Zašto je teško sve držati u glavi?

Naša kratkoročna memorija slična je RAM-u računala - potrebna je za rad s trenutnim zadacima, a njezin je volumen iznimno malen. Pritom smo u stanju prosječno obraditi, a dobro raditi samo s 1–3. U isto vrijeme, količina informacija koje se bore za našu pozornost neprestano raste. Autor knjige Getting Things Done, David Allen, ponavlja: “Vaš um je za stvaranje ideja, a ne za njihovo pohranjivanje.” I to je jedan od ciljeva njegova pristupa.

O internim obvezama

Prema autoru, glavni izvor stresa i negativne emocije- to su neriješene ili prekinute obveze prema sebi ili drugima (u originalu ih Allen naziva open loops). Depresivne misli još je teže podnijeti nego svijest o količini posla koji moramo obaviti. Možete naučiti više o povezanosti kognitivnih funkcija, planiranja i nedovršenih zadataka.

“Svaka obveza trebala bi, mogla bi ili trebala koja je samo u umu stvara iracionalan stres kojeg se nemoguće riješiti, 24 sata dnevno, sedam dana u tjednu.”

Allen također smatra da, za razliku od fizičkog rada, intelektualni rad nema jasne granice. A nije čak ni da nakon napornog dana u uredu nastavljate razmišljati o radu kod kuće. Za Allena ne postoji nikakva razlika između posla i slobodnog vremena. Prema njegovoj logici, posao je sve ono čemu nastojimo dovesti trenutno stanje stvari. Glavno je jasno razjasniti rezultate i odrediti korake za njihovo rješavanje prije postavljanja ovih ciljeva.

Kako razmišljati jasnije

Prije svega, važno je razumjeti unutarnje obveze. Filozofija Getting Things Done (u daljnjem tekstu GTD) podrazumijeva da se cijeli proces upravljanja radom svodi na tri jednostavna principa.

Prvo morate osloboditi glavu - sakupite sve nedovršene misli i zadatke vanjski sustav, kojoj vjerujete.

Zatim ih morate razjasniti - odlučiti što učiniti s tim informacijama.

Učini to.

Pet koraka za razjašnjavanje složenih problema

1. Zbirka

Sakupi sve otvorena pitanja(osobne i profesionalne), nedovršene stvari (u originalu postoji obimna i nejasna riječ stuff, u prijevodu "nedovršen posao") i druge informacije koje vas se jednostavno tiču. Pošaljite sve u odjel "Inbox" - pouzdanu vanjsku pohranu, koja može biti fizička (bilježnice, mape) ili digitalna (svaka aplikacija za upravljanje zadacima prema zadanim postavkama sadrži mapu "Inbox", ili - potonja je u potpunosti razvijena u na temelju GTD). Ovome dodajte svoju poštu i instant messengere - vaš zadani Inbox.

Pohranjivanjem informacija o nedovršenim poslovima na medij oslobađate glavu. Glavna stvar je ne stvarati previše popisa i redovito ih ažurirati i obrađivati.

Čim pomislite “trebao bih”, “trebao”, “trebao” u vezi sa zadatkom, taj zadatak postaje nedovršen.

2. Obrada

Obično nam informacije dolaze tijekom dana, ali nekome je zgodnije ujutro ih obraditi, navečer pregledati i tako dalje. Allen općenito preporučuje odvajanje ovih faza u vremenu. Sam proces obrade informacija sastoji se od uzastopnih odgovora na pitanja.

"Što je to?" (definiranje vrste informacija - zadaci, bilješke ili ideje).

"Je li ovo zahtijeva akciju sada?" Neke informacije uopće nisu namijenjene za rad, treba ih jednostavno baciti. Drugi dio treba smjestiti u sustav kako bi se od njega oslobodila svijest.

Ako nije potrebna nikakva radnja i informacija nije potrebna, jednostavno je se riješimo.

Ako nije potrebna nikakva radnja, ali su potrebne informacije, tada to odgađamo i vraćamo se kasnije. Da biste to učinili, GTD predlaže stvaranje mape "Jednog dana/Možda" u koju se šalju svi budući planovi - od popisa knjiga, filmova i odredišta za putovanja do popisa mogućih poslovnih i obiteljskih projekata.

Druga opcija: podatke spremamo kao referencu - za naše daljnje akcije i projekte. Za to su prikladne dobro poznate opcije poput Dropboxa i Google Drivea, kao i novi alati poput Notebooka.

Ako je akcija nužna, ključno pitanje je: “Koja je sljedeća akcija?” Učinite to odmah ako vam ne treba više od 2 minute (5 ili možda 10 - na vama je) ili prepustite prikladnijoj osobi i stavite je na listu čekanja.

Ako akciji trebate dodijeliti točan datum, pošaljite je u "Kalendar" (najočitiji su Google kalendar, Apple kalendar, Microsoft Outlook). Radnje bez roka idu na popis "Sljedeće radnje", koji je u biti popis zadataka u vašem upravitelju zadataka ili bilježnici.

Što je sljedeće? Ovaj glavno pitanje u odnosu na sve informacije koje ste prikupili. Odgovorite li točno, bit će što organizirati. "Sljedeća radnja" je sljedeća specifičnost fizička radnja, koji se mora dovršiti kako bi se napredovalo prema završetku određenog zadatka

3. Organizacija

Rezultirajuća obrada rezultira u nekoliko kategorija pohrane koje čine vaš sustav.

Popisi aktivnih radnji: kalendar (za radnje s točnim rokovima) i popis zadataka - u upravitelju zadataka/bilježnici.

Popis projekata - zadataka koji zahtijevaju više od jedne radnje (većina upravitelja zadataka ima nekoliko razina zadataka, koji također uključuju razinu projekta, ali jednostavan popis - indeks projekata - pomoći će), i referentni materijali njima - u bilo kojem prikladnom i dostupnom spremištu.

Lista čekanja - za zadatke koji zahtijevaju vašu pozornost, a ne sudjelovanje. Kao i postavljanje podsjetnika za zadatke koji će postati relevantni u nekom trenutku u budućnosti - značajka podsjetnika također je dostupna u većini aplikacija za zadatke.

Popis Jednog dana/Možda je za zadatke koji bi mogli postati relevantni u budućnosti: u biti popis svega što biste željeli učiniti, ali trenutno ne radite.

4. Pregled

Nakon prikupljanja, obrade i organiziranja, u rukama imate gotove algoritme radnji za područja koja su vama relevantna. Kako bi sustav bio ažuran, potrebno ga je povremeno pregledavati - prije svega "Kalendar" i "Popis zadataka", kao i "Popis projekata", "Lista čekanja" i "Popis zadataka". Tjedni pregled svih vaših planova i popisa dat će vam osjećaj dosljednosti i bistrine uma kako ne biste ništa propustili i usredotočili se na ono što je važno.

5. Izvršenje

Prilikom upravljanja radnim procesom važno je pravilno odrediti prioritete zadataka. Kako biste shvatili što učiniti i kada to učiniti, Allen preporučuje da slijedite tri ponašanja.

Dodijelite određene kriterije zadacima: kontekst (na primjer, prema lokaciji: dom, ured, trgovina; ili priroda posla: pozivi, sastanci - i tako dalje); slobodno vrijeme; dostupna energija; svoje osobne prioritete.

Koncept "posla" obično znači jednu od tri stvari: radite ono što planirate učiniti, ili planirate posao ili izvršavate zadatke kako se odvijaju. Ako u bilo kojem trenutku zapnete, pokušajte procijeniti što točno sada radite, a vrijedi učiniti.

Vrijedno je započeti rad odozdo prema gore, krećući se od nižih ciljeva prema višim. Prvo se zaposlite tekuće stvari, zatim - područja odgovornosti i pažnje (obitelj, posao, zdravlje, prijatelji). Sada možete planirati 1-3 godine unaprijed, a zatim - za budućnost 5 ili više godina. Posljednja faza je procjena vaše misije i načela. Tako ćete, korak po korak, lakše raščistiti sve svoje poslove.

Ključne misli

• GTD je kompleks koji zahtijeva mnogo prilagodbe.
• Ipak, mnogi ljudi smatraju da je sustav koristan, a mnogi nude i vlastitu, revidiranu verziju.
• David Allen obećava proširiti koncept sustava u novoj knjizi, fokusirajući se na usklađivanje rada i života.

Iza kulisa GTD-a: zašto tisuće obožavatelja sustava traže više.

Na web stranici knjižarskog diva Amazon.com ista je knjiga na prvom mjestu u rezultatima upita “produktivnost” (koji vraća više od 170 tisuća naslova) i u rezultatima upita “upravljanje vremenom” (više od 70 tisuća naslovi). Knjiga se zove Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Autor je David Allen, blagi TM superčovjek maskiran u kalifornijskog poslovnog savjetnika. Prvi put objavljen 2001., Allenov vodič od 350 stranica generira beskonačne kritike, već je sedam godina međunarodni bestseler i ostaje prvo mjesto na popisu "Dvadeset najboljih poslovnih knjiga danas" The Wall Street Journala.
"Dovođenje stvari u red" (ili GTD - akronim englesko ime) nije samo još jedna knjiga o teoriji poslovnog razmišljanja. Allenov sustav upravljanja vremenom prilagođen je zahtjevima informacijskog doba, što je privuklo pozornost informatičara i stvorilo kult sljedbenika koji Allenove savjete primjenjuju na cijeli životni proces.

Osnovno načelo GTD-a je prijenos svih obveza, informacija, važnih stvari iz vaše glave na sustav kojem vjerujete. Rezultat je, obećava Allen, gotovo trenutačno smanjenje stresa i odgovarajuće povećanje produktivnosti. Zašto je tako jednostavan sustav napravio toliko buke? Prema riječima mnoštva obožavatelja, Allen je davao upute jadnicima, zatrpanim brdima e-mailova, boreći se s preopterećenošću informacijama, pateći od stresa pokušavajući pratiti sve veći popis rokova i obaveza.

Obožavatelji sustava su sila na koju treba računati. Google vraća više od šest milijuna podudaranja za upit "GTD", a sustav je inspirirao mnoge popularne blogove o osobnoj produktivnosti i iznjedrio cijelu industriju tumača, gurua i onih koji su voljni njime ovladati. Kao što je rekao Harry Wolf iz Wireda, "Allen je oživio tradiciju 'samopomoći' u informacijskom dobu." Međutim, dok neki blogeri revno slijede GTD do slova, drugi su uključeni u aktivne online rasprave o tome kako modificirati GTD sustav da odgovara njihovim osobnim potrebama.

Je li to znak da GTD gubi svoje korisnike ili je problem u tome što ljudi pokušavaju koristiti sustav u druge svrhe? "Nemoguće je dati recept koji odgovara svima", kaže Allen. "Ljudi moraju razviti vlastiti sustav koji će odgovarati njihovim potrebama." Alen smatra da GTD rješava problem mnogih zaposlenih ljudi koji ne znaju da trebaju osloboditi glavu od viška informacija.

GTD: revolucija odozdo prema gore

Za razliku od globalne korporativne kulture pod potpunim utjecajem marketinških super-gurua kao što su Stephen Covey, Tom Peters i Harry Hamel, koji se fokusiraju na viziju, misije i ciljeve, Allenov sustav odozdo prema gore obećava smanjenje stresa i povećanje produktivnosti. Svaka informacija koju naš mozak pokušava pratiti dodaje ulje na vatru stresa. GTD uključuje prikupljanje i obradu svake takve čestice, svakog obećanja, praktički svake misli, pohranjuje informacije u "datoteku" i zatim omogućuje njihovo dobivanje kroz niz redovitih pregleda slučajeva.

Obrada informacija na Allenov način ne zahtijeva filozofsko traženje duše u pokušaju razvijanja globalne misije i vizije. Nekoliko kontekstualnih popisa jedan na jedan daje smjernice o tome kako provesti svoj GTD radni dan. Poput mnogih u pokretu za samopomoć, Allen je napravio karijeru pretvarajući sofisticirane tehnike u praktični vodiči za korporativni svijet. Otkriće da radnici mogu razbistriti svoje umove oslobađanjem svoje e-pošte, pristigle pošte i radne površine bilo je svojevrsna epifanija za mase. Allenovi brojni obožavatelji ostali su zatečeni praznim poštanskim sandučićima, čistim stolovima i sposobnošću da osjećaju kontrolu nad brdom posla s kojim su se suočili. Međutim, ubrzo su počela poboljšanja.
Podržavatelji GTD-a pronašli su nedostatke u sustavu, isti Internet je promijenio naš radno mjesto, što je izazvalo još veću zabunu. Uz e-mail sada imamo Facebook, SMS, brzi kanal i više načina komunikacije. Na rješenja se nije dugo čekalo, a globalna zajednica obožavatelja razvila je niz koraka koji će sustav odvesti do novih granica.

U međuvremenu, Allen je bio zauzet promoviranjem istog GTD-a koji je opisan 2001. Kao odgovor na kritike koje opisuju nedostatke u tehnici, Allen je rekao da GTD nije vezan za tehnička izvedba. “GTD je bezvremenski, nije važno provode li ljudi sve svoje vrijeme za računalom ili ga uopće nemaju. Obje vrste ljudi su postojale 2001. godine, a obje vrste postoje i sada”, rekao je. “Brzi internetski kanali samo su kvantitativna karakteristika, ne kvaliteta. GTD je upravljanje vašim obvezama.
Allenova nova knjiga, Making It All Work, objavljena krajem 2008., obećava da će rasvijetliti prave temelje samoupravljanja: kontrolu i perspektivu. Je li prekasno da se Alen odluči okrenuti korisnicima? Jesu li učenici nadmašili svog gurua?

GTD nasljednici i GTD poboljšanja

Sljedbenici GTD-a Marilyn Mann, Gina Trapani i Leo Babauta pročistili su Allenovu minucioznu sistematizaciju u nešto tehničkije, inteligentnije i više zenovski. Time su privukli pozornost internetske javnosti.

Dok je Allenova knjiga preporučivala korištenje papira, mapa i ormara za dokumente, većina stranica raspravljala je o korištenju softvera za upravljanje projektima, tekstualnih datoteka, klijenata e-pošte (kao što su Outlook ili Gmail), dlanovnika, papirnatih bilježnica, pa čak i indeksnih kartica. Strip post Marilyna Manna "Hipster PDA" (autor je predložio izradu "handhelda" od papira spajanjem hrpe kartonskih kartica sa spajalicom) iz 2004. godine izazvao je ludi odjek i njegov blog "43 Folders" učinio zvijezdom. I dalje zauzima počasno mjesto u Top 100 Technoratija i privlači 8 milijuna pregleda godišnje.

Usput, Mann je bio jedan od prvih pristaša GTD-a. Na primjer, naziv "43 mape" je posveta podsustavu GTD istog imena. Koristi 12 mjesečnih i 31 dnevnu mapu za kategorizaciju materijalnih zadataka koje je potrebno riješiti na određeni dan. U blogu Mann prerađuje Allenove tehnike orijentirane na posao kako bi ih učinio korisnim za "programere, programere i druge vrste geekova".

Godine 2004. Mann je istaknuo da geekovi imaju potpuno drugačiji tijek rada od običnih korisnika GTD-a. Na primjer, gotovo su neodvojivi od svojih prijenosnih računala i tehnologije koja ih pokreće.

Vratimo se u 2008. godinu. Priacta, američka softverska tvrtka za upravljanje vremenom, objavljuje popis više od 100 GTD programa. Mnogi od njih su besplatni, drugi koštaju od 10 do 350 dolara.

Konzultant za osobnu produktivnost sa sjedištem u Massachusettsu, Matthew Connell, jedan je od mnogih blogera koji su primijetili da nakon što završite s prikupljanjem podataka (temeljni proces u GTD-u), ostaje vam zastrašujuće velik popis stvari koje treba obaviti, bez pitanja o tome kako učiniti to" savjet. .

Njujorški IT poduzetnik Mark Horst, autor knjige o osobnoj produktivnosti Bit Literacy, izazvao je niz žestokih rasprava među guruima upravljanja vremenom nakon što je Allenov pristup nazvao "povratkom u eru prije interneta, s njegovim dijagramima toka". indeksi kartica i bilježnice »

Horst predlaže upravljanje stvarima pomoću "pametnijih popisa jedan-na-jedan", gdje se unosi stvaraju putem e-pošte, a popisi prioriteta generiraju se automatski.

S druge strane, Horsta je kritizirao Tim Ferriss, autor najprodavanije knjige “Četverosatni radni tjedan”. "Tehnološki savjeti u Bit Literacyju imaju manje primjena i kraći vijek trajanja od principa GTD-a", zaključio je Ferris.
Ferrisova knjiga zagovara outsourcing zadataka slabo plaćenim radnicima zemlje u razvoju, zaraditi više novca za luksuzan život. Knjiga je više puta kritizirana zbog svoje dvojbene etike, potpuno zaboravljajući da daje korisni savjeti o upravljanju vremenom i upravljanju informacijama.

Unatoč činjenici da se neki stručnjaci ne slažu s pristupima sustava, GTD ostaje jedan od vodećih sustava za upravljanje vremenom. Sljedbenik GTD-a i novinar publikacije Čuvar, Ben Hammersley postao je sljedbenik odmah nakon što je isprobao savjet Davida Allena 2005. godine. Prema njegovim riječima, Getting Things Done je "najbliži kultu koliko popis obaveza može biti." Hammersley je dodao da je za njega osobno teškoća svladavanja sustava blijeda u usporedbi s načinom na koji je sustav promijenio njegov život.

Ako ste voditelj projekta i “utopljeni” ste u tijeku zadataka, pokušajte organizirati svoj posao pomoću sustava Getting Things Done.

GTD: što je to?

GTD (Getting Things Done) je metodologija za organiziranje i kontrolu zadataka. Kreirao ga je David Allen, poslovni trener i savjetnik za menadžment. Potrebno je ne samo planirati, već i izvršiti planirane zadatke.

GTD se često naziva upravljanje vremenom: ako se pravilno koristi, sustav vam pomaže da obavite više i borite se protiv multitaskinga.

GTD principi, bez kojih ništa ne funkcionira

Nemojte ništa imati na umu

Glavno načelo na kojem se gradi cjelokupna metodologija. Sve treba zabilježiti. Čak i male zadatke i stvari koje se čine nevažnima.

Jednostavnije je bolje

Morate zabilježiti i organizirati informacije na način koji vama odgovara. Ako volite bilježnice, poslovanje u aplikacijama i upraviteljima zadataka neće vam olakšati život, već upravo suprotno.

Razmišljanje o rješenju

Često se događa da stvari stoje jer ih doživljavamo kao još jedan problem, a ne tražimo rješenje.

Zadatak po jedan

Prema GTD sustavu multitasking je prepreka. Trebate samo razmišljati o zadatku koji sada obavljate. Odnosno, nemojte razmišljati o izvješću s konferencije dok provjeravate izgled.

Napravite popis radnji

Zadaci zapisani u upravitelju zadataka ili kalendaru neće riješiti sve probleme. Svaku od njih morate shvatiti kao popis specifičnih radnji, tada će biti lakše raditi s njima.

Kako funkcionira GTD metodologija

Postoje mnoge metode koje opisuju kako primijeniti GTD. Ali prvo zapamtite četiri uzastopna koraka.

Prikupite sve informacije o zadacima

Odaberite mjesto gdje ćete pohraniti sve dolazne informacije. Kako se ne bi prekršio princip pogodnosti GTD-a, to bi trebala biti jedna stvar: ili aplikacija ili bilježnica. Na taj način u svakom trenutku možete nešto provjeriti ili promijeniti, a nećete se morati sjećati gdje ste to spremili ili zapisali.

Obradite sve informacije

Ako jednostavno bacite sve svoje zadatke zajedno, brzo ćete se zbuniti i propustiti nešto važno. Potreban vam je sustav po kojem ćete dijeliti zadatke.

Da bi to učinili, koriste stablo odlučivanja ili, kako ga Allen naziva, dijagram tijeka rada.

Postavite si ova pitanja kako biste lakše raspodijelili svoje zadatke.

1. Kakav je ovo zadatak?
2. Što bi trebao biti rezultat?
3. Jesu li potrebne neke radnje?
4. Ako da, koja je sljedeća radnja?
5. Koliko će to trajati?

Organizirajte rezultat

Odgovaranje na pitanja pomaže u raspodjeli zadataka u ispravne blokove. Ako vam ne treba više od dvije minute, na primjer, samo trebate odgovoriti na e-poruku, učinite to odmah.

Kada je za obavljanje nekog zadatka potrebno više vremena, bolje ga je podijeliti u dugoročni projekt s nekoliko faza. Ako to nije moguće, preostaju vam dvije mogućnosti.

Odgoditi

Ako se nitko ne može bolje nositi sa zadatkom od vas, ali zahtijeva puno vremena, možete odgoditi njegovo dovršenje. Takve zadatke zapišite u Kalendar ili u blok Sljedeće radnje.

U Kalendar Unesite samo zadatke koji su vezani uz određene datume ili vremena. Odnosno, važno ih je izvršiti točno na zadani dan.

U Lista čekanja bit će zadataka koje očekujete od nekog od svojih podređenih.

Blokirati Sljedeće radnje- sve stvari za koje sada nema vremena, ali im se svakako treba vratiti čim se pojavi vrijeme. Kako ne biste zaboravili na takve zadatke, napravite popis podsjetnika.

Što učiniti sa zadacima koji ne zahtijevaju nikakvu radnju:

• ukloniti s popisa;
• ako im se kasnije želite vratiti, spremite ih u odjeljak s podsjetnicima;
• ako je ovo važna informacija koju treba spremiti, idite na dio s referencama.

Odaberite radnju za svaki zadatak i dovršite je

Odredite što ćete učiniti sa svakim dolaznim zadatkom. Važno je ne početi postavljati prioritete dok ne znate što točno učiniti.

Svrha osnovne GTD metode je upravljanje obvezama i aktivnostima. Odnosno, identificirajte sve zadatke koje treba izvršiti, imajte plan i budite spremni donijeti odluke da ga promijenite. Takav sustav vam pomaže da uvijek znate koji će biti sljedeći korak.

Koje su usluge prikladne za rad s GTD-om?

Smthngs je GTD upravitelj za preglednik. Može se koristiti online i offline kao aplikacija.

Online usluga. Možete upravljati zadacima i pratiti napredak. Postoji besplatna i plaćena proširena verzija.

Jeste li razmišljali o tome da pročitate knjigu o produktivnosti i pravilnom planiranju svog vremena?Knjiga o kojoj će danas biti riječi obogatit će vas ne samo novim informacijama, već i dati pravi poticaj za djelovanje. Autor David Allen. Produktivnost bez stresa moguća je uz GTD SUSTAV, kaže autor. KNJIGA ĆE BITI KORISNA SVIMA koji već odavno trebaju posložiti svoje poslove, kako na poslu, tako iu privatnom životu.

David Allen u svojoj knjizi Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity nudi jedinstveni sustav za organiziranje stvari.

Ovo nije klasično upravljanje vremenom, već sustav za dovođenje svih stvari do kraja - Obavljanje stvari (GTD).

• Što učiniti ako nemate vremena ništa učiniti, živci su vam na rubu, hvatate se za jednu ili drugu stvar, ali vam uvijek nešto važno promakne?
• Kako biti učinkovitiji u poslu, a opet se moći opustiti?
• Kako “obuzdati” svoju rutinu?
• Kako naučiti razdvojiti nevažne stvari od važnih te pravilno postaviti ciljeve i rasporediti prioritete?
• Kako raditi s pristiglim informacijama i zadacima?

Knjiga Davida Allena Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity pomoći će vam pronaći odgovore na sva ova i mnoga druga pitanja.

Nova verzija knjige (2015.), revidirana kako bi se uzela u obzir današnja stvarnost svijeta informacijske tehnologije.

Jednostavni alati navedeni u knjizi ne samo da vam omogućuju postizanje učinkovitosti, već vas također uče kako ne preopteretiti svoj mozak raznim smetnjama i mislima.

Ovdje je dosta rečeno i o navikama jer da bi se GTD sustav implementirao u praksi potrebno je

David Allen. Produktivnost bez stresa dostupna je svima

Glavna ideja knjige:

Oslobodite svoj mozak. Bistrina svijesti i sređenost misli važni su za punu koncentraciju i produktivnost.

Prestanite slagati misli jedne na druge, žvakati ih, stalno im se vraćati i na kraju ne donositi nikakve odluke.

Što uraditi?

Da biste to učinili, morate "prenijeti" popise iz glave na vanjski medij. Kada mozak prestane zadržavati te podatke, prestat će brinuti i moći će se koncentrirati na stvarni zadatak.

Misli će vam se neprestano rojiti u glavi kao nemirne pčele dok ne pronađu svoju košnicu. Kada vam se glava puni različitim mislima, o kakvoj produktivnosti možemo govoriti?

Glavno pravilo Davida Allena je da se svaka misao mora zapisati i staviti na policu inboxa.

“Inbox” su sve dolazne ideje, računi, podsjetnici, bilješke sa sastanka itd.

Knjiga opisuje jasan algoritam za rad s tim podacima.

Praćenje.

Ovo je model metode prirodnog planiranja.

Prilikom donošenja odluke,

Što uraditi?

1. Razmislite o rješenju prema dijagramu:

• zašto mi ovo treba?
• kakav rezultat trebam (što bi se trebalo dogoditi);
• zamislite svoj uspjeh.

2. Sljedeći brainstorming, generiranje ideja usmjerenih na željeni rezultat. Ideje treba zapisivati, ne odmah procjenjivati ​​jesu li prikladne, nego zapisivati ​​sve što vam padne na pamet. Ovdje je bitna količina, a ne kvaliteta.

3. Zatim odabiremo najbolje ideje, Grupiramo ih i organiziramo u jednu shemu. Može se jednostavno napisati rukom na papiru ili u servisu kao što je Xmind.

4. Odredite sljedeću konkretnu akciju za svaku ideju.

5. Učinimo to.

Vaš um prolazi kroz pet koraka kako bi dovršio gotovo svaki zadatak: definiranje cilja i načina za njegovo postizanje, vizualizacija rezultata, razmišljanje, organiziranje dobivenih rješenja i određivanje sljedećih radnji. - David Allen

GTD metodologija i David Allen - produktivnost i smislenost u svemu!

Metodologija GTD – ovaj naputak za one, Ovo nije samo organiziranje i planiranje stvari, povećanje produktivnosti i produktivnosti, već također temeljno rješenje kako smisleno izvršiti sve zadatke, a pritom održati (i to je važno!) psihičko blagostanje. Štoviše, to se odnosi ne samo na posao, već i na osobni život.

Apsolutno svatko može primijeniti ovu tehniku.

Sama knjiga sastoji se od tri dijela.

Prvi dio- Ovo kratki osvrt sustava, kao i objašnjenje njegove jedinstvenosti i važnosti.

U drugom dijelu- principe sustava, kao i njihovu postupnu primjenu u svakodnevnom životu.

Treći dio- ovo su rezultati koji se mogu postići ako ovaj sustav implementirate u svoj osobni život i posao.

Sustav GTD usko je povezan s . I, kao što su znanstvenici već dokazali, oni se mogu trenirati i poboljšati.

Jedan od dostupnih načina za TRENIRANJE MOZGA, održavanje njegovog normalnog funkcioniranja i razvoja su simulatori mozga. Možete učiti BESPLATNO >>>Besplatni simulatori usluge Vikium

Kognitivne (kognitivne) funkcije uključuju: pamćenje, mišljenje, pažnju, percepciju, inteligenciju, govor.

Sve gore navedene sposobnosti povezane su s moždanom aktivnošću. Dakle, s nedovoljnim razvojem mozga, s kvarovima u njegovom radu kvaliteta kognitivnih funkcija smanjuje se. Primjetno smanjenje kvalitete naziva se kognitivno oštećenje (oštećenje).

Kognitivno oštećenje najviše negativno utječe na postignuća osobe različitim područjima njegov život: svakodnevni, svakodnevni, obrazovni, profesionalni, društveni.

Zbog toga je važno trenirati svoj mozak, u bilo kojoj dobi.

David Allen - produktivnost kroz osobne uvide

Knjiga je značajna i po tome što u njoj nema samo suhoparnih zaključaka i formulacija koje iznosi autor, već i mnoštvo “živih” primjera.

Što se misli?

Cijela bit vaše GTD metodologijeDavid Allen otkriva i demonstrira te primjere situacija, sastanaka i konzultacija s mojim klijentima.

Prikazuje probleme ljudi i tvrtki, razotkriva njihove pogreške i radikalno mijenja situaciju bolja strana, pokazujući kako tehnike upravljanja vremenom zapravo funkcioniraju Obavljanje stvari (GTD) pomaže i naučite živjeti bez stresa.

Getting Things Done je tehnika upravljanja vremenom koju je utemeljio David Allen i opisao u svojoj istoimenoj knjizi.

Glavna ideja metode je da osoba treba rasteretiti glavu od nepotrebnih rutinskih informacija prijenosom na vanjski medij, bilo da se radi o pladnjevima s papirima, dnevniku ili.

David nudi algoritam koji se može koristiti za učinkovitu obradu velikih količina informacija i organiziranje vašeg vremena.

Prema GTD metoda, bolje je raditi s dolaznim informacijama u nekoliko faza:

2. Obrada.

3. Organizacija.

5. Radnje.

Pogledajmo ove faze detaljnije.

Kolekcija

Glavna ideja je da svaki zadatak, ideja, informacija itd. koju primite. moraju biti snimljeni na nekom mediju: na papiru, poštom, u prijenosnom ili džepnom računalu. Možda ćete koristiti različite alate za snimanje različitih dolaznih informacija. Ovo nije poanta. Glavne ideje su sljedeće:

Ništa nećeš zaboraviti

Rasteretit ćete glavu od velike količine rutinskih informacija.

Podaci zabilježeni na papiru mogu se prikupljati u ladicama, datotekama ili e-poštom poslati u određene mape i tako dalje, ovisno o alatima za prikupljanje.

Da bi ova shema radila, dolazne ladice s informacijama moraju se obrađivati ​​u određenom razdoblju, na primjer, jednom tjedno. Obradom ladica zapravo ih praznite.

Na primjer, možete jednim klikom zabilježiti sve zadatke, ideje, bilješke u odjeljak "Zadaci" online organizatora.

Organizacija

Obrada prikupljenih podataka (košara, pladanj, Inbox spremnik) odvija se strogo prema sljedećem algoritmu:

Uzmite sljedeći gornji element košarice "Inbox".

Ako neki element zahtijeva radnju i potrebno je malo vremena (do 5 minuta), tada to izvodimo odmah.

Ako zadatak zahtijeva puno vremena, onda ga delegiramo nekome ili odgodimo.

Ako stavka u košarici "Inbox" ne zahtijeva radnju, tada je odbacujemo, stavljamo je u ladicu (popis) "Možda jednog dana" ili je ostavljamo negdje u arhivi kao referentnu informaciju.

Da biste organizirali rad na onim zadacima koji zahtijevaju daljnju radnju, David Allen predlaže razbijanje takvih zadataka na nekoliko popisa:

Sljedeće radnje

Trebali biste imati popis daljnjih specifičnih radnji koje je potrebno poduzeti. Samo u ovom slučaju, moći ćete raditi što je moguće učinkovitije, "brusiti" veliki broj poslovanje

U mrežnom organizatoru TimeMaster sličan popis predstavljen je listom obveza

Projekti

Zadaci koji zahtijevaju više od jedne akcije za postizanje svojih ciljeva u biti su projekti. Na primjer, za pripremu prezentacije potrebno je nazvati organizatore, platiti račun za prostor i sl. Za svaki projekt potrebno je odrediti daljnje djelovanje.

S TimeMaster mrežnim organizatorom zadatke možete podijeliti na podzadatke u sekundi.

Odgođena

Ako je zadatak delegiran ili se iz nekog razloga može dovršiti malo kasnije, takve zadatke treba staviti na poseban popis.

Online organizator TimeMaster ima kontakte putem kojih možete održavati popise zadataka.

Jednog dana možda

Postoje zadaci koji ovaj trenutak nisu relevantni, nije jasno hoće li biti relevantni u budućnosti, ali postoji mogućnost. Takvi zadaci stavljeni su na zaseban popis.

U mrežnom organizatoru TimeMaster takve popise možete organizirati u sekundi pomoću konteksta.

David Allen preporučuje napuštanje klasičnog krutog planiranja dana, kada se cijeli dan planira iz minute u minutu. Takvo planiranje rijetko je primjenjivo u praksi, budući da vam u svakom trenutku može odvući pažnju, a planovi se mogu promijeniti.

David smatra da se zadaci dijele na teške i meke.

Fleksibilni zadaci idi na jednostavan popis. To su zadaci koji se mogu dovršiti u bilo kojem trenutku, tako da se mogu dovršiti redom. Većina zadataka za prosječnu osobu spada u ovu kategoriju.

Teški zadaci– to su zadaci koji su vezani uz određeno vrijeme. Na primjer, sastanak, konferencija, zakazani poziv, zadatak će uskoro isteći.

Ima smisla držati samo teške zadatke u svom kalendaru. Na početku dana pregledavate popis kalendara i popis zadataka. Najprikladnije je kada se popis zadataka i kalendar nalaze na istoj stranici. Ovako je lakše planirati. Ako na početku dana nema planiranih teških zadataka, tada možete izvršavati fleksibilne zadatke redom: ovisno o raspoloživosti vremena, energije i resursa, izvršavate zadatke od najvišeg do najnižeg prioriteta. Čim dođe vrijeme za težak zadatak, napravite pauzu, dovršite težak zadatak, a zatim se vratite na izvršavanje zadataka s popisa. Ovo je najfleksibilniji, najjednostavniji i najpraktičniji način planiranja pri radu s velikim brojem predmeta.

David također spominje planiranje odozgo prema dolje u svojoj knjizi. On koristi analogiju pregleda ciljeva, projekata i zadataka “odozgo”:

1. tekući poslovi;

2. tekući projekti;

3. projektni zadatak;

4. nadolazeće godine (1-2 godine);

5. petogodišnja perspektiva (3-5 godina);

No, kako i sam David priznaje, u njegovoj knjizi glavni naglasak je na opisu metoda obrade tekućih poslova i projekata, a strateškom planiranju treba posvetiti posebnu knjigu. Inače, metode strateškog planiranja opisao je Steve Covey, jednako poznati svjetski stručnjak na području upravljanja vremenom. O tome se govori u članku o strateškom planiranju.

Možete pročitati više o GTD tehnici u istoimenoj knjizi Getting Things Done Davida Allena ili naučiti kako primijeniti ovu i druge tehnike u praksi pomoću mrežnog organizatora i drugih alata u našem video tečaju.