Ez az oka annak, hogy a GTD módszerben az információgyűjtés és a jegyzetelés az első helyen áll. Ezért kell mindenhol és mindig magánál tartania szellemi potenciáljával rendelkező varázsfüzetét.

2. A kiosztott feladatok ütemezése

A feladattal kapcsolatban a következő kérdéseket tesszük fel:

1. Mennyire fontos ez a feladat?
2. Mennyi ideig fog tartani ezt a feladatot?
3. Egy bizonyos időkereten belül kell teljesítenie, vagy bármikor megteheti?

Ezen túlmenően a GTD módszer a 2. pontban egyértelmű lépések meghatározását biztosítja egy adott feladat elvégzéséhez. Például van egy pipa a listán: hozzon létre üzleti tervet egy új projekthez. Ezután a feladat befejezéséhez kisebb, egymással összefüggő részfeladatokra kell bontania.

Ha a feladat egy üzleti terv elkészítése, akkor ez a feladat gyakran sok munka. És valahányszor ránéz az adott elemre a listán, újra és újra el akarja halasztani. A probléma az, hogy az agyad konkrétumok nélkül érzékeli ezt a feladatot. Emiatt ezt a feladatot több kisebbre kell osztania:

1. Keressen üzleti tervek példákat az interneten.
2. Nézze meg a tartalmat, ismerkedjen meg és értse meg a lényeget.
3. Hozzon létre egy hasonló mintát a projektjéhez.
4. Készítsen vázlatokat.
5. Valamit megváltoztatni, javítani stb.

Miért olyan könnyebb? Mert agyunk szereti megtervezni és kisebb feladatokra osztani a nagy feladatokat. Ráadásul ez mindig megtörténik. Tegyük fel, hogy étterembe szeretne menni. Az agyad lépésről lépésre elkezd gondolkodni (tervezni):

• Milyen konyhát szeretnél;
• Melyik ismerősömet hívjam meg?
• Melyik időben a legjobb menni;
• Milyen lesz az idő és mit vegyek fel...

Így az agy ezt a feladatot részfeladatokra osztja, és különösebb stressz nélkül mindent lépésről lépésre megold. És bonyolultabb és kevésbé kellemes dolgokban az agynak szüksége van a segítségedre.

3. Az ügyek rendszerezése

A GTD módszer harmadik pontja a dolgok rendszerezése:

• Fontossági fok szerint;
• Sürgősség;
• És a megtett lépések számával.

Ehhez több kategóriát és alkategóriát kell létrehozni, majd az eseteket elosztani közöttük.

1. példa Egy hónap múlva találkozik egy korábbi munkahelyi barátjával. Szeretnél találkozni vele, de nem tudod, mi történhet ebben az időszakban, hol leszel stb. Ezt a feladatot nyugodtan hozzá lehet adni az 1. alkategóriához. Állítson be egy emlékeztetőt a Google Naptárban egy hétre előre, majd oldja meg a problémát.

2. példa Van benned vágy a tanulásra. Valójában ez azért van, És ezt megteheti, ha van ideje. Ezt a feladatot a 2. számú alkategóriába lehet felvenni, azaz célszerű elvégezni.

– A második kategória fontos ügy. Becsüljük a feladat elvégzéséhez szükséges hozzávetőleges időt. Ha kevesebb, mint 3 percet vesz igénybe (egy rövid cikk elolvasása, e-mail megválaszolása...), akkor azonnal meg kell tenni, mielőtt elkezdené leírni valahova.

Ezt követően ossza fel a 2. számú kategóriát alkategóriákra. Például 1 - projekt, 2 - személyes; 3 - üzlet... Osszátok szét kategóriákba az ötleteiteket, és ha egy adott időpontban vannak megoldandó problémák, akkor pontosan ezt az időpontot tüntesse fel mellette.

4. Megtekintés és frissítés

A GTD rendszerben a 4. pont is nagyon fontos. Nézze át a listát hetente 1-2 alkalommal. Ez azért történik, hogy új dolgokat adjon hozzá, töröljön már elkészült dolgokat, vagy töröljön olyan dolgokat, amelyek elvesztették a relevanciájukat.

Sokan a GTD rendszert használók figyelmen kívül hagyják ezt a pontot. És ez az egyik legfontosabb szakasz. Mert a termelékenység alapja a pontosság és a tudatosság. Ha a listája szörnyű állapotban van, nem lesz kedve visszatérni hozzá, és felhagy a törekvésével.

5. Kövesse végig

Végezze el feladatait azok sürgőssége, fontossága, hangulata és motivációja szerint. A GTD módszer beépítése az életedbe gyakorlást és fegyelmet igényel.

Megéri, mert a GTD eszközök használatával lesz időd, fejlődsz és elégedettnek érzed magad!

"Tisztítsd meg az elméd. Egészségesebb, mint kiüríteni a gyomrot."
~ Michelle de Montel

Ma a chipsről fogok beszélni GTD technológiák ez lehetővé teszi többet érhet el, kevesebbet fáradhat el, növelheti saját munkája hatékonyságát, csökkenti a stresszt és növeli az élettel való elégedettséget.

Tudod, hogy a tudatod folyamatosan emlékeztetni fogja azokra a dolgokra és feladatokra, amelyekre gondoltál, de felügyelet nélkül hagytad?

Bizonyára több ezer befejezetlen feladat, feldolgozatlan folyamat lóg már holtsúlyként az agyadban, amelyek felemésztik belső erőforrásaidat, erődet, energiádat, és te nem is tudsz róla. Mindez stresszt okoz, és megfosztja Önt az energiától. Rosszabbul teljesítesz az új feladatokban, mert tele van a fejed régiekkel.

Ebben a cikkben arról beszélek, hogyan tisztíthatja meg végre a fejét ezektől az információktól, és hogyan javíthatja munkáját és életét.

Valószínűleg hallottad már a "GTD" betűszót, ami a Getting-Things-Done rövidítése. Ez a filozófia vagy technológia nagyon népszerűvé vált, részben a médiának köszönhetően. A Guardian újság újságírója David Allennek, a GTD-filozófia szerzőjének nevezte azt az embert, akit arra hivatottak, hogy rendet teremtsen az univerzumban.

A GTD nem csak egy időgazdálkodási rendszer, amely nélkülözhetetlen elfoglalt felsővezetők számára magánélet. Ez egy olyan rendszer, amely nemcsak a munkát, hanem a gondolkodást, a tudatot optimalizálja és szervezi, útmutatást ad, hogyan „tisztítsuk meg” a tudatot a fölösleges lelki tehertől, teret nyisson a kreativitás, az új ötletek előtt, és megteremtse a kényelmes és szervezett munkavégzés pszichológiai előfeltételeit. Ez a rendszer egy millió projekttel rendelkező üzletembernek és egy háziasszonynak készült, akinek gyerekekről kell gondoskodnia, időt hagyva az olvasásra kitaláció, illetve főiskolára készülő hallgatónak.

Annak ellenére, hogy ez a jelenség jól ismert, nem mindenki tudja, mi ez, és hogyan segíthet személyesen. Ezért ma szó szerint elmondom, mi az. Miután elolvasta ezt a cikket, képes lesz ma rendet teremteni életében és gondolkodásában, és szinte azonnal pozitív eredményeket fog látni ezeknek az életújításoknak.

Mi késztetett arra, hogy elkezdjem szervezni az ügyeimet?

A szorongás és a bűntudat nem a túl sok munkából fakad. Automatikusan megjelenik, amikor megszegi a megállapodást önmagával.
~David Allen

Nemrég szembesültem azzal, hogy meg kell szerveznem a saját munkarendemet, amiben rengeteg szűk keresztmetszetet fedeztem fel. Körülbelül 10 évvel ezelőtt a koncentrációs problémáim miatt nagyon nehéz volt hosszú ideig bármilyen munkát végeznem. Idővel azon kezdtem dolgozni, hogy javítsam a fókuszomat és a fegyelmemet. Elkezdtem tanulni pihenni és... Meghozta a gyümölcsét.

Megalkothattam saját projektemet, népszerűsítettem, felmondhattam a bérmunkámban, és elkezdhettem magamnak dolgozni, ahogyan azt álmodtam. Éreztem, hogy haladok az önmagamon való munkával kapcsolatban, amit a jelenem és a múltam közötti éles ellentét tovább fokozott. Régen nem tudtam megbirkózni az intézeti tanulással és az egyszerű bérmunkával, most azonban fegyelmezetten dolgoztam a saját projektem és az abból származó emberek érdekében, nap mint nap, önállóan, nem „nyomás alatt” ” .

Csak akkor vettem észre, hogy ez nem a határ. A sikerélmény átmenetileg elrejtette előlem a munkám szervezésében felmerült problémákat.

Sokféle munkám van: postai levelek, cikkek a honlapon, megjegyzések, munka a „PÁNIK MENTÉSE” ​​tanfolyam hallgatóival stb. stb. Mindehhez jó szervezés kell. Hiányára abból jöttem rá, hogy rengeteg olvasatlan, de „fontos”-ként megjelölt levél gyűlt össze a levélben. A „2015-ös terveket” és „2016. februári feladatokat” tartalmazó Word-fájlok szétszórva voltak a merevlemezen. A fiókokban füzetek voltak feljegyzésekkel, ötletekkel és ismételten a feladatok leírásával, amelyeket el kell végeznem. Mondanom sem kell, hogy nagyon ritkán nyitottam meg ezeket a fájlokat és nézegettem ezeket a listákat. És ez nem annyira a fegyelem hiánya miatt történt, hanem azért, mert az egésznek valamiféle kínos megjelenése volt, ami azt a belső érzést keltette, hogy ezek a tervezési gyakorlatok hiábavalóak.

Rájöttem, hogy még mindig nincs időm sok mindent megtenni, bár többet tudnék.

Általában időről időre kudarcot vallottak a kísérletek a feladatok rendezett listájának összeállítására, és ami a legfontosabb, annak követésére.

Természetesen elvégeztem a sürgős napi feladatokat, ugyanakkor éreztem, hogy mennyi „feladat” és „ötlet” van bizonytalanságban. Mindez azt eredményezte, hogy kevésbé éreztem elégedettséget a munkával. Voltak napok, amikor megengedtem magamnak, hogy korán végezzek. Kimentem a szabadba, felültem a biciklire, de ahelyett, hogy élveztem volna a szabadidőmet, ami nem lett volna, ha irodában dolgozom, az az érzésem gyötört, hogy valamit nem csináltam, nem csináltam. valami sikerült. Perfekcionista attitűdök kezdtek megjelenni gondolataimban: „Többet kellene tennem”, „Nem dolgozom elég keményen”. De megértettem, hogy nem a munka mennyiségében van a probléma, hanem a megszervezésében.

Ezért úgy döntöttem, hogy elkezdem megszervezni az egész munkaterületemet. Elővettem David Allen kiváló könyvét, a Getting Things Done-t. Régóta hallottam a GTD rendszerről, de csak most döntöttem úgy, hogy közelebbről is megnézem.

Mi az a GTD?

„A befejezetlen ügy valójában két helyen is befejezetlen marad: a valóságban és a fejedben. A fejedben lévő befejezetlen ügy felszívja figyelmed energiáját, mert kísérti a lelkiismeretedet."
~ Brahma Kumaris

Amikor először megkaptam ezt a könyvet, arra számítottam, hogy elolvasok benne néhány banális időgazdálkodási tippet, amelyeket más forrásokban láttam, mint pl. „oszd fel a dolgokat fontosra és lényegtelenre”, „delegáld azt, ami átruházható”.

„Mondjuk tíz éve megígérted magadnak, hogy kitakarítod a szekrényed, de ma még nem tetted meg... mondhatjuk, hogy ebben az esetben az elmúlt 10 évben a nap 24 órájában takarítottad a szekrényt!”

A szerző azonban úgy beszél erről a standard „időgazdálkodási” megközelítésről, mint korlátozott és sok tekintetben hatástalan. Tetszett, hogy David Allen már nem foglalkozik megfontolással "eredményes munka", és a az emberi tudat lehetőségei és korlátai. Saját ügyeinket úgy megszervezni, hogy azok ne ütközzenek gondolkodásunk sajátosságaival. A GTD-megközelítés teljes mértékben az agyunk működésére, az információk felhalmozására és a megoldatlan problémák feldolgozására vonatkozó betekintésekre épül.

Ennek a filozófiának a legalapvetőbb pszichológiai előfeltevése az a tény, hogy bármilyen életfeladatot, legyen az egy fontos projekt befejezése vagy egy kolostori kirándulás egy meditációs tanfolyamra, agyunk megoldatlannak érzékeli és megőrzi a memóriában, ami lelki stresszt okoz. ezeket a feladatokat nem konkrét következő akciók formájában formáljuk külső információtároló rendszer keretein belül.

Ne ijedjen meg, és ne olvassa el újra ezt a bekezdést! Most elmagyarázom, mit jelent mindez. Jó példát ad maga a „Getting Things Order” című könyv. Tegyük fel, tíz évvel ezelőtt megígérted magadnak, hogy kitakarítod a szekrényedet, de ma még nem tetted meg. Hogyan tárolta és dolgozta fel az agya ezzel a feladattal kapcsolatos információkat tíz év alatt?

A helyzet az, hogy a pszichológusok biztosak abban, hogy tudatunknak a feladatok meghatározása során nincs elképzelése a múltról és a jövőről. Ezek az elképzelések csak fogalmilag léteznek, de magukban a tudaton belüli információfeldolgozó algoritmusokban nincsenek jelen.

Ha megígéri magának, hogy a jövő héten elviszi autóját a szervizbe, és ezzel egyidejűleg megpróbálja megőrizni ezt az elkötelezettséget, akkor az elméje azt fogja hinni, hogy azonnal meg kell tennie, ma, folyamatosan erre emlékeztetve. És holnap is ugyanannyit fog számítani.

A feladat minden nap „azonnali megoldás szükséges” státuszban lesz, amíg Ön a szervizbe nem megy.

Visszatérve a zsúfolt szekrény példájához, ebben az esetben az elmúlt 10 évben a nap 24 órájában takarítottad a szekrényedet! A tudatod ezt a feladatot befejezetlennek tekintette, helyet hagyva neki az emlékezetteredben, feszültséget és elégedetlenséget keltve a befejezetlen munkák miatt.

És ahhoz, hogy felszabadítsa a memóriáját és megszabadítsa az elméjét a befejezetlen folyamatoktól, amelyek emlékeztetői felemésztik a mentális erőforrásokat (ahogyan a számítógépen a háttérfolyamatok felemésztik a processzort és a memória erőforrásait, lassabbak a gép), két kulcsfontosságú lépést kell végrehajtania.

1. Feladat átvitele a belső memóriából (az agyból) a külső memóriába (számítógép, notebook, táblagép, telefon)
2. Döntse el, mi lesz a következő konkrét művelet az adott feladattal kapcsolatban. Például az „autó javítása” globális feladat sok egyszerű műveletből állhat. A legelső lépés lehet: „keressen megfelelő pótalkatrészeket az interneten”.

Ebben az esetben a tudat felszabadítja a belső memóriádat, és abbahagyja, hogy folyton arra emlékeztet, amit még nem tettél meg. Végül is átadta ezeket a feladatokat külső rendszer.

Ezek elvileg a GTD technológia kulcspontjai, amelyekre minden támaszkodik. Ha megérti ezt az elvet, akkor már általánosan megérti, hogy mi a GTD. Ez a hatékony ügyintézés, ötletalkotás rendszere, amely mind a feljegyzések, naptárak, emlékeztető rendszerek keretein belüli feladatok külső szervezésére, mind a tudati munka belső optimalizálására támaszkodik.

Ráadásul ez a két szint összefügg egymással. A külső rend a szervezett és „tiszta” tudat előfeltétele és eszköze. A tiszta elme pedig lehetővé teszi, hogy hatékonyabban dolgozzon* és kevésbé fáradjon el.

(*Bár a „munka” szót használom, ez nem kizárólag a szakmai tevékenységre vonatkozik. Ebben az összefüggésben a munka egyáltalán minden vállalkozást érint. A nyaralás megtervezése is munka. Ugyanúgy, mint a másikkal való kapcsolat problémájára gondolni. fél).

1. tipp – Döntse el, mi lesz a következő művelet

„Amikor megtervezi tevékenységét (megvalósítási szándékát), és eldönti, hogy milyen cselekvéseket milyen összefüggésben fog végrehajtani, szinte automatikusan ráhangolódik a kívánt viselkedésre, ahelyett, hogy minden akaratát ökölbe szedné, és valamire kényszerítené magát.”
~D. Allen

Ha könyvet olvas "Hogyan tegyük rendbe a dolgokat", akkor meg fogja érteni, hogy ez csak a legtöbb aranyszabály. A szerző állandóan visszatér hozzá. Sőt, megszállottja, hogy az egész világot megtanítsa gondolkodni a következő akción!

Igen, a szabály fontos, de időre és fegyelemre van szükség ahhoz, hogy szokássá váljon.

A helyzet az, hogy a problémákról általában általánosan és elvont módon beszélünk. „Gondoskodnunk kell arról, hogy a gyerek jobban tanuljon”, „Nyugodtabbá kell válnom, hogy kevésbé vegyek részt a konfliktusokban”. Természetesen szem előtt kell tartania az összképet, de ahhoz, hogy a dolgok befejeződjenek, a tervezés következő szintjére kell lépni, nevezetesen át kell gondolni a következő cselekvést.

Az általunk vizsgált példákban ez lehet:

• „Keressen cikkeket az interneten az akaraterő fejlesztéséről, a fegyelemről és a lustaság elleni küzdelemről. Vagy keress egy könyvet ebben a témában egy könyvesboltban.”
• "Olvassa el, milyen relaxációs technikák léteznek."
• – Kérjen időpontot, hogy megbeszélje a fiával a tanulmányi problémáit.

A következő műveletnek nem kell pontosan történnie fizikai cselekvés. „Gondolj bele, kell-e egyáltalán egyetemre járnom” szintén cselekvés. Csak gondolkozhatsz a feladaton, nem kell elkezdened. De ha csak ezt a lépést teszi meg, máris felszabadítja agyának egy részét.

Nem tudjuk megoldani az életünk összes problémáját. Ezért fontos megérteni, hogy a „semmit csinálás” döntése is döntés.

Ez az esemény nem csak az elmédet könnyíti meg, hanem motivációval is feltölti magát. Sok feladat, ha gondolatban elképzeljük, lehetetlennek vagy nagyon nehéznek tűnik. – Istenem, le kell szerelnem az egész nyaralómat, ez egy végtelen munka! De sokkal könnyebb lesz elkezdeni, ha felvázolunk egy tervet a következő műveletek formájában: „Találja meg a megfelelő eszközöket az interneten”. Ez egyszerűbb, nem? És ha ezt tesszük, akkor érezni fogjuk az elégedettséget, hogy egy lépéssel közelebb kerülhetünk a végső célhoz.

2. tipp – Átvitel egy külső rendszerre

Amint arra ebből a cikkből emlékszik, a memóriára támaszkodva nemcsak megbízhatatlan, de nem is hatékony az agy erőforrásainak felhasználása szempontjából. Ezért David Allen nyomatékosan javasolja, hogy a memória felszabadítása érdekében helyezzen át minden feladatot egy külső rendszerre.

Külső rendszer lehet tablet, telefon, jegyzettömb, számítógép, notebook. Bármilyen kényelmes médium, amellyel dolgozhat.

Egyébként így néz ki a feladatlistám az előfeldolgozás után. Sok felesleges dolgot eltávolítottam onnan, olyan dolgokat, amelyeket már megcsináltam, vagy úgy döntöttem, hogy egyáltalán nem teszem meg. Vagyis a legelső szakaszban és a „kétperces szabály” alkalmazása előtt (erről bővebben lentebb) sokkal nagyobb volt.

Nem ártana elmondani, hogy a feladatlista legyen rendezett, kényelmes, és bárhonnan, bármikor elérhető legyen. Kell naprakész legyenés szükség szerint módosítsa. Fel kell vennie vele a kapcsolatot hogy ellenőrizze vele a projektjei előrehaladását.

(Vagyis nem úgy, mint nekem (és talán neked is): lapok és jegyzetfüzetek halmai a munkaterületem különböző helyein, amelyekhez soha nem nyúltam.)

És természetesen!!! Minden feladatot le kell írni következő műveletként!

3. tipp – Rendszerezze a feladatokat kontextus szerint

„Nem kell sok erő ahhoz, hogy valamit megtegyünk. Sokkal több erőfeszítést igényel annak eldöntése, hogy mit tegyünk.”
~ David Allen

Nem vettem észre, hogy a könyvben közvetlen tanácsot adtak volna a feladatok rangsorolására. David Allen biztos abban, hogy a különféle feladatok jelentősége tudatunk számára nem olyan kritikus, hiszen a nagy és a kis gondok egyaránt helyet foglalnak tudatunkban, és mindet meg kell csinálnunk (vagy döntenünk kell, hogy nem). Egy el nem végzett triviális feladat, amelyről az elmében elraktározódik az információ, elvonhatja a figyelmét a „fontosabb” dolgokról. Ugyanakkor kiváló módszert kínál a feladatok kontextus vagy energiaszint szerinti szervezésére.

Egyszer én is részben intuitív módon jutottam el ehhez a módszerhez, de aztán megfeledkeztem róla, mert nem formalizáltam és nem tettem szokássá. Például van egy nagy feladatlista. Egyes feladatok elvégzése sok energiát igényel.

Számomra ez a „Válasz a megjegyzésekre és a diákok támogatása”, „Cikkek”.

Egyesek számára ez nem elég, például a „tárhely fizetése”, „elektronikus számlákkal való munka”. Ezt könnyen megtehetem, ha nincs elég időm cikkekre.

Döntések kb "mit kéne most tennem" Először is rengeteg energiát vettek el tőlem, másodszor pedig negatívan befolyásolták a motivációmat. Nem találtam olyan tevékenységet, amely a legjobban megfelelt volna az energiaszintemnek, és ennek eredményeként felmondtam a munkámban, azzal a hírhedt érzéssel zárva a munkanapot, hogy valamit nem értem el. Most, ha kevés az erőm és sok az időm, egyszerűen el tudom végezni azt a munkát, ami nem igényel sok energiát. Csak nézhetem a listát a címmel « alacsony szint energia"és csinálj belőle valamit. Minden ötletes egyszerű!

A feladatok listáját kontextus szerint is rendezheti, például „számítógépnél”, „boltban” stb. A könyvben sok más szervezési mód is bemutatásra kerül.

4. zseton – „Két perces szabály”

Egy meglehetősen egyszerű, de rendkívül hatékony szabály. Ha a teendőinket egy emlékeztető listába rendezzük, túlterhelhet minket a lista mérete. Szerencsére van egy jó és egyszerű módja annak, hogy alaposan megtisztítsuk.

Nem kell leírni: „Válaszolj egy barátod levelére, ahogy lesz Szabadidő» , ha ez a válasz kevesebb mint 2 percet vesz igénybe!

Csak válaszoljon azonnal, és szabadítsa fel elméjét és feladatlistáját ettől az ügytől. Amikor D. Allen könyvének elolvasása után elkezdtem üríteni a postaládámat, sok megválaszolatlan levelet fedeztem fel ott. Persze egyszer régen kipipáltam őket, mint fontos feladatokat, de aztán megfeledkeztem róluk.

Ennek eredményeként a felülvizsgálat lefolytatása után sok régi levélre válaszoltam, és ez nem vett igénybe sok időt. Néhány olvasóm egy év után kapott választ tőlem! Kérem, ne sértődjön meg, ez a túlzsúfolt postafiók és az ügyek rossz szervezése eredménye. Most megpróbálok azonnal válaszolni, ha megértem, hogy a levél elolvasása és feldolgozása legalább 5 percet vesz igénybe. A 2 perc nem szigorú, mindenki határozza meg magának a maximális időtartamot.

Általában a „kétperces szabály” a következőképpen van megfogalmazva. Ha a feladatlista feldolgozása közben olyasmit talál, amelynek elvégzése kevesebb mint 2 percet vesz igénybe, csak tegye meg.

5. tipp – Írd le az ötleteket

Biztosan észrevetted, hogy a munkáddal kapcsolatos legjobb ötletek akkor születnek, amikor éppen nem dolgozol! Ezért D. Allen azt tanácsolja, hogy mindig legyen kéznél valami, ami segít megmenteni az ötleteket: jegyzettömb, elektronikus tábla stb. A lényeg itt nem csak az, hogy segít abban, hogy ne felejtse el az értékes ötleteket, és felszabadítsa a memóriáját az információktól. Igen, ez is fontos.

Allen úgy véli, hogy „a forma határozza meg az elveket”. Szerinte egy személy „Lehet, hogy tudatalatti nem hajlandó bármin is gondolkodni, mert nincs hova leírni az ötleteket.”

Ezt teszteltem magamon. Amikor Indiában utaztam, mindig vittem magammal egy jegyzettömböt vagy egy telefont, hogy le tudjam írni a gondolatokat és ötleteket. És a tudatom egyszerűen áradt tőlük. Írtam le gondolataimat indiai vonatok ülésein, festői dombok tetején, ókori templomok romjain, a Nap alatt vagy egy szállodai szoba ventilátora alatt remegve.

Nyugodt voltam egyrészt attól, hogy volt hova rögzítenem a felmerülő ötleteket, másrészt pedig annak köszönhetően, hogy nem kellett minden erőmmel az emlékezetemben őriznem az ötleteket, tudtam, hogy mindig térjen vissza hozzájuk.

Természetesen fontos, hogy ne csak szokássá váljon az ötletek lejegyzése, hanem a lista rendszeres áttekintése is.

Egyébként most már én is leírok idézeteket és értékes szabályokat másoktól, ahelyett, hogy megpróbálnám megőrizni őket az emlékezetemben.

6. tipp – Ne válassza szét az életet és a munkát

"Nem gyűjtött nyitott kérdések kiegyenlített az általuk okozott stressz és az általuk igényelt figyelem tekintetében."
~David Allen

Ahogy már írtam, agyunk számára nincs sok különbség a feladatok között: „befejezni egy munkaprojektet”, „megbeszélni egy kapcsolat problémáját a feleségemmel”. Mindkét feladat lefoglalja a memóriánkat és felemészti a mentális erőforrásokat, függetlenül attól, hogy hol vagyunk, az irodában, otthon vagy nyaralunk.

És ebből az elvből a gyakorlati következtetés nagy felfedezés lett számomra. Korábban, amikor elkezdtem dolgozni, halogattam a személyes és életproblémák későbbre. „Végül is most dolgozom! Elfoglalt vagyok!"- Azt gondoltam.

De valójában az a tény, hogy ezek a feladatok „lógnak” a fejemben, megakadályozhat abban, hogy koncentráltan és hatékonyan dolgozzak (itt a szokásos értelemben vett munkára gondolok, pl. szakmai tevékenység). És a legrosszabb, amit tehetünk, hogy lógva hagyjuk őket. Ezért néha van értelme megoldani néhány sürgős családi ügyet, rutinfeladatot, akár elgondolkodni „ filozófiai kérdéseket”, ami nagyon zavar, mielőtt leülsz dolgozni.

Nyilvánvaló, hogy itt problémák vannak. Olyan sokáig elmerülhet ebben a gondolkodásban, hogy soha nem kezd el dolgozni. Ezért ezt az elvet óvatosan és tudatosan kell megközelíteni. Egy másik jó megoldás az lenne, ha felírnád a teendők listájára: "Gondolj az élet értelmére"és szabadítsa meg a fejét az erre vonatkozó emlékeztetőktől.

7. tipp – A pszichoterápia előnyei

"Egy gondolat eredménytelen és végtelen ismétlődése a fejedben csökkenti az elemzés és a cselekvés képességét."
~David Allen

Nem tudtam nem gondolni arra, hogy ezt a technológiát a pszichológia és a pszichoterápia területén, a neurózisok, a rögeszmés állapotok és a destruktív attitűdök megelőzésében alkalmazzam.

Különféle módszerek léteznek a rögeszmés, negatív gondolatok megszabadulására. Egyes pszichológusok azt javasolják, hogy az ilyen gondolatokat gondos logikai elemzésnek vetjék alá. Mások megnyugtató és reális megerősítéseket használnak.

Bár ezeket a megközelítéseket alkalmazom a pánikrohamokkal küzdő emberek segítése során, megértem, hogy a szorongásos és pánikhelyzetben lévő logikánk lehetőségei nagyon korlátozottak, és mindig van esély arra, hogy egy ilyen elemzést a pánikrohamokkal szemben fordítsanak. aki használja. Szóval alapvetően azt javaslom, hogy türelmesen ne reagálj a tolakodó gondolatokra.

De úgy gondolom, hogy a „határozzuk meg a következő cselekvést” és a „fókuszban a célra” elve nagyon jól használható a rögeszmés gondolatokés negatív attitűdök.

Tegyük fel, hogy hipochondriában szenved.

Gondolod: – Szörnyű és végzetes betegségem van.
Oké, most gondolkozz: – Mi a következő lépés?
„Valószínűleg el kellene mennünk kivizsgálásra. De a héten már jártam orvosnál, a vizsgálatok nem mutattak semmi rosszat!”
Minden a helyére került, nem?

Vagy szociális fóbiája van:

"Az emberek nem fogadnak el, értéktelen ember vagyok"

Mi a következő lépés?

"Dolgozni fogok a szociális készségeim fejlesztésén, és azzal kezdem, hogy..." vagy/és „megtanulom elfogadni magam olyannak, amilyen vagyok, és azzal kezdem, hogy…”. Leggyakrabban mind az első, mind a második készségek együttesen szükségesek az önbizalomhiány, szociális szorongás stb. problémáinak megoldásához. A következő cselekvés megfogalmazása nem csak a cél felé állít, hanem azt is megmutatja, hogy a cél elérése lehetséges!

És még ha nem is lehetséges, akkor a következő művelet lesz: „Nem fogok semmit tenni ezzel a problémával. Mert nem javítható. Ha igen, miért kell ezen gondolkodni?”

Ez a megközelítés segít abban, hogy ne a problémán, hanem a megoldásán gondolkodjon! A szorongó, gyanakvó, nyugtalan emberek gyakran nagyon ragaszkodnak a problémákhoz. „Kevés barátom van”, „a félelem soha nem hagy el”, „mindenki rosszat gondol rólam” stb. Több kérdést tesznek fel: „miért”, mint „mit tegyünk ellene”, ami csak újabb szorongást és tehetetlenség érzést kelt.

De a kérdés a következő: "mi a következő lépés?" azonnal ráállítja a probléma megoldásának (vagy a semmittevés elhatározásának) útjára, ami megszabadíthatja a fejét a problémával kapcsolatos negatív, értelmetlen gondolatok egész halomától. Általában próbáld ki!

Mit lehet elérni a GTD-vel?

"A probléma nem a kreativitás hiánya, hanem az akadályok eltávolítása a kreatív energia természetes áramlása elől."
~David Allen

A GTD módszertan alkalmazása messze túlmutat a munkaerő-hatékonyság javításán. Ezért ennek a megközelítésnek legalább néhány aspektusának a gyakorlatba ültetésével nemcsak a termelékenység növekedését, hanem a tudatosság nagyobb tisztaságát is tapasztalhatja. Ennek a rendszernek nem csak az a célja, hogy jobban dolgozzon, hanem, hogy megszabadítsa a fejét felesleges gondolatok munkáról, teljesítetlen feladatokról. Hogy könnyen elengedhesse gondolatait arról, amin nem tud változtatni, vagy készen álljon a megoldásra arra, amire szüksége van.

„Akkor hozzon döntéseket a szükséges intézkedésekről
amikor valami közbejön – nem akkor, amikor össze kell ütnie.”
David Allen

A GTD az egyik időgazdálkodási módszer, amelyet David Allen időgazdálkodási tanácsadó és az azonos című könyv szerzője fejlesztett ki. Oroszra fordítva azt jelenti, hogy „a dolgok elvégzése”.

A GTD fő elve szerint az embernek nem szabad túlterhelnie magát azzal, amit tennie kell, hanem csak bele kell foglalnia a tervbe. Minden figyelmet közvetlenül az egyes feladatok elvégzésére kell összpontosítani.

David Allen modellek

Az időgazdálkodás jellemzően a hangsúlyok elosztásával és a legfontosabb feladatok kiemelésével kezdődik. Allen egy kicsit más megközelítést kínál, azzal érvelve, hogy a kontrollnak és a látásnak központi szerepet kell kapnia az időgazdálkodásban. Ennek alapján 3 fő modellt kínál:

• Az első a munkafolyamat-kezelés. Az összes feladat vezérlésére szolgál, és a következő szakaszokból áll: gyűjtés, feldolgozás, szervezés, áttekintés és cselekvés. Egy kicsit később mindegyiket részletesebben megvizsgáljuk.
• A második egy munka-áttekintési modell, amely hat szintből áll, amelyek mindegyike szélesebb és globálisabb, mint az előző. Ide tartozik: aktuális ügyek, aktuális feladatok, feladatkör, a következő 1-2 év, a következő öt év és általában az élet. Allen úgy véli, hogy az embernek hetente egyszer elemeznie kell az elért eredményeit minden szinten, csak ebben az esetben kap egy holisztikus képet arról, hogy mi történik.
• A harmadik - szerinte nem mindenki számára szükséges - a tervezés természetes módja. 5 szakaszból áll: célok és alapelvek meghatározása, a kívánt eredmények víziója, ötletbörze, szervezés és döntés, hogy mi legyen a következő cselekvés.

David Allen azt állítja, hogy a célok elmulasztásával kapcsolatos minden probléma a helytelen tervezésből ered a legelső szakaszban - a feladat meghatározása és a megvalósításhoz szükséges lépések meghatározásakor.

A GTD alapelvei

Gyűjtemény
Ennek az elvnek az a jelentése, hogy minden olyan gondolatot, amely „tömeg” a fejünkben, rögzíteni kell valamilyen adathordozón. Erre egyformán jó egy elektronikus rendszerező, egy hangrögzítő és egy egyszerű jegyzettömb. A legfontosabb dolog az, hogy megszabadítsd a tudatodat azoktól az információktól, amelyekre nincs szükség Ebben a pillanatban.

Ezenkívül az összes nyilvántartást legalább hetente egyszer felül kell vizsgálni a relevanciájuk megerősítése és a szükséges módosítások elvégzése érdekében.

Kezelés
Az információk feldolgozásakor ne feledje, hogy minden olyan műveletet, amely legfeljebb 5 percet vesz igénybe, azonnal végre kell hajtani. A legjobb, ha a lista elejéről kezdi a munkát, sorrendben tovább haladva.

Allen információfeldolgozási algoritmusa szerint a lista minden elemét a következő módokon lehet kezelni: kész, benyújtott, elhalasztva, referencia céljából megőrizve, eldobva vagy áthelyezve egy listára, amelyre később visszatérhet.

Szervezet
A végrehajtandó műveletek szabályozása érdekében David Allen egy listák használatát javasolja:

• A következő műveletek. Ez magában foglalja azokat a lépéseket, amelyeket minden megvalósításra elfogadott elem esetében meg kell tenni. Tegyük fel, hogy van egy „Becslés létrehozása” elem. A becslés elkészítéséhez a következő lépéseket kell tennie: vegye fel a kapcsolatot egy kollégájával, és kérjen adatokat az osztályáról, tájékozódjon a szükséges anyagok költségéről stb.

• Projektek. Projekt alatt minden olyan célt érthetünk, amelynek eléréséhez egynél több egymást követő műveletre van szükség. A projekteket rendszeres időközönként felül kell vizsgálni, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a megfelelő sorrendben valósulnak meg.

• Halasztott. Olyan helyzetben, amikor egy ügyet végrehajtásra kell átadni, vagy amikor a végrehajtását egy másik eseménynek kell megelőznie, időnként ellenőrizni kell. Ezzel elkerülhető a végrehajtás késedelme.

• Egyszer/talán. Ebbe beletartoznak olyan dolgok is, amelyekhez bizonyos feltételek felmerülése esetén úgy dönthet, hogy visszatér.

Felülvizsgálat
A listák, feljegyzések összeállítása nem hozza meg a kívánt eredményt, ha nem nézi át a lehető leggyakrabban, és célszerű minden nap megtenni. Ebben az esetben ki kell választania az adott pillanatban kiemelt feladatot, és azonnal el kell kezdenie annak végrehajtását. Nem ajánlott könnyű műveletekkel kezdeni a munkát, és elkerülni a bonyolultakat. Így csak rontasz a helyzeten, ha nehéz munkák halomra halmozod fel. Az optimális megoldásnak a feladatok egymás utáni végrehajtását tekintjük.

Műveletek
David Allen szerint jobban oda kell figyelni az egyes feladatok elvégzésére, mint a megszervezésére. Ebben az esetben sokkal nagyobb az esély, hogy mindent befejezünk anélkül, hogy középen megállnánk.

Eszközök és technikák, amelyek segítenek befejezni, amit elkezdtél

• 43 mappa. Ez a technika az, hogy a hónap minden munkanapjára külön mappát hoz létre magának (összesen 31), valamint további 12 mappát hoz létre az év hónapjaihoz hasonlóan. Ennek eredményeként 43 mappát kap, amelyben minden egyes napra "tárolnia" kell a terveket.
• Szoftver GTD-hez. BAN BEN modern világ nélkül szoftver már nem lehetséges. Allen módszertana szerint ez a következőket tartalmazza: digitális strukturálás, ötletbörze és projektmenedzsment alkalmazások. Ma a GTD ideológiáját több mint 100 alkalmazás támogatja. Ezek között vannak különféle platformokra és eszközökre írt programok.

Ez a cikk nagyon röviden felvázolja a GTD alapelveit, nem helyettesíti David Allen könyvét. A cikk célja, hogy felkeltse az Ön érdeklődését ez iránt hatékony módszer mint a GTD.

A termelékenységi szolgáltatásokkal az a probléma, hogy mindegyik olyan helyként pozicionálja magát, ahol minden problémát megoldhat, információkat tárolhat és kommunikálhat. A legtöbb szolgáltatás arra kéri, hogy állítsa be a prioritásait, és ennek megfelelően járjon el.

De kevesen tudnak a fontos feladatok elvégzésére koncentrálni, és nem figyelnek mindenféle apróságra: sürgős feladatokra, kollégák, barátok vagy ismerősök kérésére. Ha sok a feladat, nehéz megbirkózni velük. Ezért a gyakorlatban több szolgáltatást is igénybe kell vennie ügyeinek intézésére. Amikor a dolgok elfoglaltak, kezdenek összezavarodni ezektől a szolgáltatásoktól és listáktól, és végül abbahagyjuk a használatát.

A Getting Things Done (GTD) technika ad egyetemes terv, amely lehetővé teszi egy egységes rendszer felépítését, amelyben bármilyen problémát megoldhat. Lazíthat és nem aggódhat, mert biztos lehet benne, hogy semmit sem felejt el. BAN BEN megfelelő pillanat a rendszer javasolni fogja, hogy mit kell tenni, és mire kell összpontosítani.

Akkor miért dolgoznak olyan sokan terméktelenül?

Az emberek akkor kezdenek el terméktelenül dolgozni, ha túl sok a projekt, a feladat és a feladat. Nehéz nekik mindent a fejükben tartani, még kevésbé fontossági sorrendet felállítani. Ezért vagy nem teszünk semmit, vagy azt csináljuk, ami a legkönnyebb, és a fontos dolgok megtörténnek. Egy másik probléma merül fel: amikor tegnap sürgős feladatokat kellett megoldani.

Ezenkívül az ember gyorsabban kezd elfáradni és ingerlékeny lesz. Folyamatosan rohan, mint mókus a rutin kerekében, miközben az igazán fontos, monetáris és stratégiai projektek a pálya szélén maradnak.

A Getting Things Done rendszer, amelyet David Allen ír le a könyvben, amely 2001-ben jelent meg, és világszerte bestseller lett, segít megbirkózni ezzel a helyzettel.

Meséljen az alapvető GTD-fogalmakról, amelyeket tudnia kell

Rutin- ezek azok a dolgok, gondolatok és aggodalmak, amelyek zavarnak, elvonják a figyelmet és energiát pazarolnak. Amíg a rutint nem fordítják feladatokká, addig nem irányítható. Ha újra és újra ugyanazon a problémákon gondolkodunk, az a kreatív energia nem hatékony felhasználása, és frusztrációt és stresszt okoz.

A GTD célja, hogy megszabadítsa a fejét a rutintól és eltávolítsa a belső feszültséget.

Emberi munkamemória- az agy azon területe, ahol a rövid távú memória található. Általában ide helyezzük az aktuális befejezetlen ügyeket, a másoknak tett ígéreteket és egyéb, minket zavaró gondolatokat. Sajnos van határa annak, hogy mennyi rutint tárolhat az agy megfelelő működése érdekében. Ha tele van a RAM-mal, akkor az apró dolgok elterelnek, és megfeledkeznek a céljaidról, ami stresszhez vezet.

Eszközök információgyűjtéshez- hová jutnak az információk, és hol rögzíti, hogy mit kell tenni. Például:

• szervezők;
• jegyzetfüzetek;
• Email;
• naptár;
• Diktafon.

Beérkezett üzenetek- egyetlen adattár a rutin számára, amelyet ügyekké és feladatokká alakít. Az egyik legtöbb fontos szabályokat a „Beérkezett üzenetek” kosárral való munka azt jelenti, hogy rendszeresen tisztítja.

Egyszerű lépések- egylépéses műveletek, amelyek megkövetelik . A gyakorlatban kényelmesebb öt percet tölteni ilyen ügyekkel.

Projekt- olyan feladat, amelynek végrehajtásához több lépésre van szükség. Emlékeztetőt kell hagynia a projektről, és le kell írnia a befejezéséhez szükséges első lépéseket. Ennek eredményeként a projekt egy egyszerű műveletté válik, amely a következő öt percben befejezhető, és megkapja a végeredményt.

A projektnek tartalmaznia kell egy linket egy kártyára vagy fájlra, amely leírja a részleteket: felelősöket, határidőket, kategóriát (például „Marketing”, „Jogi”, „Fejlesztés”), linkeket kisebb, feladatokat tartalmazó kártyákhoz. Kényelmes egy ilyen szerkezetet a .

Kontextus lista- azoknak a dolgoknak a listája, amelyek bizonyos körülmények között kényelmesek. Például a „Vásárlás” kontextuális listában lesz egy lista azokról a dolgokról és termékekről, amelyeket meg kell vásárolni az üzletben. A híváslista tartalmazhat egy listát a szabad hívások listájáról.

Kényelmes egyéni kontextus szerinti listákat készíteni azoknak az embereknek, akikkel dolgozik és kommunikál. Ha egy adott személlyel találkozik, gyorsan megnyithatja a listát, és megoldhatja a szükséges problémákat.

Hogyan kell használni a naptárat?

Meg kell adnia:

• tevékenységek, amelyeket egy bizonyos időpontban kell végrehajtani (találkozók, üzleti találkozók, szemináriumok);
• tevékenységek, amelyeket egy adott napon kell elvégezni (a projekt befejezése egy adott időpontig, részvétel egy konferencián);
• információk a konkrét dátumokról (évfordulók, születésnapok, ünnepek).

Ezeket a dolgokat a Google Naptárral rögzítem. Ez a szolgáltatás kényelmes, mert:

• telefonról és számítógépről is elérhető;
• Egy képernyőn egyszerre több naptár is megjeleníthető;
• Az okostelefonon vannak emlékeztetők.

Ha felvesz valamit a naptárába, akkor vagy kiegészíti, vagy áthelyezi egy másik dátumra. Nem kell telezsúfolni a naptárát a napról napra rendszeresen áthelyezett teendők listájával. Az ilyen listákra külön megoldások léteznek.

Ha rendszeresen, egy bizonyos időpontban kell hívnia az ügyfeleket, beszállítókat vagy vállalkozókat, célszerűbb CRM rendszert használni.

Milyen listákat érdemes vezetni?

Prioritási műveletek listája

Készítsen jelentést a hétre, tanulmányozza át a versenytárs webhelyét, ürítse ki a postafiókot, készítse el a műszaki előírásokat a tervezők számára - mindezek a műveletek több mint két percet vesznek igénybe, de nem ruházhatók át senkire. Az ilyen dolgokat felvesszük a kiemelt tevékenységek listájára, és a nap folyamán végrehajtjuk.

Az ilyen listákkal való munka szabályai:

• Ne legyen sok lista, elég kettő vagy három. Például: „Személyes”, „Munka”, „Család”. Ha egy adott napon feladat szerepel a listán, állítson be egy emlékeztetőt a naptárába.
• Ebben a listában kényelmes a feladatokat kontextus szerint felcímkézni: „Útközben”, „Számítógépnél”, „Olvasás”, „Vásárlás”, „Ígéretek”. A feladatoknak egy vagy több címkéje lehet. Például a „Sétáltatni a kutyát” feladat a „Személyes” projekthez és az „Ígéretek” címkéhez lenne rendelve.
• Mielőtt felvesz egy feladatot a listába, gondolja át, hogy egyáltalán meg kell-e csinálnia. Ha a válasz igen, döntse el, hogy magának kell-e elvégeznie ezt a feladatot. Végül is hangüzenetet küldhet egy beosztottnak, és delegálhat rá. Az Ön által hozzárendelt feladatok „Hozzárendelve” címkét kapnak. Tartalmaz majd dolgokat a „Munka” és a „Személyes” listáról is.
• Rendszeresen nézze át a listákat. Tedd ezt, ha van egy szabad perced. Vigye a tetejére azokat a dolgokat, amelyeket először meg kell tennie.
• Legalább havonta egyszer törölje a teendők listáját.

Egy nap Lista

Ez a lista olyan dolgokat tartalmaz, amelyek nem igényelnek aktív cselekvést. Lehet:

• megvásárolni kívánt könyvek, felvételek, videó képzések;
• hasznosak, amelyeket el szeretne sajátítani;
• meglátogatni kívánt helyek;
• vásárolni kívánt dolgok.

Időnként meg kell néznie ezt a listát, jegyzeteket kell készítenie, és azokat célokká kell alakítania, amelyeken dolgozni fog.

Hogyan tárolhatunk referencia információkat, amelyek a jövőben hasznosak lesznek?

Ez az információ nem igényel intézkedést. Az információk tárolásának fő kritériumai a következők:

• Kényelmes keresés címek, címkék, rövid leírás alapján.
• Az információk tárolása egyszerű.
• Intuitív információtároló szerkezet. Amikor új adatok jelennek meg, gyorsan ki kell választania egy kategóriát és alkategóriát, hová helyezze azokat.
• Bármilyen eszközről elérhető tárhely.

Vannak kötelező GTD-rituálék?

Igen, több is van belőlük.

Minden információ összegyűjtése a Beérkezett üzenetek mappában

Számos eszköz létezik az információgyűjtésre. De mindennek egy helyre kell folynia, amellyel továbbra is dolgozni fog.

A beérkező levelek ürítése

Hetente egyszer-kétszer át kell tekintenie a Beérkezett üzenetek listáját, és mappákba vagy címkékbe kell rendeznie a felhalmozódott tartalmat. Ennek a rituálénak szokássá kell válnia, amely a cselekvések világos algoritmusából és szisztematikus ismétléséből alakul ki.

Egyszerűnek kell lennie lépésről lépésre terv hogyan csinálja a teendők rendszerének heti rendbetételét. Vezessen naptárat, amelyben megjelöli azokat a napokat, amikor rendezte az ügyeket. Jutalmazza meg magát, ha például 30 napon belül legalább 20 napon belül kiüríti a postaládáját, és áthúzza a napokat a naptárában.

A kiemelt akciók listájának és a „Someday” lista áttekintése, prioritások meghatározása

A listák áttekintése során fontos a prioritások helyes meghatározása és az erősségek reális kiszámítása. Erre azért van szükség, hogy ne terhelje magát elsöprő feladatokkal, és ne szenvedjen az eredménytelenség tudatától.

Extra szekerek megsemmisítése

A kollégákkal és partnerekkel folytatott kommunikáció során gyakran új postafiókok, dokumentumok és listák jelennek meg.

Az Ön feladata, hogy mindent a lehető legnagyobb mértékben automatizáljon, hogy az adatok az „Inbox” mappába folyjanak.

Ez lehet postafiók vagy elektronikus tervező. A szolgáltatások és a Zapier alkalmasak az információk automatizálására és átirányítására. Kevés kosár legyen az információgyűjtéshez.

Hogyan kell dolgozni a „Beérkezett üzenetek” kosárral, és rendezni a benne felgyülemlett dolgokat?

Először húzzon ki egy feladatot, teendőt vagy információt a postaládájából, és válaszoljon a következő kérdésre: „Mi ez? Tényleg szükséges tenni valamit?”

Ha nem kell semmit tennie, két lehetőség közül választhat. Ha már nem hasznos szemét, akkor kidobja. Ha ez hasznos információkat, tedd be az archívumba. Kategóriák és címkék szerint kell felépíteni, hogy könnyen megtalálja, amire szüksége van.

Ha valamit tennie kell az információval, három lehetőség közül választhat:

1. Tedd meg, ami szükséges. Ha a művelet fontos, és nem tart tovább 2-5 percnél.

2.Delegálja valakire. Ha egy tevékenység két percnél tovább tart, fontolja meg, hogy átruházhatja-e valakire.

Amikor delegál valakit, a következőket kell leírni:

• végeredmény;
• munkaterv (út a célhoz);
• a feladat befejezésének dátuma;
• az ellenőrzés dátuma és az eredmény, amelynek készen kell állnia (köztes vagy végleges).

3. Tedd félre a jövőre. Kérlek, jelezd:

• kívánt eredmény;
• a legközelebbi következő teendő. Ne feledje: lehetetlen a teljes projektet befejezni, csak meghatározott egyszerű lépéseket tehet, amelyek közelebb visznek a végeredményhez;
• határidő. Ha nincs konkrét időkerete, tegye fel a tevékenységet a „Someday” listára.

Üzeneteket küldhet magának, hogy a megadott napon megkapja azokat. Ehhez a kívánt napon emlékeztető Google Naptár és egy e-mail alkalmazás is alkalmas, amely egy bizonyos időpontban levelet küld Önnek.

Hogyan tervezd meg a munkádat?

Minden munka három lépésre osztható:

1. Az előre eltervezett végrehajtása. Ezek lehetnek stratégiailag fontos dolgok, amelyek közelebb visznek a célhoz, vagy rutinszerű dolgok, amelyeket egyszerűen meg kell tenni.
2. A váratlanul megjelenő munka elvégzése. Ilyenkor érkeznek a kollégák, vezetők feladatai és az ügyfelek levelei a nap folyamán.
3. További munka tervezése: listák összeállítása, átdolgozása, rangsorolás. Ez a pont nem foglalhatja el annyi idejét, hogy ne a tervezés kedvéért tervezzen.

A feladatok és feladatok tervezésének gyakorlatát (jegyzetfüzet) David Allen könyve írja le.

David Allen

Személyes hatékonysággal és időgazdálkodással foglalkozó tanácsadó, a GTD produktivitás módszerének szerzője

Az emlékkönyvhöz 43 mappa szükséges: 31-en 1-től 31-ig terjedő számok, további 12-ben a hónapok nevei szerepelnek. A napi mappák a holnapi dátumtól kezdődően elöl kerülnek elhelyezésre. A 31-es számú mappa mögött a következő hónap, mögötte pedig a hátralévő hónapok mappái találhatók.

A következő napi mappa tartalma naponta átkerül a kukába, majd a mappa az utolsó napi mappa mögé kerül (mintha a következő hónapba kerülne át). Amikor kiüríti az aktuális hónap 31-es mappáját, mögötte egy mappa lesz az új hónap nevével, mögötte pedig az új hónap napjaival. Hasonlóképpen, az aktuális hónapot tartalmazó mappa, amikor eltelt, átkerül a következő évre.

Egy adott mappában olyan dokumentumokat kell tárolni, amelyek meghatározott műveleteket igényelnek (ki kell tölteni egy űrlapot, egy levelet, amelyet el kell küldeni).
A rendszer működéséhez naponta frissíteni kell. Ha elfelejti frissíteni a holnapi mappát, nem fog tudni megbízni a rendszerben. Elmaradnak olyan fontos információk, amelyeket más módon kell kezelni.

Ha több napra távozik, akkor indulás előtt ellenőriznie kell a távolléti napok mappáit.

Hogyan lehet ezt a gyakorlatban megszervezni, figyelembe véve modern rendszerek tervezés:

1. Emlékkönyv helyett használjon minden naphoz teendőlistákkal ellátott szervezőt, és írja be az aktuális nap feladatait. Az időérzékeny találkozókat és feladatokat először le kell írni, és emlékeztetőket beállítani, hogy a rendszer előre értesítse azokról.
2. Hozzon létre egy fájlt a havi teendők listájával. Ez egy lista arról, hogy mit szeretne ez idő alatt elvégezni. Egész hónapban hozzáadsz hozzá dolgokat. A feladatok felülvizsgálatát hetente egyszer kell elvégezni. Tervezéskor oszd szét hétre a legfontosabb feladataidat, hogy megértsd a legfontosabb feladataidat. Előbb te fogod teljesíteni őket, különben minden időd apró és sürgős ügyekre telik.
3. Hozzon létre egy fájlt az év terveivel. Havonta egyszer felül kell vizsgálni. Az ebből a fájlból származó dolgok átkerülnek a havi tervekbe.
4. Készítsen terveket az évre hosszú távú célok alapján 3-5 évre. Ezeket érdemesebb leírni akár év végén, akár vakáció közben, amikor nem terheli meg a fejed a mindennapi teendőkkel.

Ezt a négy pontot David Allen természetes tervezési rendszernek nevezi. Ez a rendszer lehetővé teszi, hogy az Ön számára fontos célok felé haladjon, és ne veszítsen időt a rutinra.

Van olyan univerzális terv, amivel bármilyen projektet meg lehet tervezni?

Igen, persze. David Allen természetes tervezési modellnek nevezi. Több lépésből áll.

1. lépés: Cél és kép az ideális eredményről

Határozza meg az ideális végeredményt, képzelje el, hogy elérte.

Jellemezze a siker minden kritériumával (pénz, emberek, elismerés). Minél részletesebben írja le a végeredményt, annál erősebb lesz a motiváció, különösen azokban a pillanatokban, amikor konkrét cselekvésekre van szüksége, de nincs rá idő.

2. lépés. Alapelvek

Írja le azokat az elveket, amelyeket követni fog a cél elérése során. Például: „Teljes cselekvési szabadságot biztosítok az embereknek, ha... (a költségvetésen belül maradnak, a projektet meghatározott határidőig fejezik be).” Tedd fel magadnak a kérdést: „Milyen cselekedetek zavarhatják meg tevékenységeimet? Hogyan akadályozhatom meg őket?

Az alapelvek világosak és megbízható útmutatót jelentenek a tevékenységek irányításának folyamatában.

3. lépés: Ötletbörze

Vezess egy ötletbörze, amely során írj le minden ötletet, ami eszedbe jut.

Az ötletbörze alapelvei:

• ne ítélj;
• ne vitatkozz;
• ne ítélj;
• ne kritizálj;
• a mennyiségre gondolj, ne a minőségre;
• az elemzést és a szervezést háttérbe szorítani.

4. lépés: Projektterv listaként

Szervezd az ötletbörze eredményeit egy teendőlistába. Kezdje a tervezést a végéről, és menjen visszafelé. Így könnyedén készíthet tervet, és meghatározhatja az első lépést a célja felé. Példa a tervezésre a végéről:

Gól (ideális eredmény): Tudok spanyolul és megértem az embereket.

Miért ez: Szeretnék fordítók részvétele nélkül kommunikálni a spanyol partnerekkel folytatott üzleti tárgyalások során, és szabadon kommunikálni másokkal a spanyolországi nyaralásom alatt.

A célig vezető szakaszok:

• Egy lépéssel a cél elérése előtt: megtaláltam a hordozót spanyolés hetente kétszer beszélek vele.
• Egy lépéssel előtte: letettem a B1-es nyelvvizsgát.
• Egy lépéssel előtte: letettem az A1-es nyelvvizsgát.
• Egy lépéssel előtte: nyolcszor tanultam spanyolul egy hónap alatt, és elvégeztem az összes házi feladatomat.
• Egy lépéssel előtte: Feliratkoztam egy spanyol nyelvtanfolyamra, és fizettem egy hónapos képzést.
• Egy lépéssel előtte: információkat gyűjtöttem a spanyol nyelvtanfolyamokról, és készítettem egy összehasonlító táblázatot.
• Első lépés: bejelöltem egy időpontot a naptáramban, amikor információkat gyűjtök a spanyol nyelvtanfolyamokról.

Ha egy csapat egy feladaton dolgozik, és a teljes tervet egy helyen kell megszerveznie, kényelmesen használható. Ebben az első oszlop a célhoz vezető út szakaszai, a második oszlop a felelősek. Ezután az időszakot tartalmazó oszlopok lesznek. A cellák egy adott szakasz állapotát tartalmazzák, például „Tervezett”, „Folyamatban”, „Befejezve”, „Elhalasztott”.

A GTD és a természetes tervezési rendszer nehéznek tűnhet. De ha testre szabja saját magának, és elkezdi rendszeresen használni, azt fogja érezni, hogy minden sokkal könnyebb, mint amilyennek első pillantásra tűnt.

Rendszer GTD Davidés Allena sok szerelmese számára ismeri a személyes termelékenység növelésének módszereit. Én magam is elkezdtem bevezetni az életembe, és máris pozitív eredményeket érek el, ezért ma erre a témára fogok összpontosítani. A cikkben szó lesz a GTD főbb pontjairól, amelyek gyakorlati alkalmazása minden bizonnyal növelheti a személyes hatékonyságot bármilyen kérdésben, mind otthon, mind a szakmai tevékenység területén.

GTD rendszer: a dolgok befejezése

David Allen Getting Things Done (Getting Things Done, röviden GTD) című könyvét oroszra fordítják: „A dolgok befejezése”. Ennek a hatékonyságnövelő módszernek éppen ez a lényege: használata lehetővé teszi a munkafolyamatok hatékony megszervezését az összes feladat egészének megtekintésére, és biztosítja azok feletti ellenőrzést.

• Miért? A tudat erőforrásainak felszabadítása az általános célok, feladatok és határidők memorizálása alól lehetővé teszi, hogy teljes mértékben az aktuális feladatra koncentráljon és azt a lehető leghatékonyabban hajtsa végre;
• Hogyan? Egyszerűen az alapelvek gyakorlati felhasználásával, amelyeket az alábbiakban elárulok, és az aktuális célok, feladatok emlékeztetőit különféle külső médiákra (naplók, szervezők, mobil kütyükön lévő alkalmazások stb.) bízva.

Hogyan működik a GTD

Az alap GTD rendszerek Három logikai konstrukció volt:

1. Hatszintű munkaköri felülvizsgálati modell;
2. Információs folyamatkezelési modell;
3. Természetes tervezési módszer.

Hatszintű GTD munkafelülvizsgálati modell, amely egy logikus láncot képvisel a globális cél kitűzésétől a napi tevékenységekig, és világos képet ad arról, hogy hol tartunk ehhez a fő célhoz képest. Egy ilyen hierarchia piramist ajánlatos heti rendszerességgel elemezni, amely lehetővé teszi a prioritások felállítását, a rendelkezésre álló információk hatékony felhasználását, a releváns feladatok azonosítását és önálló vagy másokra delegált végrehajtását. Ezt a folyamatot segíti a megfelelő teendőlisták létrehozása.

1. Fő (nagyszabású, élet)cél;
2. Perspektíva több évre előre (leggyakrabban 3-5 év);
3. Tervek a következő évekre;
4. Feladatok köre;
5. Projektek (tervezett és jelenleg megvalósuló);
6. Konkrét, napi feladatok.

GTD információs folyamatkezelési modell, azaz minden művelet a működési információk rögzítésére és kezelésére.

1. Bejövő információk rögzítése, gyűjtése;
2. A kapott információk feldolgozása fontosságuk, relevanciájuk és alkalmazhatóságuk összefüggésében;
3. Projektek és feladatok munkafolyamatainak szervezése;
4. A tervezettek rögzítése és ellenőrzése;
5. Konkrét műveletek.

Természetes GTD tervezési módszer, amely lehetővé teszi a tervek hatékony és gyors megvalósítását egy külső emlékeztető rendszer segítségével. Ez a modell lehetővé teszi, hogy kidobja a fejéből a felesleges információkat, és a szükséges műveletekre összpontosítson, a szervező szerepét pedig az elektronikus naptárak, a hagyományos naplók és a napi teendők listáira ruházzák át. Tapasztalataim alapján elmondhatom, hogy nem marad más hátra, mint megvalósítani, amit elterveztek, amit elősegít a napi termelékenység valódi áttekintése és a túl sok tervezés megtagadása. nagy mennyiségügyek intézésére, valamint az előre nem látható körülményekre tervezett idő beosztására! Néhány perc reggel és este segít megszervezni egy igazán produktív életet.

1. Definíció és ;
2. Az elért és tervezett eredmények meghatározása;
3. Ötletelés;
4. Tervezett akciók szervezése;
5. A következő lépések és cselekvések meghatározása a meglévő célok és tervek összefüggésében.

David Allen GTD rendszere: kulcsfontosságú alapelvek

1. 1. Információgyűjtés a technológia és a kütyük korában leggyakrabban elektronikus médián (elektronikus postafiókok, mobil kütyük, laptopok, számítógépek) állítják elő, bár egyesek közönséges papírnaplókat és szervezőket használnak;
   2. Adatfeldolgozás David Allen rendszerében egy bizonyos mintát követ. Felteszik a kérdést: mit lehet tenni ez ellen? Ha a válasz „semmi”, akkor az információkat töröljük vagy archiváljuk jobb időkig. Felteheti őket egy „egy nap tennivaló” listára vagy hasonlóra. Ha egy kérdésre adott válasz a következőképpen ábrázolható: ezt meg lehet/kell csinálni", akkor még egy kérdést tesznek fel: -val Mennyi időbe telik? Ha pár perc, akkor azonnal megcsináljuk, ha több, akkor megtervezzük, fontossági és sürgősségi sorrendben. Ha ez globális téma, akkor egy adott témakör többszintű feladatainak meghatározásához viszonyítjuk;
   3. Ügyek szervezése a gtd rendszerben listákon keresztül történik. Először is ezt tennivaló listák prioritások és végrehajtási határidők meghatározásával. Másodszor ez projekt listák konkrét lépésekre bontva, amelyek egy egyszerű kérdés után lehetségesek: mit tegyek ehhez? Példa: Az a feladatom, hogy írjak egy történelmi könyvet az 1410-es grunwaldi csata alapján. Felteszik a kérdést mit kell tenni megírni? Lehetséges válaszok: gyűjtés történelmi anyagok ebben a témában cselekmény készítése, fejezetek tervének elkészítése, vázlatírás, szövegjavítás, helyesírás és írásjelek ellenőrzése, illusztrációk készítése. Ezután az első pontra hasonló választ adunk: mit kéne tennem anyagot gyűjteni a témában? Lehetséges válasz: tájékozódjon a könyvtárban, internetes oldalakon, történelmi témájú folyóiratcikkekben. Erre a kérdésre minden más ponton is válaszolunk. A lépések ilyen módon történő megtervezésével még többszintű tervezésnél is nehéz kihagyni valamit, ami azt jelenti, hogy a feladat megoldhatóvá válik. Harmadszor, ez az az elhalasztott feladatok listája. Ezeket folyamatosan elemezni kell relevanciájuk és fontosságuk szempontjából. Az elhalasztott feladatok áthelyezhetők az aktuális teendők listájára, vagy törölhetők, ha már nem relevánsak. Az ötletek és a lehetséges tennivalók listája részben megcsinálom egyszer, azt is meg kell néznem időszakonként. Ebben az esetben a kérdés segít: Valóban szükségem van erre? Különböző vitorlázógépek nagyon hasznosak az ilyen jellegű információs munkák megszervezésében. Vannak, akik papírnaplót használnak, mások elektronikus szervezőket, ill nagyon fontos megfelelően szervezi a projektdokumentációt mappák segítségével. Ismét néhányan a papír mappákat (műanyag) részesítik előnyben, mások pedig elektronikus mappákat használnak az elektronikus adathordozókon, és válogatják őket ábécésorrend vagy dátum szerint. A GTD rendszer szerzője, David Allen megtanítja a dokumentációt a 43 mappa elve szerint rendezni, átneveztem őket “ 43 lap": havonta 12 lapot használnak a hosszú távú tervezéshez, és 31 lapot a napi tervezéshez.A nap elteltével minden esetet elemzünk. A nem teljesítettek átkerülnek a következő napokra, és az elmúlt napra vonatkozó tervezési lap törlésre kerül. A végére egy üres papírlapot helyezünk. Vagyis minden napra 31 lapunk van;
   4. Minden információ rögzítése. David Allen azt javasolja, hogy naponta tekintse át az elvégzett feladatokat, hogy módosítsa terveit. E pont nélkül a listák összeállítása és a további tervezési műveletek nem hatékonyak, mivel az előre nem látható körülmények vagy a banális későbbi halasztás jelentősen torzíthatja vagy teljesen megtörheti a tervezési rendszert, és ezért elhalasztható;
   5. Műveletek a hozzárendelt feladatok végrehajtásához. Ha mindent figyelembe vettek és felkészültek, már csak a cselekvés marad hátra. Ki kell választania egy konkrét feladatot, és meg kell vizsgálnia a lehetséges tennivalókat, hogy elvégezze azt, majd csak cselekedjen!

Az egyik barátom ezt a rendszert használja életében, és tetszik neki az eredmény. Ez igaz. Ő maga is elismeri, hogy néha a napi sok feladat kitűzésének vágya akadályozza meg. Az ilyen maximalizmus ahhoz a tényhez vezet, hogy egyáltalán nem történik semmi, ha az első tervezett cselekvések valamilyen okból nem működnek. Tanács: tervezéskor tudd, mikor kell abbahagyni! Akkor minden sikerül, és a körülötted lévőket meg fogja lepni megnövekedett személyes hatékonysága.

Hálás lennék, ha újra közzétenné a cikket a közösségi hálózatokon!