابة المحتملة: ابحث عن معلومات في المكتبة، على مواقع الإنترنت، في مقالات المجلات حول موضوع تاريخي. نجيب أيضًا على هذا السؤال في جميع النقاط الأخرى. من خلال تخطيط الخطوات بهذه الطريقة، حتى مع التخطيط متعدد المستويات، فمن الصعب تفويت شيء ما، مما يعني أن المهمة تصبح قابلة للحل. ثالثا، هذا مع قائمة المهام المؤجلة. ويجب تحليلها باستمرار للتأكد من أهميتها وأهميتها. يمكن نقل المهام المؤجلة إلى قوائم المهام الحالية أو حذفها إذا لم تعد ذات صلة. قوائم الأفكار والأشياء التي يمكن القيام بهافي القسم الذي سأفعله يومًا ما، أحتاج أيضًا إلى إلقاء نظرة عليه بشكل دوري. في هذه الحالة السؤال يساعد: هل أنا حقا بحاجة لهذا؟ تعتبر الطائرات الشراعية المختلفة مفيدة جدًا لتنظيم مثل هذا العمل بالمعلومات. يستخدم بعض الأشخاص المذكرات الورقية، والبعض الآخر يستخدم المنظمين الإلكترونيين، و أهمية عظيمةلديه تنظيم مناسب لوثائق المشروع باستخدام المجلدات. مرة أخرى، يفضل البعض المجلدات الورقية (البلاستيكية)، والبعض الآخر يستخدم المجلدات الإلكترونية على الوسائط الإلكترونية، ويفرزها أبجديًا أو حسب التاريخ. يعلمنا مؤلف نظام GTD، ديفيد ألين، كيفية تنظيم التوثيق وفق مبدأ 43 مجلدًا، قمت بإعادة تسميتها “ 43 ورقة": يتم استخدام 12 ورقة للتخطيط طويل المدى لكل شهر، ويتم استخدام 31 ورقة للتخطيط اليومي.بمجرد مرور اليوم، يتم تحليل جميع الحالات. يتم ترحيل الأيام التي لم يتم الوفاء بها إلى الأيام التالية، ويتم حذف ورقة التخطيط لهذا اليوم الماضي. يتم وضع ورقة فارغة في النهاية. أي أن لدينا في كل يوم 31 ورقة؛
    4. تسجيل جميع المعلومات.يوصي David Allen بمراجعة مهامك المكتملة يوميًا لتعديل خططك. بدون هذه النقطة، فإن تجميع القوائم وإجراءات التخطيط الإضافية غير فعال، لأن الظروف غير المتوقعة أو التأجيل المبتذل في وقت لاحق يمكن أن يشوه نظام التخطيط بشكل كبير أو يكسره تمامًا، وبالتالي يتم تأجيله؛
    5. إجراءات لإكمال المهام المعينة. عندما يتم أخذ كل شيء في الاعتبار وإعداده، كل ما تبقى هو العمل. تحتاج إلى اختيار مهمة محددة والنظر في الأشياء التي يمكنك القيام بها لإكمالها، ثم التصرف فقط!

أحد أصدقائي يستخدم هذا النظام في حياته وقد أعجبته النتائج. هل هذا صحيح؟ هو نفسه يعترف أنه في بعض الأحيان تكون الرغبة في تحديد العديد من المهام في اليوم تعيق الطريق. يؤدي هذا الحد الأقصى إلى حقيقة أنه لا يتم فعل أي شيء على الإطلاق إذا لم تنجح الإجراءات المخططة الأولى لسبب ما. نصيحة: عند التخطيط، اعرف متى تتوقف! بعد ذلك، سينجح كل شيء، وسيفاجأ من حولك بفعاليتك الشخصية المتزايدة.

سأكون ممتنا لإعادة نشر المقال على الشبكات الاجتماعية!



إقرأ أيضاً:

فئات:

شائع: