Miért nehéz mindent a fejedben tartani?

A rövid távú memóriánk hasonló a számítógép RAM-jához – az aktuális feladatok elvégzéséhez szükséges, és rendkívül kicsi a térfogata. Átlagosan tudunk ugyanakkor feldolgozni, és csak 1–3-mal dolgozunk jól. Ugyanakkor folyamatosan növekszik a figyelmünkért versengő információk mennyisége. A Getting Things Done szerzője, David Allen megismétli: „Az eszed az ötletek létrehozása, nem pedig a tárolása.” És megközelítésének ez az egyik célja.

A belső kötelezettségekről

A szerző szerint a stressz fő forrása és negatív érzelmek- ezek önmagunkkal vagy másokkal szembeni megoldatlan vagy megszegett kötelezettségek (az eredetiben Allen nyílt hurkoknak nevezi őket). A nyomasztó gondolatokat még nehezebb elviselni, mint annak tudatát, hogy mennyi munkát kell végeznünk. Többet megtudhat a kognitív funkciók, a tervezés és a befejezetlen feladatok kapcsolatáról.

"Minden olyan kötelezettségvállalás, ami csak az elmében van, olyan irracionális stresszt kelt, amitől lehetetlen megszabadulni a nap 24 órájában, a hét minden napján."

Allen azt is hiszi, hogy a fizikai munkával ellentétben a szellemi munkának nincsenek egyértelmű határai. És még csak nem is arról van szó, hogy az irodában eltöltött fárasztó nap után továbbra is az otthoni munkavégzésre gondol. Allen számára egyáltalán nem tesz különbséget munka és szabadidő között. Logikája szerint a munka minden, amihez a dolgok jelenlegi állását igyekszünk hozni. A legfontosabb az, hogy világosan tisztázzuk az eredményeket, és meghatározzuk a megoldásukhoz szükséges lépéseket, mielőtt ezeket a célokat kitűznénk.

Hogyan gondolkodjunk tisztábban

Először is fontos megérteni a belső kötelezettségeket. A Getting Things Done (a továbbiakban: GTD) filozófia azt jelenti, hogy a teljes munkairányítási folyamat három egyszerű alapelvből áll.

Először fel kell szabadítania a fejét - gyűjtse össze az összes befejezetlen gondolatot és feladatot külső rendszer, amiben megbízol.

Ezután tisztáznia kell őket - döntse el, mit kezd ezzel az információval.

Csináld.

Öt lépés az összetett problémák tisztázásához

1. Gyűjtemény

Gyűjts össze mindent nyitott kérdések(mind személyes, mind szakmai), befejezetlen ügyek (az eredetiben van egy terjedelmes és homályos szó, amit „befejezetlen munkaként” fordítanak) és egyéb információk, amelyek egyszerűen Önt érintik. Küldje el az egészet az "Inbox" részlegre - megbízható külső tároló, amely lehet fizikai (jegyzetfüzetek, mappák) vagy digitális (bármely feladatkezelő alkalmazás alapértelmezés szerint tartalmaz "Inbox" mappát, vagy - ez utóbbi teljesen kifejlesztett GTD alapján). Ehhez adja hozzá leveleit és azonnali üzenetküldőit – az alapértelmezett postafiókot.

Ha egy adathordozón tárolja a befejezetlen feladatokról szóló információkat, felszabadítja a fejét. A lényeg az, hogy ne hozzon létre túl sok listát, és rendszeresen frissítse és dolgozza fel azokat.

Amint azt gondolja, hogy „kell”, „kell”, „kell” egy feladattal kapcsolatban, ez a feladat befejezetlenné válik.

2. Feldolgozás

Általában egész nap érkezik hozzánk az információ, de kényelmesebb, ha valaki reggel feldolgozza, este átnézi stb. Allen általában azt javasolja, hogy ezeket a szakaszokat időben különítse el. Maga az információfeldolgozás folyamata a kérdésekre adott szekvenciális válaszokból áll.

"Mi ez?" (az információ típusának meghatározása - feladatok, jegyzetek vagy ötletek).

– Ez most intézkedést igényel? Az információk egy része egyáltalán nem működik, egyszerűen ki kell dobni. A másik részt a rendszerben kell elhelyezni, hogy a tudatot megszabadítsuk tőle.

Ha nincs szükség intézkedésre, és nincs szükség az információra, egyszerűen megszabadulunk tőle.

Ha nincs szükség intézkedésre, de információra van szükség, akkor elhalasztjuk, és később visszatérünk. Ehhez a GTD egy "Someday/Maybe" mappa létrehozását javasolja, amelybe minden jövőbeli terv elküldésre kerül – a könyvek, filmek és utazási célpontok listáitól kezdve a lehetséges munkahelyi és családi projektek listájáig.

Egy másik lehetőség: az információkat referenciaként mentjük el - további akcióink és projektjeink számára. Erre alkalmasak az olyan jól ismert lehetőségek, mint a Dropbox és a Google Drive, valamint az olyan új eszközök, mint a Notebook.

Ha cselekvésre van szükség, a kulcskérdés a következő: „Mi a következő lépés?” Vagy azonnal megteszi, ha nem tart tovább 2 percnél (5 vagy esetleg 10 – ez rajtad múlik), vagy átruházza egy alkalmasabb személyre, és felteszi a „Várólista” listára.

Ha egy művelethez pontos dátumot kell rendelnie, küldje el a „Naptárba” (a Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook a legkézenfekvőbbek). A határidő nélküli műveletek a „Következő műveletek” listába kerülnek, amely lényegében a feladatkezelőben vagy a jegyzettömbben található feladatok listája.

Mi a következő lépés? Ez fő kérdés az Ön által gyűjtött információkkal kapcsolatban. Ha jól válaszol, lesz mit szervezni. "Következő művelet" a következő konkrét fizikai cselekvés, amelyet teljesíteni kell ahhoz, hogy egy adott feladat elvégzése felé haladjunk

3. Szervezet

Az eredményül kapott feldolgozás több tárolási kategóriát eredményez, amelyek a rendszert alkotják.

Aktív műveletek listái: naptár (pontos határidőkkel rendelkező akciókhoz) és feladatok listája - a feladatkezelőben/jegyzettömbben.

A projektek listája - olyan feladatok, amelyek végrehajtásához több műveletre van szükség (a legtöbb feladatkezelőnek több szintje is van, amelyek a projekt szintjét is tartalmazzák, de egy egyszerű lista - a projektek indexe - segít), ill. referencia anyagok nekik - bármilyen kényelmes és hozzáférhető tárolóban.

„Várólista” - olyan feladatokhoz, amelyek figyelmet igényelnek, nem részvételt. Amellett, hogy emlékeztetőket állíthat be azokhoz a feladatokhoz, amelyek a jövőben valamikor relevánsak lesznek – az emlékeztető funkció a legtöbb feladatalkalmazásban is elérhető.

A Someday/Maybe lista azokra a feladatokra vonatkozik, amelyek a jövőben relevánsak lehetnek: lényegében egy lista mindarról, amit szívesen megtenne, de jelenleg nem.

4. Áttekintés

Gyűjtés, feldolgozás és rendszerezés után kész akcióalgoritmusok vannak a kezében az Ön számára releváns területeken. A rendszer naprakészen tartása érdekében időről időre át kell tekinteni - elsősorban a „Naptár” és „Feladatlista”, valamint a „Projektlista”, „Várólista” és „Teendők listája”. Ha hetente átnézi az összes tervet és listát, akkor következetességet és tiszta gondolkodásmódot ad, így nem marad le semmiről, és a fontosra összpontosíthat.

5. Végrehajtás

A munkafolyamatok menedzselésekor fontos a feladatok helyes rangsorolása. Annak kiderítéséhez, hogy mit és mikor tegyünk, Allen három viselkedési módot javasol.

Rendeljen hozzá bizonyos kritériumokat a feladatokhoz: kontextus (például helyszín szerint: otthon, iroda, üzlet; vagy a munka jellege: hívások, értekezletek stb.); rendelkezésre álló idő; rendelkezésre álló energia; személyes prioritásait.

A „munka” fogalma általában a három dolog egyikét jelenti: azt csinálod, amit elterveztél, vagy megtervezed a munkát, vagy úgy végzed el a feladatokat, ahogy történnek. Ha úgy érzed, hogy bármikor elakadsz, próbáld meg felmérni, hogy pontosan mit csinálsz most, amit érdemes megtenned.

Érdemes alulról kezdeni a munkát, az alacsony rendű célokról a magasabbak felé haladni. Először legyen elfoglalva aktuális ügyek, majd - felelősségi és figyelemterületek (család, munka, egészség, barátok). Most 1-3 évre előre vállalhat terveket, majd - 5 vagy több évre a jövőre. Az utolsó szakasz a küldetés és az elvek értékelése. Így lépésről lépésre könnyebben tisztázhatod minden ügyedet.

Kulcsfontosságú gondolatok

• A GTD egy komplex, amely sok testreszabást igényel.
• Ennek ellenére sokan hasznosnak találják a rendszert, és sokan saját, átdolgozott verziót is kínálnak.
• David Allen azt ígéri, hogy egy új könyvben kibővíti a rendszerek fogalmát, a munka és az élet összehangolására fókuszálva.

A GTD színfalai mögött: miért keresnek több ezer rendszerrajongó többet.

Az Amazon.com könyvóriás honlapján ugyanaz a könyv áll az első helyen a „produktivitás” lekérdezés (amely több mint 170 ezer címet ad vissza) és az „időgazdálkodás” lekérdezés (több mint 70 ezer) eredményeiben. címek). A könyv címe Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. A szerző David Allen, egy szelíd modorú TM-szuperman, aki kaliforniai vezetési tanácsadónak álcázza magát. Allen 350 oldalas útmutatója, amely először 2001-ben jelent meg, végtelen kritikákat generál, hét éve nemzetközi bestseller, és továbbra is az első helyen áll a The Wall Street Journal „Ma húsz legjobb üzleti könyve” listáján.
"Getting Things Rend" (vagy GTD - egy mozaikszó angol név) nem csupán egy újabb könyv az üzleti gondolkodás elméletéről. Allen időgazdálkodási rendszerét az információs kor követelményeihez igazították, ami felkeltette az informatikusok figyelmét, és olyan követői kultuszt teremtett, akik Allen tanácsait a teljes életfolyamatban alkalmazzák.

A GTD alapelve, hogy minden kötelezettséget, információt, fontos ügyet az Ön fejéből egy olyan rendszerbe, amelyben megbízik. Az eredmény – ígéri Allen – a stressz szinte azonnali csökkenése és a termelékenység ennek megfelelő növekedése. Miért csapott ekkora zajt egy ilyen egyszerű rendszer? A rajongók tömege szerint Allen utasításokat adott a szegény lelkeknek, akiket elárasztanak az e-mailek hegyei, akik információs túlterheltséggel küszködtek, és szenvedtek attól a stressztől, hogy megpróbáltak lépést tartani a határidők és kötelezettségek egyre növekvő listájával.

A rendszer rajongói olyan erőt jelentenek, amellyel számolni kell. A Google több mint hatmillió egyezést ad vissza a „GTD” lekérdezésre, és a rendszer számos népszerű blogot inspirált a személyes termelékenységről, és tolmácsok, guruk és azok elsajátítására készek egész iparágát hozta létre. Ahogy a Wired Harry Wolfja fogalmazott: "Allen újjáélesztette az "önsegítés" hagyományát az információs korszakban." Míg azonban egyes bloggerek lelkesen követik a GTD-t, mások aktív online vitákat folytatnak arról, hogyan módosítsák a GTD-rendszert személyes igényeiknek megfelelően.

Ez annak a jele, hogy a GTD elveszíti felhasználóit, vagy az a probléma, hogy az emberek más célokra próbálják használni a rendszert? "Lehetetlen egy mindenkire érvényes receptet adni" - mondja Allen. "Az embereknek saját rendszerüket kell kialakítaniuk, hogy megfeleljenek az igényeiknek." Allen úgy véli, hogy a GTD megoldja sok elfoglalt ember problémáját, akik nem tudják, hogy meg kell szabadítaniuk a fejüket a felesleges információktól.

GTD: forradalom alulról felfelé

Ellentétben a globális vállalati kultúrával, amelyet teljes mértékben befolyásoltak olyan marketing-guruk, mint Stephen Covey, Tom Peters és Harry Hamel, akik a jövőképre, küldetésekre és célokra összpontosítanak, az Allen alulról felfelé építkező rendszere a stressz csökkentését és a termelékenység növelését ígéri. Minden információ, amelyet agyunk megpróbál nyomon követni, olajat ad a stressz tüzére. A GTD magában foglalja minden ilyen részecske, minden ígéret, gyakorlatilag minden gondolat összegyűjtését és feldolgozását, az információkat egy „kártyafájlban” tárolja, majd lehetővé teszi az esetek rendszeres felülvizsgálatával.

Az információ Allen módjára történő feldolgozása nem igényel filozófiai lélekkutatást egy globális küldetés és vízió kidolgozása érdekében. Számos kontextuális egy-egy lista ad útmutatást a GTD-munkanap eltöltéséhez. Mint sokan az önsegítő mozgalomban, Allen is karriert csinált abból, hogy kifinomult technikákat alakított át gyakorlati útmutatók a vállalati világ számára. Az a felfedezés, hogy a dolgozók e-mailjeik, beérkező leveleik és asztali számítógépük felszabadításával tisztázhatják elméjüket, a tömegek számára mintegy megvilágosodott. Allen sok rajongóját lenyűgözte az üres postaládák, a tiszta íróasztalok és az a képesség, hogy uralni tudják a munka hegyét, amellyel szembe kell nézniük. A fejlesztések azonban hamarosan megkezdődtek.
A GTD támogatói hibákat találtak a rendszerben, ugyanaz az internet változtatta meg a miünket munkahely, ami még nagyobb zavart okoz. Az e-mailen kívül most már Facebook, SMS, gyors csatorna és több kommunikációs eszköz áll rendelkezésünkre. A megoldások nem váratott sokáig magára, és a globális rajongói közösség egy sor olyan lépést dolgozott ki, amelyek új határokra vezették a rendszert.

Mindeközben Allen ugyanazt a GTD-t népszerűsíti, amelyet 2001-ben leírtak. A technika hiányosságait leíró kritikákra reagálva Allen azt mondta, hogy a GTD nem kötődik műszaki megvalósítás. „A GTD időtlen, nem számít, hogy az emberek minden idejüket a számítógépen töltik, vagy egyáltalán nincs számítógépük. Mindkét típusú ember létezett 2001-ben, és mindkét típus létezik most is” – mondta. „A gyors internetes csatornák tisztességesek mennyiségi jellemző, nem minőség. A GTD a kötelezettségek kezeléséről szól.
Allen 2008 végén megjelent új könyve, a Making It All Work azt ígéri, hogy rávilágít az önigazgatás valódi alapjaira: az irányításra és a perspektívára. Túl késő van Allennek úgy dönteni, hogy a felhasználókhoz fordul? A tanítványok felülmúlták gurujukat?

GTD utódok és GTD fejlesztések

A GTD követői, Marilyn Mann, Gina Trapani és Leo Babauta Allen aprólékos rendszerezését valami technikásabb, intelligensebb és zenebbé finomították. Így felkeltették az internetes nyilvánosság figyelmét.

Míg Allen könyve papír, mappák és iratszekrények használatát ajánlotta, a legtöbb webhely projektmenedzsment szoftverek, szöveges fájlok, e-mail kliensek (például Outlook vagy Gmail), PDA-k, papír jegyzettömbök és még indexkártyák használatát is tárgyalta. Marilyn Mann 2004-es képregényes posztja, a "Hipster PDA" (a szerző azt javasolta, hogy papírból készítsenek "kézi számítógépet" egy köteg kartonkártya-köteggel) őrült visszhangot váltott ki, és a "43 mappa" című blogját sztárrá tette. Még mindig büszke helyet foglal el a Technorati Top 100-ban, és évente 8 millióan nézik meg.

Egyébként Mann a GTD egyik első híve volt. Például a „43 mappa” név tisztelgés az azonos nevű GTD alrendszer előtt. 12 havi és 31 napi mappát használ az adott napon megoldandó tárgyi feladatok kategorizálására. A blogban Mann átdolgozza Allen üzletközpontú technikáit, hogy hasznosak legyenek "fejlesztők, programozók és egyéb geek-fajták számára".

2004-ben Mann rámutatott, hogy a geekek munkafolyamata teljesen más, mint a hagyományos GTD-felhasználók. Például gyakorlatilag elválaszthatatlanok laptopjaiktól és az őket meghajtó technológiától.

Térjünk vissza 2008-hoz. A Priacta, egy amerikai időgazdálkodási szoftvercég több mint 100 GTD-programot tartalmazó listát tesz közzé. Sok közülük ingyenes, mások ára 10 és 350 dollár között van.

Matthew Connell, a massachusettsi székhelyű személyes produktivitási tanácsadó egyike a sok bloggernek, aki észrevette, hogy miután befejezte az adatgyűjtést (a GTD alapvető folyamata), félelmetesen nagy "teendők" listája marad, és nincs "hogyan" megcsinálni" tanácsot..

Mark Horst New York-i IT-vállalkozó, a személyes produktivitásról szóló könyv, a Bit Literacy szerzője heves viták sorozatát váltotta ki az időgazdálkodási guruk között, miután Allen megközelítését "az internet előtti korszak visszalépésének nevezte folyamatábráival". »

Horst azt javasolja, hogy a dolgokat „intelligensebb egy-egy listák” segítségével kezelje, ahol a bejegyzések e-mailben jönnek létre, és a prioritási listák automatikusan generálódnak.

Horstot viszont Tim Ferriss, a „The 4-Hour Work Week” című, legkelendőbb könyv szerzője bírálta. „A Bit Literacy technológiai tanácsai kevesebb alkalmazást és rövidebb eltarthatóságot tartalmaznak, mint a GTD-elvek” – összegezte Ferris.
Ferris könyve támogatja a feladatok kiszervezését az alacsony fizetésű munkavállalókra fejlődő országok, több pénzt keresni egy luxus élethez. A könyvet többször kritizálták kétes etikája miatt, teljesen megfeledkezve arról, hogy ad hasznos tippeket az időgazdálkodásról és az információkezelésről.

Annak ellenére, hogy egyes szakértők nem értenek egyet a rendszer megközelítéseivel, a GTD továbbra is az egyik vezető időgazdálkodási rendszer. GTD követő és publikációs újságíró Gyám, Ben Hammersley azonnal követője lett, miután 2005-ben kipróbálta David Allen tanácsát. Szerinte a Getting Things Done "olyan közel áll egy kultuszhoz, amennyire csak lehet egy tennivalólista". Hammersley hozzátette, hogy személy szerint számára a rendszer elsajátításának nehézségei elhalványulnak ahhoz képest, ahogyan a rendszer megváltoztatta az életét.

Ha Ön projektmenedzser és „megfullad” a feladatok folyamában, próbálja meg a Getting Things Done rendszerrel megszervezni munkáját.

GTD: mi ez?

A GTD (Getting Things Done) a feladatok szervezésének és ellenőrzésének módszertana. David Allen, üzleti tanácsadó és vezetési tanácsadó készítette. Nemcsak a tervezéshez, hanem a tervezett feladatok elvégzéséhez is szükség van rá.

A GTD-t gyakran időgazdálkodásnak is nevezik: ha helyesen használják, a rendszer segít abban, hogy többet végezzen, és harcoljon a többfeladatos munkavégzés ellen.

GTD elvek, amelyek nélkül semmi sem működik

Ne tartson észben semmit

A fő elv, amelyre a teljes módszertan épül. Mindent rögzíteni kell. Még az apró feladatokat és a lényegtelennek tűnő dolgokat is.

Az egyszerűbb jobb

Az információkat az Ön számára kényelmes módon kell rögzítenie és rendszereznie. Ha szereti a jegyzettömböket, akkor az alkalmazásokban és a feladatkezelőkben való üzletelés nem könnyíti meg életét, hanem éppen ellenkezőleg.

Megoldáson gondolkodni

Gyakran előfordul, hogy a dolgok azért állnak meg, mert csak egy újabb problémaként fogjuk fel őket, nem pedig megoldást keresünk.

Egyszerre egy feladat

A GTD rendszer szerint a multitasking akadály. Csak a most elvégzett feladatra kell gondolnia. Vagyis ne gondoljon a konferencia jelentésére, miközben ellenőrzi az elrendezést.

Készítsen egy listát a műveletekről

A feladatkezelőben vagy a naptárban feljegyzett feladatok nem oldanak meg minden problémát. Mindegyiket konkrét műveletek listájaként kell felfognia, akkor könnyebb lesz velük dolgozni.

Hogyan működik a GTD módszertan

Számos módszer létezik a GTD alkalmazásának leírására. De először csak emlékezzen négy egymást követő lépésre.

Gyűjtsön össze minden információt a feladatokról

Válasszon egy helyet, ahol az összes bejövő információt tárolja. Annak érdekében, hogy ne sértsük meg a GTD kényelem elvét, egy dolognak kell lennie: vagy alkalmazásnak vagy jegyzettömbnek. Így bármikor ellenőrizhet vagy módosíthat valamit, és nem kell emlékeznie arra, hogy hova mentette vagy írta le.

Minden információt feldolgozni

Ha egyszerűen összedobja az összes feladatot, gyorsan összezavarodik, és kihagy valami fontosat. Szüksége van egy rendszerre, amellyel megoszthatja a feladatokat.

Ehhez döntési fát, vagy ahogy Allen nevezi, munkafolyamat-diagramot használnak.

Tegye fel magának ezeket a kérdéseket, hogy segítsen a feladatok helyes felosztásában.

1. Mi ez a feladat?
2. Mi legyen az eredmény?
3. Szükség van-e bármilyen intézkedésre?
4. Ha igen, mi a következő lépés?
5. Mennyi időbe telik?

Szervezd meg az eredményt

A kérdések megválaszolása segít elosztani a feladatokat a megfelelő blokkokba. Ha például nem tart tovább két percnél, csak válaszolnia kell egy e-mailre, tegye meg azonnal.

Ha egy feladat elvégzése több időt igényel, jobb, ha egy hosszú távú, több szakaszból álló projektre bontja. Ha ez nem lehetséges, akkor két lehetőség marad.

Elhalasztani

Ha egy feladatot senki sem tud nálad jobban megbirkózni, de sok időbe telik, akkor elhalaszthatod az elvégzését. Naptár vagy a blokkhoz A következő műveletek.

BAN BEN Naptár Csak olyan feladatokat írjon be, amelyek meghatározott dátumokhoz vagy időpontokhoz vannak kötve. Vagyis fontos, hogy ezeket pontosan az adott napon teljesítsd.

BAN BEN Várólista lesznek olyan feladatok, amelyeket valamelyik beosztottjától elvár.

Blokkolni A következő műveletek- mindazok a dolgok, amelyekre most nincs idő, de mindenképpen vissza kell térnie hozzájuk, amint megjelenik az idő. Hogy ne felejtse el az ilyen feladatokat, hozzon létre egy emlékeztetőlistát.

Mi a teendő azokkal a feladatokkal, amelyek nem igényelnek semmilyen műveletet:

• eltávolítás a listáról;
• ha később szeretne visszatérni hozzájuk, mentse el az emlékeztetők részbe;
• Ha ezek fontos információk, amelyeket el kell menteni, lépjen a hivatkozási részre.

Válasszon ki egy műveletet minden feladathoz, és fejezze be

Határozza meg, mit fog tenni az egyes bejövő feladatokkal. Fontos, hogy ne kezdje el a rangsorolást, amíg nem tudja, hogy pontosan mit kell tennie.

Az alapvető GTD módszer célja a kötelezettségvállalások és tevékenységek kezelése. Ez azt jelenti, hogy azonosítsa az összes elvégzendő feladatot, legyen terv, és készen álljon a változtatásra vonatkozó döntések meghozatalára. Egy ilyen rendszer segít abban, hogy mindig tudja, mi lesz a következő lépés.

Mely szolgáltatások alkalmasak a GTD-vel való együttműködésre?

Az Smthngs egy GTD-kezelő a böngészőhöz. Használható online és offline alkalmazásként.

Online szolgáltatás. Kezelheti a feladatokat és nyomon követheti az előrehaladást. Létezik ingyenes és fizetős bővített verzió.

Gondolkozott már azon, hogy elolvasson egy könyvet a termelékenységről és az idő megfelelő tervezéséről?A ma szóba kerülő könyv nemcsak új információkkal gazdagít, hanem valódi lendületet is ad a cselekvéshez. Szerző David Allen. A GTD SYSTEM segítségével stresszmentes termelékenység érhető el, mondja a szerző. A KÖNYV HASZNOSAN LESZ MINDENKINEK, akinek már régóta esedékes a dolgai rendbetétele mind a munkahelyén, mind a magánéletében.

David Allen a Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity című könyvében egyedülálló rendszert kínál a dolgok szervezésére.

Ez nem klasszikus időgazdálkodás, hanem egy rendszer, amivel mindent a végére lehet vinni - Getting Things Done (GTD).

• Mi a teendő, ha nincs időd semmire, az idegeid feszülnek, belekapaszkodsz egy-egy dologba, de mindig kihagysz valami fontosat?
• Hogyan legyünk hatékonyabbak az üzleti életben, de mégis tudjunk pihenni?
• Hogyan lehet „fékezni” a rutinodat?
• Hogyan lehet megtanulni elkülöníteni a lényegtelen dolgokat a fontosaktól, helyesen kitűzni a célokat és elosztani a prioritásokat?
• Hogyan dolgozzunk a bejövő információkkal és feladatokkal?

David Allen Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity című könyve segít választ találni ezekre és még sok más kérdésre.

A könyv új változata (2015), átdolgozva, hogy figyelembe vegye az információs technológia világának mai valóságát.

A könyvben felvázolt egyszerű eszközök nemcsak a hatékonyság elérését teszik lehetővé, hanem arra is megtanítanak, hogyan ne terhelje túl az agyat különféle zavaró tényezőkkel és gondolatokkal.

Sok szó esett itt a szokásokról is, mert a GTD rendszer gyakorlati megvalósításához szükség van rá

David Allen. A stresszmentes termelékenység mindenki számára elérhető

A könyv fő gondolata:

Töltsd ki az agyad. A tudatosság tisztasága és a rendezett gondolatok fontosak a teljes koncentrációhoz és a termelékenységhez.

Ne rakd le a gondolatokat egymásra, rágódj rajtuk, ne térj vissza hozzájuk állandóan, és végül ne hozz döntéseket.

Mit kell tenni?

Ehhez „át kell vinnie” a listákat a fejéből a külső médiára. Amikor az agy már nem tartja meg ezeket az adatokat, akkor abbahagyja az aggódást, és az aktuális feladatra koncentrálhat.

A gondolatok folyamatosan nyüzsögnek a fejedben, mint a nyugtalan méhek, amíg meg nem találják a kaptárukat. Amikor a fejed tele van különféle gondolatokkal, milyen termelékenységről beszélhetünk?

David Allen fő szabálya az, hogy minden gondolatot le kell írni és a postafiók polcára kell helyezni.

A „Beérkezett üzenetek” az összes bejövő ötlet, nyugta, emlékeztető, értekezleti feljegyzés stb.

A könyv világos algoritmust ír le az információkkal való munkavégzéshez.

Következő.

Ez a természetes tervezési módszer modellje.

Amikor döntést hoz,

Mit kell tenni?

1. Gondoljon egy megoldást az alábbi ábra szerint:

• miért kell ez nekem?
• milyen eredményre van szükségem (minek kell történnie);
• képzeld el a sikeredet.

2. Következő ötletbörze, a kívánt eredményre összpontosító ötletek generálása. Az ötleteket le kell írni, nem azonnal fel kell mérni az alkalmasságot, inkább le kell írni mindent, ami eszünkbe jut. Itt a mennyiség a fontos, nem a minőség.

3. Ezután kiválasztjuk a legjobb ötleteket, Csoportosítjuk és egyetlen sémába rendezzük őket. Kézzel írható egyszerűen papíron vagy olyan szolgáltatásban, mint az Xmind.

4. Határozza meg a következő konkrét műveletet minden egyes ötlethez.

5. Csináljuk meg.

Szinte minden feladat elvégzéséhez az elméd öt lépésen megy keresztül: meghatároz egy célt és az elérési módokat, vizualizálja az eredményt, ötletel, rendszerezi a kapott megoldásokat, és meghatározza a későbbi cselekvéseket. - David Allen

GTD módszertan és David Allen – produktivitás és értelmesség mindenben!

GTD módszertan - ez az utasítás azoknak, Ez nem csak a dolgok szervezése és tervezése, a termelékenység és a termelékenység növelése, hanem egyben alapvető megoldás hogyan lehet minden feladatot értelmesen elvégezni, miközben megőrzi (és ez fontos!) a pszichés jólétet. Sőt, ez nem csak a munkára vonatkozik, hanem a magánéletre is.

Ezt a technikát abszolút bárki alkalmazhatja.

Maga a könyv három részből áll.

Első rész- Ezt rövid áttekintés rendszer, valamint annak egyediségének és relevanciájának magyarázata.

A második részben- a rendszer alapelvei, valamint ezek lépésről lépésre történő alkalmazása a mindennapi életben.

A harmadik rész- ezek azok az eredmények, amelyeket akkor érhet el, ha ezt a rendszert beépíti a sajátjába magánéletés munka.

A GTD rendszer szorosan kapcsolódik a .És amint azt a tudósok már bebizonyították, képezhetők és fejleszthetők.

Az AGY TRÉNZÉSÉNEK, normál működésének és fejlődésének fenntartásához az agyszimulátorok egyik elérhető módja. INGYENESEN tanulhatsz >>>Vikium szolgáltatás ingyenes szimulátorok

A kognitív (kognitív) funkciók a következők: memória, gondolkodás, figyelem, észlelés, intelligencia, beszéd.

A fenti képességek mindegyike összefügg az agyi tevékenységgel. Ezért az agy elégtelen fejlődésével, működési zavarokkal a kognitív funkciók minősége csökken. Az észrevehető minőségromlást kognitív károsodásnak (károsodásnak) nevezzük.

A kognitív károsodás a leginkább negatívan befolyásolja az egyén eredményeit különböző területekenélete: mindennapi, mindennapi, oktatási, szakmai, társadalmi.

Ezért fontos az agy edzése, bármilyen életkorban.

David Allen – produktivitás a személyes meglátásokon keresztül

A könyv abból a szempontból is figyelemre méltó, hogy nemcsak száraz következtetéseket, megfogalmazásokat mutat be a szerző, hanem rengeteg „élő” példát is.

Mit jelent?

A GTD módszertan teljes lényegeDavid Allen felfedi és bemutatjaés példák ügyfeleimmel történt helyzetekre, találkozókra és konzultációkra.

Megmutatja az emberek és a cégek problémáit, feltárja hibáikat és gyökeresen megváltoztatja a helyzetet jobb oldala, megmutatja, hogyan működnek valójában az időgazdálkodási technikák A dolgok elvégzése (GTD) segít és tanulj meg stresszmentesen élni.

A Getting Things Done egy időgazdálkodási technika, amelyet David Allen alapított, és az azonos című könyvében ismerteti.

A módszer lényege, hogy az embernek ki kell ürítenie a fejét a felesleges rutininformációkból, külső adathordozóra való átvitellel, legyen az papírtálcák, naplókönyv vagy.

David olyan algoritmust kínál, amellyel hatékonyan lehet feldolgozni nagy mennyiségű információt és megszervezni az idejét.

Alapján GTD módszer, jobb a bejövő információkkal több szakaszban dolgozni:

2. Feldolgozás.

3. Szervezet.

5. Akciók.

Nézzük ezeket a szakaszokat részletesebben.

Gyűjtemény

A fő gondolat az, hogy minden Ön által kapott feladat, ötlet, információ stb. rögzíteni kell valamilyen adathordozón: papíron, postán, laptopon vagy zsebszámítógépen. Talán különböző eszközöket fog használni a különböző bejövő információk rögzítésére. Nem ez a lényeg. A fő gondolatok a következők:

Nem fogsz elfelejteni semmit

A nagy mennyiségű rutininformációtól tehermentesíti a fejét.

A papírra rögzített információk a gyűjtőeszközöktől függően tálcákon, fájlokban vagy meghatározott mappákba küldött e-mailekben gyűjthetők, és így tovább.

Ahhoz, hogy ez a séma működjön, a bejövő információs tálcákat bizonyos időszakokban, például hetente egyszer fel kell dolgozni. A tálcák feldolgozásával ténylegesen kiüríti őket.

Például egy kattintással rögzítheti az összes feladatot, ötletet, jegyzetet az online szervező „Feladatok” részében.

Szervezet

Az összegyűjtött információk (kosár, tálca, Beérkezett üzenetek tároló) feldolgozása szigorúan az alábbi algoritmus szerint történik:

Vegye ki a „Beérkezett üzenetek” kosár következő felső elemét.

Ha egy elem műveletet igényel és kis időt vesz igénybe (legfeljebb 5 percet), akkor azonnal végrehajtjuk.

Ha egy feladat sok időt igényel, akkor azt átruházzuk valakire, vagy elhalasztjuk.

Ha a „Beérkezett üzenetek” kosárban lévő tétel nem igényel intézkedést, akkor ezt a tételt eldobjuk, a „Someday Maybe” tálcára (listára) helyezzük, vagy valahol az archívumban hagyjuk referencia információként.

A további lépéseket igénylő feladatok megszervezéséhez David Allen azt javasolja, hogy ezeket a feladatokat több listára bontsa:

A következő műveletek

Rendelkeznie kell egy listával a további konkrét intézkedésekről, amelyeket meg kell tenni. Csak ebben az esetben lesz képes a lehető leghatékonyabban dolgozni, „csiszolni” nagyszámúüzleti

A TimeMaster online szervezőben egy hasonló listát egy teendőlap képvisel

Projektek

Azok a feladatok, amelyek céljaik eléréséhez több cselekvést igényelnek, alapvetően projektek. Például egy bemutatóra való felkészüléshez fel kell hívnia a szervezőket, ki kell fizetnie a helyiség számláját stb. Minden egyes projekt esetében meg kell határozni a további intézkedéseket.

A TimeMaster online szervezővel másodpercek alatt részfeladatokra bonthatja a feladatokat.

Halasztott

Ha egy feladatot delegáltak, vagy valamilyen oknál fogva egy kicsit később is elvégezhető, akkor az ilyen feladatokat külön listára kell helyezni.

A TimeMaster online szervezőjének kapcsolatai vannak, amelyeken keresztül feladatlistákat tarthat fenn.

Egyszer talán

Vannak olyan feladatok Ebben a pillanatban nem relevánsak, nem világos, hogy a jövőben relevánsak lesznek-e, de van rá lehetőség. Az ilyen feladatok külön listában vannak elhelyezve.

A TimeMaster online szervezőben az ilyen listákat kontextusok segítségével másodpercek alatt rendezheti.

David Allen azt javasolja, hogy hagyjunk fel a klasszikus merev napi tervezéssel, amikor az egész napot percről percre tervezik. Az ilyen tervezés ritkán alkalmazható a gyakorlatban, mivel Ön bármikor elterelheti a figyelmét, és a tervek változhatnak.

David úgy véli, hogy a feladatok keményre és lágyra oszlanak.

Rugalmas feladatok menj be egy egyszerű listába. Ezek olyan feladatok, amelyek bármikor elvégezhetők, tehát sorrendben is elvégezhetők. Az átlagemberek legtöbb feladata ebbe a kategóriába tartozik.

Nehéz feladatok– konkrét időponthoz kötött feladatok ezek. Például egy értekezlet, konferencia, ütemezett hívás, egy feladat hamarosan lejár.

Érdemes csak a nehéz feladatokat tartani a naptárban. A nap elején átnézi a naptárlistáját és a feladatlistáját. A legkényelmesebb, ha a feladatlista és a naptár ugyanazon az oldalon található. Könnyebb így tervezni. Ha a nap elején nincsenek betervezve nehéz feladatok, akkor rugalmasan, sorrendben hajthatja végre a feladatokat: az idő, az energia és az erőforrások rendelkezésre állásától függően a legmagasabbtól a legalacsonyabb prioritásig teljesíti a feladatokat. Amint elérkezett egy nehéz feladat ideje, tarts egy kis szünetet, fejezd be a nehéz feladatot, majd térj vissza a listán szereplő feladatok elvégzéséhez. Ez a legrugalmasabb, legegyszerűbb és legkényelmesebb módja a tervezésnek, ha nagyszámú esettel dolgozik.

David a felülről lefelé irányuló tervezést is említi könyvében. A célok, projektek és feladatok „felülről” áttekintésének hasonlatával él:

1. aktuális ügyek;

2. aktuális projektek;

3. feladatmeghatározás;

4. következő évek (1-2 év);

5. ötéves távlat (3-5 év);

Azonban, ahogy David maga is elismeri, könyvében a fő hangsúly az aktuális ügyek és projektek feldolgozásának módszereinek leírásán van, és a stratégiai tervezésnek külön könyveket kell adni. A stratégiai tervezés módszereit egyébként Steve Covey, az időgazdálkodás egyformán híres világszakértője írta le. Ezt a stratégiai tervezésről szóló cikk tárgyalja.

A GTD technikáról bővebben az azonos című, David Allen által írt Getting Things Done című könyvben olvashat, vagy videótanfolyamunkon megtudhatja, hogyan alkalmazza ezt és más technikákat a gyakorlatban online szervező és egyéb eszközök segítségével.