Pretpostavimo da ste promišljeno pristupili formuliranju cilja, svladali unutarnji otpor u obliku straha i odugovlačenja i pronašli izvrsnu motivaciju za postizanje rezultata. Aktivni ste i puni energije! Međutim, nakon nekog vremena iznenađeno primijetite da, nakon što ste pošteno i ustrajno radili planiranih 8 - 12 sati, ne možete točno odrediti

• što je od planiranog već učinjeno;
• kakav je međurezultat dobiven;
• koliko ste bliže ostvarenju cilja koji ste si postavili.

Slika ispada prilično depresivna: dan vam je pun briga, stalno ste nečim zauzeti, ali rezultat se ne bliži. Umjesto da budete zadovoljni što ste uspjeli napraviti još nekoliko koraka do cilja, osjećate samo umor i razočaranje.

"Problem postavljanja ciljeva"

U upravljanju vremenom ovaj se fenomen naziva "problemi s postavljanjem ciljeva". Kad se suočite s tim, počnete osjećati slavni junak starogrčki mit- Sizif, koji je dan za danom osuđen da kotrlja ogromnu gromadu na vrh planine, padajući u trenutku kada je cilj postignut. Ovakva nepodižna gromada u vašem je slučaju hrpa dnevnih zadataka čiji se obujam ne smanjuje koliko god se trudili.

Postavite svoje prioritete

Iako je problem s kojim se suočavate uistinu ozbiljan i širok, sasvim ga je moguće riješiti. Ali odakle početi? Prvo, prije nego što počnete djelovati, morate shvatiti što točno želite postići u ovoj fazi i rangirati zadatke ovisno o njihovom prioritetu.

Ne počinjite raditi na zadatku prije nego što točno znate koji vam je cilj i koliko daleko će vas odvesti.

Naravno, postoji cijela kategorija zadataka koji se mogu obavljati kaotično, po principu "otkrio i učinio". Na svoj način, to je čak i korisno: takva aktivnost stvara određeno raspoloženje i pomaže vam da se bez problema uključite u svoj glavni posao. Takvi zadaci uključuju, na primjer, kućnu rutinu: pranje suđa, brisanje prašine, pometanje poda itd. Popis takvih dnevnih rutinskih zadataka je mali, a prednost njihovog obavljanja je ta što gotovo odmah vidite rezultat svog napori i Nakon završetka ne doživljavate samo osjećaj zadovoljstva od obavljenog posla, već i prilično opipljivu fizičku ugodu.

Međutim, kada se radi o onim zadacima koje je potrebno riješiti tijekom rada na velikom projektu, popis zadataka može postati gotovo "bezdimenzionalan". Kaotična strategija ovdje neće funkcionirati - na kraju krajeva, vremenski ste ograničeni da dovršite cijeli projekt. To znači da postoji veliki rizik kada se rješava mnoštvo sitnih problema i jednostavno nema vremena učiniti nešto stvarno važno za postizanje konačnog cilja. Dakle, prije nego što se bacite na sve odjednom, odvojite nekoliko minuta za razmišljanje.

Rangirajte trenutne zadatke

Razmišljanje o svojim postupcima dobra je ideja, ali to želite učiniti ne samo učinkovito, već i brzo. U tu svrhu prikladna je dobro poznata metoda koja se aktivno koristi u upravljanju vremenom. Poznata je kao Eisenhowerova matrica. Nekoliko izvora nudi nekoliko razne načine pomoću ove metode. Čini nam se da je najjednostavniji i najracionalniji onaj o kojem će biti riječi u nastavku. Pokazao se kao prikladan alat za praktična aplikacija, pa ga rado dijelimo s vama.

Matrix je dobio ime po 34. predsjedniku Sjedinjenih Država, Dwightu Eisenhoweru, bivšem vojnom generalu. Upravo je on zaslužan za izum ove metode, ali najvjerojatnije Eisenhowerova zasluga leži u tome što je svojedobno izrazio misao: "Nisu sve hitne stvari važne, niti su sve važne stvari hitne." Citat je stekao popularnost i, naravno, bio temelj ideje o matrici.

Pomoću Eisenhowerove matrice možete brzo i pošteno sortirati dugačak popis poslovanje Da biste to učinili, zapišite svoje trenutne zadatke (najbolje koristiti GTD tehnika), a zatim svaki od njih ocijeniti prema samo dva kriterija:

• Je li važno? (Ne baš)
• Je li hitno? (Ne baš)

Kao rezultat toga, sve vaše stavke s popisa, ovisno o stupnju važnosti/hitnosti, mogu se smjestiti u jedan od 4 kvadranta Eisenhowerove matrice, koja izgleda ovako:

Vrijedno je napomenuti da matrica u različitim sustavima upravljanja vremenom ima različite nazive, kao što se tumačenje kvadranata može malo razlikovati među različitim autorima. Dakle, Stephen Covey, autor knjige “The 7 Habits of Highly Effective People,” to naziva matricom hitnosti/važnosti. Daje detaljne preporuke o njegovoj uporabi u svom radu. U drugim izvorima ova se metoda naziva vizualna verzija "4D pravila", o čemu ćemo govoriti malo kasnije.

Kako raditi s kvadrantima

Eisenhowerova matrica ne samo da ima mnogo varijacija naziva, već i mnogo tumačenja kako se nositi sa zadacima koji se nalaze u svakom od kvadranata. Predlažemo da se detaljnije zadržimo na dvije interpretacije, od kojih se prva čini prikladnijom za svakodnevnu upotrebu.

metoda Uradi-Planiraj-Delegiraj-Eliminiraj

Zapravo, naziv ove metode već sadrži informacije o tome kako se nositi sa zadacima koje ste postavili u svaki od 4 kvadranta. Pogledajmo ovo malo detaljnije.

Kvadrant 1: Hitno i važno

To su stvari koje zahtijevaju hitnu akciju, inače će se dogoditi nešto nepopravljivo: požar, greška koja bi mogla blokirati izdanje ili nešto slično. Idealna opcija je kada ovaj kvadrant ostane prazan. U krajnjem slučaju, u njega možete staviti zadatke iz kvadranta br. 2 ako nepredviđene okolnosti iznenada zahtijevaju njihovo hitno rješavanje.

Kvadrant 2: Važno, ali ne hitno

Ovo je kvadrant za najproduktivnije zadatke. Nema potrebe rješavati ih upravo sada, tako da se svaki može inteligentno isplanirati i učinkovito provesti. Radeći na provedbi zadataka iz drugog kvadranta, na kraju ćete imati istu produktivnost, čiji vas je nedostatak tjerao u očaj.

Kako biste dodatno optimizirali rad unutar ovog kvadranta, možete rangirati zadatke u njemu prema istom principu važnosti/hitnosti. Na taj način prvo možete posvetiti pažnju hitnijim i važnijim (ne hitnim!) poslovima, a zatim mirno prijeći na rješavanje manje hitnih i važnih (ali ipak značajnih za postizanje cilja) pitanja.

Kvadrant 3: Nije važno, ali hitno

Stvari iz ovog kvadranta su same distrakcije koje remete nesmetan tijek radnog procesa i ometaju postizanje konačnog cilja. To su dugi telefonski razgovori, jalove rasprave koje nemaju konačni cilj, potreba da se odvratite kako biste pomogli nekome od kolega i sl. Preporuča se, ako je moguće, takve stvari delegirati nekome tko to može riješiti umjesto vas. Glavna ideja je da ih ne radite sami. Možete ih ovlastiti ili u potpunosti odbiti izvršiti.

Kvadrant 4: Nije važno ili hitno

Možete jednostavno zaboraviti na stvari koje završe u ovom kvadrantu. U pravilu su to neke vaše trenutne želje koje nemaju veze s vašim ciljevima. Ako se takav kvadrant pokaže prazan, ovo je idealna opcija. Ali čak i ako u njemu postoje neki zadaci koje biste još željeli izvršiti, odgodite rješavanje ovog problema na neodređeno dugo vrijeme i vratite im se nakon što je glavni cilj postignut, ali za sada jednostavno ne vrijedi trošiti energiju na njih i vrijeme.

Pravilo "4D"

Pošteno radi, mora se reći da pravilo “4D” u različitim interpretacijama ne opisuje nužno kvadrante matrice o kojoj govorimo. Ali jedan od njih je sasvim dosljedan njihovim opisima danim gore i može se koristiti pri radu s kvadrantima:

Učini, Delegiraj, Odgodi ili Dump (Uradi (hitno), Delegiraj (drugima), Odgodi (privremeno), Napusti).
Učini, Odluči, Delegiraj, Izbriši (Učini (sada), Odluči (kojim redom učiniti), Uputi, Izbriši).

Glavna prednost opisane metode je što vam omogućuje brzo rangiranje bilo kojeg broja zadataka. Osim toga, matrica

• Pomaže vizualno prikazati obujam planiranih zadataka i stupanj njihove važnosti/hitnosti. Na taj način dobivate priliku učinkovito iskoristiti svoje vrijeme.
• Uz njegovu pomoć možete jednostavno podijeliti zadatke u grupe na temelju samo 2 jednostavna kriterija. Da nije ovog uvjeta, raspodjela zadataka po kvadrantima bila bi mnogo teža.

Provjerite učinkovitost matrice u praksi

Eisenhowerovu matricu možete koristiti ne samo za određivanje koji vas zadaci približavaju željenom rezultatu, a koji stvaraju prepreke na putu do vašeg cilja. Ovu metodu također možete koristiti za procjenu koliko ste općenito učinkoviti. Dakle, ako su svi vaši zadaci smješteni u drugi kvadrant, možemo reći da ste postigli maksimalnu učinkovitost.

Osim toga, podjela zadataka u kvadrante omogućuje vam da jasno odredite gdje točno odlazi većina vašeg vremena i energije, a također predlaže načine za poboljšanje vaše osobne produktivnosti. Na primjer, ozbiljno razmislite o delegiranju većine zadataka drugim članovima tima ili konačno prestanite gubiti vrijeme i energiju na stvari kojima je mjesto u kvadrantu broj 4.

Primjena Eisenhowerove matrične metode može se optimizirati pomoću aplikacija koje već postoje u razne opcije: mobilne, web i desktop verzije. A kako biste izbjegli pogreške u postavljanju ciljeva i odredili racionalne načine za njihovo postizanje, koristite uslugu SmartProgress. Uz njegovu pomoć od strane različitih ljudi Već je realizirano više od 35.000 ciljeva. Jeste li definirali svoj cilj?

Vrijeme čitanja 6 minuta

U ovom članku ćemo pogledati što je upravljanje vremenom, koje su njegove glavne metode i detaljno opisati primjer Eisenhowerove matrice. Ova matrica je najčešći način raspodjele vremena u bilo kojem području ljudskog života.

Eisenhowerova matrica - metoda upravljanja vremenom

Upravljanje vremenom– sposobnost osobe da ispravno rasporedi svoje vrijeme za obavljanje određenih zadataka. Postoje metode upravljanja vremenom veliki iznos. Jedna od najpopularnijih i najraširenijih metoda upravljanja vremenom je Eisenhowerova metoda.

Dwight David Eisenhower poznata je politička i vojna osoba, David je rođen 14. listopada 1890. u Denisonu (Texas, Amerika). Svima je poznat kao 34. predsjednik Amerike, koji se isticao organizacijskim i mentalne sposobnosti. To mu je omogućilo da postigne veliki uspjeh u životu i postane primjer za mnoge javne ljude. David je vjerovao da posjedovanje i činjenje vrijednih stvari definira osobu kao osobu i pridonosi razvoju u svim područjima i nastojanjima.

Otkad sam prestao biti predsjednik, puno rjeđe pobjeđujem u golfu. © Dwight David Eisenhower

David je kao predsjednik bio uronjen u ogroman broj poslova, planova i zadataka. Razmišljao je o tome kako bi mogao jasno i pravilno rasporediti svoje dragocjeno vrijeme kako bi sve stigao. Sagledavši sve svoje planove za određeno razdoblje, izradio je tablicu u kojoj je ocrtao svoje poslove po značaju i hitnosti. Kasnije je njegova metoda stekla posebnu popularnost i postala poznata kao Eisenhowerova matrica. Ovako izgleda.

• Kvadrant Važne hitne stvari;
• U kvadrant Važno ne hitno;
• C kvadrant Nevažno hitno;
• D kvadrant Nevažno, nije hitno.

Bit Eisenhowerovog prozora je davanje prioriteta aktivnostima. Čovjek mora sve svoje planove podijeliti prema značaju i hitnosti te ih svrstati u određenu kategoriju. Sada pogledajmo pobliže glavne sektore ili kvadrante matrice. Pogledat ćemo primjer Eisenhowerove matrice malo dalje u našem članku.

Kvadrant A

To uključuje važne hitne stvari koje se ne mogu odgoditi jer to može dovesti do negativne posljedice. U idealnoj situaciji, pravilna raspodjela vrijeme kada bi ovaj kvadrat trebao biti prazan. Osoba mora obaviti važne zadatke na vrijeme kako ne bi postali hitni.

Kvadrant B

Ovdje se nalaze važni poslovi koji nisu hitni. Ako se planovi ovog sektora provode na vrijeme, osoba će dobiti ogroman broj vrijednih hitnih stvari. Postupno provođenje planova prema stupnju važnosti pomaže da se stvari dovedu u red na vrijeme, bez psihičkog i fizičkog iscrpljivanja tijela.

Kvadrant C

Nevažne hitne stvari koje nisu značajne u ovaj trenutak, ali ih je potrebno odmah implementirati. Možda je njihova implementacija za nekoga vrijedna, ali za vas su obične bez ikakve vrijednosti.

Kvadrant D

U ovaj sektor Eisenhower je uključio nevažne, nehitne zadatke koje treba obaviti, ali nisu super važni ili hitni. Njihovo ispunjavanje nesumnjivo donosi zadovoljstvo osobi, ali neuspjeh u njihovom ispunjavanju ne prijeti negativnim posljedicama.

Detaljnije ćemo pogledati ove sektore, opisujući primjer Eisenhowerove matrice.

Ciljevi Eisenhowerove metode

Eisenhowerova metoda ima nekoliko glavnih ciljeva.

1. Razvoj ljudske samoorganizacije. Nakon što je vidio sve planirano nekoliko dana, osoba postaje aktivnija, povezuje sve svoje resurse da postigne rezultat, samim time se organizira bez ičije pomoći.
2. Visokokvalitetna distribucija zadataka Svakidašnjica. Nakon što je sastavio takvu matricu, svatko će moći vidjeti značajne zadatke u određenom vremenskom razdoblju i pokušat će ih izvršiti tako da nema žurbe.
3. Vještine uspješno planiranje . Tablica s jasno napisanim planovima pomaže da se odredi određeno vrijeme za svaki zadatak i da se to vrijeme ispravno izračuna.

Stvaranjem primjera Eisenhowerove matrice možemo dublje analizirati ciljeve ove tehnike planiranja.

Značajke isticanja značajnih zadataka s primjerima

Kao što smo već saznali, Eisenhowerova matrica sastoji se od četiri glavne komponente, koje uključuju naše poslove prema stupnju važnosti i hitnosti u ovom trenutku. Sada, uz pomoć primjera, možemo shvatiti koje stvari mogu biti hitne i kako to sami odrediti. Primjer Eisenhowerove matrice pomoći će vam da u potpunosti razumijete značajne i hitne zadatke u svakodnevnom životu.

Kvadrant A (važne hitne stvari)

Kao što smo spomenuli, idealno bi bilo da ovaj sektor bude prazan; osoba treba imati vremena obaviti vrijedne stvari na vrijeme kako ne bi postale hitne. Na primjer, u “sektor A” možemo uvrstiti neplaniranu operaciju ili hitan sastanak na poslu. Značajni zadaci moraju biti dovršeni na vrijeme, jer kada postanu hitni i vrijedni, mogu se pojaviti iznenadne prepreke za njihovu provedbu (naglo pogoršanje zdravlja, različite okolnosti više sile). Uzmimo situaciju položenog ispita. Ovo je važno, ali nije hitno. Ako osoba odgađa pripremu do posljednjeg dana, pretvarajući je u hitan zadatak, onda jednostavno fizički neće imati vremena učiniti sve, njegovo tijelo će se fizički i psihički iscrpiti.

Kvadrant B (važna pitanja koja nisu hitna)

Poslovi u ovom sektoru mogu pričekati, ali ako to ne učinite, dovest će do negativnih posljedica. Posebno vrijedni zadaci su istaknuti kako bi se izvršili na vrijeme. To može uključivati ​​zadatke koji se tiču ​​vašeg zdravlja, osobni razvoj. Na primjer, ako na vrijeme odete liječniku na konzultacije, neće se pojaviti potreba za operacijom. Još jedan primjer, ako naučite engleski na vrijeme, moći ćete dobiti novu dobro plaćenu poziciju u bliskoj budućnosti.

Kvadrant S (nevažni hitni poslovi)

Ovaj sektor okuplja zadatke koje je potrebno izvršiti u određenom trenutku, ali vam nisu od posebne važnosti. Kako biste sami odredili važnost planova, postavite si pitanje: "Što će se dogoditi ako ne izvršim ovaj zadatak?" Ako neka stvar na kraju ima negativan utjecaj na vas, onda je doista važna. Primjer zadataka u ovom sektoru može biti nevažan razgovor s kolegom ili prijateljem ili sudjelovanje u društvenoj anketi. Te stvari vas samo odvlače od važnih stvari. Na primjer, ako ste zaokupljeni vrijednim projektom na poslu, možda će vas omesti neke druge upute nadređenih ili poziv prijatelja samo na razgovor. Te bi zadatke svakako trebali ostaviti po strani i usredotočiti se na važnije stvari kako ne bi postale hitne.

Kvadrant D (nevažni nehitni poslovi)

Osoba može provesti te planove u slobodno vrijeme kada nema dodijeljenih važnih zadataka. Donose osjećaj zadovoljstva sobom i obavljenim poslom. Na primjer, odlučili ste očistiti svoju knjižnicu i pospremiti stvari u ormar. To također uključuje računalne igre, druženje u u društvenim mrežama. Ove stvari vam pomažu da se smirite, ali ne biste ih trebali stavljati na prvo mjesto i time zanemariti važne zadatke.

Eisenhowerova matrica: primjer

Pokušajmo upotrijebiti primjer kako bismo shvatili kako identificirati važne hitne zadatke za sebe pomoću Eisenhowerove matrice. Pogledajmo primjer Eisenhowerove matrice.

Recimo da prvi put imate sljedeće zadatke:

• popraviti stolicu tako da se ne ljulja;
• idite stomatologu sa zuboboljom;
• priprema za sutrašnji radni projekt;
• poziv kolege s molbom da pošalje izvješće;
• neplanirani sastanak sa šefom;
• provoditi vrijeme na društvenim mrežama;
• ovladavanje vještinama na engleskom za napredno usavršavanje.

Pokušajmo sada strukturirati imenovane zadatke prema njihovoj važnosti i hitnosti. Napravimo vlastiti primjer Eisenhowerove matrice.

Kvadrant A (važno hitno):

• Priprema za radni projekt;
• Neplanirani sastanak sa šefom.

Kvadrant B (važno nije hitno):

• Odlazak stomatologu sa zuboboljom;
• Savladavanje engleskog jezika za napredno usavršavanje.

Kvadrant C (nevažno hitno):

• Kolega zove sa zahtjevom da pošalje izvještaj.

Kvadrant D (nevažno nije hitno):

• Popravite stolac da se ne klima;
• Provedite vrijeme na društvenim mrežama.

Dakle, nakon što ste shvatili vrijednost svojih nadolazećih zadataka, lako možete razumjeti raspodjelu prioriteta u ovom trenutku. Odvojite vrijeme za rad na sebi, za preispitivanje svojih planova i nastojanja, to će vam pomoći da učinite više nego što mislite.

Jedan sat samousavršavanja naučit će vas više od jednog dana objašnjenja. © Jean-Jacques Rousseau

Vrijedno je napomenuti da je tehnika raspodjele vremena koju smo opisali dizajnirana za kratkoročne ciljeve koje je potrebno postići u bliskoj budućnosti. Pomaže strukturirati poslove svakodnevnog života i vrlo je koristan u svim područjima rada i života. Ovu tehniku ​​mogu koristiti i predsjednici i školarci, jer je svima razumljiva i laka za korištenje.

Tehnika je popularna zbog svoje prividne jednostavnosti upotrebe, korisno je znati o njoj, svakako je vrijedno isprobati, pa idemo shvatiti.

Dwight Eisenhower, general vojske i 34. predsjednik Sjedinjenih Država, vjerojatno nije proučavao teoriju upravljanja vremenom i tehnike za učinkovito korištenje vremena. Ali upravo njegova fraza "Nisu sve hitne stvari važne i nisu sve važne stvari hitne" najbolje opisuje načelo na kojem se temelji metoda nazvana Eisenhowerova matrica.

Problemi koje Eisenhowerova matrica pomaže riješiti

Ponekad radiš cijeli dan, a da se ne središ, stigneš obaviti hrpu stvari, doslovno se vrtiš kao vjeverica, ali rezultat je samo umor, a nikakvo zadovoljstvo. Jer nije baš jasno kako vas je sav taj radnički junaštvo doveo bliže vašem cilju.

U upravljanju vremenom to se zove problem postavljanja ciljeva, a njegove posljedice mogu biti najrazornije - život se pretvara u naporan maraton s rijetkim prekidima i neshvatljivim rezultatom.

Važno je shvatiti da nije problem u tome što malo ili loše radimo, već u tome što prije pokretanja bilo kakvog posla ne postavimo prave ciljeve i ne definiramo prioritete. Jedan od načina na koji se ovo može riješiti jest korištenje Eisenhowerove matrice za brzo sortiranje zadataka po prioritetu.

Suština Eisenhowerove matrice

Ova tehnika pomaže vam da brzo sortirate svoj popis obaveza, čak i ako ih ima mnogo. Izvana sve izgleda krajnje jednostavno - gledamo popis zadataka i odgovaramo na dva pitanja za svaki.

• To je važno?

• Ovo je hitno?

Uzmite list papira i podijelite ga na četiri dijela. Dobivamo četiri kvadrata u koje upisujemo odgovore na ova dva pitanja.

Kako izgleda Eisenhowerova matrica?

Kvadrant A: važne i hitne stvari

• Stvari koje, ako nisu dovršene, ugrožavaju postizanje cilja.
• Problemi koje treba riješiti kako bi se izbjegle velike poteškoće u životu.
• Zdravstveni problemi.

Ako ste čudovište učinkovitosti, onda će vam ovaj kvadrant biti prazan: jednostavno nećete obaviti stvari sve dok ne uđete u "vatreni" sektor. Ali vi niste čudovište učinkovitosti (a nismo ni mi), pa je malo vjerojatno da će se to dogoditi. Najvažnije je da se tamo stvari događaju rijetko iu malim količinama. Ako je pola vašeg popisa zadataka tamo, to je katastrofa.

Ipak, nema mjesta panici. Da bi ovaj kvadrant bio prazan, prvo morate poraditi na održavanju ostalih sektora.

Kvadrant B: važne ali ne hitne stvari

• Primarna djelatnost.

Ovdje žive zadaci kojima je potrebno posvetiti maksimalnu pozornost. Oni koji dobro rade s ovim kvadrantom bit će uspješni u postizanju svojih ciljeva. Važne zadatke koji nisu gorući, što znači da ih ne radimo u stanju bliskom panici. Nema prepreka da ih izvedete što učinkovitije. Samo nemojte odgađati - zadaci iz ovog kvadranta mogu se preseliti u sektor A.

Kvadrant C: hitne ali nevažne stvari

• Smetnje.

Obavljanje ovih zadataka ne pomaže vam da postignete svoj cilj, oni vas sprječavaju da se usredotočite na ono što je stvarno važno, smanjuju vašu učinkovitost i iscrpljuju vas.

Podmukli kvadrant - postoji opasnost od brkanja stvari iz ovog sektora sa stvarima kvadranta A, što rezultira zabunom u prioritetima.

Kvadrant D: Nisu hitne niti važne stvari

Paradoksalan kvadrant, jer ovdje živi posao:

• ne pruža nikakvu korist;
• naši favoriti.

Slušati. Ovdje svira naša omiljena glazba, čeka vas udobna stolica i nije potrebno praktički nikakvo uključivanje mozga.

Kako primijeniti Eisenhowerovu matricu na upravljanje vremenom

Postoji mnogo različitih, ponekad ne baš kompatibilnih metoda i tehnika upravljanja vremenom. I to nije nedostatak, jer ljudi su različiti. Ono što dobro funkcionira za jednu osobu, neće raditi za drugu. Stoga ćete neizbježno morati isprobati različite tehnike, odabirući pravu.

34 Američki predsjednik Dwight David Eisenhower bio je vrlo zaposlen čovjek. Kako bi učinio više u danu, stvorio je vlastiti alat za učinkovito upravljanje vremenom, koji se danas naziva Eisenhowerova matrica ili Matrica prioriteta. Što je bit metode?

Što je Eisenhowerova matrica?

Ideja Eisenhowerove matrice je naučiti kako brzo razlikovati važne stvari od nevažnih i onih koje uopće ne zahtijevaju pozornost. Eisenhower je predložio podjelu svih tekućih i planiranih stvari u 4 kategorije prema načelu hitnosti i važnosti. Radi jasnoće, nacrtao je kvadrat i podijelio ga na 4 polja. Svako polje sadržavalo je popis obaveza:

• Polje 1: Važni i hitni poslovi;
• Polje 2: Važni, ali ne baš hitni poslovi;
• 3 polje: Nevažni, ali hitni poslovi;
• Polje 4: Nisu važni ni hitni poslovi.

Kako raditi s Eisenhowerovim kvadratom?

Pogledajmo detaljnije Eisenhowerov trg:

1. Važne i hitne stvari.Što biste stavili u ovu kategoriju? Koliko bi se hitnih i važnih stvari moglo napisati na ovom trgu? Trik je u tome što se Eisenhowerovo planiranje može nazvati učinkovitim samo ako je prvi kvadrat uvijek čist, bez ijednog unosa. Ako imate popis zadataka koje možete dodijeliti ovom polju matrice, to znači da vas nešto ometa u produktivnom radu: lijenost, nedostatak samodiscipline, nesposobnost pravilnog postavljanja prioriteta itd. Sve to dovodi do žurbe poslova, što loše utječe na psihičko i tjelesno stanje čovjeka.
2. Važne, ali ne baš hitne stvari. Eisenhower je, stvarajući svoj sustav upravljanja vremenom, bio siguran da je ova kategorija najvažnija. Pravovremeno postavljanje zadatka i preuzimanje njegove provedbe znači priliku posvetiti onoliko vremena koliko je potrebno rješavanju problema. Na primjer, pravovremeni posjet liječniku spriječit će bolest, a pisanje učenika diplomski rad malo prije roka ostavit će priliku za ispravljanje pogrešaka.
3. Ne baš važne, ali hitne stvari. Ovo polje Esenhowerove matrice ima za cilj smjestiti stvari koje ometaju učinkovit rad i stoga zahtijevaju trenutnu eliminaciju. Na primjer, popraviti pokvareno računalo, pomoći svekrvi u transportu namještaja do kuće na selu itd.
4. Nisu hitne ili važne stvari. U matrici prioriteta ima mjesta i za stvari koje radimo svaki dan kako bismo skrenuli misli s posla.

   To su dugi telefonski razgovori, gledanje TV serija, prijateljstvo, pisanje pisama itd. Odnosno, sve one stvari koje su ugodne, ali nisu potrebne. Eisenhower je, govoreći o prioritetima, takve aktivnosti nazvao “gubiteljima vremena” koje negativno utječu na radnu produktivnost.

Bit će prikladnije raditi s Eisenhowerovim kvadratom ako:

• Poredajte zadatke u svako polje po važnosti, numerirajući ih latiničnim slovima ili brojevima. Prvo biste se trebali pozabaviti hitnijim i važnijim stvarima;
• Usredotočite se uglavnom na stvari iz kvadrata 2. Ako stvari s popisa ne baš hitnih, ali važnih spadaju u kvadrat važnih i hitnih stvari, to nije velika stvar. Glavno je da takav pokret ne postane trend;
• Definirajte dugoročne ciljeve za sebe i ocrtajte korak po korak zadatke za njihovo postizanje. Podijelite zadatke u kvadrate;
• Neka vas pauze za dim, provjeravanje e-pošte ili druge stvari ne ometaju od zadatka koji trenutno obavljate.

Stoga je matrica koju je izradio predsjednik Eisenhower učinkovit alat za upravljanje vremenom koji se u praksi uspješno koristi više od pola stoljeća.

Slični članci

Eisenhowerova matrica kao alat za određivanje prioriteta

Vjeruje se da je general Dwight Eisenhower koristio ovu metodu.

Napravio je matricu klasifikacije zadataka kojom je učinkovitije organizirao svoje vrijeme, a pomogla mu je da postigne uspjeh – postane predsjednik SAD-a.

Svi slučajevi, prema Eisenhowerovoj matrici, mogu se podijeliti u četiri kategorije na temelju važnosti i hitnosti.

Pogledajmo pobliže svaku od ovih kategorija.

O. Važno i hitno. Stvari u ovoj kategoriji moraju se učiniti odmah. Najprikladnija riječ za njih je "hitno".

Sutra je ispit, ali karte još nisu naučene i morate na brzinu završiti učenje onoga što se dugo odgađalo za kasnije.

“Treba živjeti tako da se važne stvari ne pretvore u hitne.”

B. Važno i nehitno. Predmeti iz ove kategorije su najviše “uvrijeđeni”, njima pridajemo najmanje pažnje, jer nisu hitni! “Vrijeme nam ističe”, razmišljamo o takvim stvarima i stavljamo ih u drugi plan. “Ispit je tako daleko, cijeli semestar je pred vama, ne morate još razmišljati o tome

o pripremama... Pa ima još mjesec dana do ispita, imat ću vremena sve naučiti... Više cijeli tjedan naprijed, ima vremena..." I postupno, zbog našeg zanemarivanja poslova kategorije U pretvaraju se u kategoriju poslova A. I sad je posljednja večer prije ispita, mi se grozničavo pokušavamo barem nečega sjetiti, a u glavi nam se vrti: “Eh, trebala sam se ranije početi spremati!” Kako biste izbjegli takav scenarij događaja u svom životu, idite na kategoriju poslovi U moramo mu pristupiti kao investiciji koja se mora napraviti danas da bi se sutra ostvario profit.

S. Nevažno i hitno . Lukave stvari koje se vole "praviti važne". Oni se vješto maskiraju u kategorije slučajeva A, a često nas uspiju i prevariti: u ljudskoj je prirodi brkati važnost i hitnost, što iskorištavaju zadaci kategorije C. Upravo ti zadaci stvaraju atmosferu užurbanosti, nemira i vječne žurbe, ali iz nekog razloga ovaj stanje stvari često se smatra pokazateljem aktivnog rada. Ali i početkom 20.st. klasični znanstvena organizacija rada F. Taylor je primijetio da je dobro organizirano poduzeće ono u kojem nitko nigdje ne trči, ne galami se i sav se posao obavlja ležerno, ali na vrijeme i kvalitetno. Pažljivo pogledajte svoju osobnu "ja" korporaciju. Kako ti stoje stvari?

D. Nevažno i nehitno("kanta za smeće"). Naši odvodnici vremena su slučajevi ove vrste. Često su ugodne i zanimljive, pa na njima radije provedemo najbolje sate, a onda se ne možemo sjetiti gdje je nestalo toliko vremena? Takve stvari treba “financirati” na bazi ostatka, inače će “pojesti” cijeli proračun našeg vremena. Ako slijedimo ovo načelo, oni bi se mogli pretvoriti iz upijača u naše pomagače.

Uvedite pravilo: "Napisat ću esej o ekonomiji, napraviti zadatak o upravljanju vremenom, a ako imam slobodnog vremena, igrat ću se sat vremena."

u računalnu igricu” i striktno ga slijediti. Tada će važan posao biti obavljen, a bit će vremena i za zabavu.

Prednosti Eisenhowerove matrice:

- jednostavan za korištenje;

- omogućuje smanjenje broja nevažnih zadataka;

— pomaže u brzom prepoznavanju prioritetnih zadataka i aktivnosti.

Matrica upravljanja vremenom Stephena Coveya

Stephen Covey bio je jedan od rijetkih ljudi na planetu koji je znao pravilno upravljati svakom minutom vremena.

Covey je radio na originalu sustav upravljanja vremenom nekoliko godina, ulažući u to svo praktično iskustvo koje je stekao tijekom stotina, a možda i tisuća konzultacija s poslovnim ljudima i jednostavno poslovnim ljudima koji sanjaju sve iscijediti iz vremena. Sve do zadnje kapi.

Stephen je napisao nekoliko knjiga o produktivnosti. Najpoznatiji "Sedam navika vrlo učinkovitih ljudi". Opisuje navike kojih se trebate držati kako biste postali produktivniji.

Ukratko o svakoj od navika:

1. Budi proaktivan. Promijenite svijet oko sebe kako biste stvorili ugodno okruženje za postizanje ciljeva, samoostvarenje i stvaranje. Ignorirajte čimbenike izvan vaše kontrole, poput politike
2. Počnite djelovati imajući na umu krajnji cilj. Sve vaše radnje trebaju biti usmjerene na postizanje ovog cilja
3. Sastaviti matrica upravljanja vremenom i dajte prednost važnim, ali ujedno i nehitnim stvarima
4. Djelujte sa strategijom Win-Win(win-win).

   U svakom problemu uvijek postoje 2 strane (sudionici). Razmislite kako to riješiti istovremeno i na najpovoljniji način za sve.

5. Prvo, nastojte razumjeti osobu; biti shvaćen je od druge važnosti. Razvijte empatijsko slušanje – prihvaćanje emocija, osjećaja, a ne samo riječi od osobe. I ne zaboravite dati svoje
6. Nastojte uhvatiti sinergijski učinak. Sinergija znači da je cjelina uvijek veća od svojih dijelova. Učinak se javlja pri radu na teškim zadacima, kao i pri radu u timu
7. Naoštri svoju pilu. Stalno poboljšavajte svoje vještine planiranja, komunikacije i empatije

Najzanimljivija i najneobičnija točka od navedenog je treća točka: “Vremenska matrica”.

Što je matrica upravljanja vremenom i kako s njom raditi

Matrica je predložak pomoću kojeg možete odrediti redoslijed zadataka.

Tjelesno matrica je kvadrat podijeljen na 4 manja kvadrata. Mjereno vodoravno hitnost, a okomito - važnost.

Svaki novi zadatak mora biti povezan s jednim od kvadrata i, ovisno o odabranom kvadratu, mora se poduzeti određena radnja, na primjer, odmah preuzeti zadatak ili ga odgoditi za kasnije.

Mogućnosti rješavanja slučajeva

Matrica upravljanja vremenom Stephena Coveya predlaže 4 opcije za razvoj radnji.

ako je hitno i važno, to treba učiniti odmah. Udio takvih slučajeva može doseći 40-50%. Covey tvrdi da hitni i važni zadaci malo doprinose postizanju vaših glavnih ciljeva. Dostupnost velika količina Takvi slučajevi prvenstveno ukazuju na hitnu situaciju, dakle na nepravilnu organizaciju radnog vremena i nisku osobnu produktivnost.

ako je nije hitno i važno, tada trebate dodijeliti maksimalnu količinu vremena, pažnje i resursa da biste ga dovršili. To su stvari koje vas vode do vaših ciljeva, što znači da je korist od završetka maksimalna.

ako je hitno i nevažno, trebate ga delegirati (povjeriti). Pokušajte pronaći izvođača za kojeg je ovaj zadatak važan. Na ovaj način ćete uštedjeti vlastito vrijeme.

ako je nije hitno i nevažno- nemoj to učiniti. Ponekad je psihološki teško odbiti ga izvršiti, jer se u umu već učvrstila misao da se zadatak mora izvršiti. Ako ne možete pokazati snagu volje i nadvladati sebe, stavite zadatak na poseban popis "To Do Someday".

Kako upravljati mnogim stvarima pomoću matrice

Najvjerojatnije ste vrlo zaposlena osoba i broj vaših zadataka mjeri se u desecima.

Pokušati ih zadržati u glavi ili zapisati na papir je kontraproduktivno.

Predstavljamo vam LeaderTask - specijalizirani program za analizu slučajeva. LeaderTask podržava tehniku ​​upravljanja vremenom Stephena Coveya.

Napravite 4 mape (projekti) u programu za rad na vremenskoj matrici:

Počnite ih ispunjavati zadacima:

Probaj LeaderTask raditi na Covey matrici upravljanja vremenom.

Preuzmite LeaderTask

Eisenhowerova matrica (nazvana po 34. predsjedniku SAD-a koji ju je izumio) jedna je od metoda upravljanja vremenom za određivanje prioriteta dnevnih poslova. Matrica izgleda kao četiri kvadrata, koji se dobivaju križanjem osi "Važno - Nije važno" vodoravno i "Hitno - Nije hitno" okomito.

Kako koristiti ovu matricu? Samo tamo rasporedite svoje zadatke (na primjer, zadatke dana) prema njihovoj važnosti i hitnosti.

Važne i hitne stvari su one koje su vrlo važne i ne mogu se odgađati. Bez njih će se sve srušiti, a sutra će biti kasno učiniti ih. Te stvari treba učiniti danas, prije svega - i to bez greške. Primjeri važnih i hitnih zadataka: dovršetak projektnog zadatka koji uskoro treba; neplanirani posjet stomatologu, traumatologu ili drugom stručnjaku; hitan telefonski poziv klijentu ili drugoj ugovornoj strani. U teoriji, kvadrat važnih i hitnih stvari trebao bi biti prazan, ali u praksi ponekad svatko ima važne i hitne stvari, neke od njih generira lijenost, neke nedostatak profesionalnosti, a neke viša sila.

Važne, ali ne hitne stvari su važne stvari koje će postati hitne u bliskoj budućnosti. Ako ne planirate čekati ovo i dati si nepotrebnu utrku, onda obratite pozornost na ove stvari. Primjeri takvih stvari: trenutni (planirani) rad na vašim projektima; planiranje novih projekata; procjena rezultata postignutih na projektima.

Stvari nisu važne, nego hitne. Ovaj kvadrat u pravilu uključuje stvari koje vas nimalo ne približavaju vašem cilju, kakav god on bio, to su stvari koje je potrebno učiniti, ali isključivo radi njih. Čestitke na njegovom rođendanu (ispada da je Vasya rođen danas), neočekivani dolazak gostiju i drugi neplanirani, prisilni sastanci koji se ne mogu odbiti. Ako možete nešto od ovoga delegirati, povjeriti nekome, svakako to učinite.

Stvari koje nisu važne i koje nisu hitne su najgora kategorija stvari. Nisu važni, nisu hitni, ali su oni koje želite učiniti. To su vaši rasipnici vremena - čitanje sjajnih časopisa, računalne igre, gledanje televizije i surfanje internetom.

Važno: mnogi ljudi počnu raditi sranja kada su jednostavno umorni. Kad hoćeš, hoćeš. Dakle, ovo je pogrešna odluka. Tako je – isplanirajte kvalitetan odmor (ovo je kategorija Važno, ali ne hitno) i kvalitetno se odmorite, a ne serite.

Ukratko, kao alat, Eisenhowerova matrica funkcionira i, štoviše, dobro se organizira ako je slijedite. Možete biti ponosni na sebe ako je kvadratić “Važno i hitno” češće prazan: a to je sasvim moguće ako se češće bavite poslovima kvadrata “Važno, ali ne hitno”. Ovako rade profesionalci!

Bit će vam korisno utvrditi koliko učinkovito trošite svoje vrijeme, znate li odrediti prioritete i delegirati odgovornosti.

Napišite plan za jedan dan iz svog tjednika/dnevnika. Što ste radili, koje zadatke
odlučio s kim si se susreo, tko ti se miješao u posao, koliko je trajalo? Podijelite ono što ste radili u četiri kvadranta Eisenhowerove matrice, pokazujući potrošeno vrijeme.

Izračunajte kako je vrijeme raspoređeno u četiri kvadranta?

Obrada rezultata.

Kvadrant I - ona pitanja koja zahtijevaju hitno rješavanje. Oni su i hitni i važni, i tako
i viču o sebi: “Učini to! Odluči se! Odgovorite na pismo! Sastanak! Pripremite izvještaj!

Što ste primili?
Ako je kvadrant I neproporcionalno narastao, to znači da rokovi i datumi upravljaju vama, a ne vi svojim životom. Možda ste samo sve istjerali do zadnje granice? Uostalom, vrlo je moguće da su zadaci iz kvadranta II, koji su također važni, ali ne hitni, postali hitni jer ih niste uspjeli izvršiti na vrijeme? Nedostaje vam strateški pristup problemu. Menadžer, ili samo osoba koja se nađe u takvoj situaciji, svakodnevno je pod Damoklovim mačem stresa uzrokovanog kriznom situacijom koja traje. Nemate ni vremena ni energije razmišljati o dugoročnim planovima, pripremati prijedloge za novi proizvod, vaši prijatelji, veze s kojima toliko cijenite, zaboravili su kako izgledate. Sustižete vlak u odlasku i u jednom trenutku ćete se naći na praznom peronu slomljena srca.

Zašto?
Pogrešno ste postavili prioritete, ne znate delegirati odgovornosti i ne vjerujete
svojim zaposlenicima, sav teret nosite na sebi. U ovakvom stanju stvari, teško vam je to razumjeti
čitati prema gore, jer Nemate mišljenje, nemate viziju budućnosti tvrtke, potpuno ste zauzeti
važna pitanja danas.

Što uraditi?
Naučite delegirati odgovornosti, razvijte zamjenika, zamenika, ako želite, koji će vas zamijeniti ako je potrebno. Pripremite popis dužnosti koje vaši zaposlenici mogu obavljati umjesto vas. Pregledajte listu prioriteta. Premjestite težište svoje aktivnosti u kvadrant II.

Zlatno pravilo: Krizu je lakše spriječiti nego riješiti.

Kvadrant II. Važno, ali ne hitno - super filozofija! Ako ste uspjeli rasporediti svoje vrijeme na način da kvadrant II ispadne najpopunjeniji zadacima, svaka vam čast!

Što ste primili?
Izvrsni ste u “odvajanju žita od kukolja”, koncentrirani ste na ono glavno, imate svoj pogled na sve, budući da imate dovoljno vremena za mirno razmišljanje o sadašnjim i budućim projektima. S kolegama ste u dobrim poslovnim odnosima, imate se kome obratiti s pitanjima i savjetom, ako je potrebno.

Zašto?
Vaš sustav određivanja prioriteta dobro je prilagođen vašim specifičnim aktivnostima.
Znate delegirati odgovornosti i ne gubite vrijeme na rješavanje tuđih problema.

Kvadrant III. Nije važno, ali hitno? Nevažne sitnice, kratkoročni ciljevi, trenutni interesi i problemi.

Što ste primili?
Ne mislite li da time začepite sve rupe? Ili ste to sami dogovorili? Zašto radite najmanje važan dio posla? Tko radi ostalo za vas?

Ako uz to drugo mjesto po vremenu provedenom u vašoj matrici zauzima kvadrant IV, tada ste prvi kandidat za otkaz.

Zašto?
Iz nekog razloga, od svih svojih radnih obaveza, odabrao si samo one nevažne. Štoviše, sami ste odredili što je za vas glavno, a što je taština nad taštinama. Ako sami priznajete da gubite vrijeme na nevažne poslove, zašto to onda radite? Nemate jasne ciljeve ni planove, ni za blisku ni za dugoročnu budućnost. Ovo je slično sabotaži, a od toga ćete prije svega vi sami patiti.

Što uraditi?
Ako ćete tražiti drugi posao, prvo razmislite na kakvu preporuku sadašnje uprave možete računati s takvim radnim entuzijazmom? Vjerojatno bi bilo uputnije posložiti stvari na sadašnjem radnom mjestu, pa da vas šef pusti sa suzama u očima i obećanjem da će vas primiti čim se poželite vratiti. Da biste to učinili, morate “jednostavno” premjestiti težište svojih poslova u kvadrant II, kako biste postali neizostavan i uistinu neophodan zaposlenik. Da biste to učinili, morate odmah pregledati svoju listu prioriteta, rasporede zadataka i savladati sve tehnike za uštedu vremena. Nemate se kamo povući, u krizi ste koja bi mogla završiti katastrofom!

Kvadrant IV. Nevažne i nehitne stvari. Za što ste plaćeni? Ne smeta vam trošenje
provesti život radeći bezvrijedne stvari? Komentari nisu potrebni.

“Hitne stvari obično nisu najvažnije,
a oni važni nisu najhitniji«.
D. Eisenhower

Preliminarna analiza vaše Eisenhowerove matrice pokazala je da ljudi koji teže i postižu uspjeh izbjegavaju raditi stvari u kvadrantima III i IV.

Ako je većina vaših slučajeva u kvadrantima I i III, korisno je pročitati bilješku: Kvadranti I i III

Nemoj to izgubiti. Pretplatite se i primite poveznicu na članak na svoju e-poštu.

Lako se možete zbuniti u beskrajnom nizu svakodnevnih poslova, jer svaki dan ih je sve više. Jučerašnji nedovršeni zadaci postaju današnji, a ono što nismo stigli obaviti danas automatski se prebacuje na sutra. Kao rezultat toga, toliko se stvari može nakupiti da ne možete shvatiti što je učinjeno, što je u tijeku, a što još čeka.

Ovakve ili detaljne situacije često se događaju među ljudima koji ne obraćaju dužnu pažnju na proces planiranja svojih aktivnosti. Naravno, vještine se ne uče u školi, a mnogi roditelji i drugi ljudi koji su edukatori u procesu našeg razvoja često ni sami ne znaju kako planirati svoje aktivnosti, iako to nije nimalo teško. Samo što se tome ne pridaje dužna pažnja.

Međutim, danas postoje mnoge izvrsne tehnike planiranja koje vam omogućuju da naučite kako racionalno koristiti svoj vremenski resurs i izvući maksimalnu korist iz ovog procesa za sebe. Ali u ovom članku nećemo razmatrati sve ove tehnike, već ćemo dati primjer samo jedne, koja se razlikuje po svojoj jednostavnosti i učinkovitosti. Ova tehnika se naziva "Eisenhowerova matrica".

Eisenhowerova matrica jedan je od najpopularnijih alata za upravljanje vremenom koji koriste mnogi ljudi diljem svijeta: od običnih zaposlenika i srednjih menadžera do rukovoditelja velikih tvrtki i svjetski poznatih korporacija. Utemeljitelj ove matrice je 34. predsjednik Sjedinjenih Država, Dwight David Eisenhower. Kao što možete pretpostaviti, ovaj je čovjek bio vrlo zaposlen i morao je raditi mnogo različitih stvari vezanih uz svoje aktivnosti. Iz tog je razloga optimizirao svoj raspored rada i popis zadataka koje je trebao obaviti. Rezultat njegovog istraživanja bila je matrica koju razmatramo.

Smisao Eisenhowerove matrice uglavnom je naučiti kako kompetentno raspodijeliti sve svoje zadatke, razlikovati važno od hitnog, nehitno od najmanje važnog, te maksimalno smanjiti vrijeme za obavljanje bilo kojeg zadatka, čija provedba ne daje značajnije rezultate. Razgovarajmo o tome kako sve to funkcionira u praksi.

Suština Eisenhowerove matrice

Eisenhowerova matrica sastoji se od četiri kvadranta, temeljena na dvije osi – osi važnosti (vertikalno) i osi hitnosti (vodoravno). Kao rezultat toga, ispada da se svaki kvadrant razlikuje u svojim pokazateljima kvalitete. Svi zadaci i poslovi bilježe se u svakom od kvadranata, zahvaljujući čemu se stvara izuzetno jasna i objektivna slika o tome što prvo treba učiniti, što drugo, a što nikako ne treba raditi. Sve je to vrlo jednostavno, ali dati nekoliko objašnjenja u svakom slučaju neće biti suvišno.

Kvadrant A: važne i hitne stvari

U idealnom planiranju, ovaj kvadrant matrice trebao bi ostati prazan, jer pojava važnih i hitnih stvari pokazatelj je neorganiziranosti i mogućnosti blokade. Mnogima je ovaj dio rasporeda ispunjen zbog urođene lijenosti i lošeg određivanja prioriteta. Naravno, s vremena na vrijeme takve stvari se mogu pojaviti kod svake osobe, ali ako se to događa svaki dan, onda je vrijeme da obratite pozornost na to.

Dakle, treba izbjegavati pojavu slučajeva u kvadrantu A. A da biste to učinili, samo trebate na vrijeme dovršiti točke preostalih kvadranata. Ali ako postoji nešto što vrijedi uključiti u prvi kvadrant, to je:

• Stvari koje će, ako se ne dovrše, negativno utjecati na postizanje vaših ciljeva
• Stvari koje, ako se ne učine, mogu izazvati poteškoće i nevolje
• Stvari vezane uz zdravlje

Također je važno zapamtiti da postoji nešto poput "delegiranja". To znači da kada se u vašem A kvadrantu pojave stvari koje možete prenijeti na nekog drugog, svakako trebate iskoristiti ovu priliku kako biste što brže riješili druge važne i hitne stvari.

Kvadrant B: važne ali ne hitne stvari

Drugi kvadrant zaslužuje najviše pažnje, jer stvari koje se nalaze upravo u njemu su najprioritetnije i najperspektivnije, a upravo bi se one trebale sastojati od svakodnevnih zadataka svake osobe. Uočeno je da ljudi koji se primarno bave aktivnostima ovog kvadranta postižu najveći uspjeh u životu, napreduju, zarađuju više novca, imaju dovoljno slobodnog vremena te žive sretan i ispunjen život.

Također imajte na umu da nedostatak hitnosti omogućuje promišljeniji i konstruktivniji pristup rješavanju bilo kojeg problema, a to zauzvrat omogućuje osobi da otkrije svoj puni potencijal, samostalno promišlja sve nijanse svojih aktivnosti i upravlja vremenskim okvirom njegovi poslovi. Ali ovdje, između ostalog, trebate zapamtiti da stvari koje se nalaze u B kvadrantu, ako se ne učine na vrijeme, lako mogu pasti u A kvadrant, postajući još važnije i zahtijevajući brzo dovršenje.

Iskusni stručnjaci za upravljanje vremenom preporučuju uključivanje u kvadrant B svih tekućih poslova vezanih uz glavnu aktivnost, planiranje i analizu rada, obuku i poštivanje optimalnog rasporeda itd. Oni. sve ono što čini našu običnu svakodnevicu.

Kvadrant C: hitne ali nevažne stvari

Stvari koje se nalaze u ovom kvadrantu uglavnom odvlače pažnju i ne približavaju osobu željenom rezultatu. Često jednostavno ometaju koncentraciju na doista važne zadatke i smanjuju učinkovitost. Glavna stvar pri radu s matricom je ne brkati hitne stvari iz kvadranta C s hitnim stvarima iz kvadranta A. U protivnom će nastati zbrka i ono što treba prvo učiniti ostaje u pozadini. Uvijek pamti svoje i nauči razlikovati bitno od nevažnog.

Pitanja iz kvadranta C uključuju, primjerice, sastanke ili pregovore koje nameće netko drugi, proslave rođendana ne baš bliskih osoba, iznenadne kućne poslove, uklanjanje nebitnih smetnji koje zahtijevaju pažnju (razbila se vaza, pokvarila se mikrovalna). štednjak, pregorjela je žarulja i sl.), kao i svakakve druge stvari koje vas ne guraju naprijed, već samo usporavaju.

Kvadrant D: Nisu hitne niti važne stvari

Zadaci u zadnjem kvadrantu nisu od nikakve koristi. U mnogim je slučajevima korisno ne samo pozabaviti se njima na kraju, nego i ne baviti se njima uopće. Iako svakako morate znati za njih, jer... Oni su "gubiči vremena".

Još jedna zanimljivost zadataka iz ove skupine je da su mnogima vrlo privlačni - ti su zadaci laki za obavljanje i donose zadovoljstvo, omogućujući vam da se opustite i dobro zabavite. Stoga odoljeti iskušenju da se u njih uključi može biti prilično problematično. Ali to je apsolutno neophodno učiniti.

U kvadrantu D možete zapisati stvari kao što su telefonski razgovori s prijateljima o nečemu nevažnom, nepotrebno dopisivanje ili provođenje vremena na društvenim mrežama, gledanje serija i raznih “glupih” TV emisija, računalne igrice itd. Naravno, svaka bi se osoba povremeno trebala opustiti i nekako zabaviti, ali postoje zanimljiviji i edukativniji načini za to: čitanje, posjećivanje teretana i bazena, izleti u prirodu itd. Ako se ne možete u potpunosti osloboditi obavljanja stvari iz kvadranta D ili to ne želite, onda trebate odgoditi njihovu provedbu barem do trenutka kada stvari iz kvadranta B i C budu dovršene, a vrijeme koje će biti posvećeno na stvari u kvadrantu D treba svesti na minimum. Ovdje bi bila prikladna poznata poslovica: "Vrijeme je za posao, vrijeme za zabavu."

Čim savladate Eisenhowerovu matricu i naučite kompetentno raspodijeliti svoje poslove unutar nje, primijetit ćete da imate puno novog slobodnog vremena, uspijevate učiniti sve na vrijeme i bez žurbe, svi vaši poslovi su u redu , ciljevi se postižu jedan za drugim, a vi ste gotovo uvijek dobro raspoloženi i raspoloženi. Sve je u organizaciji i staloženosti. Vjerojatno i sami s vremena na vrijeme primijetite da su neorganizirani ljudi uvijek u vrtlogu nekih neshvatljivih poslova, uvijek su zaokupljeni nečim glupim, ali “jako važnim”, izgledaju umorno i iznervirano. Izrazite značajke mogu se navesti mnogi. Ali nije to važno, nego činjenica da ako ti i ja ne želimo imati slične rezultate, onda moramo drugačije postupiti. Naime: moramo biti organizirani, jasno razumjeti što i kada trebamo učiniti i zašto sve to radimo. A Eisenhowerova matrica je savršena za to.

Želimo vam puno sreće i uspješno svladavanje vaše nove vještine!