Zašto je tako teško birati između prioritetnih i sporednih zadataka? Istraživanje neuroznanstvenika Antonija Damasija pokazuje da je donošenje odluka neraskidivo povezano s emocijama. Stoga ne čudi da se anksioznost i depresija često karakteriziraju kao stanja zaglavljenosti i nemogućnosti donošenja odluka. Korištenje jednostavnih alata poput Eisenhowerove matrice pomaže ne samo u razumijevanju stvari, već i u smanjenju emocionalnog stresa. S vremenom, savladavanjem principa ovog koncepta, možete lako i brzo odrediti razliku između važnog, hitnog, nevažnog i beskorisnog.

Vjeruje se da Eisenhowerova matrica ima mnogo veze s riječima Dwighta D. Eisenhowera: “Imam dva problema: jedan hitan i jedan važan. Hitno nije važno, ali važno je hitno.”

Dwight D. Eisenhower najpoznatiji je kao 34. predsjednik Sjedinjenih Država (od 1953. do 1961.). Prije nego što je postao predsjednik, bio je general i zapovijedao je savezničkim snagama tijekom Drugog svjetskog rata. Godine 1950. Eisenhower je postao prvi NATO-ov vrhovni saveznički zapovjednik u Europi.

Specifične profesionalne aktivnosti neprestano su tjerale Eisenhowera da donosi teške odluke i svakodnevno se usredotočuje na različite zadatke. Kako bi optimizirao proces, stvorio je svoju metodu, koja je postala nadaleko poznata kao Eisenhowerova matrica. Danas ga mogu koristiti ne samo generali, već i obični ljudi, uključujući kućanice - pomaže odrediti prioritete trenutnih zadataka i dovesti stvari u red.

Kako koristiti Eisenhowerovu matricu

Ovaj je alat prikladan za one koji su voljni i sposobni procijeniti važnost svojih zadataka i jasno ih kategorizirati. Metoda uključuje podjelu zadataka i radnji u četiri skupine:

1. hitno i važno;
2. važno, ali ne hitno;
3. hitno ali ne važno;
4. nije hitno ili važno.

Krajnji cilj Eisenhowerove metode je pomoći filtrirati nevažne stvari od važnih odluka i usredotočiti se na ono što je stvarno važno.

Ako Eisenhowerovu matricu zamislite kao sliku, izgledat će ovako:

Značenje kvadranata u matrici

Zadaci se dodjeljuju određenim kvadrantima, koji zauzvrat određuju kada i koliko dugo možete izvršiti zadatak.

• Kvadrant I - "Učini to sada" (hitno i važno)

To uključuje prioritetne zadatke koji zahtijevaju hitnu pozornost. Imaju stroge rokove i moraju se ispuniti prije svega i osobno.

• Kvadrant II - “Odlučite kada ćete to učiniti” (važno, ali ne hitno)

Ovaj kvadrant je strateški dio matrice, idealan za dugoročni razvoj. Elementi koje uključuje važni su, ali ne zahtijevaju trenutnu pozornost. Istovremeno, zadaci imaju određeni rok i također se izvršavaju osobno.

• Kvadrant III - "Delegirati nekome" (hitno, ali ne važno)

Telefonski pozivi, e-pošta i zakazivanje sastanaka i događaja spadaju u ovaj kvadrant. Ove vrste zadataka obično ne zahtijevaju osobnu pažnju jer ne uključuju mjerljiv ishod. Kvadrant III pomaže u smanjenju ometanja važnog posla. Delegiranjem se možete usredotočiti na veće stvari.

• Kvadrant IV - "Učini to kasnije" (nije važno, nije hitno)

Aktivnosti koje spadaju u Kvadrant IV su pomoćne aktivnosti koje ne dodaju nikakvu vrijednost. Jednostavno, to je nešto što se uvijek može odgoditi bez straha od posljedica. Te stvari oduzimaju vrijeme i ometaju važnije zadatke koje stavljate u prva dva kvadranta.

Odabir boje za matricu

Svakom kvadrantu matrice dodijelite boju i povežite je s razinom prioriteta.

Na primjer:

Crveno = hitno.

Žuto = važno, ali ne baš hitno.

Zeleno = hitno, ali nije važno.

Sivo = nije hitno, nije važno.

Dok koristite matricu u profesionalne svrhe, ustanovit ćete da većina problema spada u kvadrante I i III. Aktivnosti kvadranta II daju najznačajnije rezultate jer su to poslovni ciljevi koji utječu na dugoročni uspjeh poslovanja, ali se rijetko klasificiraju kao hitne.

Najteže je razumjeti što vas odvlači od planiranog kursa. Ali ako se možete nositi s ovim temeljnim problemom upravljanja vremenom, riješit ćete se misli o izgubljenim satima. Postavite si dva pitanja koja će vam pomoći da odlučite o svojim dugoročnim strategijama donošenja odluka:

• Kada ćete raditi na važnim, ali ne hitnim poslovima?
• Kada možete odvojiti vrijeme za rješavanje važnih zadataka prije nego što odjednom postanu hitni?

Vrijedno je zapamtiti da ponekad zadaci iz jednog kvadranta neočekivano padaju u drugi. Ako se dogodi hitan slučaj, vaši prioriteti će se promijeniti. Na primjer, vlasnik ste male tvrtke, a nezadovoljni kupac zove i traži razgovor s upraviteljem zbog kašnjenja isporuke. Ovaj problem će se odmah uzdići iznad ostalih elemenata u matrici.

Distribucija zadataka po kvadrantima ima neke značajke koje treba uzeti u obzir:

1. Popisi obaveza olakšavaju život. Pobrinite se da prilikom dodjele zadataka postavite prava pitanja koja će vam pomoći da odredite što prvo morate učiniti. Ključna značajka je prioritet.
2. Svakom kvadrantu možete dodati mnogo aktivnosti i zadataka, ali najbolje je zadržati najveći broj na najviše osam stavki. Inače ćete se udaljiti od glavnog cilja - izvršenja zadatka.
3. Stvorite zasebne matrice za svoj profesionalni i osobni život.
4. Samo vi možete odrediti razinu prioriteta stavki na vašem popisu. Započnite svako jutro s popisom obaveza iz matrice, a do kraja tjedna vidjet ćete rezultat.

Predložak Eisenhowerove matrice

Kako biste pojednostavili proces distribucije zadataka, koristite predložak koji je razvio Evernote:

Eisenhowerova matrica može se prevesti u softver za upravljanje projektima Trello. Napravite popis obaveza za svaku od četiri ploče (= kvadrant) i napravite zasebnu ploču "Inbox" u koju će ići svi zadaci prije nego što se distribuiraju kvadrantima. To će vam omogućiti vizualnu procjenu vašeg radnog opterećenja.

Eisenhowerova matrica je jednostavan alat koji vam pomaže da izbjegnete stanje paralize analize koje se javlja kad god ne znate odakle početi.

34 Američki predsjednik Dwight David Eisenhower bio je vrlo zaposlen čovjek. Kako bi učinio više u danu, stvorio je vlastiti alat za učinkovito upravljanje vremenom, koji se danas naziva Eisenhowerova matrica ili Matrica prioriteta. Što je bit metode?

Što je Eisenhowerova matrica?

Ideja Eisenhowerove matrice je naučiti kako brzo razlikovati važne stvari od nevažnih i onih koje uopće ne zahtijevaju pozornost. Eisenhower je predložio podjelu svih tekućih i planiranih stvari u 4 kategorije prema načelu hitnosti i važnosti. Radi jasnoće, nacrtao je kvadrat i podijelio ga na 4 polja. Svako polje sadržavalo je popis obaveza:

• Polje 1: Važni i hitni poslovi;
• Polje 2: Važni, ali ne baš hitni poslovi;
• 3 polje: Nevažni, ali hitni poslovi;
• Polje 4: Nisu važni ni hitni poslovi.

Kako raditi s Eisenhowerovim kvadratom?

Pogledajmo detaljnije Eisenhowerov trg:

1. Važne i hitne stvari.Što biste stavili u ovu kategoriju? Koliko bi se hitnih i važnih stvari moglo napisati na ovom trgu? Trik je u tome što se Eisenhowerovo planiranje može nazvati učinkovitim samo ako je prvi kvadrat uvijek čist, bez ijednog unosa. Ako imate popis zadataka koje možete dodijeliti ovom polju matrice, to znači da vas nešto ometa u produktivnom radu: lijenost, nedostatak samodiscipline, nesposobnost pravilnog postavljanja prioriteta itd. Sve to dovodi do žurbe poslova, što loše utječe na psihičko i tjelesno stanje čovjeka.
2. Važne, ali ne baš hitne stvari. Eisenhower je, stvarajući svoj sustav upravljanja vremenom, bio siguran da je ova kategorija najvažnija. Pravovremeno postavljanje zadatka i preuzimanje njegove provedbe znači priliku posvetiti onoliko vremena koliko je potrebno rješavanju problema. Na primjer, pravovremeni posjet liječniku spriječit će bolest, a pisanje studentskog rada malo prije roka ostavit će priliku za ispravljanje pogrešaka.
3. Ne baš važne, ali hitne stvari. Ovo polje Esenhowerove matrice ima za cilj smjestiti stvari koje ometaju učinkovit rad i stoga zahtijevaju trenutnu eliminaciju. Na primjer, popraviti pokvareno računalo, pomoći svekrvi u transportu namještaja do kuće na selu itd.
4. Nisu hitne ili važne stvari. U matrici prioriteta ima mjesta i za stvari koje radimo svaki dan kako bismo skrenuli misli s posla. To su dugi telefonski razgovori, gledanje TV serija, prijateljstvo, pisanje pisama itd. Odnosno, sve one stvari koje su ugodne, ali nisu potrebne. Eisenhower je, govoreći o prioritetima, takve aktivnosti nazvao “gubiteljima vremena” koje negativno utječu na radnu produktivnost.

Tehnika je popularna zbog svoje prividne jednostavnosti upotrebe, korisno je znati o njoj, svakako je vrijedno isprobati, pa idemo shvatiti.

Dwight Eisenhower, general vojske i 34. predsjednik Sjedinjenih Država, vjerojatno nije proučavao teoriju upravljanja vremenom i tehnike za učinkovito korištenje vremena. Ali upravo njegova fraza "Nisu sve hitne stvari važne i nisu sve važne stvari hitne" najbolje opisuje načelo na kojem se temelji metoda nazvana Eisenhowerova matrica.

Problemi koje Eisenhowerova matrica pomaže riješiti

Ponekad radiš cijeli dan, a da se ne središ, stigneš obaviti hrpu stvari, doslovno se vrtiš kao vjeverica, ali rezultat je samo umor, a nikakvo zadovoljstvo. Jer nije baš jasno kako vas je sav taj radnički junaštvo doveo bliže vašem cilju.

U upravljanju vremenom to se zove problem postavljanja ciljeva, a njegove posljedice mogu biti najrazornije - život se pretvara u naporan maraton s rijetkim prekidima i neshvatljivim rezultatom.

Važno je shvatiti da nije problem u tome što malo ili loše radimo, već u tome što prije pokretanja bilo kakvog posla ne postavimo prave ciljeve i ne definiramo prioritete. Jedan od načina na koji se ovo može riješiti jest korištenje Eisenhowerove matrice za brzo sortiranje zadataka po prioritetu.

Suština Eisenhowerove matrice

Ova tehnika pomaže vam da brzo sortirate svoj popis obaveza, čak i ako ih ima mnogo. Izvana sve izgleda krajnje jednostavno - gledamo popis zadataka i odgovaramo na dva pitanja za svaki.

• To je važno?

• Ovo je hitno?

Uzmite list papira i podijelite ga na četiri dijela. Dobivamo četiri kvadrata u koje upisujemo odgovore na ova dva pitanja.

Kako izgleda Eisenhowerova matrica?

Kvadrant A: važne i hitne stvari

• Stvari koje, ako nisu dovršene, ugrožavaju postizanje cilja.
• Problemi koje treba riješiti kako bi se izbjegle velike poteškoće u životu.
• Zdravstveni problemi.

Ako ste čudovište učinkovitosti, onda će vam ovaj kvadrant biti prazan: jednostavno nećete obaviti stvari sve dok ne uđete u "vatreni" sektor. Ali vi niste čudovište učinkovitosti (a nismo ni mi), pa je malo vjerojatno da će se to dogoditi. Najvažnije je da se tamo stvari događaju rijetko iu malim količinama. Ako je pola vašeg popisa zadataka tamo, to je katastrofa.

Ipak, nema mjesta panici. Da bi ovaj kvadrant bio prazan, prvo morate poraditi na održavanju ostalih sektora.

Kvadrant B: važne ali ne hitne stvari

• Primarna djelatnost.

Ovdje žive zadaci kojima je potrebno posvetiti maksimalnu pozornost. Oni koji dobro rade s ovim kvadrantom bit će uspješni u postizanju svojih ciljeva. Važne zadatke koji nisu gorući, što znači da ih ne radimo u stanju bliskom panici. Nema prepreka da ih izvedete što učinkovitije. Samo nemojte odgađati - zadaci iz ovog kvadranta mogu se preseliti u sektor A.

Kvadrant C: hitne ali nevažne stvari

• Smetnje.

Obavljanje ovih zadataka ne pomaže vam da postignete svoj cilj, oni vas sprječavaju da se usredotočite na ono što je stvarno važno, smanjuju vašu učinkovitost i iscrpljuju vas.

Podmukli kvadrant - postoji opasnost od brkanja stvari iz ovog sektora sa stvarima kvadranta A, što rezultira zabunom u prioritetima.

Kvadrant D: Nisu hitne niti važne stvari

Paradoksalan kvadrant, jer ovdje živi posao:

• ne pruža nikakvu korist;
• naši favoriti.

Slušati. Ovdje svira naša omiljena glazba, čeka vas udobna stolica i nije potrebno praktički nikakvo uključivanje mozga.

Kako primijeniti Eisenhowerovu matricu na upravljanje vremenom

Postoji mnogo različitih, ponekad ne baš kompatibilnih metoda i tehnika upravljanja vremenom. I to nije nedostatak, jer ljudi su različiti. Ono što dobro funkcionira za jednu osobu, neće raditi za drugu. Stoga ćete neizbježno morati isprobati različite tehnike, odabirući pravu.

Pretpostavimo da ste promišljeno pristupili formuliranju cilja, svladali unutarnji otpor u obliku straha i odugovlačenja i pronašli izvrsnu motivaciju za postizanje rezultata. Aktivni ste i puni energije! Međutim, nakon nekog vremena iznenađeno primijetite da, nakon što ste pošteno i ustrajno radili planiranih 8 - 12 sati, ne možete točno odrediti

• što je od planiranog već učinjeno;
• kakav je međurezultat dobiven;
• koliko ste bliže ostvarenju cilja koji ste si postavili.

Slika ispada prilično depresivna: dan vam je pun briga, stalno ste nečim zauzeti, ali rezultat se ne bliži. Umjesto da budete zadovoljni što ste uspjeli napraviti još nekoliko koraka do cilja, osjećate samo umor i razočaranje.

"Problem postavljanja ciljeva"

U upravljanju vremenom ovaj se fenomen naziva "problemi s postavljanjem ciljeva". Kada se suočite s tim, počinjete se osjećati poput slavnog junaka starogrčkog mita - Sizifa, koji je dan za danom osuđen da otkotrlja ogromnu gromadu na vrh planine, padajući u trenutku kada je cilj postignut. Ovakva nepodižna gromada u vašem je slučaju hrpa dnevnih zadataka čiji se obujam ne smanjuje koliko god se trudili.

Postavite svoje prioritete

Iako je problem s kojim se suočavate uistinu ozbiljan i širok, sasvim ga je moguće riješiti. Ali odakle početi? Prvo, prije nego što počnete djelovati, morate shvatiti što točno želite postići u ovoj fazi i rangirati zadatke ovisno o njihovom prioritetu.

Ne počinjite raditi na zadatku prije nego što točno znate koji vam je cilj i koliko daleko će vas odvesti.

Naravno, postoji cijela kategorija zadataka koji se mogu obavljati kaotično, po principu "otkrio i učinio". Na svoj način, to je čak i korisno: takva aktivnost stvara određeno raspoloženje i pomaže vam da se bez problema uključite u svoj glavni posao. Takvi zadaci uključuju, na primjer, kućnu rutinu: pranje suđa, brisanje prašine, pometanje poda itd. Popis takvih dnevnih rutinskih zadataka je mali, a prednost njihovog obavljanja je ta što gotovo odmah vidite rezultat svog napori i Nakon završetka ne doživljavate samo osjećaj zadovoljstva od obavljenog posla, već i prilično opipljivu fizičku ugodu.

Međutim, kada se radi o onim zadacima koje je potrebno riješiti tijekom rada na velikom projektu, popis zadataka može postati gotovo "bezdimenzionalan". Kaotična strategija ovdje neće funkcionirati - na kraju krajeva, vremenski ste ograničeni da dovršite cijeli projekt. To znači da postoji veliki rizik kada se rješava mnoštvo sitnih problema i jednostavno nema vremena učiniti nešto stvarno važno za postizanje konačnog cilja. Dakle, prije nego što se bacite na sve odjednom, odvojite nekoliko minuta za razmišljanje.

Rangirajte trenutne zadatke

Razmišljanje o svojim postupcima dobra je ideja, ali to želite učiniti ne samo učinkovito, već i brzo. U tu svrhu prikladna je dobro poznata metoda koja se aktivno koristi u upravljanju vremenom. Poznata je kao Eisenhowerova matrica. Različiti izvori predlažu malo drugačije načine korištenja ove metode. Čini nam se da je najjednostavniji i najracionalniji onaj o kojem će biti riječi u nastavku. Pokazao se kao praktičan alat za praktičnu upotrebu, pa ga rado dijelimo s vama.

Matrix je dobio ime po 34. predsjedniku Sjedinjenih Država, Dwightu Eisenhoweru, bivšem vojnom generalu. Upravo je on zaslužan za izum ove metode, ali najvjerojatnije Eisenhowerova zasluga leži u tome što je svojedobno izrazio misao: "Nisu sve hitne stvari važne, niti su sve važne stvari hitne." Citat je stekao popularnost i, naravno, bio temelj ideje o matrici.

Pomoću Eisenhowerove matrice možete brzo sortirati čak i prilično dug popis obaveza. Da biste to učinili, zapišite svoje trenutne zadatke (najbolje tehnikom GTD), a zatim procijenite svaki od njih prema samo dva kriterija:

• Je li važno? (Ne baš)
• Je li hitno? (Ne baš)

Kao rezultat toga, sve vaše stavke s popisa, ovisno o stupnju važnosti/hitnosti, mogu se smjestiti u jedan od 4 kvadranta Eisenhowerove matrice, koja izgleda ovako:

Vrijedno je napomenuti da matrica u različitim sustavima upravljanja vremenom ima različite nazive, kao što se tumačenje kvadranata može malo razlikovati među različitim autorima. Dakle, Stephen Covey, autor knjige “The 7 Habits of Highly Effective People,” to naziva matricom hitnosti/važnosti. Daje detaljne preporuke o njegovoj uporabi u svom radu. U drugim izvorima ova se metoda naziva vizualna verzija "4D pravila", o čemu ćemo govoriti malo kasnije.

Kako raditi s kvadrantima

Eisenhowerova matrica ne samo da ima mnogo varijacija naziva, već i mnogo tumačenja kako se nositi sa zadacima koji se nalaze u svakom od kvadranata. Predlažemo da se detaljnije zadržimo na dvije interpretacije, od kojih se prva čini prikladnijom za svakodnevnu upotrebu.

metoda Uradi-Planiraj-Delegiraj-Eliminiraj

Zapravo, naziv ove metode već sadrži informacije o tome kako se nositi sa zadacima koje ste postavili u svaki od 4 kvadranta. Pogledajmo ovo malo detaljnije.

Kvadrant 1: Hitno i važno

To su stvari koje zahtijevaju hitnu akciju, inače će se dogoditi nešto nepopravljivo: požar, greška koja bi mogla blokirati izdanje ili nešto slično. Idealna opcija je kada ovaj kvadrant ostane prazan. U krajnjem slučaju, u njega možete staviti zadatke iz kvadranta br. 2 ako nepredviđene okolnosti iznenada zahtijevaju njihovo hitno rješavanje.

Kvadrant 2: Važno, ali ne hitno

Ovo je kvadrant za najproduktivnije zadatke. Nema potrebe rješavati ih upravo sada, tako da se svaki može inteligentno isplanirati i učinkovito provesti. Radeći na provedbi zadataka iz drugog kvadranta, na kraju ćete imati istu produktivnost, čiji vas je nedostatak tjerao u očaj.

Kako biste dodatno optimizirali rad unutar ovog kvadranta, možete rangirati zadatke u njemu prema istom principu važnosti/hitnosti. Na taj način prvo možete posvetiti pažnju hitnijim i važnijim (ne hitnim!) poslovima, a zatim mirno prijeći na rješavanje manje hitnih i važnih (ali ipak značajnih za postizanje cilja) pitanja.

Kvadrant 3: Nije važno, ali hitno

Stvari iz ovog kvadranta su same distrakcije koje remete nesmetan tijek radnog procesa i ometaju postizanje konačnog cilja. To su dugi telefonski razgovori, jalove rasprave koje nemaju konačni cilj, potreba da se odvratite kako biste pomogli nekome od kolega i sl. Preporuča se, ako je moguće, takve stvari delegirati nekome tko to može riješiti umjesto vas. Glavna ideja je da ih ne radite sami. Možete ih ovlastiti ili u potpunosti odbiti izvršiti.

Kvadrant 4: Nije važno ili hitno

Možete jednostavno zaboraviti na stvari koje završe u ovom kvadrantu. U pravilu su to neke vaše trenutne želje koje nemaju veze s vašim ciljevima. Ako se takav kvadrant pokaže prazan, ovo je idealna opcija. Ali čak i ako u njemu postoje neki zadaci koje biste još željeli izvršiti, odgodite rješavanje ovog problema na neodređeno dugo vrijeme i vratite im se nakon što je glavni cilj postignut, ali za sada jednostavno ne vrijedi trošiti energiju na njih i vrijeme.

Pravilo "4D"

Pošteno radi, mora se reći da pravilo “4D” u različitim interpretacijama ne opisuje nužno kvadrante matrice o kojoj govorimo. Ali jedan od njih je sasvim dosljedan njihovim opisima danim gore i može se koristiti pri radu s kvadrantima:

Učini, Delegiraj, Odgodi ili Dump (Uradi (hitno), Delegiraj (drugima), Odgodi (privremeno), Napusti).
Učini, Odluči, Delegiraj, Izbriši (Učini (sada), Odluči (kojim redom učiniti), Uputi, Izbriši).

Glavna prednost opisane metode je što vam omogućuje brzo rangiranje bilo kojeg broja zadataka. Osim toga, matrica

• Pomaže vizualno prikazati obujam planiranih zadataka i stupanj njihove važnosti/hitnosti. Na taj način dobivate priliku učinkovito iskoristiti svoje vrijeme.
• Uz njegovu pomoć možete jednostavno podijeliti zadatke u grupe na temelju samo 2 jednostavna kriterija. Da nije ovog uvjeta, raspodjela zadataka po kvadrantima bila bi mnogo teža.

Provjerite učinkovitost matrice u praksi

Eisenhowerovu matricu možete koristiti ne samo za određivanje koji vas zadaci približavaju željenom rezultatu, a koji stvaraju prepreke na putu do vašeg cilja. Ovu metodu također možete koristiti za procjenu koliko ste općenito učinkoviti. Dakle, ako su svi vaši zadaci smješteni u drugi kvadrant, možemo reći da ste postigli maksimalnu učinkovitost.

Osim toga, podjela zadataka u kvadrante omogućuje vam da jasno odredite gdje točno odlazi većina vašeg vremena i energije, a također predlaže načine za poboljšanje vaše osobne produktivnosti. Na primjer, ozbiljno razmislite o delegiranju većine zadataka drugim članovima tima ili konačno prestanite gubiti vrijeme i energiju na stvari kojima je mjesto u kvadrantu broj 4.

Korištenje Eisenhowerove matrične metode možete optimizirati pomoću aplikacija koje već postoje u različitim verzijama: mobilnoj, web i desktop verziji. A kako biste izbjegli pogreške u postavljanju ciljeva i odredili racionalne načine za njihovo postizanje, koristite uslugu SmartProgress. Uz njegovu pomoć već je više od 35.000 ciljeva realizirano od strane raznih ljudi. Jeste li definirali svoj cilj?

Eisenhower Matrix je koristan program za rukovoditelje i menadžere vremena. Više pročitajte u članku.

Ako ste vođa, menadžer ili čak običan radnik, možda će vam trebati Eisenhowerova matrica. Ovo je posebna tablica koja vam pomaže da pravilno planirate svoj dan. Pročitajte više u nastavku.

Matrica vremena, poslovno planiranje i Eisenhowerova prioritizacija po kriterijima, elementi: definicija iz Wikipedije, suština, vježba, alati

Matrica vremena, planiranje zadataka i određivanje prioriteta Eisenhower– stol koji vam pomaže da iskoristite svoje vrijeme. Uostalom, ponekad vremena jednostavno nestane i nema dovoljno vremena za hitne stvari. Takva matrica funkcionira prema kriterijima, elementima koji su bitni ili manje bitni. To pomaže osobi da pravilno raspodijeli svoje zadatke kako bi sve obavio. Na Wikipediji ne postoji definicija takve matrice, ali postoji objašnjenje što je time management:

Eisenhowerova vremenska matrica, planiranje i određivanje prioriteta

Bit alata ovog programa je da osoba shvati što je važno i da pravilno postavi prioritete. Takve vježbe se u početku čine teškima, ali onda se čovjek navikne i već mu je teško raditi bez ove matrice.

Eisenhowerova vremenska matrica, planiranje i određivanje prioriteta

Matrica izgleda kao četiri kvadranta. Također ima dvije osi:

• Os hitnosti (vodoravno)
• Os važnosti (vertikalno)

Svaki kvadrant ima različitu razinu važnosti i hitnosti. U njih morate zapisati svoje zadatke, raspoređujući ih po važnosti i hitnosti. Ovo stvara jasnu ideju o tome što prvo treba učiniti. Ono što treba učiniti, ali se može odgoditi. I nema potrebe učiniti ništa bolje. Sve je to jednostavno i jasno.

Eisenhowerova matrica, najbolji program za menadžera, glavni zadatak dana - predložak, slika: primjer raspodjele važnih, hitnih stvari, na koji kvadrant obratiti najviše pažnje?

Kao što je gore navedeno, Eisenhowerova matrica– ovo je najbolja metoda učinkovitog upravljanja vremenom, koja pomaže ostvariti i postići brze i potrebne rezultate. Sastoji se od 4 kvadranta, od kojih je svaki označen različitim zadacima za određeni dan. Takav program je jednostavno nezamjenjiv za menadžera. Uz njegovu pomoć može istaknuti glavni zadatak dana i posvetiti mu više pažnje, a da pritom ne odgodi ili zaboravi ono važno. Evo primjera slike takve matrice:

Eisenhowerova matrica, program za voditelja, glavni posao dana

Vrijedi znati: Najvažnija stvar pri sastavljanju matrice je podjela na hitne i važne zadatke.

Na koji kvadrant treba obratiti najviše pažnje? Ovdje je karakteristika 4 kvadrata:

Kvadrant A (hitno i važno)

• Neispunjeni hitni poslovi koji mogu dovesti do pogoršanja zdravlja.
• Ignoriranje ovih zadataka može dovesti do problema, depresije i krize.
• Ako se stvari iz ovog kvadranta odgode za kasnije, onda postoji mogućnost da će biti nemoguće postići konačne ciljeve.

Kvadrant B (nije hitan i važan)

• Važne stvari koje ne zahtijevaju hitan završetak moraju se unijeti u ovaj kvadrant.
• Ako se stvari u kvadrantu dovršavaju brže nego u kvadrantu A, to znači da je osoba na putu financijske stabilnosti i uspjeha.
• Stvari se moraju rješavati svaki dan.

Kvadrant C (hitno i nevažno)

• Mora se predvidjeti pojava hitnih, ali nevažnih stvari.
• Prilikom sastavljanja kvadranta nema potrebe žuriti s raspodjelom predmeta.

Kvadrant D (nije važno ili hitno)

• Potrebno je uključiti stvari koje donose zadovoljstvo i udobnost kada se rade.
• Nemojte ignorirati popis obaveza, već ih dovršavajte kako stignu.

Evo predloška, ​​primjera raspodjele važnih, hitnih zadataka za upravitelja:

• Kućišta tipa A. Stvari koje tijekom dana mora obaviti sam voditelj.
• Slučajevi tipa B. To uključuje samorazvoj i obuku zaposlenika. Na primjer, održavanje sastanaka na početku radnog dana.
• Kućišta tipa C. Slučajevi se raspoređuju među podređenima. Voditelj kontrolira izvršenje.
• Slučajevi tipa D. Ispunjavanje nije obavezno, ali ako su zadaci iz ovog kvadranta dovršeni, voditelj i tim će rado dovršiti sve preostale zadatke.

Savjeti za upravitelja o izradi slučajeva pomoću matrice Eisenhower:

• Potrebno je naučiti svoj tim da radi po ovoj matrici.
• Uspostaviti kontrolu nad provedbom svih dodijeljenih zadataka.
• Nemojte preopteretiti svoje podređene velikim popisom zadataka. Bolje ih je rasporediti tijekom tjedna.
• Važne poslove obavite u prvoj polovici dana, kada prevladava aktivnost.
• Kad nešto radite, morate im pristupiti sa svom ozbiljnošću.
• Kada izvršavate zadatke, morate se usredotočiti na jedno područje. Multitasking će dovesti do nemogućnosti uspjeha.

Menadžeri bi trebali koristiti matricu na svom radnom mjestu jer je to jedan od najboljih načina za postizanje željenog rezultata i uspjeha.

Eisenhowerova matrica kao alat za postavljanje prioriteta za učenike: zadaci, excel

Eisenhowerova matrica kao učenikov alat za određivanje prioriteta

Nedostatak vremena – ova situacija je poznata većini studenata. Sjednice, diplome - sve to stvarno ne želim raditi i studenti se jednostavno utope u odgađanju. Ali Eisenhowerova matrica, kao alat za određivanje prioriteta, pomoći će vam da kontrolirate svoje vrijeme i da ne budete plaćeni. Evo savjeta i zadataka:

• U prvi kvadrant morate dodati stvari koje se jednostavno ne mogu odgoditi. Nešto vrlo hitno. A ako se to “nešto” ne učini, doći će do potpunog promašaja (izgon). Primjeri: pripremanje ispita, domaća zadaća.
• U drugi kvadrant možete dodati stvari koje nisu jako hitne, ali svakako treba obaviti. Primjeri: obrana diplomskog rada, esej.
• Treći kvadrant posve posvećen nevažnim ali hitnim stvarima. Ove afere obično nameću rođaci ili prijatelji. Primjeri: odlazak na rođendan prijatelja, roditelja (dalje rodbine), pomoć prijatelju oko nekog manjeg posla.
• Zadnji kvadrant. Trebali biste mu dodati stvari koje općenito nije preporučljivo raditi; one samo oduzimaju vrijeme i smanjuju produktivnost. Primjeri: gledanje videa na YouTubeu (ova aktivnost može trajati cijeli dan i ometati učenje), računalne igrice (također gube dragocjeno vrijeme učenika) i stalno provjeravanje društvenih mreža.

Uvijek biste trebali prvo obaviti stvari u hitnom kvadrantu. A onda, stvari iz važnog, ali ne hitnog kvadranta. Na kraju, trebate obaviti stvari iz hitnog, ali ne i važnog kvadranta. Bolje je uopće ne raditi stvari iz zadnjeg kvadranta (pogotovo dok se ne dovrše stvari iz prva dva kvadranta). Prikladno je distribuirati zadatke u Excel dokumentu, stvarajući redovitu tablicu s četiri kvadrata za snimanje.

Eisenhower Matrix: aplikacija koja vam omogućuje da to učinite online

Eisenhowerova matrica: Primjena

Po svojoj prirodi matrica Eisenhower je dvodimenzionalni tip organizatora koji vam omogućuje vizualizaciju procesa planiranja što je više moguće. Temelji se na dvije osi – vodoravnoj osi hitnosti i okomitoj osi važnosti, od kojih svaka ima dvije podjele: hitno, nehitno i važno, nevažno. Dakle, slučajevi su podijeljeni u četiri kategorije (matrica se sastoji od četiri kvadrata). Treba napomenuti da se kvalitete smanjuju duž osi, a smjer okomite osi je prema dolje.

Izrađena je aplikacija s algoritmima za planiranje slučajeva Eisenhowerove matrice. Savršeno implementira gornju metodu. Dostupno za preuzimanje s ovog linka. Detaljan opis aplikacije:

• Kvadrat A plavi- važno i hitno. Idealan rad podrazumijeva da u njemu nema zapisa.
• Kvadrat B crveni- važno, ne hitno. Uključuje najperspektivnija područja djelovanja. Da bismo postigli maksimum, ove stvari su prioritet.
• Kvadrat C zeleni- nije važno i hitno. To uključuje razne rutine koje odvlače pažnju od željenog cilja. Ako je moguće, ove poslove treba prenijeti na druge zaposlenike.
• Kvadrat D žuti- nije hitno i nije važno. Ovo sadrži stvari koje su vrlo ugodne, ali ne donose opipljive rezultate.

Preuzmite aplikaciju koja vam omogućuje da planirate stvari online - povoljno i jednostavno.

Upravljanje vremenom: metoda Eisenhowerove matrice

Eisenhowerova matrica je alat za upravljanje vremenom koji je vrlo popularan u modernom svijetu i koristi ga mnogo ljudi. Tko je osnovao matricu? Njegov tvorac je Dwight David Eisenhower. Taj je čovjek i sam bio poslovan i prilično zaposlen. Zato je optimizirao svoj raspored, sve svoje poslove. Suština ovog mehanizma je inteligentno raspodijeliti svoje zadatke prema potrebi, te smanjiti vrijeme za potpuno nepotrebne aktivnosti. Da biste bolje razumjeli bit matrice, trebate zamisliti četiri kvadrata. Os važnosti bit će okomita, a os hitnosti naravno vodoravna.

Metoda Eisenhowerove matrice pomaže vam kategorizirati svoje zadatke prema važnosti i hitno ih dovršiti ili, obrnuto, opustiti se i omesti razgovori. Evo još nekoliko korisnih informacija o ovoj matrici, koje će biti od koristi menadžerima vremena:

• O kvadrat A, onda prvo treba obaviti stvari iz njega.
• Kvadrat B se ne može zanemariti. Sadrži važne stvari koje obećavaju. Obično ovaj trg zauzima poseban položaj u svakodnevnom životu. Zahvaljujući kvadrat B, ljudi postižu uspjeh i penju se na ljestvici karijere. Uz pomoć ovog kvadrata život se u pravilu kreće na bolje. Ali ako stvari ne učinite na vrijeme kvadrat B, možete lako ući kvadrat A.
• Glavna stvar koju treba zapamtiti je da je nepoželjno zbuniti stvari od kvadrata A s kvadratom C. Ovaj kvadrat obično uključuje pregovore, sastanke i rođendane.

Trg D nema veliki značaj za život osobe, jer aktivnosti u njemu ne donose nikakvu korist ili prihod.

Koja je razlika između Coveyeva kvadranta i Eisenhowerove matrice?

Razlika između Coveyeva kvadranta i Eisenhowerove matrice

Coveyev kvadrant, kao i Eisenhowerova matrica– to su tablice za raspodjelu zadataka i promišljanje osobnog vremena. Ali još uvijek imaju razlike:

• Coveyjev kvadrant izgleda kao tablica s četiri odjeljka.
• Svaka divizija ima svoje ime.

Ovo su nazivi odjeljaka tablice kvadranata:

• "Kvadrant nužnosti"
• "Kvadrant kvalitete"
• "Kvadrant imaginarne hitnosti"
• "Kvadrant gubitka vremena"

U prvi kvadrat dodani su hitni, važni zadaci koje u svakom slučaju treba obaviti. Drugi dodaje nevažne stvari koje ne trebate raditi

U Eisenhowerova matrica slična situacija, ali je izgled tablice malo drugačiji:

• "Hitne stvari"
• "Nisu hitne stvari"

U matrici je važnost odjela ispisana na lijevoj strani tablice. Gornji blokovi su "važni". A donji su “nisu važni”, baš kao u kvadrantu Covey. U matrici, za razliku od prethodnog programa, nema oznaka tablica. Samo rimski brojevi.

Ne postoje razlike između ovih tablica za vrijeme strukturiranja. Samo nekoliko, i to samo po vanjskim obilježjima. Što Coveyjev kvadrant, koji je Eisenhowerova matrica– postići isti cilj, na iste načine. Za raspodjelu vremena možete koristiti i matricu i kvadrant - neće biti razlike u upotrebi.

Prednosti i nedostaci Eisenhowerove matrice: osnovno, ukratko

Eisenhowerova matrica

Ljudi provode puno vremena rješavajući tuđe probleme i često nemaju vremena riješiti svoje. A donošenje bilo kakvih odluka neraskidivo je povezano s emocijama. Matrica Eisenhower pomaže ne samo u rješavanju svakodnevnih poslova, već iu smanjenju emocionalnog stresa. Kao i svaka druga tehnika upravljanja osobnim vremenom, Eisenhowerova matrica ima prednosti i nedostatke.

Evo ukratko glavnih prednosti:

• Jednostavan za korištenje, svi slučajevi se distribuiraju prema 4 grupe, a zatim se o njima odlučuje.
• Smanjenje broja nevažnih zadataka. Možete unaprijed identificirati stvari koje se nikako ne bi trebale raditi.
• Pomoć u planiranju važnih i složenih zadataka, dajući im prvi prioritet.
• Optimizacija vremenskih troškova. Sve možete učiniti na vrijeme.

minusi:

• Pogodno samo za srednjoročno i kratkoročno planiranje, za rješavanje tekućih problema. S njom ne možete raditi dugoročne planove.
• Nema potrebe za matricom ako ima malo dnevnih zadataka.
• Obuka je potrebna kako bi se ispravno odredilo koji su zadaci važni i hitni, a koji nisu, što prvo obaviti, a koje odgoditi za "sutra".
• Lako je napraviti pogrešan izbor bez pripreme.

Unatoč ovim manjim nedostacima, koji će s iskustvom biti uglavnom minimalni, matrica vam pomaže da se nosite sa stvarima i obavite posao savršeno.

Eisenhowerova matrica za kućanice: popis obaveza

Kada domaćica treba jasno i pravilno rasporediti svoje slobodno vrijeme, tada možete koristiti i matricu Eisenhower. Učite birati prioritetne zadatke i uspješno se nositi s vlastitim problemima. Nakon što na ovaj način rasporedite svoje vrijeme, dobivate kvalitetu i produktivnost. Ako još ne znate kako pravilno odabrati prioritetne i sekundarne zadatke, onda će vam ova matrica pomoći:

• Stalno zaposlenje, depresija i problemi često nas zbunjuju.
• Ne znamo koja će odluka biti ispravna, pa će nam tablica omogućiti da brzo apstrahiramo i osjetimo razliku između važnih i manje važnih stvari.
• Matrica je idealna za korištenje s hitnim i važnim stvarima.
• Sada možete ispravno filtrirati opcije i obaviti potrebne stvari po kući.
• Nakon što su svi zadaci podijeljeni na važne i hitne, proces raspodjele radnog i slobodnog vremena je pojednostavljen.

Eisenhowerova matrica

Koristeći gornji predložak, rasporedite svoje zadatke i uspješno planirajte svoje vrijeme. Matrica je idealan način za procjenu i raspodjelu vašeg radnog opterećenja. Sada nećete biti nervozni kada morate donijeti važnu odluku ili odakle početi.

Franklinova piramida: postizanje vaših ciljeva, za razliku od Eisenhowerove matrice

Franklinova piramida

Jedna od najstarijih, najpopularnijih i učinkovitih tehnika upravljanja vremenom je piramida, nazvana po američkom političaru Benjamin Franklin. Njegova bit leži u razbijanju glavnog zadatka na nekoliko malih zadataka, koji su pak podijeljeni na podzadatke.

Glavne razlike Franklinove piramide iz Eisenhowerove matrice po ostvarenju postavljenih ciljeva:

• Usmjeren na planiranje ne samo vašeg vremena, već i vašeg zaposlenja, što će vam pomoći da postignete svoj glavni cilj.
• Koristi se za dugoročno planiranje, a ne za rješavanje hitnih problema. Treba ga slijediti tijekom cijelog života.

Sadrži 6 koraka, koji predstavlja gotov akcijski plan:

1. Glavne životne vrijednosti– najsnažniji korak, temelj. Vrijednosti određuju planove i vode čovjeka prema snu.
2. Globalni cilj- cilj koji osoba želi postići u svom životu vezan uz profesiju, uspjeh ili bogatstvo.
3. Generalni plan– ovdje je važno istaknuti male korake prema ostvarenju cilja, i to one najznačajnije.
4. Dugoročni planovi za 1, 3 i 5 godina. Ovdje je potrebno odrediti točne rokove.
5. Kratkoročni plan za mjesec, tjedan- to je točan raspored kojeg se morate pridržavati. Zahtijeva duboku analizu.
6. Planirajte dan– vrh piramide, stvari koje je potrebno učiniti da biste došli korak bliže svom snu.

Što točno odabrati za pitanja planiranja, svatko može izabrati pojedinačno. Ali u svakom slučaju, takve tablice pomoći će vam da isplanirate dan, tjedan ili čak godine. Sretno!

Video: Eisenhowerova matrica: upravljanje vremenom za žene

Pročitajte članke