Nima uchun hamma narsani boshingizda saqlash qiyin?
Bizning qisqa muddatli xotiramiz kompyuterning operativ xotirasiga o'xshaydi - u joriy vazifalar bilan ishlash uchun zarur va uning hajmi juda kichik. Shu bilan birga, biz o'rtacha ishlov berish imkoniyatiga egamiz va faqat 1-3 bilan yaxshi ishlaymiz. Shu bilan birga, bizning e'tiborimiz uchun kurashayotgan ma'lumotlar hajmi doimiy ravishda o'sib bormoqda. “Ishlarni tugatish” kitobi muallifi Devid Allen takrorlaydi: “Sizning fikringiz g‘oyalarni yaratishga qaratilgan, ularni saqlash uchun emas”. Va bu uning yondashuvining maqsadlaridan biridir.
Ichki majburiyatlar haqida
Muallifning fikricha, stressning asosiy manbai va salbiy his-tuyg'ular- bu o'zi yoki boshqalar oldidagi hal qilinmagan yoki buzilgan majburiyatlar (asl nusxada Allen ularni ochiq halqalar deb ataydi). Tushkunlikka soladigan fikrlarga chidash biz qilishimiz kerak bo'lgan ish hajmini bilishdan ham qiyinroq. Kognitiv funktsiyalar, rejalashtirish va tugallanmagan vazifalar o'rtasidagi bog'liqlik haqida ko'proq bilib olishingiz mumkin.
"Faqat ongida bo'lgan har qanday majburiyat, kuniga 24 soat, haftada etti kun, undan xalos bo'lish mumkin bo'lmagan irratsional stressni keltirib chiqaradi."
Allen, shuningdek, jismoniy mehnatdan farqli o'laroq, intellektual mehnat aniq chegaralarga ega emas deb hisoblaydi. Va hatto ofisda band bo'lgan kundan keyin siz uyda ishlash haqida o'ylashni davom ettirasiz. Allen uchun ish va dam olish o'rtasida umuman farq yo'q. Uning mantig'iga ko'ra, ish biz hozirgi holatni keltirishga intiladigan hamma narsadir. Asosiysi, ushbu maqsadlarni qo'yishdan oldin natijalarni aniq aniqlash va ularni hal qilish bosqichlarini aniqlash.
Qanday qilib aniqroq o'ylash kerak
Avvalo, ichki majburiyatlarni tushunish muhimdir. Ishlarni bajarish falsafasi (bundan buyon matnda GTD) butun ishni boshqarish jarayoni uchta oddiy tamoyilga to'g'ri kelishini anglatadi.
Avval boshingizni bo'shatish kerak - barcha tugallanmagan fikrlar va vazifalarni to'plang tashqi tizim, siz ishonadigan.
Keyin ularni aniqlab olishingiz kerak - bu ma'lumot bilan nima qilishni hal qiling.
Buni qiling.
Murakkab muammolarni aniqlashtirish uchun besh qadam
1. To'plam
Hamma narsani yig'ing ochiq savollar(shaxsiy va professional), tugallanmagan ishlar (asl nusxada "tugallanmagan ish" deb tarjima qilingan hajmli va noaniq so'z mavjud) va sizga tegishli bo'lgan boshqa ma'lumotlar. Bularning barchasini "Kiruvchi quti" bo'limiga yuboring - jismoniy (noutbuklar, papkalar) yoki raqamli bo'lishi mumkin bo'lgan ishonchli tashqi xotira (har qanday vazifani boshqarish ilovasi sukut bo'yicha "Kiruvchi" papkasini o'z ichiga oladi, masalan, ikkinchisi to'liq ishlab chiqilgan GTD asosida). Bunga pochta va messenjerlaringizni qo'shing - standart kirish qutingiz.
Tugallanmagan vazifalar haqida ma'lumotni vositada saqlash orqali siz boshingizni bo'shatasiz. Asosiysi, juda ko'p ro'yxatlar yaratmaslik va ularni muntazam yangilash va qayta ishlash.
Vazifaga nisbatan "kerak", "kerak", "kerak" deb o'ylaganingizdan so'ng, bu vazifa tugallanmagan bo'ladi.
2. Qayta ishlash
Odatda ma'lumotlar bizga kun bo'yi keladi, lekin kimdir uni ertalab qayta ishlash, kechqurun ko'rib chiqish va hokazolar uchun qulayroqdir. Allen odatda bu bosqichlarni o'z vaqtida ajratishni tavsiya qiladi. Axborotni qayta ishlash jarayonining o'zi savollarga ketma-ket javoblardan iborat.
"Nima bu?" (axborot turini aniqlash - vazifalar, eslatmalar yoki g'oyalar).
"Bu endi harakatni talab qiladimi?" Ma'lumotlarning ba'zilari umuman ishlashga mo'ljallanmagan, ularni shunchaki tashlab yuborish kerak. Boshqa qism esa ongni undan ozod qilish uchun tizimga joylashtirilishi kerak.
Agar hech qanday harakat talab qilinmasa va ma'lumot kerak bo'lmasa, biz undan qutulamiz.
Hech qanday harakat talab qilinmasa, lekin ma'lumot kerak bo'lsa, biz uni kechiktiramiz va keyinroq qaytamiz. Buning uchun GTD "Bir kun/Balki" papkasini yaratishni taklif qiladi, unda kelajakdagi barcha rejalar yuboriladi - kitoblar, filmlar va sayohatlar ro'yxatidan tortib, mumkin bo'lgan ish va oilaviy loyihalar ro'yxatigacha.
Boshqa variant: biz ma'lumotni ma'lumotnoma sifatida saqlaymiz - keyingi harakatlarimiz va loyihalarimiz uchun. Buning uchun Dropbox va Google Drive kabi taniqli variantlar, shuningdek, Notebook kabi yangi vositalar mos keladi.
Agar harakat zarur bo'lsa, asosiy savol: "Keyingi harakat nima?" Agar bu 2 daqiqadan ko'p bo'lmasa (5 yoki ehtimol 10 - bu sizga bog'liq) yoki uni mosroq odamga topshiring va uni "Kutish ro'yxati" ro'yxatiga qo'ying.
Harakatga aniq sana belgilashingiz kerak bo'lsa, uni "Taqvim" ga yuboring (Google Taqvim, Apple Taqvimi, Microsoft Outlook eng aniq). Muddati bo'lmagan harakatlar "Keyingi harakatlar" ro'yxatiga kiradi, bu asosan vazifa menejeri yoki bloknotdagi vazifalar ro'yxatidir.
Keyingi harakat nima? Bu asosiy savol siz to'plagan har qanday ma'lumotlarga nisbatan. Agar siz unga to'g'ri javob bersangiz, tartibga solish uchun biror narsa bo'ladi. "Keyingi harakat" keyingi o'ziga xosdir jismoniy harakat Muayyan vazifani bajarish uchun oldinga siljish uchun bajarilishi kerak
3. Tashkilot
Olingan ishlov berish natijasida tizimingizni tashkil etuvchi bir nechta saqlash toifalari paydo bo'ladi.
Faol harakatlar ro'yxati: kalendar (aniq muddatlari bo'lgan harakatlar uchun) va vazifalar ro'yxati - vazifa menejerida/bloknotda.
Loyihalar ro'yxati - bajarish uchun bir nechta harakatlarni talab qiladigan vazifalar (ko'pchilik vazifa menejerlarida bir nechta darajadagi vazifalar mavjud, ular loyiha darajasini ham o'z ichiga oladi, ammo oddiy ro'yxat - loyihalar indeksi - yordam beradi) va ma'lumotnoma materiallari ularga - har qanday qulay va qulay saqlash joyida.
"Kutish ro'yxati" ro'yxati - ishtirok etishni emas, balki sizning e'tiboringizni talab qiladigan vazifalar uchun. Kelajakda qaysidir nuqtada dolzarb bo'lib qoladigan vazifalar uchun eslatmalarni o'rnatish bilan bir qatorda - eslatma funksiyasi ko'pgina vazifalar ilovalarida ham mavjud.
“Bir kun/Balki” roʻyxati kelajakda dolzarb boʻlib qolishi mumkin boʻlgan vazifalar uchun moʻljallangan: asosan siz qilmoqchi boʻlgan, lekin hozir qilmayotgan barcha narsalar roʻyxati.
4. Ko'rib chiqish
Yig'ish, qayta ishlash va tartibga solishdan so'ng, sizning qo'lingizda sizga tegishli bo'lgan sohalar uchun tayyor harakatlar algoritmlari mavjud. Tizimni yangilab turish uchun uni vaqti-vaqti bilan ko'rib chiqish kerak - birinchi navbatda "Taqvim" va "Vazifalar ro'yxati", shuningdek, "Loyihalar ro'yxati", "Kutish ro'yxati" va "Ishlar ro'yxati". Barcha rejalaringiz va roʻyxatlaringizni har hafta koʻrib chiqish sizga izchillik va ravshanlik hissini beradi, shunda siz hech narsani oʻtkazib yubormaysiz va asosiy narsaga eʼtiboringizni qaratasiz.
5. Bajarish
Ish jarayonini boshqarishda vazifalarni to'g'ri belgilash muhimdir. Nima qilish va qachon qilish kerakligini aniqlash uchun Allen uchta xatti-harakatga rioya qilishni tavsiya qiladi.
Vazifalarga ma'lum mezonlarni belgilang: kontekst (masalan, joylashuvi bo'yicha: uy, ofis, do'kon; yoki ishning tabiati: qo'ng'iroqlar, uchrashuvlar va boshqalar); mavjud vaqt; mavjud energiya; shaxsiy ustuvorliklaringiz.
"Mehnat" tushunchasi odatda uchta narsadan birini anglatadi: siz nima qilishni rejalashtirgan bo'lsangiz, yo ishni rejalashtirasiz yoki vazifalarni ular sodir bo'lganda bajarasiz. Agar biron bir nuqtada o'zingizni qotib qolganingizni ko'rsangiz, hozir aynan nima qilayotganingizni baholashga harakat qiling.
Ishni pastdan yuqoriga, past darajadagi maqsadlardan yuqori maqsadlarga o'tishga arziydi. Avval band bo'ling joriy ishlar, keyin - mas'uliyat va e'tibor sohalari (oila, ish, sog'liq, do'stlar). Endi siz oldindan 1-3 yil, keyin esa - 5 yoki undan ko'proq yil uchun rejalarni qabul qilishingiz mumkin. Oxirgi bosqich - bu sizning vazifangiz va tamoyillaringizni baholash. Shunday qilib, bosqichma-bosqich, barcha ishlaringizga oydinlik kiritish osonroq bo'ladi.
Asosiy fikrlar
- GTD - bu juda ko'p moslashtirishni talab qiladigan kompleks.
- Shunga qaramay, ko'p odamlar tizimni foydali deb bilishadi va ko'pchilik o'zlarining qayta ko'rib chiqilgan versiyasini taklif qilishadi.
- Devid Allen yangi kitobda tizimlar kontseptsiyasini kengaytirib, ish va hayotni uyg'unlashtirishga e'tibor qaratishni va'da qilmoqda.
GTD parda ortida: nega minglab tizim muxlislari ko'proq narsani qidirmoqda.
Amazon.com kitob gigantining veb-saytida xuddi shu kitob "mahsuldorlik" so'rovi natijalarida (170 mingdan ortiq nomlarni qaytaradi) va "vaqtni boshqarish" so'rovi natijalarida (70 mingdan ortiq) birinchi o'rinda turadi. sarlavhalar). Kitob “Ishlarni bajarish: Stresssiz mahsuldorlik san’ati” deb nomlanadi. Muallif Devid Allen bo'lib, Kaliforniya boshqaruvi bo'yicha maslahatchi qiyofasini olgan yumshoq odobli TM supermeni. Birinchi marta 2001 yilda nashr etilgan Allenning 350 sahifali qo'llanmasi cheksiz sharhlarni yaratadi, etti yil davomida xalqaro bestseller bo'lib kelmoqda va The Wall Street Journal jurnalining "Bugungi kunda eng yaxshi yigirmata biznes kitobi" ro'yxatida birinchi o'rinni egallab turibdi. 
"Narsalarni tartibga solish" (yoki GTD - qisqartma Inglizcha nomi) biznes fikrlash nazariyasi bo'yicha boshqa kitob emas. Allenning vaqtni boshqarish tizimi axborot asrining talablariga moslashtirildi, bu IT xodimlarining e'tiborini tortdi va Allenning maslahatlarini butun hayot jarayoniga tatbiq etadigan izdoshlar kultini yaratdi.
GTD ning asosiy printsipi - barcha majburiyatlarni, ma'lumotlarni, muhim narsalarni sizning boshingizdan siz ishonadigan tizimga o'tkazish. Natija, deb va'da qilmoqda Allen, stressning deyarli darhol kamayishi va shunga mos ravishda hosildorlikning oshishi. Nima uchun bunday oddiy tizim juda ko'p shovqin qildi? Muxlislar olomoniga ko'ra, Allen ko'plab elektron pochta xabarlari bilan to'lib-toshgan, ma'lumotlarning haddan tashqari yuklanishi bilan kurashayotgan, doimiy ravishda o'sib borayotgan muddatlar va majburiyatlar ro'yxatiga rioya qilishga urinishda stressni boshdan kechirgan bechora qalblarga ko'rsatmalar berdi.
Tizimning muxlislari e'tiborga loyiq kuchdir. Google "GTD" so'rovi uchun olti milliondan ortiq moslikni qaytaradi va tizim shaxsiy unumdorlik haqidagi ko'plab mashhur bloglarni ilhomlantirdi va tarjimonlar, gurular va uni o'zlashtirishga tayyor bo'lganlarning butun sanoatini yaratdi. Wired-dan Garri Wolf aytganidek, "Alen axborot asrida "o'ziga yordam berish" an'anasini qayta tikladi". Biroq, ba'zi bloggerlar GTD ga g'ayrat bilan amal qilishsa, boshqalari GTD tizimini shaxsiy ehtiyojlariga mos ravishda qanday o'zgartirish haqida faol onlayn munozaralar bilan shug'ullanadilar.
Bu GTD o'z foydalanuvchilarini yo'qotayotganining belgisimi yoki odamlar tizimdan boshqa maqsadlarda foydalanishga harakat qilayotgan muammomi? "Barchaga mos retseptni berishning iloji yo'q, - deydi Allen. "Odamlar o'z ehtiyojlarini qondirish uchun o'z tizimini ishlab chiqishlari kerak." Allenning fikricha, GTD boshlarini ortiqcha ma'lumotlardan ozod qilish kerakligini bilmagan ko'plab band odamlarning muammosini hal qiladi.
GTD: pastdan yuqoriga inqilob
Stiven Kovi, Tom Peters va Garri Xemel kabi ko'rish, missiya va maqsadlarga e'tibor qaratadigan marketing super-guruslari tomonidan to'liq ta'sirlangan global korporativ madaniyatdan farqli o'laroq, Allenning pastdan yuqoriga tizimi stressni kamaytirish va samaradorlikni oshirishni va'da qiladi. Bizning miyamiz kuzatib borishga harakat qiladigan har bir ma'lumot stress oloviga yoqilg'i qo'shadi. GTD har bir bunday zarrachani, har bir va'dani, deyarli har bir fikrni to'plash va qayta ishlashni o'z ichiga oladi, ma'lumotni "kart faylida" saqlaydi va keyin uni ishlarni muntazam ko'rib chiqish orqali olish imkonini beradi.
Allen usulida ma'lumotni qayta ishlash global missiya va qarashni ishlab chiqish uchun falsafiy izlanishni talab qilmaydi. Bir nechta kontekstli birma-bir ro'yxatlar GTD ish kunini qanday o'tkazish bo'yicha ko'rsatmalar beradi. O'z-o'ziga yordam berish harakatidagi ko'pchilik singari, Allen ham murakkab texnikani o'zgartirish orqali martaba qildi. amaliy qo'llanmalar korporativ dunyo uchun. Ishchilar elektron pochtalari, kirish qutilari va ish stolini bo'shatish orqali fikrlarini tozalashlari mumkinligi haqidagi kashfiyot omma uchun hayratlanarli narsa edi. Allenning ko'plab muxlislari bo'sh pochta qutilari, toza stollar va ular duch kelgan ish tog'ini nazorat qilish qobiliyatidan hayratda qoldilar. Biroq, tez orada yaxshilanishlar boshlandi.
GTD tarafdorlari tizimdagi kamchiliklarni topdilar, xuddi shu Internet bizni o'zgartirdi ish joyi, yanada chalkashliklarni keltirib chiqaradi. Elektron pochtadan tashqari bizda endi Facebook, SMS, tezkor kanal va boshqa aloqa vositalari mavjud. Yechimlar uzoq kutilmadi va jahon muxlislari hamjamiyat tizimni yangi chegaralarga olib chiqadigan bir qator qadamlarni ishlab chiqdi.
Ayni paytda, Allen 2001 yilda tasvirlangan xuddi shu GTDni targ'ib qilish bilan band edi. Texnikadagi kamchiliklarni tavsiflovchi tanqidga javoban, Allen GTD bilan bog'liq emasligini aytdi. texnik amalga oshirish. “GTD abadiydir, odamlar butun vaqtini kompyuterda o'tkazishi yoki umuman kompyuterga ega bo'lmasligi muhim emas. Har ikki turdagi odamlar 2001-yilda ham bo‘lgan, hozir ham har ikki turdagi odamlar bor”, — dedi u. “Tezkor internet kanallari shunchaki miqdoriy xarakteristikasi, sifat emas. GTD sizning majburiyatlaringizni boshqarish bilan bog'liq.
Allenning 2008-yil oxirida nashr etilgan “Hammasini ishga solish” nomli yangi kitobi o‘z-o‘zini boshqarishning haqiqiy asoslarini yoritishga va’da beradi: nazorat va istiqbol. Allen foydalanuvchilarga murojaat qilishga qaror qilish uchun juda kechmi? Shogirdlar o'zlarining gurularidan oshib ketishganmi?
GTD vorislari va GTD yaxshilanishlari
GTD izdoshlari Merilin Mann, Gina Trapani va Leo Babauta Allenning sinchkovlik bilan tizimlashtirishini yanada texnik, aqlli va ko'proq Zenga aylantirdi. Shunday qilib, ular Internet jamoatchilik e'tiborini tortdi.
Allenning kitobi qog'oz, papkalar va fayl kabinetlaridan foydalanishni tavsiya qilgan bo'lsa-da, saytlarning aksariyati loyihalarni boshqarish dasturlari, matnli fayllar, elektron pochta mijozlari (Outlook yoki Gmail kabi), PDA, qog'oz bloknotlar va hatto indeks kartalaridan foydalanishni muhokama qildi. 2004 yilda Merilin Manning "Hipster PDA" hajviy posti (muallif karton kartalar to'plamini qog'oz qisqich bilan bog'lash orqali qog'ozdan "qo'l" yasashni taklif qilgan) aqldan ozgan javobni keltirib chiqardi va o'zining "43 jild" blogini yulduzga aylantirdi. U hali ham Technoratining Top 100 taligidan faxrlanadi va har yili 8 million tomoshani jalb qiladi.
Aytgancha, Mann GTD ning birinchi tarafdorlaridan biri edi. Masalan, "43 jild" nomi xuddi shu nomdagi GTD quyi tizimiga hurmatdir. U ma'lum bir kunda hal qilinishi kerak bo'lgan moddiy vazifalarni toifalarga ajratish uchun 12 oylik va 31 kunlik papkadan foydalanadi. Blogda Mann Allenning biznesga yo'naltirilgan usullarini "ishlab chiquvchilar, dasturchilar va boshqa turdagi geekslar" uchun foydali qilish uchun qayta ishlaydi.
2004 yilda Mann geeks oddiy GTD foydalanuvchilaridan butunlay boshqacha ish jarayoniga ega ekanligini ta'kidladi. Misol uchun, ular noutbuklari va ularni boshqaradigan texnologiyadan deyarli ajralmas.
Keling, 2008 yilga qaytaylik. Amerikaning vaqtni boshqarish bo'yicha dasturiy ta'minot kompaniyasi Priacta 100 dan ortiq GTD dasturlari ro'yxatini e'lon qiladi. Ularning ko'pchiligi bepul, boshqalari esa 10 dan 350 dollargacha turadi.
Massachusets shtatida yashovchi shaxsiy mahsuldorlik bo‘yicha maslahatchi Metyu Konnel ko‘plab bloggerlardan biri bo‘lib, u ma’lumotlarni to‘plashni tugatganingizdan so‘ng (GTDda asosiy jarayon) sizda “qanday qilib” bo‘lmasa, juda katta “bajarish” ro‘yxati qolayotganini payqagan. buni qilish" maslahati ..
Nyu-Yorklik IT-tadbirkor, shaxsiy mahsuldorlik kitobining muallifi Mark Xorst vaqtni boshqarish bo'yicha gurular o'rtasida bir qator qizg'in munozaralarga sabab bo'ldi, chunki u Allenning yondashuvini "Internetdan oldingi davrga qaytish, uning oqim sxemalari bilan" deb atagan. »
Horst "aqlliroq birma-bir ro'yxatlar" yordamida narsalarni boshqarishni taklif qiladi, bu erda yozuvlar elektron pochta orqali yaratiladi va ustuvor ro'yxatlar avtomatik ravishda yaratiladi.
O'z navbatida, Horst "4 soatlik ish haftasi" eng ko'p sotilgan kitob muallifi Tim Ferris tomonidan tanqid qilindi. "Bit savodxonligi bo'yicha texnologiya maslahati GTD tamoyillariga qaraganda kamroq qo'llanilishi va qisqaroq saqlash muddatiga ega", deb xulosa qildi Ferris.
Ferrisning kitobi kam maosh oladigan ishchilarga autsorsing vazifalarini qo'llab-quvvatlaydi rivojlanayotgan davlatlar, hashamatli hayot uchun ko'proq pul topish uchun. Kitob o'zining shubhali axloqi uchun bir necha bor tanqid qilingan, u berganligini butunlay unutgan Foydali maslahatlar vaqtni boshqarish va axborotni boshqarish bo'yicha.
Ba'zi ekspertlar tizimning yondashuvlari bilan rozi bo'lmasliklariga qaramay, GTD vaqtni boshqarishning etakchi tizimlaridan biri bo'lib qolmoqda. GTD izdoshi va nashr jurnalisti Qo'riqchi, Ben Hammersli 2005 yilda Devid Allenning maslahatini sinab ko'rgandan so'ng darhol uning izdoshiga aylandi. Uning so'zlariga ko'ra, Getting Things Done "vazifalar ro'yxati kabi kultga yaqin". Hammerslining qo'shimcha qilishicha, shaxsan uning uchun tizimni o'zlashtirishning qiyinligi, tizim uning hayotini qanday o'zgartirganiga nisbatan oqarib ketadi.
Agar siz loyiha menejeri bo'lsangiz va vazifalar oqimida "cho'kayotgan" bo'lsangiz, Ishlarni bajarish tizimidan foydalanib ishingizni tartibga solishga harakat qiling.
GTD: bu nima?
GTD (Getting Things Done) - bu vazifalarni tashkil qilish va nazorat qilish metodologiyasi. U biznes murabbiyi va boshqaruv bo'yicha maslahatchi Devid Allen tomonidan yaratilgan. Bu nafaqat rejalashtirish, balki rejalashtirilgan vazifalarni bajarish uchun ham kerak.
GTD ko'pincha vaqtni boshqarish deb ataladi: agar to'g'ri ishlatilsa, tizim sizga ko'proq ishlarni bajarishga va ko'p vazifalarni bajarishga yordam beradi.
GTD tamoyillari, ularsiz hech narsa ishlamaydi
Hech narsani yodda tutmang
Butun metodologiya qurilgan asosiy tamoyil. Hamma narsani yozib olish kerak. Hatto kichik vazifalar va ahamiyatsiz ko'rinadigan narsalar.
Oddiyroq yaxshiroq
Ma'lumotni o'zingiz uchun qulay bo'lgan tarzda yozib olishingiz va tartibga solishingiz kerak. Agar siz bloknotlarni yaxshi ko'rsangiz, unda ilovalar va vazifa menejerlarida biznes qilish hayotingizni osonlashtirmaydi, aksincha.
Yechim haqida o'ylash
Ko'pincha narsalar to'xtab qoladi, chunki biz ularni yechim izlash o'rniga boshqa muammo sifatida qabul qilamiz.
Bir vaqtning o'zida bitta vazifa
GTD tizimiga ko'ra, ko'p vazifalarni bajarish to'siqdir. Siz faqat hozir bajarayotgan vazifangiz haqida o'ylashingiz kerak. Ya'ni, tartibni tekshirayotganda konferentsiya hisoboti haqida o'ylamang.
Amallar ro'yxatini tuzing
Vazifa menejeri yoki kalendarda yozib qo'yilgan vazifalar barcha muammolarni hal qilmaydi. Ularning har birini aniq harakatlar ro'yxati sifatida qabul qilishingiz kerak, keyin ular bilan ishlash osonroq bo'ladi.
GTD metodologiyasi qanday ishlaydi
GTDni qanday qo'llashni tavsiflovchi ko'plab usullar mavjud. Lekin birinchi navbatda, to'rtta ketma-ket qadamni eslang.
Vazifalar bo'yicha barcha ma'lumotlarni to'plang
Barcha kiruvchi ma'lumotlarni saqlaydigan joyni tanlang. GTD qulaylik tamoyilini buzmaslik uchun u bitta narsa bo'lishi kerak: dastur yoki bloknot. Shunday qilib, siz xohlagan vaqtda biror narsani tekshirishingiz yoki o'zgartirishingiz mumkin va uni qayerda saqlaganingiz yoki yozganingizni eslab qolishingiz shart emas.
Barcha ma'lumotlarni qayta ishlash
Agar siz barcha vazifalaringizni bir joyga to'plasangiz, tezda chalkashib ketasiz va muhim narsani o'tkazib yuborasiz. Sizga vazifalarni taqsimlaydigan tizim kerak.
Buning uchun ular qaror daraxtidan yoki Allen aytganidek, ish jarayoni diagrammasidan foydalanadilar.
Vazifalaringizni to'g'ri taqsimlashga yordam berish uchun o'zingizga ushbu savollarni bering.
- Bu nima vazifa?
- Natija qanday bo'lishi kerak?
- Har qanday harakatlar kerakmi?
- Ha bo'lsa, keyingi harakat nima?
- U qancha vaqt oladi?
Natijani tashkil qiling
Savollarga javob berish vazifalarni to'g'ri bloklarga taqsimlashga yordam beradi. Agar ikki daqiqadan ko'proq vaqt talab qilinsa, masalan, siz faqat elektron pochtaga javob berishingiz kerak, darhol buni qiling.
Agar vazifani bajarish uchun ko'proq vaqt kerak bo'lsa, uni bir necha bosqichli uzoq muddatli loyihaga bo'lish yaxshiroqdir. Agar buning iloji bo'lmasa, sizda ikkita variant qoladi.
Kechiktirish
Agar biron bir vazifani sizdan ko'ra yaxshiroq bajara olmasa, lekin bu juda ko'p vaqtni talab qilsa, uni bajarishni keyinga qoldirishingiz mumkin.Bunday vazifalarni quyidagiga yozing. Kalendar yoki blokga Quyidagi harakatlar.
IN Kalendar Faqat ma'lum sana yoki vaqtga bog'langan vazifalarni kiriting. Ya'ni, ularni aniq belgilangan kunda bajarish muhimdir.
IN Kutish roʻyxati qo'l ostidagilardan biridan kutgan vazifalar bo'ladi.
Bloklash uchun Quyidagi harakatlar- hozir vaqt bo'lmagan barcha narsalar, lekin vaqt paydo bo'lishi bilan ularga albatta qaytishingiz kerak. Bunday vazifalarni unutmaslik uchun eslatmalar ro'yxatini tuzing.
Hech qanday harakatni talab qilmaydigan vazifalar bilan nima qilish kerak:
- ro'yxatdan olib tashlash;
- agar siz ularga keyinroq qaytmoqchi bo'lsangiz, ularni eslatmalar bo'limida saqlang;
- agar bu saqlanishi kerak bo'lgan muhim ma'lumot bo'lsa, mos yozuvlar bo'limiga o'ting.
Har bir vazifa uchun amalni tanlang va uni bajaring
Har bir kiruvchi vazifa bilan nima qilishingizni aniqlang. Nima qilish kerakligini aniq bilmaguningizcha, ustuvorlikni boshlamaslik muhimdir.
GTDning asosiy usulining maqsadi majburiyatlar va faoliyatni boshqarishdir. Ya'ni, bajarilishi kerak bo'lgan barcha vazifalarni aniqlang, reja tuzing va uni o'zgartirish uchun qaror qabul qilishga tayyor bo'ling. Bunday tizim har bir keyingi qadam nima bo'lishini doimo bilishga yordam beradi.
GTD bilan ishlash uchun qaysi xizmatlar mos keladi?
Smthngs - bu brauzer uchun GTD menejeri. Ilova sifatida onlayn va oflayn rejimda foydalanish mumkin.
Onlayn xizmat. Siz vazifalarni boshqarishingiz va taraqqiyotni kuzatishingiz mumkin. Bepul va pullik kengaytirilgan versiyasi mavjud.
Vaqtingizni to'g'ri rejalashtirish va unumdorlik haqida kitob o'qish haqida o'ylaganmisiz?Bugun muhokama qilinadigan kitob sizni nafaqat yangi ma'lumotlar bilan boyitadi, balki harakatga haqiqiy turtki beradi. Muallif Devid Allen. GTD SYSTEM yordamida stresssiz mahsuldorlikka erishish mumkin, deydi muallif. KITOB ishda ham, shaxsiy hayotida ham o‘z ishlarini tartibga solib qo‘yishni ko‘p vaqt o‘tkazib yuborgan har bir insonga FOYDALI BO‘LADI.
Devid Allen o'zining "Ishlarni bajarish: Stresssiz mahsuldorlik san'ati" kitobida narsalarni tartibga solishning noyob tizimini taklif qiladi.
Bu klassik vaqtni boshqarish emas, balki hamma narsani oxirigacha etkazish tizimi - Ishlarni bajarish (GTD).
- Agar biror narsa qilishga vaqtingiz yo'q bo'lsa, nima qilish kerak, asablaringiz chekkada bo'lsa, siz u yoki bu narsani ushlaysiz, lekin har doim muhim narsani o'tkazib yuborsangiz?
- Qanday qilib biznesda samaraliroq bo'lish mumkin, ammo baribir dam olish mumkinmi?
- Kun tartibini qanday "jilovlash" mumkin?
- Qanday qilib ahamiyatsiz masalalarni muhimlaridan ajratishni va maqsadlarni to'g'ri belgilashni va ustuvorliklarni taqsimlashni o'rganish kerak?
- Kiruvchi ma'lumotlar va topshiriqlar bilan qanday ishlash kerak?
Devid Allenning “Ishlarni bajarish: Stresssiz mahsuldorlik san’ati” kitobi sizga ushbu va boshqa savollarga javob topishga yordam beradi.
Kitobning yangi versiyasi (2015), axborot texnologiyalari dunyosining bugungi voqeliklarini hisobga olgan holda qayta ko'rib chiqilgan.
Kitobda keltirilgan oddiy vositalar nafaqat samaradorlikka erishish imkonini beradi, balki miyangizni turli chalg'ituvchi narsalar va fikrlar bilan ortiqcha yuklamaslikni ham o'rgatadi.
Bu erda odatlar haqida ham ko'p aytilgan, chunki GTD tizimini amalda qo'llash uchun sizga kerak
Devid Allen. Stresssiz mahsuldorlik hamma uchun ochiqdir
Kitobning asosiy g'oyasi:
Miyangizni bo'shating. Ongning ravshanligi va tartibli fikrlar to'liq konsentratsiya va samaradorlik uchun muhimdir.
Fikrlarni bir-birining ustiga qo'yishni, ularni chaynashni, doimo ularga qaytishni va oxir-oqibat hech qanday qaror qabul qilmaslikni to'xtating.
Nima qilish kerak?
Buni amalga oshirish uchun siz ro'yxatlarni boshingizdan tashqi ommaviy axborot vositalariga "o'tkazishingiz" kerak. Miya ushbu ma'lumotni ushlab turishni to'xtatganda, u tashvishlanishni to'xtatadi va asosiy vazifaga e'tiborini qaratishi mumkin.
O'z uyini topmaguncha, o'ylar tinimsiz asalarilar kabi boshingizda to'planib turadi. Boshingiz turli xil fikrlarga to'lganida, qanday mahsuldorlik haqida gapirishimiz mumkin?
Devid Allenning asosiy qoidasi shundaki, har qanday fikr yozilishi va pochta qutisi javoniga joylashtirilishi kerak.
"Kiruvchi quti" - bu barcha kiruvchi g'oyalar, kvitansiyalar, eslatmalar, uchrashuv qaydlari va boshqalar.
Kitobda ushbu ma'lumot bilan ishlashning aniq algoritmi tasvirlangan.
Kuzatish.
Bu tabiiy rejalashtirish usulining modelidir.
Qaror qabul qilganda,
Nima qilish kerak?
1. Diagramma bo'yicha yechimni o'ylab ko'ring:
- nega menga bu kerak?
- menga qanday natija kerak (nima bo'lishi kerak);
- muvaffaqiyatingizni tasavvur qiling.
2. Keyingi aqliy hujum, istalgan natijaga yo'naltirilgan g'oyalar avlodi. G'oyalarni yozib qo'yish kerak, yaroqliligi darhol baholanmaydi, balki aqlga kelgan hamma narsani yozib qo'yish kerak. Bu erda sifat emas, miqdor muhim.
3. Keyin biz eng yaxshi g'oyalarni tanlaymiz, Biz ularni guruhlaymiz va ularni bitta sxemada tashkil qilamiz. U oddiygina qog'ozda yoki Xmind kabi xizmatda qo'lda yozilishi mumkin.
4. Har bir fikr uchun keyingi aniq harakatni aniqlang.
5. Keling, buni qilaylik.
Sizning ongingiz deyarli har qanday vazifani bajarish uchun besh bosqichdan o'tadi: maqsad va unga erishish yo'llarini belgilash, natijani tasavvur qilish, aqliy hujum, olingan echimlarni tartibga solish va keyingi harakatlarni aniqlash. - Devid Allen
GTD metodologiyasi va Devid Allen - hamma narsada mahsuldorlik va mazmunlilik!
GTD metodologiyasi - bu ko'rsatma ular uchun, Bu nafaqat narsalarni tashkil qilish va rejalashtirish, samaradorlik va samaradorlikni oshirish, balki fundamental yechim psixologik farovonlikni saqlab (va bu muhim!) Qanday qilib barcha vazifalarni mazmunli bajarish kerak. Bundan tashqari, bu nafaqat ishga, balki shaxsiy hayotga ham tegishli.
Ushbu texnikani har kim qo'llashi mumkin.
Kitobning o'zi uch qismdan iborat.
Birinchi qism- Bu qisqa sharh tizimi, shuningdek, uning o'ziga xosligi va dolzarbligini tushuntirish.
Ikkinchi qismda- tizim tamoyillari, shuningdek ularni kundalik hayotda bosqichma-bosqich qo'llash.
Uchinchi qism- Agar siz ushbu tizimni o'zingizning tizimingizga joriy qilsangiz, bu natijalarga erishishingiz mumkin Shaxsiy hayot va ish.
GTD tizimi bilan chambarchas bog'liq. Va olimlar allaqachon isbotlaganidek, ularni o'qitish va yaxshilash mumkin.
MIYANI O'RGANISH, uning normal ishlashi va rivojlanishini ta'minlashning mavjud usullaridan biri bu miya simulyatorlaridir. Siz BEPUL o'qishingiz mumkin >>>Vikium xizmati bepul simulyatorlar
Kognitiv (kognitiv) funktsiyalarga quyidagilar kiradi: xotira, fikrlash, diqqat, idrok, aql, nutq.
Yuqoridagi barcha qobiliyatlar miya faoliyati bilan bog'liq. Shuning uchun, miyaning etarli darajada rivojlanishi bilan, uning ishidagi nosozliklar bilan kognitiv funktsiyalarning sifati kamayadi. Sifatning sezilarli pasayishi kognitiv buzilish (buzilish) deb ataladi.
Kognitiv buzilish insonning yutuqlariga eng ko'p salbiy ta'sir qiladi turli hududlar uning hayoti: kundalik, kundalik, ta'lim, kasbiy, ijtimoiy.
Shuning uchun har qanday yoshda miyangizni mashq qilish muhimdir.
Devid Allen - shaxsiy tushunchalar orqali samaradorlik
Kitob nafaqat muallif tomonidan taqdim etilgan quruq xulosalar va formulalar, balki juda ko'p "jonli" misollar mavjudligi bilan ham diqqatga sazovordir.
Nima nazarda tutilgan?
GTD metodologiyangizning butun mohiyatiDevid Allen ochib beradi va namoyish etadi va mijozlarim bilan vaziyatlar, uchrashuvlar va maslahatlar misollari.
Odamlar va kompaniyalarning muammolarini ko'rsatadi, ularning xatolarini ochib beradi va vaziyatni tubdan o'zgartiradi yaxshiroq tomoni, vaqtni boshqarish usullari aslida qanday ishlashini ko'rsatadi Ishlarni bajarish (GTD) yordam beradi va stresssiz yashashni o'rganing.
Ishlarni bajarish - bu Devid Allen tomonidan asos solingan va uning xuddi shu nomdagi kitobida tasvirlangan vaqtni boshqarish usuli.
Usulning asosiy g'oyasi shundaki, odam boshini keraksiz ma'lumotlardan, xoh qog'ozli tovoqlar, xoh kundalik kitobi bo'lsin, xoh tashqi muhitga o'tkazish orqali olib tashlashi kerak.
Devid katta hajmdagi ma'lumotlarni samarali qayta ishlash va vaqtingizni tartibga solish uchun ishlatilishi mumkin bo'lgan algoritmni taklif qiladi.
Ga binoan GTD usuli, kiruvchi ma'lumotlar bilan bir necha bosqichda ishlash yaxshiroqdir:
2. Qayta ishlash.
3. Tashkilot.
5. Harakatlar.
Keling, ushbu bosqichlarni batafsil ko'rib chiqaylik.
To'plam
Asosiy g'oya - siz olgan har qanday vazifa, g'oya, ma'lumot va h.k. har qanday vositada yozilishi kerak: qog'ozda, pochtada, noutbukda yoki cho'ntak kompyuterida. Ehtimol, siz turli xil kiruvchi ma'lumotlarni yozib olish uchun turli xil vositalardan foydalanasiz. Gap bu emas. Asosiy fikrlar quyidagilardan iborat:
Siz hech narsani unutmaysiz
Siz boshingizni katta miqdordagi muntazam ma'lumotlardan bo'shatasiz.
Qog'ozga yozilgan ma'lumotlar to'plash vositalariga qarab, tovoqlar, fayllar yoki ma'lum papkalarga yuborilgan elektron pochta xabarlarida va hokazolarda to'planishi mumkin.
Ushbu sxema ishlashi uchun kiruvchi ma'lumot tovoqlari ma'lum bir davrda, masalan, haftada bir marta qayta ishlanishi kerak. Tovoqlarni qayta ishlash orqali siz ularni aslida bo'shatasiz.
Masalan, siz bir marta bosish orqali onlayn tashkilotchining "Vazifalar" bo'limidagi barcha vazifalarni, g'oyalarni, eslatmalarni yozib olishingiz mumkin.
Tashkilot
Yig'ilgan ma'lumotlarni qayta ishlash (savat, laganda, kirish qutisi) quyidagi algoritm bo'yicha qat'iy ravishda davom etadi:
"Kirish qutisi" savatining keyingi yuqori elementini oling.
Agar element harakatni talab qilsa va u biroz vaqt talab qilsa (5 daqiqagacha), biz uni darhol bajaramiz.
Agar vazifa ko'p vaqtni talab qilsa, biz uni kimgadir topshiramiz yoki keyinga qoldiramiz.
Agar "Kiruvchi" savatidagi element harakatni talab qilmasa, biz ushbu elementni o'chirib tashlaymiz, uni "Bir kun kelib" laganda (ro'yxat) ga joylashtiramiz yoki ushbu elementni arxivning biron bir joyida ma'lumotnoma sifatida qoldiramiz.
Keyingi harakatlarni talab qiladigan vazifalar ustida ishlashni tashkil qilish uchun Devid Allen bunday vazifalarni bir nechta ro'yxatlarga bo'lishni taklif qiladi:
Quyidagi harakatlar
Sizda bajarilishi kerak bo'lgan boshqa aniq harakatlar ro'yxati bo'lishi kerak. Faqat bu holatda, siz imkon qadar samarali ishlashingiz mumkin, "silliqlash" katta miqdorda biznes
TimeMaster onlayn tashkilotchisida shunga o'xshash ro'yxat vazifalar varag'i bilan ifodalanadi
Loyihalar
Maqsadlariga erishish uchun bir nechta harakatlarni talab qiladigan vazifalar asosan loyihalardir. Masalan, taqdimotga tayyorgarlik ko'rish uchun siz tashkilotchilarga qo'ng'iroq qilishingiz, binolar uchun to'lovni to'lashingiz kerak va hokazo. Har bir loyiha uchun keyingi harakatlar belgilanishi kerak.
TimeMaster onlayn tashkilotchisi yordamida siz bir necha soniya ichida vazifalarni kichik vazifalarga ajratishingiz mumkin.
Kechiktirilgan
Agar topshiriq topshirilgan bo'lsa yoki biron sababga ko'ra biroz keyinroq bajarilishi mumkin bo'lsa, unda bunday vazifalar alohida ro'yxatga kiritilishi kerak.
TimeMaster onlayn tashkilotchisida vazifalar ro'yxatini yuritishingiz mumkin bo'lgan kontaktlar mavjud.
Bir kun kelib
Shunday vazifalar bor bu daqiqa tegishli emas, ular kelajakda tegishli bo'ladimi yoki yo'qmi aniq emas, lekin imkoniyat bor. Bunday vazifalar alohida ro'yxatga kiritilgan.
TimeMaster onlayn tashkilotchisida siz kontekstlardan foydalanib, bunday ro'yxatlarni bir necha soniya ichida tashkil qilishingiz mumkin.
Devid Allen butun kunni daqiqa sayin rejalashtirilgan kunning klassik qat'iy rejalashtirishidan voz kechishni tavsiya qiladi. Bunday rejalashtirish kamdan-kam hollarda amalda qo'llaniladi, chunki har qanday vaqtda sizni chalg'itishingiz mumkin va rejalar o'zgarishi mumkin.
Devidning fikricha, vazifalar qattiq va yumshoq bo'linadi.
Moslashuvchan vazifalar oddiy ro'yxatga o'ting. Bu har qanday vaqtda bajarilishi mumkin bo'lgan vazifalar, shuning uchun ularni tartibda bajarish mumkin. O'rtacha odam uchun eng ko'p vazifalar ushbu toifaga kiradi.
Qattiq vazifalar- bu ma'lum bir vaqtga bog'liq bo'lgan vazifalar. Misol uchun, yig'ilish, konferentsiya, rejalashtirilgan qo'ng'iroq, topshiriq tugashi arafasida.
Kalendaringizda faqat qiyin vazifalarni saqlash mantiqan. Kunning boshida siz taqvim ro'yxati va vazifalar ro'yxatini ko'rib chiqasiz. Vazifalar ro'yxati va kalendar bir sahifada joylashgan bo'lsa, eng qulaydir. Bu tarzda rejalashtirish osonroq. Agar kunning boshida rejalashtirilgan qiyin vazifalar bo'lmasa, unda siz moslashuvchan vazifalarni tartibda bajarishingiz mumkin: vaqt, energiya va resurslar mavjudligiga qarab, siz eng yuqoridan eng past ustuvorgacha bo'lgan vazifalarni bajarasiz. Qiyin vazifani bajarish vaqti kelishi bilan siz tanaffus qilasiz, qiyin vazifani bajarasiz va keyin ro'yxatdagi vazifalarni bajarishga qaytasiz. Bu ko'p sonli holatlar bilan ishlashda rejalashtirishning eng moslashuvchan, sodda va qulay usuli.
Devid o'z kitobida yuqoridan pastga rejalashtirishni ham eslatib o'tadi. U maqsadlar, loyihalar va vazifalarni "yuqoridan" ko'rib chiqish analogiyasidan foydalanadi:
1. joriy ishlar;
2. joriy loyihalar;
3. texnik topshiriq;
4. kelgusi yillar (1-2 yil);
5. besh yillik istiqbol (3-5 yil);
Biroq, Devidning o'zi e'tirof etganidek, o'z kitobida asosiy e'tibor joriy ishlar va loyihalarni qayta ishlash usullarini tavsiflashga qaratilgan va strategik rejalashtirishga alohida kitoblar berilishi kerak. Aytgancha, strategik rejalashtirish usullarini vaqtni boshqarish sohasidagi teng darajada mashhur jahon mutaxassisi Stiv Kovi tasvirlab bergan. Bu strategik rejalashtirish haqidagi maqolada muhokama qilinadi.
GTD texnikasi haqida Devid Allenning xuddi shu nomdagi “Ishlarni bajarish” kitobida koʻproq oʻqishingiz yoki onlayn organizator va boshqa vositalar yordamida ushbu va boshqa usullarni amalda qoʻllashni bizning video kursimizda oʻrganishingiz mumkin.
