Miért olyan nehéz választani a kiemelt és a másodlagos feladatok között? Antonio Damasio idegkutató kutatása azt mutatja, hogy a döntéshozatal elválaszthatatlanul összefügg az érzelmekkel. Ezért nem meglepő, hogy a szorongást és a depressziót gyakran úgy jellemzik, mint a megrekedt állapotokat és a döntésképtelenséget. Az olyan egyszerű eszközök használata, mint az Eisenhower Mátrix, nemcsak a dolgok megértésében, hanem az érzelmi stressz csökkentésében is segít. Idővel ennek a koncepciónak az elveinek elsajátításával könnyen és gyorsan meghatározhatja a különbséget a fontos, a sürgős, a lényegtelen és a haszontalan között.

Úgy tartják, hogy az Eisenhower Mátrixnak sok köze van Dwight D. Eisenhower szavaihoz: „Két problémám van: egy sürgős és egy fontos. A sürgős nem fontos, de a fontos az sürgős."

Dwight D. Eisenhower leginkább az Egyesült Államok 34. elnökeként ismert (1953 és 1961 között). Mielőtt elnök lett volna, tábornok volt, és a második világháború alatt a szövetséges erőket irányította. 1950-ben Eisenhower lett a NATO első szövetséges főparancsnoka Európában.

A konkrét szakmai tevékenységek folyamatosan arra kényszerítették Eisenhowert, hogy kemény döntéseket hozzon, és minden nap különféle feladatokra összpontosítson. A folyamat optimalizálására megalkotta módszerét, amely Eisenhower-mátrix néven vált széles körben ismertté. Ma már nemcsak a tábornokok, hanem a hétköznapi emberek is használhatják, így a háziasszonyok is - segít az aktuális feladatok rangsorolásában, a dolgok rendbetételében.

Az Eisenhower Mátrix használata

Ez az eszköz azoknak való, akik hajlandóak és képesek felmérni feladataik fontosságát és egyértelműen kategorizálni azokat. A módszer során a feladatokat és cselekvéseket négy csoportra osztják:

1. sürgős és fontos;
2. fontos, de nem sürgős;
3. sürgős, de nem fontos;
4. nem sürgős vagy fontos.

Az Eisenhower-módszer végső célja, hogy segítsen kiszűrni a lényegtelen dolgokat a fontos döntésekből, és arra összpontosítson, ami igazán számít.

Ha az Eisenhower-mátrixot képként képzeli el, az így fog kinézni:

A kvadránsok jelentése a mátrixban

A feladatok meghatározott kvadránsokhoz vannak hozzárendelve, amelyek viszont meghatározzák, hogy mikor és mennyi ideig lehet egy feladatot elvégezni.

• I. kvadráns – „Csináld most” (sürgős és fontos)

Ez magában foglalja a kiemelt fontosságú feladatokat, amelyek azonnali figyelmet igényelnek. Szigorú határidőkkel rendelkeznek, és mindenekelőtt személyesen kell kitölteni.

• II. kvadráns – „Döntse el, mikor fogja megtenni” (fontos, de nem sürgős)

Ez a kvadráns a mátrix stratégiai része, ideális a hosszú távú fejlesztéshez. A benne lévő elemek fontosak, de nem igényelnek azonnali figyelmet. Ugyanakkor a feladatoknak meghatározott határideje van, és személyesen is elvégezhetők.

• III. kvadráns – „Delegálás valakire” (sürgős, de nem fontos)

A telefonhívások, az e-mailek, valamint az értekezletek és események ütemezése ebbe a körbe tartoznak. Az ilyen típusú feladatok jellemzően nem igényelnek személyes figyelmet, mert nem járnak mérhető eredménnyel. A Quadrant III segít minimalizálni a fontos munkából származó zavaró tényezőket. A delegálással nagyobb dolgokra koncentrálhat.

• IV. kvadráns – „Csináld később” (nem fontos, nem sürgős)

A IV. kvadránsba tartozó tevékenységek olyan kiegészítő tevékenységek, amelyek nem adnak hozzáadott értéket. Egyszerűen fogalmazva, ez olyan dolog, amit mindig el lehet halasztani anélkül, hogy félnünk kell a következményektől. Ezek a dolgok időt vesznek igénybe, és zavarják az első két negyedben elhelyezett fontosabb feladatokat.

A mátrix színének kiválasztása

Rendeljen a mátrix minden kvadránsához egy színt, és rendelje hozzá egy prioritási szinthez.

Például:

Piros = sürgős.

Sárga = fontos, de nem túl sürgős.

Zöld = sürgős, de nem fontos.

Szürke = nem sürgős, nem fontos.

Ha a mátrixot professzionális célokra használja, azt tapasztalja, hogy a legtöbb probléma az I. és III. kvadránsba esik. A II. kvadráns tevékenységei a legjelentősebb eredményeket produkálják, mivel ezek olyan üzleti célok, amelyek befolyásolják a vállalkozás hosszú távú sikerét, mégis ritkán sorolják őket sürgősnek.

A legnehezebb megérteni, hogy mi vonja el a figyelmét a tervezett tanfolyamról. De ha sikerül megbirkózni ezzel az alapvető időgazdálkodási problémával, akkor megszabadulsz az elvesztegetett órákról szóló gondolatoktól. Tegyen fel magának két kérdést, amelyek segítenek eldönteni a hosszú távú döntéshozatali stratégiáit:

• Mikor fog fontos, de nem sürgős feladatokon dolgozni?
• Mikor szánhat időt a fontos feladatok megoldására, mielőtt azok hirtelen sürgőssé válnának?

Érdemes megjegyezni, hogy néha az egyik kvadránsból származó feladatok váratlanul a másikba esnek. Vészhelyzet esetén a prioritások megváltoznak. Például Önnek van egy kisvállalkozása, és egy elégedetlen ügyfél felhív, és azt kéri, hogy beszéljen egy menedzserrel a kézbesítés késése miatt. Ez a probléma azonnal a mátrix többi eleme fölé emelkedik.

A feladatok kvadránsok közötti elosztásának van néhány jellemzője, amelyeket figyelembe kell venni:

1. A teendőlisták megkönnyítik az életet. Ügyeljen arra, hogy a feladatok kiosztása során a megfelelő kérdéseket tegye fel, amelyek segítenek meghatározni, mit kell először elvégezni. A legfontosabb jellemző az elsőbbség.
2. Minden negyedhez sok tevékenységet és feladatot adhat hozzá, de a legjobb, ha a maximális szám nem haladhatja meg a nyolc elemet. Ellenkező esetben el fog távolodni a fő céltól - a feladat elvégzésétől.
3. Hozzon létre külön mátrixokat szakmai és magánéletéhez.
4. Csak Ön határozhatja meg a listában szereplő elemek prioritási szintjét. Kezdj minden reggelt a mátrixban szereplő teendők listájával, és a hét végére látni fogod az eredményt.

Eisenhower mátrix sablon

A feladatelosztási folyamat egyszerűsítéséhez használjon egy Evernote által kifejlesztett sablont:

Az Eisenhower Matrix lefordítható Trello projektmenedzsment szoftverre. Készíts egy teendőlistát mind a négy táblához (= kvadráns), és készíts egy külön „Beérkezett üzenetek” táblát, ahová minden feladat kerül, mielőtt kiosztaná a kvadránsoknak. Ez lehetővé teszi a munkaterhelés vizuális felmérését.

Az Eisenhower Matrix egy egyszerű eszköz, amely segít elkerülni az elemzési bénulás állapotát, amely akkor jelentkezik, amikor azt sem tudja, hol kezdje.

34 Dwight David Eisenhower amerikai elnök nagyon elfoglalt ember volt. Ahhoz, hogy egy nap alatt többet végezzen, megalkotta saját hatékony időgazdálkodási eszközét, amelyet ma Eisenhower Mátrixnak vagy Priority Matrixnak hívnak. Mi a módszer lényege?

Mi az Eisenhower Mátrix?

Az Eisenhower Mátrix ötlete az, hogy megtanulja, hogyan lehet gyorsan megkülönböztetni a fontos dolgokat a lényegtelenektől és azoktól, amelyek egyáltalán nem igényelnek figyelmet. Eisenhower azt javasolta, hogy az összes aktuális és tervezett ügyet 4 kategóriába sorolják a sürgősség és fontosság elve alapján. Az érthetőség kedvéért rajzolt egy négyzetet, és 4 mezőre osztotta. Minden mező tartalmazott egy teendőlistát:

• 1. mező: Fontos és sürgős ügyek;
• 2. mező: Fontos, de nem túl sürgős ügyek;
• 3 mező: Nem fontos, de sürgős ügyek;
• 4. mező: Nem fontos vagy sürgős ügyek.

Hogyan dolgozzunk az Eisenhower térrel?

Nézzük meg részletesebben az Eisenhower teret:

1. Fontos és sürgős ügyek. Ti mit sorolnátok ebbe a kategóriába? Hány sürgős és fontos dolgot lehetne beleírni ebbe a négyzetbe? A trükk az, hogy az Eisenhower-tervezés csak akkor nevezhető hatékonynak, ha a legelső mező mindig tiszta, egyetlen bejegyzés nélkül. Ha van egy listája azokról a feladatokról, amelyeket a mátrix ezen mezőjéhez rendelhet, az azt jelenti, hogy valami megzavarja a produktív munkáját: lustaság, önfegyelem hiánya, képtelenség helyesen felállítani a prioritásokat stb. Mindez rohanáshoz vezet. munkahelyek, ami rossz hatással van az ember mentális és fizikai állapotára.
2. Fontos, de nem túl sürgős ügyek. Eisenhower, amikor létrehozta időgazdálkodási rendszerét, biztos volt benne, hogy ez a kategória a legfontosabb. Egy feladat idejében történő elhelyezése és végrehajtásának felvállalása lehetőséget jelent arra, hogy annyi időt fordítsunk a probléma megoldására, amennyi szükséges. Például egy időben történő orvoslátogatás megelőzi a betegségeket, és egy diák szakdolgozatának kicsit az ütemezés előtti megírása lehetőséget ad a hibák kijavítására.
3. Nem túl fontos, de sürgős ügyek. Az Esenhower mátrix ezen mezője olyan dolgokat hivatott elhelyezni, amelyek zavarják a hatékony munkát, és ezért azonnali eltávolítást igényelnek. Például egy elromlott számítógép megjavítása, anyós segítsége a bútorok vidéki házba szállításában stb.
4. Nem sürgős vagy fontos ügyek. A prioritási mátrixban helyet kapnak azok a dolgok is, amelyeket mindennap azért teszünk, hogy eltereljük a gondolatainkat a munkáról. Ezek hosszú telefonos beszélgetések, tévésorozatok nézése, baráti hírfolyamok, levélírás stb. Vagyis minden olyan dolog, ami kellemes, de nem szükséges. Eisenhower a prioritásokról szólva „időpazarlónak” nevezte az ilyen tevékenységeket, amelyek negatívan befolyásolják a munka termelékenységét.

A technika látszólagos könnyű kezelhetősége miatt népszerű, hasznos tudni róla, egy próbát mindenképpen megér, úgyhogy találjuk ki.

Dwight Eisenhower, a hadsereg tábornoka és az Egyesült Államok 34. elnöke valószínűleg nem tanulmányozta az időgazdálkodás elméletét és a hatékony időfelhasználás technikáit. De ez az ő mondata: „Nem minden sürgős dolog fontos, és nem minden fontos dolog sürgős”, ami a legjobban írja le az Eisenhower-mátrixnak nevezett módszer alapelvét.

Problémák, amelyeket az Eisenhower Mátrix segít megoldani

Néha egész nap dolgozol anélkül, hogy kiegyenesednél, egy csomó dolgot sikerül megcsinálnod, szó szerint pörögsz, mint a mókus, de az eredmény csak a fáradtság és semmi elégedettség. Mert nem egészen világos, hogy ez a sok munkás hősiesség hogyan vitt közelebb a célodhoz.

Az időgazdálkodásban ezt a célmeghatározás problémájának nevezik, és ennek a következményei lehetnek a legpusztítóbbak - az élet egy fárasztó maratonba fordul, ritka szünetekkel és érthetetlen eredménnyel.

Fontos megérteni, hogy nem az a probléma, hogy keveset vagy rosszul dolgozunk, hanem az, hogy minden vállalkozás elindítása előtt nem tűzzük ki a megfelelő célokat és nem határozzuk meg a prioritásokat. Ennek egyik módja az, hogy az Eisenhower Matrix segítségével gyorsan rendezheti a feladatokat prioritás szerint.

Az Eisenhower-mátrix lényege

Ez a technika segít gyorsan rendezni a teendők listáját, még akkor is, ha sok van belőlük. Külsőleg minden rendkívül egyszerűnek tűnik - megnézzük a feladatok listáját, és mindegyikhez két kérdésre válaszolunk.

• Fontos?

• Ez sürgős?

Vegyünk egy papírlapot, és osszuk négy részre. Négy négyzetet kapunk, amelyekbe beírjuk a választ erre a két kérdésre.

Hogyan néz ki az Eisenhower Mátrix?

A kvadráns: fontos és sürgős ügyek

• Olyan dolgok, amelyek, ha nem fejeződnek be, veszélyeztetik a cél elérését.
• Problémák, amelyeket meg kell oldani, hogy elkerüljük a nagy nehézségeket az életben.
• Egészségügyi problémák.

Ha a hatékonyság szörnyetege, akkor ez a kvadráns üres lesz számodra: egyszerűen nem fogod elintézni a dolgokat, amíg be nem jutsz a „tűz” szektorba. De te nem vagy egy hatékonysági szörny (és mi sem), így nem valószínű, hogy ez megtörténik. A legfontosabb, hogy ott ritkán és kis mennyiségben történnek dolgok. Ha a feladatlistád fele ott van, az katasztrófa.

Nem kell azonban pánikba esni. Ahhoz, hogy ez a kvadráns üres legyen, először a többi szektor karbantartásán kell dolgozni.

B negyed: fontos, de nem sürgős ügyek

• Elsődleges tevékenység.

Itt élnek a maximális odafigyelést igénylő feladatok. Azok, akik jól dolgoznak ezzel a kvadránssal, sikeresek lesznek céljaik elérésében. Fontos feladatok, amelyek nem égetőek, ami azt jelenti, hogy nem pánik közeli állapotban végezzük őket. A lehető leghatékonyabb végrehajtásuknak nincs akadálya. Csak ne késlekedjen – a feladatok ebből a kvadránsból átkerülhetnek az A szektorba.

C negyed: sürgős, de nem fontos ügyek

• Zavaró tényezők.

Ezeknek a feladatoknak az elvégzése nem segíti a cél elérését, megakadályozza, hogy arra összpontosítson, ami igazán fontos, csökkentik a hatékonyságot, és kimerítik.

Alattomos kvadráns – fennáll annak a veszélye, hogy az ebből a szektorból származó ügyeket összekeverik az A kvadráns ügyeivel, és ez a prioritások zavarát eredményezi.

D negyed: Nem sürgős vagy fontos ügyek

Paradox kvadráns, mert itt él az üzlet:

• nem nyújt semmilyen előnyt;
• kedvenceink.

Hallgat. Itt szól kedvenc zenénk, kényelmes szék vár, és gyakorlatilag nincs szükség agyi beavatkozásra.

Az Eisenhower-mátrix alkalmazása az időgazdálkodásra

Az időgazdálkodásban sok különböző, néha nem túl kompatibilis módszer és technika létezik. És ez nem hátrány, hiszen az emberek különbözőek. Ami jól működik az egyik embernek, az nem fog működni a másiknak. Ezért elkerülhetetlenül különféle technikákat kell kipróbálnia, kiválasztva a megfelelőt.

Tegyük fel, hogy megfontoltan közelítette meg a cél megfogalmazását, legyőzte a belső ellenállást a félelem és a halogatás formájában, és kiváló motivációt talált az eredmények eléréséhez. Aktív vagy és tele vagy energiával! Egy idő után azonban meglepődve veszi észre, hogy a tervezett 8-12 órás becsületes és kitartó munka után nem tudja pontosan meghatározni

• ami a tervezettből már megvalósult;
• milyen köztes eredmény született;
• mennyivel közelebb van a maga számára kitűzött cél eléréséhez.

A kép meglehetősen lehangolóra sikeredett: a napod tele van gondokkal, mindig el vagy foglalva valamivel, de az eredmény nem közelít. Ahelyett, hogy elégedett lennél azzal, hogy sikerült még néhány lépést megtenned a cél felé, csak fáradtnak és csalódottnak érzed magad.

"A célok kitűzésének problémája"

Az időgazdálkodásban ezt a jelenséget „célkitűzési problémáknak” nevezik. Amikor szembesül vele, úgy érzi magát, mint az ókori görög mítosz híres hőse, Sziszifusz, aki nap mint nap arra van ítélve, hogy egy hatalmas sziklát gördítsen a hegy tetejére, és abban a pillanatban leessen, amikor a célt elérte. Egy ilyen felemelhetetlen szikla az Ön esetében egy rakás napi feladat, amelynek mennyisége nem csökken, bármennyire is fáradozik.

Állítsa be a prioritásait

Bár a probléma, amellyel szembesül, valóban komoly és nagy léptékű, megoldható. De hol kezdjem? Először is, mielőtt elkezdené a cselekvést, ki kell találnia, hogy pontosan mit szeretne elérni ebben a szakaszban, és rangsorolja a feladatokat a prioritásuk szerint.

Ne kezdjen el dolgozni egy feladaton, mielőtt pontosan tudja, mi a cél, és meddig viszi el.

Természetesen a feladatoknak egy egész kategóriája létezik, amelyeket kaotikusan, a „felfedezett és kész” elv szerint lehet végrehajtani. Ez a maga módján még hasznos is: az ilyen tevékenység bizonyos hangulatot teremt, és segít abban, hogy probléma nélkül bekapcsolódjon a fő munkájába. Ilyen feladatok közé tartozik például a háztartási rutin: mosogatás, portörlés, padlósöprés stb. Az ilyen napi rutinfeladatok listája kicsi, és az az előnye, hogy szinte azonnal látja a munka eredményét. erőfeszítések és A befejezés után nemcsak az elvégzett munkával kapcsolatos elégedettség érzését, hanem egészen kézzelfogható fizikai kényelmet is tapasztal.

Ha azonban olyan feladatokról van szó, amelyeket egy nagyszabású projekten való munka közben kell megoldani, a teendők listája szinte „dimenzionálatlan” lehet. A kaotikus stratégia itt nem fog működni - elvégre korlátozott az idő, hogy befejezze a teljes projektet. Ez azt jelenti, hogy nagy a kockázat, ha sok kisebb problémát megold, és egyszerűen nincs ideje valami igazán fontosat megtenni a végső cél elérése érdekében. Tehát mielőtt belevágna mindenbe egyszerre, szánjon néhány percet a gondolkodásra.

Rangsorolja az aktuális feladatokat

Cselekedeteinek végiggondolása jó ötlet, de ezt nem csak hatékonyan, hanem gyorsan is szeretné megtenni. Erre a célra egy jól ismert, az időgazdálkodásban aktívan használt módszer alkalmas. Eisenhower-mátrix néven ismert. Különböző források kissé eltérő módokat javasolnak ennek a módszernek a használatára. Számunkra úgy tűnik, hogy a legegyszerűbb és legracionálisabb az, amelyről az alábbiakban lesz szó. Praktikusan kényelmes eszköznek bizonyult, ezért örömmel osztjuk meg veletek.

A Mátrix az Egyesült Államok 34. elnökéről, Dwight Eisenhowerről, a hadsereg egykori tábornokáról kapta a nevét. Ő az, aki nevéhez fűződik ennek a módszernek a feltalálása, de valószínűleg Eisenhower érdeme abban rejlik, hogy egy időben ezt a gondolatot fejezte ki: "Nem minden sürgős ügy fontos, és nem minden fontos ügy sürgős." Az idézet népszerűvé vált, és természetesen a mátrix ötletének alapját képezte.

Az Eisenhower Mátrix segítségével gyorsan rendezheti a meglehetősen hosszú teendők listáját is. Ehhez írja le az aktuális feladatait (legjobb a GTD technikával), majd értékelje mindegyiket mindössze két szempont szerint:

• Ez fontos? (Nem igazán)
• Sürgős? (Nem igazán)

Ennek eredményeként az összes listaelem a fontosságuk/sürgősségi fokuktól függően elhelyezhető az Eisenhower Mátrix 4 kvadránsának egyikébe, amely így néz ki:

Érdemes megjegyezni, hogy a különböző időgazdálkodási rendszerek mátrixának más-más neve van, ahogy a kvadránsok értelmezése is némileg eltérhet a különböző szerzők között. Tehát Stephen Covey, a „A rendkívül hatékony emberek 7 szokása” című könyv szerzője Sürgősségi/Importance-mátrixnak nevezi. Munkája során részletes ajánlásokat ad ennek felhasználására. Más forrásokban ezt a módszert a „4D szabályok” vizuális változatának nevezik, amelyről egy kicsit később fogunk beszélni.

Hogyan kell dolgozni a kvadránsokkal

Az Eisenhower Mátrixnak nemcsak sokféle névváltozata van, hanem sokféle értelmezése is van az egyes kvadránsokban elhelyezett feladatok kezeléséhez. Javasoljuk, hogy részletesebben foglalkozzunk két értelmezéssel, amelyek közül az első kényelmesebbnek tűnik a mindennapi használatra.

Módszer Csináld-Tervezz-Delegáld-Szüntesd meg

Valójában ennek a módszernek a neve már tartalmaz információkat arról, hogyan kell kezelni a mind a 4 kvadránsba helyezett feladatokat. Nézzük ezt egy kicsit részletesebben.

1. negyed: Sürgős és fontos

Ezek olyan ügyek, amelyek azonnali intézkedést igényelnek, különben valami helyrehozhatatlan történik: tűz, hiba, amely megakadályozhatja a kiadást, vagy valami hasonló. Az ideális megoldás, ha ez a kvadráns üres marad. Végső megoldásként a 2. kvadránsból is beletehet feladatokat, ha váratlan körülmények hirtelen megkívánják azok sürgős megoldását.

2. negyed: Fontos, de nem sürgős

Ez a legproduktívabb feladatok kvadránsa. Jelenleg nincs szükség ezek megoldására, így mindegyik intelligensen megtervezhető és hatékonyan megvalósítható. Ha a második kvadránsból származó feladatok végrehajtásán dolgozik, ugyanolyan termelékenységet ér el, amelynek hiánya kétségbeesett.

Az ebben a kvadránsban végzett munka további optimalizálása érdekében a benne elhelyezett feladatokat ugyanazon fontosság/sürgősségi elv szerint rangsorolhatja. Így először a sürgősebb és fontosabb (nem sürgős!) feladatokra lehet odafigyelni, majd nyugodtan áttérhet a kevésbé sürgős és fontos (de a cél elérése szempontjából mégis jelentős) kérdések megoldására.

3. negyed: Nem fontos, de sürgős

Az ebből a kvadránsból származó dolgok éppen azok a zavaró tényezők, amelyek megzavarják a munkafolyamat gördülékeny lefolyását, és megzavarják a végső cél elérését. Ezek hosszú telefonbeszélgetések, eredménytelen megbeszélések, amelyeknek nincs végső célja, el kell terelni a figyelmét, hogy segítsen valamelyik kollégának, stb. Javasoljuk, hogy ha lehetséges, az ilyen ügyeket olyan személyre bízza, aki el tudja intézni azokat Ön helyett. A fő ötlet az, hogy ne csináld magad. Átruházhatja őket, vagy teljesen megtagadhatja azok végrehajtását.

4. negyed: Nem fontos vagy sürgős

Egyszerűen elfelejtheti azokat az ügyeket, amelyek ebbe a kvadránsba kerülnek. Általában ezek a pillanatnyi vágyaid, amelyeknek semmi közük a céljaidhoz. Ha egy ilyen kvadráns üresnek bizonyul, ez ideális lehetőség. De még ha vannak is benne olyan feladatok, amiket még szeretnél elvégezni, halaszd a probléma megoldását bizonytalan időre, és a fő cél elérése után térj vissza hozzájuk, de egyelőre nem érdemes pazarolni az energiát. rajtuk és az időn.

"4D" szabály

Az igazság kedvéért el kell mondanunk, hogy a „4D” szabály különböző értelmezésekben nem feltétlenül írja le a mátrix negyedeit, amelyekről beszélünk. De az egyik teljesen összhangban van a fent megadott leírásukkal, és használható a kvadránsokkal végzett munka során:

Megtenni, delegálni, elhalasztani vagy kiírni (Do (sürgősen), Delegálás (másoknak), Elhalasztás (átmenetileg), Elhagyás).
Csinál, Döntés, Delegálás, Törlés (Tedd (most), Döntse el (milyen sorrendben tegye), Utasítás, Törlés).

A leírt módszer fő előnye, hogy lehetővé teszi tetszőleges számú feladat gyors rangsorolását. Ezen kívül a mátrix

• Segít vizuálisan megjeleníteni a tervezett feladatok mennyiségét és fontosságuk/sürgősségük mértékét. Így lehetőséget kap az idő hatékony felhasználására.
• Segítségével egyszerűen csoportokra oszthatja a feladatokat mindössze 2 egyszerű szempont alapján. Ha nem ez a feltétel, akkor a feladatok kvadránsok közötti elosztása sokkal nehezebb lenne.

Ellenőrizze a mátrix hatékonyságát a gyakorlatban

Az Eisenhower Mátrixot nemcsak annak meghatározására használhatja, hogy mely feladatok visznek közelebb a kívánt eredményhez, és melyek akadályoznak a cél felé vezető úton. Ezt a módszert arra is használhatja, hogy felmérje, mennyire hatékony általános. Tehát, ha minden feladatát a második kvadránsba helyezi, akkor azt mondhatjuk, hogy elérte a maximális hatékonyságot.

Ezen túlmenően, a feladatok kvadránsokra osztása lehetővé teszi, hogy egyértelműen meghatározza, hogy pontosan hová megy el idejének és energiájának nagy része, és javaslatokat tesz a személyes termelékenység javítására. Például komolyan gondolja át, hogy a legtöbb feladatot más csapattagokra ruházza át, vagy ne pazarolja végre az időt és energiát olyan dolgokra, amelyek a 4. kvadránsban kapnak helyet.

Az Eisenhower-mátrix módszer használatát olyan alkalmazások segítségével optimalizálhatja, amelyek már léteznek különböző verziókban: mobil, webes és asztali verziókban. És annak érdekében, hogy elkerülje a hibákat a célok kitűzésében, és meghatározza azok elérésének racionális módjait, használja a szolgáltatást SmartProgress. Segítségével már több mint 35 000 célt valósítottak meg különböző emberek. Meghatároztad a célodat?

Az Eisenhower Matrix egy hasznos program vezetők és időmenedzserek számára. Bővebben a cikkben.

Ha Ön vezető, menedzser vagy akár egyszerű munkás, szüksége lehet rá Eisenhower mátrix. Ez egy speciális táblázat, amely segít a nap helyes megtervezésében. Bővebben lentebb.

Időmátrix, üzleti tervezés és Eisenhower-prioritizálás kritériumok, elemek szerint: definíció a Wikipédiából, lényeg, gyakorlat, eszközök

Időmátrix, feladattervezés és prioritás Eisenhower– egy táblázat, amely segíti az idő hasznos eltöltését. Hiszen néha egyszerűen eltűnik az idő, és nem jut elég idő sürgős ügyekre. Egy ilyen mátrix kritériumok szerint működik, olyan elemek szerint, amelyek fontosak vagy nem annyira fontosak. Ez segít az embernek a feladatait helyesen elosztani, hogy mindent elvégezhessen. A Wikipédián nincs definíció egy ilyen mátrixra, de van magyarázat arra, hogy mi az időgazdálkodás:

Eisenhower időmátrixa, ütemezés és prioritások meghatározása

A program eszközeinek lényege, hogy az ember megértse, mi a fontos, és helyesen állítsa fel a prioritásokat. Az ilyen gyakorlatok először nehéznek tűnnek, de aztán az ember megszokja, és már nehéz e mátrix nélkül dolgozni.

Eisenhower időmátrixa, ütemezés és prioritások meghatározása

A mátrix úgy néz ki, mint négy kvadráns. Két tengelye is van:

• Sürgősségi tengely (vízszintes)
• Fontossági tengely (függőleges)

Minden kvadránsnak más a fontossága és sürgőssége. Le kell írnia bennük a feladatait, fontosság és sürgősség szerint elosztva. Ez világos képet ad arról, hogy mit kell először megtenni. Amit meg kell tenni, de el lehet halasztani. És nincs szükség semmi jobbra. Mindez egyszerű és világos.

Eisenhower Mátrix, a legjobb program menedzsernek, a nap fő feladata - sablon, kép: példa a fontos, sürgős ügyek elosztására, melyik kvadránsra kell a legjobban figyelnünk?

Ahogy a fentiekben írják, Eisenhower mátrix– ez a legjobb hatékony időgazdálkodási módszer, amely segít a gyors és szükséges eredmények megvalósításában és elérésében. Ebből áll 4 kvadráns, amelyek mindegyikét különböző feladatok jelölik ki egy adott napra. Egy ilyen program egyszerűen pótolhatatlan egy menedzser számára. Segítségével kiemelheti az aznapi fő feladatot, és jobban odafigyelhet rá, anélkül, hogy elodázná, megfeledkezne a fontosról. Íme egy példakép egy ilyen mátrixról:

Eisenhower Mátrix, program a vezetőnek, a nap fő üzlete

Megéri tudni: A mátrix összeállításakor a legfontosabb a sürgős és fontos feladatokra való felosztás.

Melyik kvadránsra kell a legjobban figyelned? Itt a jellemző 4 négyzet:

A kvadráns (sürgős és fontos)

• Beteljesítetlen sürgős ügyek, amelyek egészségromláshoz vezethetnek.
• E feladatok figyelmen kívül hagyása bajhoz, depresszióhoz és válsághoz vezethet.
• Ha ebből a kvadránsból a dolgokat későbbre halasztják, akkor fennáll annak a lehetősége, hogy lehetetlen lesz elérni a végső célokat.

B negyed (nem sürgős és fontos)

• Ebbe a kvadránsba kell beírni azokat a fontos ügyeket, amelyek nem igényelnek sürgős befejezést.
• Ha a negyedben lévő dolgok gyorsabban befejeződnek, mint az A negyedben, ez azt jelenti, hogy a személy a pénzügyi stabilitás és a siker útján halad.
• A dolgokkal minden nap foglalkozni kell.

C negyed (sürgős és nem fontos)

• A sürgős, de lényegtelen ügyek megjelenését előre kell jelezni.
• A kvadráns összeállításakor nem kell sietni az esetek elosztásával.

D negyed (nem fontos vagy sürgős)

• Olyan dolgokat kell belefoglalni, amelyek készenlétben örömet és kényelmet nyújtanak.
• Ne hagyja figyelmen kívül a tennivalók listáját, hanem töltse ki azokat, ahogy jönnek.

Íme egy sablon, egy példa a vezetők számára fontos, sürgős feladatok elosztására:

• A típusú esetek. Dolgok, amelyeket a menedzsernek magának kell elvégeznie a nap folyamán.
• B típusú esetek. Ez magában foglalja az önfejlesztést és az alkalmazottak képzését. Például ülések tartása a munkanap elején.
• C típusú esetek. Az ügyeket a beosztottak között osztják el. A menedzser irányítja a végrehajtást.
• D típusú esetek. A befejezés nem kötelező, de ha az ebből a negyedből származó feladatokat elvégezték, a menedzser és a csapat szívesen elvégzi az összes többi feladatot.

Tippek a menedzsernek az esetek elkészítéséhez a mátrix segítségével Eisenhower:

• Meg kell tanítani a csapatot, hogy ennek a mátrixnak megfelelően dolgozzanak.
• Az összes kijelölt feladat végrehajtásának ellenőrzése.
• Ne terhelje túl beosztottait nagy feladatlistával. Jobb, ha egész héten elosztjuk őket.
• A fontos feladatokat a nap első felében kell elvégezni, amikor az aktivitás dominál.
• Amikor dolgokat csinálsz, teljes komolysággal kell megközelítened őket.
• A feladatok elvégzésekor egy területre kell összpontosítania. A multitasking a siker képtelenségéhez vezet.

A vezetőknek érdemes a munkahelyükön alkalmazniuk a mátrixot, hiszen ez az egyik legjobb módja a kívánt eredmény és siker elérésének.

Eisenhower Mátrix, mint prioritás-beállító eszköz a diákok számára: feladatok, excel

Az Eisenhower-mátrix, mint a tanulók prioritás-beállító eszköze

Időhiány - ez a helyzet a legtöbb diák számára ismerős. Tanfolyamok, oklevelek – mindezt tényleg nem akarom csinálni, és a hallgatók egyszerűen belefulladnak a halogatásba. De az Eisenhower Mátrix, mint a prioritások meghatározásának eszköze, segít kontrollálni az idejét, és nem kap pénzt. Íme a tippek és feladatok:

• Az első kvadránshoz olyan dolgokat kell hozzáadnia, amelyeket egyszerűen nem lehet halogatni. Valami nagyon sürgős. És ha ezt a „valamit” nem teszik meg, akkor teljes kudarc (kiutasítás) következik be. Példák: felkészülés vizsgákra, házi feladat.
• A második kvadránsba hozzáadhat olyan dolgokat, amelyek nem túl sürgősek, de mindenképpen meg kell tenni. Példák: szakdolgozat védése, esszé.
• Harmadik kvadráns teljesen a lényegtelen, de sürgős ügyeknek szentelte magát. Ezeket az ügyeket általában rokonok vagy barátok kényszerítik ki. Példák: barátok, szülők (távoli rokonok) születésnapi bulijára menni, egy barátnak segíteni kisebb munkában.
• Utolsó kvadráns. Olyan dolgokat kell hozzáadni hozzá, amelyeket általában nem tanácsos megtenni, csak időt vesznek igénybe és csökkentik a termelékenységet. Példák: videók megtekintése a YouTube-on (ez a tevékenység akár egész nap is eltarthat, és zavarja a tanulást), számítógépes játékok (egy diák értékes idejét is pazarolja) és a közösségi hálózatok folyamatos ellenőrzése.

Mindig először a Sürgős kvadránsban kell elvégeznie a dolgokat. És akkor dolgok a fontos, de nem sürgős negyedből. Végül a sürgős, de nem fontos negyedből kell tennie a dolgokat. Jobb, ha egyáltalán nem csinál semmit az utolsó negyedből (különösen mindaddig, amíg az első két negyedben lévő dolgok be nem fejeződnek). Kényelmes a feladatokat Excel-dokumentumban elosztani, így négy négyzetes szabályos táblázatot készíthet a rögzítéshez.

Eisenhower Matrix: egy olyan alkalmazás, amely lehetővé teszi, hogy online végezze el

Eisenhower Mátrix: Alkalmazás

Természeténél fogva mátrix Eisenhower egy kétdimenziós típusú szervező, amely lehetővé teszi a tervezési folyamat lehető legjobb megjelenítését. Két tengelyen alapul - a vízszintes sürgősségi tengelyen és a függőleges fontossági tengelyen, amelyek mindegyikének két felosztása van: sürgős, nem sürgős és fontos, nem fontos. Így az eseteket négy kategóriába soroljuk (a mátrix négy négyzetből áll). Megjegyzendő, hogy a minőségek a tengelyek mentén csökkennek, a függőleges tengely iránya pedig lefelé mutat.

Az esetek tervezésére algoritmusokkal rendelkező alkalmazás készült Eisenhower mátrixok. Tökéletesen megvalósítja a fenti módszert. Elérhető letölthető erről a linkről. A pályázat részletes leírása:

• Négyzet A kék- fontos és sürgős. Az ideális munka azt jelenti, hogy nincsenek benne rekordok.
• B négyzet piros- fontos, nem sürgős. Ez magában foglalja a legígéretesebb tevékenységi területeket. A maximum elérése érdekében ezek a dolgok prioritást élveznek.
• C négyzet zöld- nem fontos és sürgős. Ez magában foglalja a különféle rutinokat, amelyek elvonják a figyelmet a kitűzött célról. Ha lehetséges, ezeket az ügyeket más alkalmazottakra kell átruházni.
• D négyzet sárga- nem sürgős és nem fontos. Ez olyan dolgokat tartalmaz, amelyek nagyon kellemesek, de nem hoznak kézzelfogható eredményt.

Töltse le az alkalmazást, amely lehetővé teszi a dolgok online tervezését – kényelmesen és egyszerűen.

Időgazdálkodás: az Eisenhower Mátrix módszer

Eisenhower Mátrix egy időgazdálkodási eszköz, amely nagyon népszerű a modern világban, és sokan használják. Ki alapította a mátrixot? Alkotója az Dwight David Eisenhower. Ez az ember maga üzletszerű volt és meglehetősen elfoglalt. Ezért optimalizálta az időbeosztását, minden ügyét. Ennek a mechanizmusnak az a lényege, hogy szükség szerint intelligensen elosztja a feladatait, és csökkenti a teljesen felesleges tevékenységekre fordított időt. A mátrix lényegének jobb megértéséhez négy négyzetet kell elképzelni. A fontossági tengely függőleges lesz, a sürgősségi tengely pedig természetesen vízszintes.

Eisenhower mátrix módszer segít a feladatok fontosság szerinti kategorizálásában és sürgős elvégzésében, vagy éppen ellenkezőleg, lazíthat és eltereli a figyelmét a beszélgetésekről. Íme néhány hasznos információ erről a mátrixról, amelyek hasznosak lehetnek az időkezelők számára:

• Vonatkozó A négyzet, akkor az abból származó dolgokat először meg kell tenni.
• A B négyzet nem hagyható figyelmen kívül. Fontos és ígéretes dolgokat tartalmaz. Általában ez a tér különleges helyet foglal el a mindennapi életben. Köszönet B négyzet, az emberek sikereket érnek el és felmásznak a karrierlétrán. Általános szabály, hogy az élet jó irányba halad ennek a négyzetnek a segítségével. De ha nem teszed meg a dolgokat időben B négyzet, könnyen bejuthatsz A négyzet.
• A legfontosabb dolog, amit emlékezni kell, hogy nem kívánatos összekeverni a dolgokat az A négyzetből a C négyzetbe. Ez a tér általában tárgyalásokat, találkozókat és születésnapokat foglal magában.

D négyzet nincs nagy jelentősége az ember életében, mivel a benne végzett tevékenységek nem hoznak semmilyen hasznot vagy bevételt.

Mi a különbség a Covey-kvadráns és az Eisenhower-mátrix között?

A Covey-kvadráns és az Eisenhower-mátrix közötti különbség

Covey Quadrant, szintén Eisenhower mátrix– ezek táblázatok a feladatok elosztásához és a személyes idő átgondolásához. De még mindig vannak különbségek:

• A Covey Quadrant úgy néz ki, mint egy négy részből álló táblázat.
• Minden osztálynak saját neve van.

Íme a kvadráns táblázat szakaszainak neve:

• "A szükség negyede"
• "Minőségi negyed"
• "A képzeletbeli sürgősség negyede"
• "Időveszteség kvadráns"

Az első négyzetbe bekerülnek a sürgős, fontos feladatok, amelyeket mindenképpen el kell végezni. A második olyan lényegtelen dolgokat ad hozzá, amelyeket nem kell megtennie

BAN BEN Eisenhower mátrix hasonló helyzet, de a táblázat megjelenése kissé eltér:

• "Sürgős"
• "Nem sürgős ügyek"

A mátrixban az osztályok fontossága a táblázat bal oldalára van írva. A felső blokkok „fontosak”. Az alsók pedig „nem fontosak”, akárcsak a kvadránsban Medence. A mátrixban az előző programtól eltérően nincsenek táblázatcímkék. Csak római számok.

Nincs különbség ezek között a táblázatok között a strukturálási idő tekintetében. Csak néhány, és csak külső jellemzőkben. Mit Covey kvadráns, ami az Eisenhower-mátrix– ugyanazt a célt, azonos módokon valósítani. Az idő elosztásához mátrixot és kvadránst is használhat – a használatban nem lesz különbség.

Az Eisenhower-mátrix előnyei és hátrányai: alap, rövid

Eisenhower Mátrix

Az emberek sok idejüket mások problémáinak megoldásával töltik, és gyakran nincs idejük a saját problémáik megoldására. És bármilyen döntés meghozatala elválaszthatatlanul összefügg az érzelmekkel. Mátrix Eisenhower nemcsak a mindennapi ügyek kezelésében segít, hanem az érzelmi stressz csökkentésében is. Mint minden más személyes időgazdálkodási technikának, az Eisenhower Mátrixnak is vannak előnyei és hátrányai.

Íme röviden a főbb előnyök:

• Könnyen használható, minden tok aszerint van elosztva 4 csoport, majd döntés születik róluk.
• A lényegtelen feladatok számának csökkentése. Előre beazonosíthatja azokat a dolgokat, amelyeket egyáltalán nem szabad megtenni.
• Segítség a fontos és összetett feladatok tervezésében, elsőbbségi sorrendben.
• Az időköltségek optimalizálása. Mindent megtehet időben.

Mínuszok:

• Csak közép- és rövid távú tervezésre, aktuális problémák megoldására alkalmas. Nem tud vele hosszú távú terveket készíteni.
• Nincs szükség mátrixra, ha kevés a napi feladat.
• Képzésre van szükség ahhoz, hogy pontosan meghatározzuk, mely feladatok fontosak és sürgősek, és melyek nem, melyeket kell először elvégezni, és melyeket halaszthatunk „holnapra”.
• Előkészület nélkül könnyű rosszul dönteni.

A kisebb hátrányok ellenére, amelyek tapasztalattal általában minimálisak, a mátrix segít megbirkózni a dolgokkal és tökéletesen elvégezni a munkát.

Eisenhower mátrix háziasszonyoknak: To-Do List

Ha egy háziasszonynak világosan és helyesen kell elosztania szabadidejét, akkor a mátrixot is használhatja Eisenhower. Megtanulod kiválasztani a fontosabb feladatokat, és sikeresen megbirkózni saját problémáiddal. Az idő ilyen módon történő beosztása után minőséget és termelékenységet érhet el. Ha még nem tudja, hogyan kell helyesen kiválasztani a prioritási és másodlagos feladatokat, akkor ez a mátrix segít:

• Az állandó munkavállalás, a depresszió és a problémák gyakran megzavarnak bennünket.
• Nem tudjuk, melyik döntés lesz a helyes, így a táblázat lehetővé teszi, hogy gyorsan elvonatkoztassunk magunktól, és érezzük a különbséget a fontos és a kevésbé fontos dolgok között.
• A mátrix ideális sürgős és fontos ügyekben való használatra.
• Most megfelelően szűrheti a lehetőségeket, és elvégezheti a szükséges dolgokat a ház körül.
• Miután minden feladatot fontos és sürgős feladatokra osztanak, a munka- és szabadidő elosztásának folyamata leegyszerűsödik.

Eisenhower Mátrix

A fenti sablon segítségével oszd el a feladataidat, és tervezd meg sikeresen az idődet. A mátrix ideális módja a munkaterhelés értékelésének és elosztásának. Most már nem fog ideges lenni, amikor egy fontos döntést kell meghoznia, vagy hol kezdje el.

Franklin piramisa: érd el a céljaidat, ellentétben az Eisenhower Mátrixszal

Franklin piramisa

Az egyik legrégebbi, legnépszerűbb és leghatékonyabb időgazdálkodási technika az amerikai politikusról elnevezett piramis Benjamin Franklin. Lényege, hogy a fő feladatot több kis feladatra bontja, amelyek viszont részfeladatokra oszlanak.

Fő különbségek Franklin piramisai az Eisenhower-mátrixból a kitűzött célok elérése után:

• Célja, hogy ne csak az idejét, hanem a foglalkoztatását is megtervezze, ami segít elérni fő célját.
• A sürgős problémák megoldása helyett hosszú távú tervezésre használják. Egész életében követnie kell.

Tartalmazza 6 lépés, amely egy kész cselekvési tervet jelent:

1. Fő életértékek– a legerősebb lépés, az alap. Az értékek meghatározzák a terveket, és egy álom felé irányítják az embert.
2. Globális cél- egy olyan cél, amelyet az ember el akar érni az életében a szakmával, a sikerrel vagy a gazdagsággal kapcsolatban.
3. Általános terv– itt fontos kiemelni a cél eléréséhez vezető apró lépéseket, és a legjelentősebbeket.
4. Hosszú távú tervek 1, 3 és 5 évre. Itt pontos határidőket kell meghatározni.
5. Rövid távú terv egy hónapra, hétre- ez egy pontos ütemterv, amit be kell tartani. Mély elemzést igényel.
6. Tervezze meg a napot– a piramis csúcsa, azok a dolgok, amiket meg kell tenni, hogy egy lépéssel közelebb kerülj álmodhoz.

Hogy pontosan mit választ a tervezéshez, azt mindenki maga dönti el. De mindenesetre az ilyen táblázatok segítenek megtervezni a napot, a hetet vagy akár az éveket. Sok szerencsét!

Videó: Eisenhower Mátrix: időgazdálkodás nőknek

Olvassa el a cikkeket