Tegyük fel, hogy megfontoltan közelítette meg a cél megfogalmazását, legyőzte a belső ellenállást a félelem és a halogatás formájában, és kiváló motivációt talált az eredmények eléréséhez. Aktív vagy és tele vagy energiával! Egy idő után azonban meglepődve veszi észre, hogy a tervezett 8-12 órás becsületes és kitartó munka után nem tudja pontosan meghatározni

• ami a tervezettből már megvalósult;
• milyen köztes eredmény született;
• mennyivel közelebb van a maga számára kitűzött cél eléréséhez.

A kép meglehetősen lehangolóra sikeredett: a napod tele van gondokkal, mindig el vagy foglalva valamivel, de az eredmény nem közelít. Ahelyett, hogy elégedett lennél azzal, hogy sikerült még néhány lépést megtenned a cél felé, csak fáradtnak és csalódottnak érzed magad.

"A célok kitűzésének problémája"

Az időgazdálkodásban ezt a jelenséget „célkitűzési problémáknak” nevezik. Amikor szembesülsz vele, elkezded érezni híres hős ókori görög mítosz- Sziszifusz, aki nap mint nap arra van ítélve, hogy egy hatalmas sziklát gördítsen a hegy tetejére, ami abban a pillanatban leesik, amikor a célt elérik. Egy ilyen felemelhetetlen szikla az Ön esetében egy rakás napi feladat, amelynek mennyisége nem csökken, bármennyire is fáradozik.

Állítsa be a prioritásait

Bár a probléma, amellyel szembesül, valóban komoly és nagy léptékű, megoldható. De hol kezdjem? Először is, mielőtt elkezdené a cselekvést, ki kell találnia, hogy pontosan mit szeretne elérni ebben a szakaszban, és rangsorolja a feladatokat a prioritásuk szerint.

Ne kezdjen el dolgozni egy feladaton, mielőtt pontosan tudja, mi a cél, és meddig viszi el.

Természetesen a feladatoknak egy egész kategóriája létezik, amelyeket kaotikusan, a „felfedezett és kész” elv szerint lehet végrehajtani. Ez a maga módján még hasznos is: az ilyen tevékenység bizonyos hangulatot teremt, és segít abban, hogy probléma nélkül bekapcsolódjon a fő munkájába. Ilyen feladatok közé tartozik például a háztartási rutin: mosogatás, portörlés, padlósöprés stb. Az ilyen napi rutinfeladatok listája kicsi, és az az előnye, hogy szinte azonnal látja a munka eredményét. erőfeszítések és A befejezés után nemcsak az elvégzett munkával kapcsolatos elégedettség érzését, hanem egészen kézzelfogható fizikai kényelmet is tapasztal.

Ha azonban olyan feladatokról van szó, amelyeket egy nagyszabású projekten való munka közben kell megoldani, a teendők listája szinte „dimenzionálatlan” lehet. A kaotikus stratégia itt nem fog működni - elvégre korlátozott az idő, hogy befejezze a teljes projektet. Ez azt jelenti, hogy nagy a kockázat, ha sok kisebb problémát megold, és egyszerűen nincs ideje valami igazán fontosat megtenni a végső cél elérése érdekében. Tehát mielőtt belevágna mindenbe egyszerre, szánjon néhány percet a gondolkodásra.

Rangsorolja az aktuális feladatokat

Cselekedeteinek végiggondolása jó ötlet, de ezt nem csak hatékonyan, hanem gyorsan is szeretné megtenni. Erre a célra egy jól ismert, az időgazdálkodásban aktívan használt módszer alkalmas. Eisenhower-mátrix néven ismert. Számos forrás kínál több különböző módokon ezzel a módszerrel. Számunkra úgy tűnik, hogy a legegyszerűbb és legracionálisabb az, amelyről az alábbiakban lesz szó. Kényelmes eszköznek bizonyult praktikus alkalmazás, ezért örömmel osztjuk meg veletek.

A Mátrix az Egyesült Államok 34. elnökéről, Dwight Eisenhowerről, a hadsereg egykori tábornokáról kapta a nevét. Ő az, aki nevéhez fűződik ennek a módszernek a feltalálása, de valószínűleg Eisenhower érdeme abban rejlik, hogy egy időben ezt a gondolatot fejezte ki: "Nem minden sürgős ügy fontos, és nem minden fontos ügy sürgős." Az idézet népszerűvé vált, és természetesen a mátrix ötletének alapját képezte.

Az Eisenhower-mátrix segítségével gyorsan, akár tisztességesen is rendezhet hosszú listaüzleti Ehhez írja le az aktuális feladatait (legjobb használata GTD technika), majd értékelje mindegyiket mindössze két kritérium szerint:

• Ez fontos? (Nem igazán)
• Sürgős? (Nem igazán)

Ennek eredményeként az összes listaelem a fontosságuk/sürgősségi fokuktól függően elhelyezhető az Eisenhower Mátrix 4 kvadránsának egyikébe, amely így néz ki:

Érdemes megjegyezni, hogy a különböző időgazdálkodási rendszerek mátrixának más-más neve van, ahogy a kvadránsok értelmezése is némileg eltérhet a különböző szerzők között. Tehát Stephen Covey, a „A rendkívül hatékony emberek 7 szokása” című könyv szerzője Sürgősségi/Importance-mátrixnak nevezi. Munkája során részletes ajánlásokat ad ennek felhasználására. Más forrásokban ezt a módszert a „4D szabályok” vizuális változatának nevezik, amelyről egy kicsit később fogunk beszélni.

Hogyan kell dolgozni a kvadránsokkal

Az Eisenhower Mátrixnak nemcsak sokféle névváltozata van, hanem sokféle értelmezése is van az egyes kvadránsokban elhelyezett feladatok kezeléséhez. Javasoljuk, hogy részletesebben foglalkozzunk két értelmezéssel, amelyek közül az első kényelmesebbnek tűnik a mindennapi használatra.

Módszer Csináld-Tervezz-Delegáld-Szüntesd meg

Valójában ennek a módszernek a neve már tartalmaz információkat arról, hogyan kell kezelni a mind a 4 kvadránsba helyezett feladatokat. Nézzük ezt egy kicsit részletesebben.

1. negyed: Sürgős és fontos

Ezek olyan ügyek, amelyek azonnali intézkedést igényelnek, különben valami helyrehozhatatlan történik: tűz, hiba, amely megakadályozhatja a kiadást, vagy valami hasonló. Az ideális megoldás, ha ez a kvadráns üres marad. Végső megoldásként a 2. kvadránsból is beletehet feladatokat, ha váratlan körülmények hirtelen megkívánják azok sürgős megoldását.

2. negyed: Fontos, de nem sürgős

Ez a legproduktívabb feladatok kvadránsa. Jelenleg nincs szükség ezek megoldására, így mindegyik intelligensen megtervezhető és hatékonyan megvalósítható. Ha a második kvadránsból származó feladatok végrehajtásán dolgozik, ugyanolyan termelékenységet ér el, amelynek hiánya kétségbeesett.

Az ebben a kvadránsban végzett munka további optimalizálása érdekében a benne elhelyezett feladatokat ugyanazon fontosság/sürgősségi elv szerint rangsorolhatja. Így először a sürgősebb és fontosabb (nem sürgős!) feladatokra lehet odafigyelni, majd nyugodtan áttérhet a kevésbé sürgős és fontos (de a cél elérése szempontjából mégis jelentős) kérdések megoldására.

3. negyed: Nem fontos, de sürgős

Az ebből a kvadránsból származó dolgok éppen azok a zavaró tényezők, amelyek megzavarják a munkafolyamat gördülékeny lefolyását, és megzavarják a végső cél elérését. Ezek hosszú telefonbeszélgetések, eredménytelen megbeszélések, amelyeknek nincs végső célja, el kell terelni a figyelmét, hogy segítsen valamelyik kollégának, stb. Javasoljuk, hogy ha lehetséges, az ilyen ügyeket olyan személyre bízza, aki el tudja intézni azokat Ön helyett. A fő ötlet az, hogy ne csináld magad. Átruházhatja őket, vagy teljesen megtagadhatja azok végrehajtását.

4. negyed: Nem fontos vagy sürgős

Egyszerűen elfelejtheti azokat az ügyeket, amelyek ebbe a kvadránsba kerülnek. Általában ezek a pillanatnyi vágyaid, amelyeknek semmi közük a céljaidhoz. Ha egy ilyen kvadráns üresnek bizonyul, ez ideális lehetőség. De még ha vannak is benne olyan feladatok, amiket még szeretnél elvégezni, halaszd a probléma megoldását bizonytalan időre, és a fő cél elérése után térj vissza hozzájuk, de egyelőre nem érdemes pazarolni az energiát. rajtuk és az időn.

"4D" szabály

Az igazság kedvéért el kell mondanunk, hogy a „4D” szabály különböző értelmezésekben nem feltétlenül írja le a mátrix negyedeit, amelyekről beszélünk. De az egyik teljesen összhangban van a fent megadott leírásukkal, és használható a kvadránsokkal végzett munka során:

Megtenni, delegálni, elhalasztani vagy kiírni (Do (sürgősen), Delegálás (másoknak), Elhalasztás (átmenetileg), Elhagyás).
Csinál, Döntés, Delegálás, Törlés (Tedd (most), Döntse el (milyen sorrendben tegye), Utasítás, Törlés).

A leírt módszer fő előnye, hogy lehetővé teszi tetszőleges számú feladat gyors rangsorolását. Ezen kívül a mátrix

• Segít vizuálisan megjeleníteni a tervezett feladatok mennyiségét és fontosságuk/sürgősségük mértékét. Így lehetőséget kap az idő hatékony felhasználására.
• Segítségével egyszerűen csoportokra oszthatja a feladatokat mindössze 2 egyszerű szempont alapján. Ha nem ez a feltétel, akkor a feladatok kvadránsok közötti elosztása sokkal nehezebb lenne.

Ellenőrizze a mátrix hatékonyságát a gyakorlatban

Az Eisenhower Mátrixot nemcsak annak meghatározására használhatja, hogy mely feladatok visznek közelebb a kívánt eredményhez, és melyek akadályoznak a cél felé vezető úton. Ezt a módszert arra is használhatja, hogy felmérje, mennyire hatékony általános. Tehát, ha minden feladatát a második kvadránsba helyezi, akkor azt mondhatjuk, hogy elérte a maximális hatékonyságot.

Ezen túlmenően, a feladatok kvadránsokra osztása lehetővé teszi, hogy egyértelműen meghatározza, hogy pontosan hová megy el idejének és energiájának nagy része, és javaslatokat tesz a személyes termelékenység javítására. Például komolyan gondolja át, hogy a legtöbb feladatot más csapattagokra ruházza át, vagy ne pazarolja végre az időt és energiát olyan dolgokra, amelyek a 4. kvadránsban kapnak helyet.

Az Eisenhower-mátrix módszer alkalmazása optimalizálható a már meglévő alkalmazások segítségével különféle lehetőségeket: mobil, webes és asztali verziók. És annak érdekében, hogy elkerülje a hibákat a célok kitűzésében, és meghatározza azok elérésének racionális módjait, használja a szolgáltatást SmartProgress. Az ő segítségével különböző emberek által Már több mint 35 000 gólt sikerült megvalósítani. Meghatároztad a célodat?

Olvasási idő 6 perc

Ebben a cikkben megvizsgáljuk, mi az időgazdálkodás, mik a fő módszerei, és részletesen leírunk egy példát az Eisenhower-mátrixra. Ez a mátrix az időelosztás leggyakoribb módja az emberi élet bármely területén.

Eisenhower Mátrix - időgazdálkodási módszer

Idő beosztás– a személy azon képessége, hogy helyesen osztja be idejét meghatározott feladatok elvégzésére. Vannak időgazdálkodási módszerek nagy mennyiség. Az időgazdálkodás egyik legnépszerűbb és legelterjedtebb módja az Eisenhower-módszer.

Dwight David Eisenhower híres politikai és katonai személyiség, David 1890. október 14-én született Denisonban (Texas, Amerika). Mindenki Amerika 34. elnökének ismeri, aki kitűnt szervezeti ill mentális képességek. Ez lehetővé tette számára, hogy nagy sikereket érjen el az életben, és példaként szolgáljon sok közéleti ember számára. David úgy gondolta, hogy az értékes dolgok birtoklása és megtétele meghatározza az embert, mint személyt, és minden területen és törekvésben hozzájárul a fejlődéshez.

Amióta nem vagyok elnök, sokkal ritkábban nyerek golfon. © Dwight David Eisenhower

David elnökként rengeteg ügybe, tervbe és feladatba merült. Azon gondolkodott, hogyan tudná világosan és helyesen beosztani értékes idejét, hogy mindent elvégezzen. Egy bizonyos időszakra vonatkozó összes tervét megértve táblázatot készített, ahol fontosságuk és sürgősségük szerint felvázolta ügyeit. Később módszere különös népszerűségre tett szert, és Eisenhower-mátrix néven vált ismertté. Ez így néz ki.

• Egy kvadráns Fontos sürgős ügyek;
• A kvadránsba Fontos, nem sürgős;
• C kvadráns Nem fontos sürgős;
• D kvadráns Lényegtelen, nem sürgős.

Az Eisenhower-ablak lényege a tevékenységek prioritása. Az embernek minden tervét fontosság és sürgősség szerint fel kell osztania, és egy bizonyos kategóriához kell kapcsolnia. Most nézzük meg közelebbről a mátrix fő szektorait vagy kvadránsait. Cikkünkben kicsit tovább nézünk egy példát az Eisenhower-mátrixra.

A kvadráns

Ez magában foglalja azokat a fontos sürgős ügyeket, amelyeket nem lehet elodázni, mert ez ahhoz vezethet negatív következményei. Ideális helyzetben, helyes elosztás ideje ennek a négyzetnek üresnek kell lennie. Az embernek időben el kell végeznie a fontos feladatokat, hogy ne váljanak sürgőssé.

B kvadráns

A fontos, nem sürgős ügyek itt találhatók. Ha ennek az ágazatnak a terveit időben végrehajtják, az ember rengeteg értékes sürgős ügyhöz jut. A tervek fontossági fokának megfelelő fokozatos megvalósítása segít időben rendet tenni, a szervezet pszichés és fizikai kimerülése nélkül.

C kvadráns

Lényegtelen sürgős ügyek, amelyeknek nincs jelentősége Ebben a pillanatban, de ezeket most azonnal végre kell hajtani. Talán valakinek értékes a megvalósításuk, de számodra hétköznapiak, minden érték nélkül.

D kvadráns

Eisenhower ebbe a szektorba belefoglalta a lényegtelen, nem sürgős feladatokat, amelyeket el kell végezni, de ezek nem túl fontosak vagy sürgősek. Ezek teljesítése kétségtelenül megelégedéssel tölti el az embert, de ezek elmulasztása nem fenyeget negatív következményekkel.

Ezeket a szektorokat részletesebben megvizsgáljuk, az Eisenhower-mátrix példáját ismertetve.

Az Eisenhower-módszer céljai

Az Eisenhower-módszernek több fő célja van.

1. Az emberi önszerveződés fejlesztése. Miután több napig látott mindent, amit elterveztek, az ember aktívabbá válik, összekapcsolja minden erőforrását az eredmény eléréséhez, ezáltal megszervezi magát senki segítsége nélkül.
2. Minőségi feladatelosztás Mindennapi élet. Egy ilyen mátrix összeállítása után mindenki láthatja a jelentős feladatokat egy adott időszakban, és megpróbálja elvégezni azokat, hogy ne legyen rohanás.
3. Készségek sikeres tervezés . A világosan megírt terveket tartalmazó táblázat segít az egyes feladatokhoz meghatározott idő beosztásában és ennek helyes kiszámításában.

Az Eisenhower Mátrix példájának létrehozásával mélyebben elemezhetjük ennek a tervezési technikának a céljait.

A jelentőségteljes feladatok példákkal való kiemelésének jellemzői

Amint azt már megtudtuk, az Eisenhower-mátrix négy fő összetevőből áll, amelyek az adott pillanatban fontosságunknak és sürgősségünknek megfelelően magukban foglalják ügyeinket. Most példák segítségével rájöhetünk, hogy mi lehet sürgős, és hogyan határozzuk meg ezt magunk. Az Eisenhower-mátrix példája segít teljes mértékben megérteni a mindennapi élet jelentős és sürgős feladatait.

A kvadráns (fontos sürgős ügyek)

Mint említettük, ennek a szektornak ideális esetben üresnek kell lennie, az embernek legyen ideje értékes dolgokat időben elvégezni, hogy azok ne váljanak sürgőssé. Például beilleszthetünk egy nem tervezett műveletet vagy egy sürgős munkahelyi megbeszélést az „A” szektorba. A jelentősebb feladatokat időben el kell végezni, mert azok sürgőssé és értékessé válásakor hirtelen akadályok léphetnek fel a végrehajtásuk előtt (éles egészségromlás, különféle vis maior körülmények). Vegyük a sikeres vizsga helyzetét. Ez fontos, de nem sürgős. Ha valaki az utolsó napra halasztja a felkészülést, sürgős feladattá alakítva azt, akkor egyszerűen fizikailag nem lesz ideje mindent megtenni, teste fizikailag és pszichológiailag kimerül.

B negyed (fontos, nem sürgős ügyek)

Az ágazat ügyei várhatnak, de ennek elmulasztása negatív következményekkel jár. A különösen értékes feladatokat kiemeljük annak érdekében, hogy azokat időben elvégezzük. Ez magában foglalhat a saját egészségével kapcsolatos feladatokat, személyes fejlődés. Például, ha időben elmegy az orvoshoz konzultációra, akkor nem lesz szükség műtétre. Egy másik példa, ha időben megtanul angolul, akkor a közeljövőben új, jól fizető pozíciót szerezhet.

S kvadráns (nem fontos sürgős ügyek)

Ez a szektor olyan feladatokat gyűjt össze, amelyeket egy adott időpontban kell elvégezni, de ezek nem különösebben fontosak az Ön számára. A tervek fontosságának meghatározásához tedd fel magadnak a kérdést: „Mi történik, ha nem csinálom meg ezt a feladatot?” Ha egy ügy végül negatív hatással van rád, akkor az nagyon fontos. Ebben a szektorban a feladatokra példa lehet egy nem fontos beszélgetés egy kollégával vagy baráttal, vagy egy társadalmi felmérésben való részvétel. Ezek a dolgok csak elvonják a figyelmét a fontos dolgokról. Például, ha egy értékes projekttel van elfoglalva a munkahelyén, elterelheti a figyelmét a feletteseitől kapott egyéb utasítások, vagy egy barátja csevegés céljából történő felhívása. Ezeket a feladatokat mindenképpen félre kell tenni, és fontosabb dolgokra kell koncentrálni, hogy ne váljanak sürgőssé.

D negyed (fontos, nem sürgős feladatok)

Egy személy végrehajthatja ezeket a terveket Szabadidő amikor nincsenek kijelölve fontos feladatok. Elégedettséget hoznak önmagunkkal és az elvégzett munkával. Például úgy döntött, hogy kitakarítja a könyvtárát, és a szekrényébe helyezi a dolgokat. Ebbe beletartoznak a számítógépes játékok és a társalgás is a közösségi hálózatokon. Ezek a dolgok segítenek megnyugodni, de nem szabad ezeket előtérbe helyezni, ezzel figyelmen kívül hagyva a fontos feladatokat.

Eisenhower Mátrix: Példa

Próbáljunk meg egy példa segítségével kitalálni, hogyan azonosíthatja be magának a fontos sürgős feladatokat az Eisenhower-mátrix segítségével. Nézzük az Eisenhower-mátrix példáját.

Tegyük fel, hogy a következő feladatai vannak először:

• rögzítse a székletet, hogy ne billegjen;
• fogfájással menjen fogorvoshoz;
• felkészülés a holnapi munkaprojektre;
• egy kolléga hívása, amelyben felkéri, hogy küldjön jelentést;
• előre nem tervezett találkozó a főnökkel;
• időt tölteni a közösségi hálózatokon;
• készségek elsajátítása angolul haladó képzéshez.

Most próbáljuk meg a megnevezett feladatokat fontosságuk és sürgősségük szerint felépíteni. Készítsünk saját példát az Eisenhower-mátrixra.

A kvadráns (fontos sürgős):

• Felkészülés egy működő projektre;
• Nem tervezett találkozó a főnökkel.

B negyed (fontos, nem sürgős):

• Fogorvoshoz fordulni fogfájással;
• Angol nyelvtudás elsajátítása továbbképzéshez.

C negyed (nem fontos sürgős):

• Egy kolléga telefonál és kér jelentést.

D negyed (nem fontos, nem sürgős):

• Rögzítse a széket úgy, hogy ne inogjon;
• Töltsön időt a közösségi hálózatokon.

Így, miután megértette a soron következő feladatai értékét, könnyen megértheti a prioritások eloszlását ebben az időpontban. Szánjon időt arra, hogy önmagán dolgozzon, átgondolja terveit és törekvéseit, ez többet fog segíteni, mint gondolná.

Egy óra önfejlesztés több mint egy napos magyarázatra tanít. © Jean-Jacques Rousseau

Érdemes megjegyezni, hogy az általunk ismertetett időallokációs technika rövid távú célokra készült, amelyeket a közeljövőben kell elérni. Segít strukturálni a mindennapi élet ügyeit, és nagyon hasznos a munka és az élet minden területén. Ezt a technikát elnökök és iskolások is használhatják, hiszen mindenki számára érthető és könnyen használható.

A technika látszólagos könnyű kezelhetősége miatt népszerű, hasznos tudni róla, egy próbát mindenképpen megér, úgyhogy találjuk ki.

Dwight Eisenhower, a hadsereg tábornoka és az Egyesült Államok 34. elnöke valószínűleg nem tanulmányozta az időgazdálkodás elméletét és a hatékony időfelhasználás technikáit. De ez az ő mondata: „Nem minden sürgős dolog fontos, és nem minden fontos dolog sürgős”, ami a legjobban írja le az Eisenhower-mátrixnak nevezett módszer alapelvét.

Problémák, amelyeket az Eisenhower Mátrix segít megoldani

Néha egész nap dolgozol anélkül, hogy kiegyenesednél, egy csomó dolgot sikerül megcsinálnod, szó szerint pörögsz, mint a mókus, de az eredmény csak a fáradtság és semmi elégedettség. Mert nem egészen világos, hogy ez a sok munkás hősiesség hogyan vitt közelebb a célodhoz.

Az időgazdálkodásban ezt a célmeghatározás problémájának nevezik, és ennek a következményei lehetnek a legpusztítóbbak - az élet egy fárasztó maratonba fordul, ritka szünetekkel és érthetetlen eredménnyel.

Fontos megérteni, hogy nem az a probléma, hogy keveset vagy rosszul dolgozunk, hanem az, hogy minden vállalkozás elindítása előtt nem tűzzük ki a megfelelő célokat és nem határozzuk meg a prioritásokat. Ennek egyik módja az, hogy az Eisenhower Matrix segítségével gyorsan rendezheti a feladatokat prioritás szerint.

Az Eisenhower-mátrix lényege

Ez a technika segít gyorsan rendezni a teendők listáját, még akkor is, ha sok van belőlük. Külsőleg minden rendkívül egyszerűnek tűnik - megnézzük a feladatok listáját, és mindegyikhez két kérdésre válaszolunk.

• Fontos?

• Ez sürgős?

Vegyünk egy papírlapot, és osszuk négy részre. Négy négyzetet kapunk, amelyekbe beírjuk a választ erre a két kérdésre.

Hogyan néz ki az Eisenhower Mátrix?

A kvadráns: fontos és sürgős ügyek

• Olyan dolgok, amelyek, ha nem fejeződnek be, veszélyeztetik a cél elérését.
• Problémák, amelyeket meg kell oldani, hogy elkerüljük a nagy nehézségeket az életben.
• Egészségügyi problémák.

Ha a hatékonyság szörnyetege, akkor ez a kvadráns üres lesz számodra: egyszerűen nem fogod elintézni a dolgokat, amíg be nem jutsz a „tűz” szektorba. De te nem vagy egy hatékonysági szörny (és mi sem), így nem valószínű, hogy ez megtörténik. A legfontosabb, hogy ott ritkán és kis mennyiségben történnek dolgok. Ha a feladatlistád fele ott van, az katasztrófa.

Nem kell azonban pánikba esni. Ahhoz, hogy ez a kvadráns üres legyen, először a többi szektor karbantartásán kell dolgozni.

B negyed: fontos, de nem sürgős ügyek

• Elsődleges tevékenység.

Itt élnek a maximális odafigyelést igénylő feladatok. Azok, akik jól dolgoznak ezzel a kvadránssal, sikeresek lesznek céljaik elérésében. Fontos feladatok, amelyek nem égetőek, ami azt jelenti, hogy nem pánik közeli állapotban végezzük őket. A lehető leghatékonyabb végrehajtásuknak nincs akadálya. Csak ne késlekedjen – a feladatok ebből a kvadránsból átkerülhetnek az A szektorba.

C negyed: sürgős, de nem fontos ügyek

• Zavaró tényezők.

Ezeknek a feladatoknak az elvégzése nem segíti a cél elérését, megakadályozza, hogy arra összpontosítson, ami igazán fontos, csökkentik a hatékonyságot, és kimerítik.

Alattomos kvadráns – fennáll annak a veszélye, hogy az ebből a szektorból származó ügyeket összekeverik az A kvadráns ügyeivel, és ez a prioritások zavarát eredményezi.

D negyed: Nem sürgős vagy fontos ügyek

Paradox kvadráns, mert itt él az üzlet:

• nem nyújt semmilyen előnyt;
• kedvenceink.

Hallgat. Itt szól kedvenc zenénk, kényelmes szék vár, és gyakorlatilag nincs szükség agyi beavatkozásra.

Az Eisenhower-mátrix alkalmazása az időgazdálkodásra

Az időgazdálkodásban sok különböző, néha nem túl kompatibilis módszer és technika létezik. És ez nem hátrány, hiszen az emberek különbözőek. Ami jól működik az egyik embernek, az nem fog működni a másiknak. Ezért elkerülhetetlenül különféle technikákat kell kipróbálnia, kiválasztva a megfelelőt.

34 Dwight David Eisenhower amerikai elnök nagyon elfoglalt ember volt. Ahhoz, hogy egy nap alatt többet végezzen, megalkotta saját hatékony időgazdálkodási eszközét, amelyet ma Eisenhower Mátrixnak vagy Priority Matrixnak hívnak. Mi a módszer lényege?

Mi az Eisenhower Mátrix?

Az Eisenhower Mátrix ötlete az, hogy megtanulja, hogyan lehet gyorsan megkülönböztetni a fontos dolgokat a lényegtelenektől és azoktól, amelyek egyáltalán nem igényelnek figyelmet. Eisenhower azt javasolta, hogy az összes aktuális és tervezett ügyet 4 kategóriába sorolják a sürgősség és fontosság elve alapján. Az érthetőség kedvéért rajzolt egy négyzetet, és 4 mezőre osztotta. Minden mező tartalmazott egy teendőlistát:

• 1. mező: Fontos és sürgős ügyek;
• 2. mező: Fontos, de nem túl sürgős ügyek;
• 3 mező: Nem fontos, de sürgős ügyek;
• 4. mező: Nem fontos vagy sürgős ügyek.

Hogyan dolgozzunk az Eisenhower térrel?

Nézzük meg részletesebben az Eisenhower teret:

1. Fontos és sürgős ügyek. Ti mit sorolnátok ebbe a kategóriába? Hány sürgős és fontos dolgot lehetne beleírni ebbe a négyzetbe? A trükk az, hogy az Eisenhower-tervezés csak akkor nevezhető hatékonynak, ha a legelső mező mindig tiszta, egyetlen bejegyzés nélkül. Ha van egy listája azokról a feladatokról, amelyeket a mátrix ezen mezőjéhez rendelhet, az azt jelenti, hogy valami megzavarja a produktív munkáját: lustaság, önfegyelem hiánya, képtelenség helyesen felállítani a prioritásokat stb. Mindez rohanáshoz vezet. munkahelyek, ami rossz hatással van az ember mentális és fizikai állapotára.
2. Fontos, de nem túl sürgős ügyek. Eisenhower, amikor létrehozta időgazdálkodási rendszerét, biztos volt benne, hogy ez a kategória a legfontosabb. Egy feladat idejében történő elhelyezése és végrehajtásának felvállalása lehetőséget jelent arra, hogy annyi időt fordítsunk a probléma megoldására, amennyi szükséges. Például egy időben történő orvoslátogatás megelőzi a betegségeket, és a tanulók megírása tézis egy kis megelőzve a munkatervet lehetőséget hagy a hibák kijavítására.
3. Nem túl fontos, de sürgős ügyek. Az Esenhower mátrix ezen mezője olyan dolgokat hivatott elhelyezni, amelyek zavarják a hatékony munkát, és ezért azonnali eltávolítást igényelnek. Például egy elromlott számítógép megjavítása, anyós segítsége a bútorok vidéki házba szállításában stb.
4. Nem sürgős vagy fontos ügyek. A prioritási mátrixban helyet kapnak azok a dolgok is, amelyeket mindennap azért teszünk, hogy eltereljük a gondolatainkat a munkáról.

   Ezek hosszú telefonos beszélgetések, tévésorozatok nézése, baráti hírfolyamok, levélírás stb. Vagyis minden olyan dolog, ami kellemes, de nem szükséges. Eisenhower a prioritásokról szólva „időpazarlónak” nevezte az ilyen tevékenységeket, amelyek negatívan befolyásolják a munka termelékenységét.

Kényelmesebb lesz az Eisenhower térrel dolgozni, ha:

• Rendezd a feladatokat az egyes területeken fontossági sorrendbe, számozással! latin betűkkel vagy számokat. Először a sürgősebb és fontosabb ügyekkel kell foglalkoznia;
• Fókuszálj elsősorban a 2. négyzetből származó ügyekre. Ha a nem túl sürgős, de fontosak listájáról a fontos és sürgős ügyek közé esnek a dolgok, az nem nagy baj. A lényeg az, hogy egy ilyen mozgalom ne váljon trendté;
• Határozzon meg hosszú távú célokat maga számára, és vázolja fel lépésről lépésre a feladatokat az eléréséhez. Ossza el a feladatokat négyzetekre;
• Ne terelje el figyelmét az éppen elvégzett feladatról füstszünetekkel, e-mailek ellenőrzésével vagy egyéb dolgokkal.

Így az Eisenhower elnök által megalkotott mátrix egy hatékony időgazdálkodási eszköz, amelyet több mint fél évszázada sikeresen alkalmaznak a gyakorlatban.

Hasonló cikkek

Az Eisenhower-mátrix, mint prioritás-beállító eszköz

Úgy gondolják, hogy Dwight Eisenhower tábornok használta ezt a módszert.

Létrehozott egy feladatbesorolási mátrixot, amellyel hatékonyabban tudta megszervezni az idejét, és ez segítette a siker elérésében – az Egyesült Államok elnökévé válását.

Az Eisenhower-mátrix szerint minden eset négy kategóriába sorolható fontosság és sürgősség alapján

Nézzük meg közelebbről az egyes kategóriákat.

A. Fontos és sürgős. Az ebbe a kategóriába tartozó dolgokat azonnal el kell végezni. A legmegfelelőbb szó rájuk a „vészhelyzet”.

Holnap lesz a vizsga, de a jegyeket még nem tanulták meg, és sietve be kell fejezni a tanulást, amit sokáig halogattak későbbre.

"Úgy kell élni, hogy a fontos dolgok ne váljanak sürgőssé."

B. Fontos és nem sürgős. Az ebbe a kategóriába tartozó esetek a leginkább „sértettebbek”, ezekre figyelünk a legkevesebbet, mert nem sürgősek! „Múlik az idő” – gondolkozunk az ilyen dolgokon, és félretesszük őket. „Oly messze van a vizsga, előtte az egész félév, még nem kell ezen gondolkodni

a felkészülésről... Hát még van egy hónap a vizsgáig, lesz időm mindent megtanulni... Tovább egész hét előre, van idő..." És fokozatosan, a kategória ügyeinek elhanyagolása miatt BAN BEN kategóriaügyekké alakulnak A.És most van az utolsó este a vizsga előtt, és lázasan próbálunk emlékezni legalább valamire, és ott motoszkál a fejünkben: "Eh, korábban kellett volna elkezdenem a felkészülést!" Ahhoz, hogy elkerülje az események ilyen forgatókönyvét az életében, lépjen az ügyek kategóriájába BAN BENúgy kell megközelíteni, mint egy befektetést, amelyet ma kell végrehajtani, hogy holnap profitot termeljünk.

VAL VEL. Lényegtelen és sürgős . Ravasz dolgok, amelyek szeretnek „fontosnak tettetni magukat”. Ügyesen kategóriaesetnek álcázzák magukat A, és sokszor sikerül is megtéveszteni: emberi természet, hogy összekeverik a fontosságot és a sürgősséget, amit a C kategóriás feladatok kihasználnak.Ezek a feladatok teremtik meg a nyüzsgés, zűrzavar és az örök sietség légkörét, de valamiért ez a helyzetet gyakran az aktív munka mutatójának tekintik. De még a 20. század elején is. klasszikus tudományos szervezet Labor F. Taylor megjegyezte, hogy egy jól szervezett vállalkozás az, ahol senki nem rohan sehova, nem nyüzsög, és minden munkát nyugodtan, de időben és minőségileg végeznek. Vessen egy pillantást személyes „én” vállalatára. Hogy mennek a dolgaid?

D. Nem fontos és nem sürgős("szemetes"). A mi időelnyelőink az ilyen típusú esetek. Sokszor kellemesek és érdekesek, ezért szívesebben töltjük velük a legjobb órákat, aztán nem emlékszünk rá, hová tűnt annyi idő? Az ilyen dolgokat maradék alapon kell „finanszírozni”, különben „felfalják” korunk teljes költségvetését. Ha követjük ezt az elvet, könnyen elnyelőkből segítőinkké válhatnak.

Legyen szabály: „Esszét írok a közgazdaságtanról, feladatot készítek az időgazdálkodásról, és ha van szabadidőm, játszok egy órát.”

számítógépes játékba” és szigorúan be kell tartani. Akkor a fontos munka elkészül, és lesz idő a szórakozásra.

Az Eisenhower Mátrix előnyei:

- könnyen kezelhető;

- lehetővé teszi a nem fontos feladatok számának csökkentését;

— segít a kiemelt feladatok és tevékenységek gyors azonosításában.

Stephen Covey időgazdálkodási mátrixa

Stephen Covey azon kevés emberek egyike volt a bolygón, akik tudták, hogyan kell megfelelően kezelni minden percét.

Covey az eredetin dolgozott időgazdálkodási rendszer több éven keresztül, beleadva mindazt a gyakorlati tapasztalatot, amelyet több száz, de talán több ezer konzultáció során halmozott fel üzletemberekkel és egyszerűen üzletemberekkel, akik arról álmodoznak, hogy mindent kifacsarnak az időből. Az utolsó cseppig.

Stephen több könyvet írt a termelékenységről. A leghíresebb "A rendkívül hatékony emberek hét szokása". Leírja azokat a szokásokat, amelyekhez ragaszkodnia kell ahhoz, hogy produktívabb legyen.

Röviden az egyes szokásokról:

1. Legyél proaktív. Változtasd meg a körülötted lévő világot, hogy kényelmes környezetet teremts a célok eléréséhez, az önmegvalósításhoz és az alkotáshoz. Hagyja figyelmen kívül a rajta kívül álló tényezőket, például a politikát
2. Kezdje el a cselekvést a végső cél szem előtt tartásával. Minden cselekedetének e cél elérésére kell irányulnia
3. Összeállít időgazdálkodási mátrixés előnyben részesítsék a fontos és egyben nem sürgős ügyeket
4. Cselekedj stratégiával Win-Win(win-win).

   Bármilyen problémának mindig 2 oldala (résztvevője) van. Gondolja át, hogyan oldja meg egyszerre és mindenki számára a legelőnyösebb módon.

5. Először is, törekedj arra, hogy megértsd az embert; az, hogy megértsenek, másodlagos fontosságú. Empatikus hallgatás fejlesztése - érzelmek, érzések elfogadása, és nem csak szavak elfogadása egy személytől. És ne felejtsd el odaadni a tiédet
6. Törekedjen a szinergikus hatás elkapására. A szinergia azt jelenti, hogy az egész mindig nagyobb, mint a részei. A hatás akkor jelentkezik, ha nehéz feladatokon dolgozik, valamint csapatban dolgozik
7. Élesítse meg a fűrészt. Folyamatosan fejleszti tervezési, kommunikációs és empátiás készségeit

A fentiek legérdekesebb és legszokatlanabb pontja a harmadik pont: „Időmátrix”.

Mi az az időgazdálkodási mátrix és hogyan kell vele dolgozni

A mátrix egy sablon, amely alapján meghatározhatja feladatsor.

Fizikailag mátrix egy négyzet, amely 4 kisebb négyzetre van osztva. Vízszintesen mérve sürgősségés függőlegesen - fontosságát.

Minden új feladatot össze kell kapcsolni az egyik mezővel, és a kiválasztott négyzettől függően konkrét műveletet kell végrehajtani, például azonnal el kell fogadni a feladatot, vagy el kell halasztani későbbre.

Az esetek kezelésének lehetőségei

Stephen Covey időgazdálkodási mátrixa 4 lehetőséget javasol a cselekvések fejlesztésére.

Ha ez sürgős és fontos, azonnal meg kell tenni. Az ilyen esetek aránya elérheti a 40-50%-ot. Covey azt állítja, hogy a sürgős és fontos feladatok kevéssé járulnak hozzá fő céljainak eléréséhez. Elérhetőség nagy mennyiség Az ilyen esetek elsősorban vészhelyzetre, tehát nem megfelelő munkaidő-szervezésre és alacsony személyes termelékenységre utalnak.

Ha ez nem sürgős és fontos, akkor a maximális időt, figyelmet és erőforrásokat kell rászánnia a végrehajtására. Ezek a dolgok vezetnek el a céljaidhoz, ami azt jelenti, hogy a befejezésből származó haszon maximális.

Ha ez sürgős és lényegtelen, delegálnia kell (megbíznia). Próbálj meg olyan előadót találni, akinek ez a feladat fontos. Ezzel a saját idejét spórolhatja meg.

Ha ez nem sürgős és lényegtelen- ne csináld. Néha lélektanilag nehéz megtagadni a befejezést, mert már szilárdan megszilárdult a gondolat, hogy a feladatot be kell fejezni. Ha nem tud akaraterőt mutatni és legyőzni önmagát, tegye fel a feladatot egy külön „To Do One Day” listára.

Hogyan lehet sok mindent kezelni mátrix segítségével

Valószínűleg nagyon elfoglalt ember vagy, és a feladataid száma tucatokban mérhető.

Ha megpróbálod ezeket a fejedben tartani vagy papírra írni, az kontraproduktív.

Bemutatjuk Önnek a LeaderTaskot - egy speciális programot az esetek elemzésére. A LeaderTask támogatja Stephen Covey időgazdálkodási technikáját.

Hozzon létre 4 mappát (projektet) a programban, hogy dolgozzon az időmátrixon:

Kezdje el kitölteni őket feladatokkal:

Próbáld ki LeaderTask hogy dolgozzon a Covey-i időgazdálkodási mátrixon.

LeaderTask letöltése

Az Eisenhower Mátrix (a 34. amerikai elnökről kapta a nevét, aki feltalálta) az egyik időgazdálkodási módszer a napi ügyek prioritásainak meghatározására. A mátrix úgy néz ki, mint négy négyzet, amelyeket a „Fontos – nem fontos” tengelyek vízszintes és a „Sürgős – nem sürgős” függőleges kereszteződésével kapunk.

Hogyan kell használni ezt a mátrixot? Csak oszd el ott a feladataidat (például az aznapi feladatokat) azok fontosságának és sürgősségének megfelelően.

A fontos és sürgős ügyek azok, amelyek nagyon fontosak és nem halogathatók. Nélkülük minden összeomlik, és holnap már késő lesz megtenni. Ezeket a dolgokat mindenekelőtt ma kell megtenni – és hiba nélkül. Példák fontos és sürgős feladatokra: esedékes projektfeladat elvégzése; nem tervezett látogatás fogorvoshoz, traumatológushoz vagy más szakemberhez; sürgős telefonhívás egy ügyfélnek vagy partnernek. Elméletileg a fontos és sürgős ügyek négyzete üresnek kell lennie, de a gyakorlatban néha mindenkinek vannak fontos és sürgős dolgai, ezek egy részét a lustaság, mást a szakmaiság hiánya, más részét vis maior generálja.

A fontos, de nem sürgős ügyek olyan fontos dolgok, amelyek a közeljövőben sürgőssé válnak. Ha nem tervezi, hogy megvárja ezt, és feleslegesen versenyezzen magának, akkor nagyon figyeljen ezekre a dolgokra. Példák ilyen ügyekre: jelenlegi (tervezett) munka a projektjein; új projektek tervezése; a projekteken elért eredmények értékelése.

A dolgok nem fontosak, hanem sürgősek. Általános szabály, hogy ez a négyzet olyan dolgokat tartalmaz, amelyek nem visznek közelebb a célodhoz, bármi legyen is az; ezeket meg kell tenni, de kizárólag azért, hogy megtedd. Gratulálok a születésnapjához (kiderül, hogy Vasya ma született), a váratlan vendégek érkezéséhez és egyéb nem tervezett, kényszerű találkozásokhoz, amelyeket nem lehet megtagadni. Ha ebből tudsz valamit delegálni, bízd rá valakire, mindenképpen tedd meg.

A nem fontos és nem sürgős dolgok a dolgok legrosszabb kategóriája. Nem fontosak, nem sürgősek, de ezeket szeretnéd megtenni. Ezek az időpazarlóid – fényes magazinok olvasása, számítógépes játékok, tévénézés és internetezés.

Fontos: sokan akkor kezdenek el baromságot csinálni, amikor egyszerűen fáradtak. Amikor akarod, akkor akarod. Tehát ez egy rossz döntés. Így van – tervezzen minőségi nyaralást (ez a Fontos, de nem sürgős kategória) és pihenjen minőségileg, és ne csináljon marhaságot.

Összefoglalva, eszközként az Eisenhower mátrix működik, ráadásul jól is szerveződik, ha követed. Büszke lehetsz magadra, ha a „Fontos és sürgős” tér gyakrabban kiürül: és ez teljesen lehetséges, ha gyakrabban foglalkozol a „Fontos, de nem sürgős” tér ügyeivel. Így dolgoznak a szakemberek!

Hasznos lesz, ha meghatározza, mennyire hatékonyan tölti el az idejét, tudja-e a prioritásokat felállítani és a felelősségeket átruházni.

Írj egy tervet egy napra a heti/naplódból. Mit csináltál, milyen feladatokat
eldöntötte, kivel találkozott, ki zavarta meg munkáját, mennyi ideig tartott? Oszd fel, amit tettél, az Eisenhower Mátrix négy negyedébe, jelezve az eltöltött időt.

Számolja ki, hogyan oszlott el az idő a négy kvadráns között?

Az eredmények feldolgozása.

I. kvadráns – azok az ügyek, amelyek azonnali megoldást igényelnek. Egyszerre sürgősek és fontosak, és így tovább
és azt kiabálják magukról: „Csináljátok! Döntsd már el! Válaszolj a levélre! Találkozó! Készíts jelentést!

mit kaptál?
Ha az I. kvadráns aránytalanul megnőtt, az azt jelenti, hogy a határidők és a dátumok irányítanak téged, és nem te irányítod az életedet. Lehet, hogy mindent az utolsó határig toltál? Hiszen nagyon könnyen lehet, hogy a II. kvadráns szintén fontos, de nem sürgős feladatai azért lettek sürgősek, mert nem sikerült időben elvégezni? Hiányzik a probléma stratégiai megközelítése. Egy menedzser, vagy csak egy ilyen helyzetbe kerülő személy Damoklész mindennapi kardja alatt áll a folyamatos krízishelyzet okozta stressz miatt. Nincs se időd, se energiád hosszú távú terveken gondolkodni, javaslatokat készíteni egy új termékre, a barátaid, a kapcsolataid, akikkel nagyon fontosnak tartod, elfelejtették, hogy nézel ki. Utolérsz egy induló vonatot, és egy ponton összetört szívvel találod magad egy üres peronon.

Miért?
Rosszul állította be a prioritásait, nem tudja, hogyan kell átruházni a felelősségeket, és nem bízik
alkalmazottaira, minden terhet maga visel. Ebben a helyzetben nehéz megérteni
olvass felfelé, mert Nincs véleményed, nincs elképzelésed a cég jövőjéről, teljesen elfoglalt vagy
fontos kérdéseket Ma.

Mit kell tenni?
Tanulj meg feladatokat delegálni, alakíts ki helyettest, aluljárót, ha akarod, aki szükség esetén helyettesít. Készítsen listát azokról a feladatokról, amelyeket az alkalmazottai végezhetnek el Ön helyett. Tekintse át a prioritási lapot. Mozgassa tevékenységének súlypontját a II. kvadránsba.

Aranyszabály: A válságot könnyebb megelőzni, mint megoldani.

Kvadráns II. Fontos, de nem sürgős – nagyszerű filozófia! Ha sikerült úgy beosztanod az idődet, hogy a II. kvadráns bizonyult a leginkább tele feladatnak, akkor őszintén gratulálunk!

mit kaptál?
Kiválóan tudod „elválasztani a búzát a pelyvától”, a lényegre koncentrálsz, mindenről megvan a saját véleményed, hiszen van elég időd nyugodtan átgondolni a jelenlegi és a jövőbeli projekteket. Munkatársaival jó üzleti kapcsolatai vannak, van kihez fordulnia kérdéseivel, tanácsaival, ha szükséges.

Miért?
Az Ön prioritási rendszere jól illeszkedik az Ön konkrét tevékenységeihez.
Tudod, hogyan kell átruházni a felelősséget, és nem vesztegeti az időt mások problémáinak megoldására.

Kvadráns III. Nem fontos, de sürgős? Lényegtelen apróságok, rövid távú célok, pillanatnyi érdekek és problémák.

mit kaptál?
Nem gondolja, hogy betömi az összes lyukat? Vagy te magad rendezted így? Miért végzi a munka legkevésbé fontos részét? A többit ki csinálja helyetted?

Ha emellett a mátrixban eltöltött idő tekintetében a második helyet a IV. kvadráns foglalja el, akkor Ön az első elbocsátási jelölt.

Miért?
Valamilyen oknál fogva az összes munkaköri kötelezettséged közül csak a lényegteleneket választottad. Ráadásul te magad határoztad meg, mi a legfontosabb számodra, és mi a hiábavalóság. Ha maga is elismeri, hogy nem fontos feladatokra pazarolja az időt, akkor miért teszi ezt? Nincsenek sem világos céljai, sem tervei, sem a közeljövőre, sem a hosszú távra. Ez hasonló a szabotázshoz, és elsősorban te magad fogsz szenvedni tőle.

Mit kell tenni?
Ha másik állást keresel, először gondold át, milyen ajánlásra számíthatsz a jelenlegi vezetőségtől ekkora munkalelkesedéssel? Valószínűleg tanácsosabb lenne rendet rakni a jelenlegi munkahelyeden, hogy a főnököd könnyes szemmel és megígérve engedjen el téged, amint vissza akarsz jönni. Ehhez „egyszerűen” át kell helyeznie ügyeinek súlypontját a II. kvadránsba, hogy nélkülözhetetlen és valóban szükséges alkalmazott legyen. Ehhez azonnal át kell tekintenie a prioritások listáját, a feladatok ütemezését, és el kell sajátítania minden időtakarékos technikát. Nincs hova visszavonulnod, olyan válságban vagy, aminek katasztrófa is lehet!

IV. kvadráns. Lényegtelen és nem sürgős ügyek. minek fizetnek? Nem bánod a költekezést
értéktelen dolgokkal tölti az életét? Nincs szükség megjegyzésekre.

„A sürgős ügyek általában nem a legfontosabbak,
és a fontosak nem a legsürgősebbek.”
D. Eisenhower

Az Ön Eisenhower Mátrixának előzetes elemzése kimutatta, hogy azok, akik törekednek és sikereket érnek el, kerülik a III. és IV. kvadránsban lévő dolgokat.

Ha az esetek többsége az I. és III. kvadránsban van, hasznos, ha elolvassa a következő megjegyzést: I. és III.

Ne veszítsd el. Iratkozzon fel, és e-mailben megkapja a cikk linkjét.

Könnyen összezavarodhatsz a mindennapi ügyek végtelen sodrában, mert napról napra egyre többen vannak. A tegnapi befejezetlen feladatok a maiakká válnak, és amit ma nem volt időnk, az automatikusan átkerül a holnapra. Emiatt annyi minden felhalmozódhat, hogy nem tudod kitalálni, mi történt, mi van folyamatban, és mi vár még a szárnyakon.

Ilyen vagy részletes helyzetek gyakran előfordulnak olyan emberek körében, akik nem fordítanak kellő figyelmet tevékenységük tervezésének folyamatára. A készségeket természetesen nem tanítják az iskolában, és sok szülő és más, fejlesztésünk során pedagógusként tevékenykedő személy gyakran maga sem igazán tudja, hogyan tervezze meg tevékenységét, bár ez egyáltalán nem nehéz. Csak hát erre nem fordítanak kellő figyelmet.

Manapság azonban számos kiváló tervezési technika létezik, amelyek lehetővé teszik, hogy megtanuld, hogyan használd racionálisan időforrásodat, és ebből a folyamatból a lehető legtöbb hasznot hozd ki magadnak. De ebben a cikkben nem vesszük figyelembe ezeket a technikákat, hanem csak egy példát adunk, amelyet egyszerűsége és hatékonysága különböztet meg. Ezt a technikát "Eisenhower-mátrixnak" nevezik.

Az Eisenhower Mátrix az egyik legnépszerűbb időgazdálkodási eszköz, amelyet sok ember használ szerte a világon: a hétköznapi alkalmazottaktól és a középvezetőktől a nagy cégek és világhírű vállalatok vezetőiig. Ennek a mátrixnak az alapítója az Egyesült Államok 34. elnöke, Dwight David Eisenhower. Ahogy sejteni lehetett, ez az ember nagyon elfoglalt volt, és sok különböző dolgot kellett tennie a tevékenységével kapcsolatban. Emiatt optimalizálta munkabeosztását és az elvégzendő feladatok listáját. Kutatásának eredménye volt az általunk vizsgált mátrix.

Az Eisenhower-mátrix jelentése elsősorban az, hogy megtanulja, hogyan kell hozzáértően elosztani az összes feladatot, megkülönböztetni a fontosat a sürgőstől, a nem sürgős a legkevésbé fontostól, valamint a feladatok elvégzéséhez szükséges időt a maximumra csökkenteni. amelyek megvalósítása nem hoz jelentős eredményt. Beszéljünk arról, hogyan működik mindez a gyakorlatban.

Az Eisenhower-mátrix lényege

Az Eisenhower Mátrix négy kvadránsból áll, amelyek két tengelyen alapulnak - a fontossági tengelyen (függőleges) és a sürgősségi tengelyen (vízszintes). Ennek eredményeként kiderül, hogy minden kvadráns minőségi mutatóiban különbözik. Minden feladatot és ügyet minden kvadránsban rögzítenek, aminek köszönhetően rendkívül tiszta és tárgyilagos kép alakul ki arról, hogy mit kell először, mit kell tenni utána, és mit nem. Mindez meglehetősen egyszerű, de néhány magyarázatot semmi esetre sem lesz felesleges.

A kvadráns: fontos és sürgős ügyek

Ideális tervezésben a mátrixnak ez a kvadrátja üres kell, hogy maradjon, mert a fontos és sürgős ügyek megjelenése a szervezetlenség és az elakadás lehetőségének jelzője. Az ütemtervnek ez a része sok ember számára megtelik eredendő lustaságuk és rossz prioritásuk miatt. Természetesen időről időre minden emberben megjelenhetnek ilyen dolgok, de ha ez minden nap megtörténik, akkor ideje odafigyelni rá.

Tehát az esetek előfordulását az A kvadránsban el kell kerülni. Ehhez pedig csak a maradék kvadránsok pontjait kell időben kitöltenie. De ha van valami, amit érdemes beletenni az első kvadránsba, akkor az:

• Olyan dolgok, amelyek, ha nem fejeződnek be, negatív hatással lesznek céljai elérésére
• Olyan dolgok, amelyek, ha nem teszik meg, nehézségeket és gondokat okozhatnak
• Egészséggel kapcsolatos dolgok

Fontos megjegyezni azt is, hogy létezik olyan, hogy „delegáció”. Ez azt jelenti, hogy amikor olyan dolgok jelennek meg az Ön A kvadránsában, amelyek másra ruházhatók, mindenképpen éljen ezzel a lehetőséggel, hogy más fontos és sürgős ügyeket a lehető leggyorsabban megoldjon.

B negyed: fontos, de nem sürgős ügyek

A második kvadráns megérdemli a legtöbb figyelmet, mert a pontosan benne elhelyezett ügyek a legprioritásosabbak és legígéretesebbek, és ezeknek kell kiépíteniük minden ember napi feladatait. Feltűnt, hogy azok az emberek, akik elsősorban ebben a kvadránsban foglalkoznak, a legnagyobb sikereket érik el életükben, előléptetik, több pénzt keresnek, elegendő szabadidejük van, és boldog és teljes életet élnek.

Kérjük, vegye figyelembe azt is, hogy a sürgősség hiánya lehetővé teszi, hogy megfontoltabban és konstruktívabban közelítsék meg a problémák megoldását, ami viszont lehetővé teszi az ember számára, hogy felfedje teljes potenciálját, önállóan gondolja át tevékenységének minden árnyalatát, és kezelje az időkeretet. az ő ügyeit. De itt – többek között – emlékeznie kell arra, hogy a B kvadránsban lévő dolgok, ha nem teszik meg időben, könnyen az A kvadránsba eshetnek, ami még fontosabbá válik, és gyors befejezést igényel.

A tapasztalt időgazdálkodási szakemberek azt javasolják, hogy a B kvadránsba vegyék fel a fő tevékenységgel kapcsolatos minden aktuális ügyet, a munka tervezését és elemzését, a képzést és az optimális ütemterv betartását stb. Azok. mindent, ami a hétköznapi életünket alkotja.

C negyed: sürgős, de nem fontos ügyek

Az ebben a kvadránsban lévő dolgok többnyire elvonják a figyelmet, és nem viszik közelebb az embert a tervezett eredményekhez. Gyakran egyszerűen megzavarják az igazán fontos feladatokra való összpontosítást, és csökkentik a hatékonyságot. A mátrixszal való munka során az a legfontosabb, hogy ne keverjük össze a C negyed sürgős ügyeit az A negyed sürgős ügyeivel. Ellenkező esetben zűrzavar alakul ki, és a háttérben marad, hogy mit kell először tenni. Mindig emlékezzen a sajátjára, és tanulja meg megkülönböztetni a fontosat a lényegtelentől.

A C kvadráns ügyei közé tartoznak például a valaki más által kiszabott találkozók vagy tárgyalások, nem túl közeli emberek születésnapi megünneplése, hirtelen házimunkák, figyelmet igénylő, nem életbevágóan fontos zavaró tényezők kiküszöbölése (eltört a váza, elromlott a mikrohullámú sütő). tűzhely, kiégett egy villanykörte stb.), valamint mindenféle egyéb dolog, ami nem visz előre, hanem csak lassít.

D negyed: Nem sürgős vagy fontos ügyek

Az utolsó negyedben lévő feladatok egyáltalán nem használnak. Sok esetben hasznos, ha nem csak utoljára foglalkozunk velük, hanem egyáltalán nem is foglalkozunk velük. Bár mindenképp tudni kell róluk, mert... Ők az „időpazarlók”.

Az ebből a csoportból származó feladatok másik érdekessége, hogy nagyon vonzóak sok ember számára - ezek a feladatok könnyen elvégezhetők és örömet okoznak, lehetővé téve a kikapcsolódást és a kellemes időtöltést. Ezért meglehetősen problémás lehet ellenállni a kísértésnek, hogy részt vegyen velük. De ezt feltétlenül meg kell tenni.

A D kvadránsba olyan dolgokat írhat fel, mint a telefonbeszélgetés a barátokkal valami fontos dologról, felesleges levelezés vagy közösségi oldalakon való időtöltés, tévésorozatok és különféle „hülye” tévéműsorok, számítógépes játékok stb. Természetesen mindenkinek időnként pihennie kell és valahogy szórakoznia kell, de vannak érdekesebb és tanulságosabb módszerek is: olvasás, edzőtermek és uszodák látogatása, kirándulások a természetbe stb. Ha nem tud teljesen megszabadulni a D kvadránsból származó dolgoktól, vagy nem akarja, akkor legalább addig a pillanatig el kell halasztani a megvalósításukat, amíg a B és C kvadránsból származó dolgok elkészülnek, és addig az időig, amit rá fog fordítani. a D kvadránsban lévő dolgokra minimálisra kell csökkenteni. Ide illik a jól ismert közmondás: „Itt az idő az üzletre, ideje a szórakozásra”.

Amint elsajátítja az Eisenhower-mátrixot, és megtanulja hozzáértően elosztani ügyeit benne, észre fogja venni, hogy sok új szabadidőd van, mindent időben és sietség nélkül megteszel, minden ügyed rendben van. , a célok egymás után valósulnak meg, és te magad is szinte mindig jó hangulatban és jókedvben vagy. Minden a szervezettségről és a higgadtságról szól. Valószínűleg Ön is észreveszi időnként, hogy a szervezetlen emberek mindig valami érthetetlen ügyek forgatagában vannak, mindig valami hülyeséggel vannak elfoglalva, de „nagyon fontosak”, fáradtnak és ingerültnek tűnnek. Megkülönböztető jellegzetességek sokakat lehet idézni. De nem ez a fontos, hanem az, hogy ha Ön és én nem akarunk hasonló eredményeket elérni, akkor másként kell cselekednünk. Mégpedig: szervezettnek kell lennünk, világosan meg kell értenünk, mit és mikor kell tennünk, és miért tesszük mindezt. Az Eisenhower mátrix pedig tökéletes erre.

Sok szerencsét és új készséged sikeres elsajátítását kívánunk!