Irina Prokofieva, responsable des opérations du programme « Culture et créativité » de l'UE et du Partenariat oriental, a parlé des points clés auxquels l'organisateur de l'événement doit prêter attention.

Alors que je préparais mon premier événement, on m'a parlé de la drôle de règle du "Duck Face" ( La règle du visage de canard ). Cela signifie qu'extérieurement, vous devez être calme et paisible. En fait, vous pagayez activement avec vos pattes sous l’eau pour rester à flot, mais personne ne devrait le savoir. À ce jour, je considère que c’est la règle la plus précieuse.

Organiser un événement n'est pas une tâche facile, mais je peux souligner 10 points clés auxquels vous devez prêter attention pour que ce soit une réussite.

1. Définissez vos objectifs et votre format.

Cela semble évident, mais cette question doit être abordée de manière critique. Formulez votre objectif le plus précisément possible : souhaitez-vous transmettre des connaissances aux participants, remercier des partenaires, récolter des fonds pour un projet ou offrir un plaisir esthétique aux invités ? Le format de l'événement dépendra de la réponse : concept, heure et durée, rôles dans l'équipe, conception de la salle, nourriture et son.

Essayez de ne pas vous attarder sur les formats traditionnels. Attention au format « (non)conférences », « pecha-kucha », TED -format, petits déjeuners à thème, événements en ligne, événements en plein air. L'essentiel est que le format contribue à atteindre l'objectif de l'événement.

2. Concentrez-vous sur la planification.

Dans votre plan, pensez à la logistique, au contenu et à la promotion de l'événement. Créez un document accessible à toute l'équipe, où chacun peut voir les tâches de chacun et une vue d'ensemble. Tout d’abord, préparez une liste des tâches principales, puis détaillez-les autant que possible sous la forme d’étapes spécifiques à suivre. Il est important d'indiquer dans le plan le temps nécessaire pour réaliser la tâche. Elle est souvent sous-estimée et la préparation est plus lente que prévu.

Pour la planification, vous pouvez utilisermodèles Google , des programmes, par exemple,Asanas, Trello, Podio, GanttPro, Semaine d'équipe. Un document ordinaire n'échouera pas Exceller.

3. Créez un budget pour tenir compte des situations imprévues.

Regardez votre liste de tâches et reflétez-les dans votre budget. Il convient également d’envisager une réserve en cas de situations imprévues. Par exemple, dans ma pratique, il y a eu un cas où, le jour d'un événement en plein air, il s'est soudainement mis à pleuvoir. Nous avons dû changer de lieu en urgence et transporter tout le matériel et le mobilier. Il est préférable de réfléchir à de telles situations à l’avance et de s’y préparer financièrement.

Alternativement, vous pouvez utiliserun tel modèlebudget, mais vous pouvez l'adapter ou créer le vôtre.

4. Le diable est dans les détails.

Si vous souhaitez surprendre agréablement vos invités, réfléchissez à tout dans les moindres détails : comment se déroule l'inscription, qui accueille les participants et sous quelle forme, quel genre de musique joue, avez-vous un angle de photo intéressant, comment vont vos les présentations conçues et l'équipe habillée, quelles sont les pauses remplies.

Par exemple, lors de l'inscription, vous pouvez donner aux participants la possibilité d'assister à un court atelier, de jouer à des jeux ou de regarder des vidéos informatives.

Essayez de surprendre les gens et de créer Ouah -effet, dépasser leurs attentes dans les choses les plus ordinaires. C'est ce qui crée l'atmosphère de l'événement.

5. Vérifiez l'emplacement et réfléchissez au plan B.

Vérifiez toujours personnellement l'emplacement au stade du choix. Au moment le plus inattendu, il peut s'avérer que la climatisation dans le hall ne fonctionne pas bien, qu'il n'y a pas de toilettes pour les personnes ayant des besoins particuliers ou que la largeur de la porte ne permet pas d'introduire du matériel à l'intérieur. Par conséquent, testez ces moments à l’avance.

J'ai organisé une fois une conférence pour 50 participants, et une heure après le début, le propriétaire de la salle nous a demandé de partir sans explication. En conséquence, nous avons organisé une formation d'une heure avec les participants dans un parc voisin jusqu'à ce que nous trouvions un nouveau local. Il semble que cette situation ne vous arrivera pas, mais il vaut mieux toujours avoir un plan B.

6. Répartissez les domaines de responsabilité.

Il est très important de répartir les tâches entre les membres de l'équipe non seulement au stade de la préparation, mais également pendant l'événement. Répartissez les responsabilités des personnes par zone. Par exemple, quelqu’un est responsable de la zone d’inscription, quelqu’un de la réunion des intervenants, quelqu’un du matériel, quelqu’un de la restauration, quelqu’un de l’interaction avec les médias, etc. Chacun doit avoir sa propre zone, qui doit être surveillée tout au long de l'événement.

Distribuez un document avec la répartition des responsabilités à toute l'équipe afin que chacun sache à qui s'adresser pour quelle question.

7. Parlez de l'événement à votre public.

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire pour promouvoir avec succès un événement. Le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget détermineront votre approche marketing. Lorsque vous choisissez des partenaires médias, concentrez-vous sur ceux qui communiquent spécifiquement avec votre public. Il vaut mieux avoir quelques partenaires, mais ciblés, que de parler de l'événement à absolument tout le monde.

Il est également important de créer un message clé qui sera diffusé sur tous les canaux. Assurez-vous qu'il est concis et qu'il transmet avec précision le message de l'événement à votre public.

8. Faites attention au service.

Assurez-vous que votre équipe respecte la règle Duck Face. Soyez amical envers tous les participants, conférenciers et partenaires. Essayez de résoudre leur problème ou leur question et répondez à leurs attentes, même si vous vous sentez fatigué et que les choses ne se passent pas comme prévu. En fin de compte, les gens se souviendront exactement de la façon dont ils ont été traités et de l’atmosphère créée, et non de ce que l’orateur a dit depuis la scène.

9. Faites une dernière vérification la veille de l'événement.

Assurez-vous d'indiquer aux participants comment se rendre sur place, d'inviter tous les invités importants, de préparer les documents imprimés et le contenu audio et vidéo. Vérifiez si chacun comprend correctement ses tâches et ses domaines de responsabilité et si les locaux sont prêts. Pour ce faire, faites une liste de contrôle, par exemple,tel.

Des listes de contrôle similaires peuvent être créées pour vérifier l'état de préparation le jour de l'événement : tout est-il à sa place, tout fonctionne-t-il, tout se déroule-t-il comme prévu.

Assurez-vous d'imprimer le programme de l'événement afin que tous les membres de l'équipe et les bénévoles l'aient en main. Fournissez également à chacun des numéros de téléphone de base pour communiquer entre eux ou en cas d’urgence.

10. Demandez des commentaires.

Très probablement, après l'événement, vous serez fatigué et heureux, mais il vous sera difficile d'évaluer objectivement comment tout s'est passé. Demandez donc aux participants de remplir des fiches d’évaluation imprimées à la fin de l’événement ou un formulaire en ligne à leur retour chez eux. Laissez-les évaluer différents aspects : la logistique, les intervenants, le lieu et le travail des organisateurs. Ces informations vous aideront à éviter des erreurs à l’avenir et à améliorer la qualité de vos événements. Si possible, recueillez des commentaires via les réseaux sociaux ou enregistrez des commentaires vidéo à la fin de l'événement. Cela vous sera utile si votre événement est à nouveau organisé.

Quel que soit l'événement que vous organisez, soyez optimiste et n'ayez pas peur de l'inattendu, et votre événement sera une réussite !

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Irina Prokofieva, Responsable des opérations du programme UE et Partenariat oriental « Culture et créativité », chef de projet certifié ( IPMA, niveau C ), co-auteur du projet Démarrer2 Aller . A travaillé aux niveaux mondial et national d'une organisation internationale AIESEC . Nous avons de l'expérience dans l'organisation d'événements de différents formats : des formations d'une journée aux conférences et festivals internationaux.

Dans toute entreprise, tôt ou tard se pose la question de la nécessité d'organiser un événement informel pour les salariés. Et chaque spécialiste RH commence à réfléchir à ce que cela devrait être. Sur la base de l'expérience pratique, nous examinerons dans cet article comment aborder correctement un tel problème.

Tout d'abord, avant d'organiser un événement, vous devez vous fixer des objectifs clairs : dans quel but l'événement est-il organisé ? Si l'équipe est en train de se constituer et que de nombreux employés ne se connaissent pas, si vos collègues ne communiquent pas souvent en personne (la plupart du temps par e-mail et par téléphone), alors les tâches principales suivantes de l'événement peuvent être identifiées :

Apprendre à se connaître et créer une équipe ;

Formation de compétences relationnelles en équipe ;

Formation et soutien d'une attitude positive des participants envers les activités communes.

Cela signifie que la tenue d’un événement de team building devient optimale. Vous devez vous y préparer à l'avance. Vous devez d’abord décider du format de l’événement. Il existe plusieurs formats de base pour le team building.

Formation « Parcours de Corde »

Le format le plus connu. Les participants subissent des tests répartis sur trois niveaux de hauteurs variables (1 à 5 mètres, 5 à 8 mètres et 8 à 15 mètres). Dans ce cas, l’ensemble des tâches constitue la cité corde de votre entreprise.

L'objectif principal du « Rope Course » est le dépassement de soi et le défi personnel. La consolidation d’équipe se produit grâce au soutien interpersonnel lors de la réussite des tests. L'essentiel est d'assurer la sécurité des participants. Son organisation est donc assurée par des salariés titulaires de brevets d'alpiniste autorisés à travailler en groupe. Il est également très important (au cas où) de prévoir une assurance maladie pour chaque participant.

Formation team building classique

L'équipe de l'entreprise est divisée en petits groupes dans un ordre de jeu aléatoire ou selon les souhaits. Toutes les équipes subissent certaines tâches et tests, travaillant vers un seul résultat. Les tâches et les tests sont accessibles à absolument tout le monde et sont divisés en physiques, logiques et créatifs. Le point culminant est la réalisation d’un objectif commun.

Sur la base des résultats, un rapport est fourni sur l'interaction interpersonnelle au sein de l'équipe, les dirigeants exprimés et cachés, les forces et les faiblesses de l'équipe.

Team building par scénarios

Il s'agit de la création d'un programme individuel basé sur les valeurs d'entreprise et l'idéologie de l'entreprise, en tenant compte de l'orientation et du type d'activité. Un scénario individuel permet de diffuser les informations qu'il contient sous un format de jeu, ce qui contribue à l'implication rapide de tous les participants dans le processus de team building. Les scripts prêts à l'emploi, sans adaptation à une entreprise spécifique, ne sont pas efficaces.

Jeux de rôle et team building intellectuel

En résolvant des énigmes et en trouvant des indices dans les endroits les plus insolites, en interagissant avec les personnes et les personnages les plus insolites, chacun avance vers un objectif commun. Chacun a un rôle distinct, à la suite duquel il est nécessaire d'accomplir certaines tâches. Cela conduit l’équipe à atteindre un résultat commun.

Création d'équipe créative

Cet événement restera longtemps dans les mémoires des salariés. Tous les participants sont divisés en équipes pour accomplir une vaste tâche créative. Il peut s’agir du tournage d’un film ou d’une vidéo, d’une production théâtrale sous quelque forme que ce soit, et bien plus encore. Chaque groupe ne crée qu'une partie de l'action globale qui sera combinée dans le point culminant. Peut être mis en œuvre aussi bien à l'extérieur qu'à l'intérieur. Parallèlement, en plus de préparer un scénario individuel, les instructeurs dispensent une master class professionnelle sur scène et sur les compétences d'acteur.

Team building au format Quête

Une symbiose de team building classique et scénarisé avec des éléments du « Rope Course » sous forme de recherche et d’aventure. Les équipes suivent des indices et des points de contrôle vers le même objectif. À chaque étape, vous devez accomplir une tâche. Il n’est possible d’atteindre un objectif commun qu’ensemble.

Quels formats sont adaptés si vous avez simplement besoin de rassembler des collaborateurs dans un cadre informel ? Il s'agit de différents types d'événements de divertissement, appelés EVENT. Ceux-ci inclus:

Animations et compétitions sportives ;

Programmes de divertissement et de concerts;

Des aventures de différents types et niveaux ;

Programmes de motivation, etc.

Il est possible d'introduire des éléments de team building dans n'importe quel événement de divertissement, mais cela ne sera pas complet dans son essence. On distingue les formats d'événements d'entreprise suivants :

Événements créatifs

Activités conjointes des participants. Un exemple d'événements créatifs peut être les programmes répandus « Corporate Theatre », Tournage d'un long métrage d'entreprise (« Oscar Award ») et « Corporate KVN ».

Journée familiale

Des vacances en famille communes pour les salariés et leurs proches peuvent devenir un exemple de la fidélité de l'entreprise au maintien des valeurs familiales et de l'importance de chaque salarié. Il peut se dérouler sous une variété de formats, du sport à l'extrême. Un exemple d'idées pour de tels événements pourrait être le programme « Ancienne cité des artisans ». Le concept du programme repose sur diverses master classes, accessibles à tout âge, et une aventure équitable pour toute la famille.

Aventure extrême

Il est souvent d'usage que certaines entreprises introduisent des éléments de sports extrêmes dans leurs événements : rafting avec des éléments de quête, jeep, randonnée, rafting, canyoning, etc. Prenons l'exemple de la jeep. L'événement tout-terrain se déroule dans le cadre pittoresque des routes forestières. Il s'agit d'un cours d'orientation hors route d'une journée sur une piste spécialement préparée. Le contenu peut être soit selon une certaine légende (les participants sont immergés dans un certain sujet - par exemple, la recherche de trésors, le déminage d'une ville, etc. - avec un environnement et des vêtements thématiques), soit simplement pour des compétitions entre équipes (passage de points de contrôle pour rapidité et précision).

Format pédagogique

Les participants pourront suivre un certain nombre de master classes et de tâches qui élargiront leurs horizons et maximiseront leur intérêt. Un exemple d'un tel format pourrait être le programme « Nuit au musée », « Duel culinaire » et bien d'autres.

Format social

Les événements sociaux deviennent significatifs et un peu personnels pour chaque participant. Par exemple, laver les vitres d'un orphelinat, planter des arbres dans un parc municipal, se produire devant des anciens combattants... Ils permettent à chaque participant de célébrer son importance et de faire preuve de responsabilité d'entreprise.

En règle générale, les événements sociaux deviennent traditionnels pour l'entreprise et attirent le maximum de participants.

Animations en soirée

Il peut également consister en une variété de concepts. Les exemples les plus intéressants sont le format de plusieurs carnavals ou le créatif « corporate Eurovision ». Vous serez transporté vers une salle de concert et organiserez un spectacle de musique et de chant selon vos propres règles. Les collègues et la direction apprécieront vos talents.

Événement sportif d'entreprise

Le sport, en tant que partie intégrante de notre vie, est présent, d'une manière ou d'une autre, aux côtés de toute personne. Il est important de simplement choisir le bon moment et de le planifier, en consacrant une place au sport, car il n'y a jamais trop de temps libre. Et parfois, en passant 5 jours par semaine au bureau, l'envie de faire du sport est soit grande, soit vice versa – très proche de « zéro ». Les événements sportifs d'entreprise ne sont pas seulement de merveilleuses vacances, mais aussi une opportunité de développer un mode de vie sain.

Si vous avez décidé du format souhaité pour l'événement, le moment est venu de le mettre en œuvre.

Algorithme

1. Il est nécessaire de comprendre grossièrement ce que vous souhaitez organiser. Déterminez approximativement le nombre de participants et le jour de l’événement corporatif.
2. Pour comprendre quel devrait être le contenu de l'événement, vous devez contacter 4 à 5 entreprises proposant des services similaires et leur demander de préparer une proposition. Il doit y avoir un programme, un lieu possible pour l'événement et des services supplémentaires (transfert, repas, etc.).
3. Après avoir analysé le marché, vous aurez une idée des offres, du coût et du contenu créatif éventuel de l'événement.
4. Sélectionnez les propositions qui vous plaisent et demandez à l'interprète de les détailler. Indiquez toutes les dépenses et taxes possibles. Si vous ne comprenez aucune position, demandez une réponse détaillée. Veuillez noter que de nombreuses entreprises peuvent fournir certains services gratuitement ou bénéficier de réductions.
5. Choisissez l'entrepreneur que vous aimez et continuez à travailler avec lui. Essayez de personnaliser le scénario du format d'événement choisi, écrit directement pour votre entreprise.
6. Lorsque vous essayez d’économiser de l’argent, n’oubliez pas que cela peut affecter la qualité de l’ensemble de l’événement. Mais même si vous voyez des articles clairement trop chers (par exemple, une simple eau minérale pour 200 roubles), n'hésitez pas à parler de remise.
7. Lors du choix d'un lieu pour un événement, vous devez faire attention à son éloignement de Moscou et à la qualité de la nourriture sur place. La facture moyenne optimale est de 4 000 roubles, y compris la pause-café, le déjeuner et le banquet du soir. Ce sera un menu copieux et délicieux, mais sans fioritures.
8. Si vous faites appel à un entrepreneur professionnel, la préparation ne sera qu'un plaisir.

J'espère que cet article vous aidera à organiser et à réaliser votre événement d'entreprise au plus haut niveau et avec un minimum de coûts ! Bonne chance dans vos efforts!

Si votre projet implique la tenue fréquente d'événements réels, et que vous rencontrez à chaque fois de nombreuses difficultés d'organisation, alors ce matériel est spécialement fait pour vous. Elena Sergeeva, organisatrice d'événements expérimentée, parlera des principales étapes et des principaux points à prendre en compte pour réussir un petit événement.

Ma matinée d'organisation ne commence pas par un café, mais par la mise à jour de la page de vente de billets pour les événements en cours. Les possibilités du marketing événementiel ne se limitent pas à la vente de billets : avec l'aide de cet outil, vous pouvez résoudre divers problèmes commerciaux. Par exemple, créer un flux de clients pour des spécialistes indépendants et des freelances, fédérer autour d'une marque ou promouvoir un établissement nouvellement ouvert.

En prenant comme exemple un cours intensif de formation, nous examinerons comment organiser un événement et quelles étapes doivent être suivies depuis l'idée jusqu'à la mise en œuvre.

Étape 1. Transformer une idée en concept

• Nous trouvons un nom et un format.
• Nous planifions la durée en tenant compte du timing des représentations et des pauses repos/repas.
• Nous déterminons le nombre de participants.

Si vous envisagez de prendre la parole lors d'un événement, mais que l'expérience est nouvelle pour vous, vous ne devriez pas immédiatement courir après les grands chiffres. Jouer deux rôles à la fois – conférencier et organisateur – est assez difficile et il existe un risque d’échec.

Nous avons un format intensif de cinq heures (avec une heure de pause pour le déjeuner) « Promotion d'événements avec et sans budget de 50 à 5 000 personnes ». Dans le titre, nous avons affiné et précisé le sujet sans créativité inutile.

• A ce stade, n'oubliez pas les portraits du public cible.

Vous entendez constamment parler de la nécessité de connaître votre public cible, mais sans cela, vous ne pouvez vraiment pas avancer. Il est pratique de structurer les options d'audience dans n'importe quel programme de mindmap (j'utilise XMind).

Réunion massive à Saint-Pétersbourg
pour les spécialistes du secteur du tourisme

Étape 2. Rechercher un site

Après avoir déterminé le format et le nombre de participants, vous pouvez commencer à chercher une plateforme adaptée.

Où regarder? Tout d'abord, interrogez vos collègues ou déposez des demandes dans des groupes thématiques sur les réseaux sociaux. S'il n'y a pas encore de contacts dans cette zone, nous ouvrons une affiche des événements dans notre ville et regardons dans quels lieux ils se déroulent. Il est utile d'examiner les lieux sélectionnés lors d'événements organisés par d'autres personnes - de cette façon, vous pouvez voir le site en direct et en action et faire le choix final.

Plus votre événement est important, plus tôt vous devrez chercher un lieu temporaire pour celui-ci.

Pour 50 à 70 personnes dans les grandes villes, un site peut être trouvé en 3 à 5 jours. Mais il vaut mieux ne pas prendre de risques et choisir sereinement l'option appropriée dans 3-4 semaines.

Pour effectuer une recherche, vous devez dresser au préalable une liste d'exigences : accessibilité des transports et localisation dans la ville, superficie et nombre de chaises, présence d'un projecteur, d'un écran et d'un équipement de sonorisation, d'une glacière avec de l'eau potable ou possibilité de l'installer. , le nombre de toilettes, la présence de fenêtres et une bonne ventilation ou climatisation. Il s'agit d'un ensemble de base pour un petit événement de type conférence pour 50 à 70 personnes, qui peut être étendu avec de nombreuses options en fonction de votre concept.

Les organisateurs expérimentés prennent également en compte le facteur d'adéquation de l'administration du site : faites attention à la manière dont ils communiquent avec vous lors du premier appel ou réunion.

La location d’une salle représente souvent la part du lion du budget total de l’événement. Vous pouvez donc en toute sécurité faire appel à un négociateur fort, n'avoir pas peur de demander des réductions, voire même convenir d'une location de troc partielle ou totale : mon expérience confirme que cela est tout à fait possible pour les événements gratuits comme payants. Par exemple, les lieux récemment ouverts ont besoin de relations publiques et d'un afflux d'invités, ils offrent donc souvent des conditions très avantageuses.

Étape 3. Promouvoir l'événement

Plusieurs livres pourraient être écrits sur ce sujet, mais je vais essayer de souligner brièvement quelques points importants. Si l'événement est gratuit et qu'il n'y a aucun budget pour la promotion (et c'est le plus souvent le cas), alors vous pouvez proposer des conditions particulières de participation (par exemple, le participant republie l'annonce sur sa page de réseau social avec un commentaire obligatoire pourquoi il veut aller à l'événement). Ainsi, devenir viral aidera à créer une audience. Ne perdez pas de vue la possibilité d’interagir avec des partenaires : dressez une liste de villes et de communautés thématiques et demandez-leur de vous soutenir.

Pour les événements payants, en l’absence de budget, la tâche devient bien plus compliquée. En plus d'interagir avec les partenaires médias, il convient d'allouer un budget minimum à la publicité payante (par exemple, dès les premières ventes).

Lors de notre intensif pour organisateurs pour 50 personnes avec un prix moyen du billet de 1 000 roubles, le budget publicitaire pour la promotion sur VKontakte n'était que de 4 600 roubles. Comme vous pouvez le constater, ce sont des chiffres tout à fait raisonnables qui nous ont été récompensés à plusieurs reprises.

Aujourd'hui, certains formats VK ont presque perdu de leur efficacité en matière de promotion (par exemple, des publicités ciblées sur le côté dans la version Web), mais le format des posts promotionnels (posts publicitaires qui apparaissent dans le fil) fonctionne très bien.

Il est important non seulement de rédiger le texte et de choisir une image pour la publication promotionnelle, mais également de choisir le bon public à qui vous montrerez cette annonce. Ici, la même mindmap avec des segments de la première étape et des services de reciblage spéciaux (Cerebro, Target Hunter) vous seront utiles, qui vous aideront à sélectionner précisément l'audience pour vos tâches : les membres les plus actifs de la communauté, les abonnés et les amis des leaders d'opinion, les participants à des événements concurrents, ceux qui font partie de 3-4 communautés sur le thème de votre événement, etc.

Nous avons élaboré un plan pour les canaux d'attraction. Et après? Vous devez publier des informations sur l'événement quelque part et vendre des billets ou collecter des inscriptions. L'option la plus économique et la plus rapide consiste à créer une réunion événementielle sur un réseau social et à connecter un service de billetterie (par exemple, Timepad). Pendant la réunion, vous pouvez publier des annonces et « réchauffer » le public, et la page Timepad vous aidera à collecter facilement et légalement des données sur les participants et à permettre la vente de billets en ligne.

Étape 4. Traitement des demandes

Si vous avez activé l'achat de billets en ligne, il ne vous reste plus qu'à mettre à jour la page du service de billetterie et à profiter (ou non) des résultats. Il arrive souvent que certaines candidatures restent impayées et que les organisateurs ne travaillent pas avec elles. Mais en vain! Après tout, vous avez déjà payé ces candidatures en temps ou en argent (et le plus souvent, les deux), et il est dommage d'abandonner à un stade où la victoire est si proche.

Si vous demandez les e-mails des participants lors de leur inscription, envoyez-leur un rappel ou parlez-leur de vous ou de l'événement. Si vous avez des numéros de téléphone, n'hésitez pas à appeler pour savoir ce qui a empêché la personne d'acheter un billet. Cette approche m'aide à générer 30 à 40 % de ventes supplémentaires grâce au nombre de candidatures non rémunérées.

Étape 5. Jour X. Organisez un événement et survivez

Une petite liste de contrôle vous sera utile ici :

• préparez une « liste de contrôle du matin » dans laquelle vous noterez toutes les actions pour démarrer l'événement - de cette façon, vous n'oublierez rien et le cerveau déchargé donnera des signaux indiquant que tout est sous contrôle et vous remplira de calme et de confiance ;
• si vous êtes à la fois conférencier et organisateur, alors le jour de l'événement, engagez une ou deux personnes comme assistants pour rencontrer les invités, y compris ceux qui sont en retard (alors que vous commencez déjà à parler) ;
• Discutez à l'avance avec l'administration du site qui installera l'équipement et si un technicien sera disponible tout au long de l'événement ;
• pour un événement pédagogique sous forme de conférence pour 50 à 70 personnes, il est logique d'arriver sur le site 1 à 2 heures à l'avance (s'il n'y a pas de décorations et d'installations complexes) ;
• n'oubliez pas d'offrir du thé et des friandises à vos invités en attendant le départ. Cela vous coûtera plusieurs centaines de roubles, et la valeur de l'événement et la convivialité de l'ambiance augmenteront considérablement ;
• demander au photographe de prendre des photos générales de la salle, des émotions des gens et de l'orateur, des détails qui traduisent l'esprit de l'événement ;
• N'oubliez pas de faire des pauses pour vous reposer et manger. Même si vous vous sentez prêt à parler pendant quatre heures sans vous arrêter, rappelez-vous que tout le monde n'est pas prêt à écouter sans interruption et que personne n'a annulé les besoins humains fondamentaux.

Ce n’est un secret pour personne, le succès de tout événement dépend avant tout de la qualité de son organisation. Organiser un événement qui donne des émotions positives n’est pas une tâche facile. Et quand ces émotions doivent être transmises à un grand nombre de personnes à la fois, pour charger plus de dix mille personnes de positivité ?! Par exemple, organisez un grand festival de musique dans le parc central de la ville. Et en même temps assurer leur sécurité, leur confort et leur bonne humeur. La tâche devient alors bien plus difficile. De plus, cela ne devient compliqué qu'au moment de la planification de l'événement et de son approbation. Ce sont de ces accords que nous tenterons de parler dans cet article.

Tous les événements de masse peuvent être divisés en événements publics (réunions, rassemblements, manifestations, cortèges et piquets de grève) et événements culturels, sportifs, théâtraux, y compris événements privés. L'organisation du premier groupe d'événements est principalement une procédure d'autorisation et est réglementée par la législation sur les réunions, rassemblements, cortèges et piquets de grève (nous en avons parlé en détail dans le numéro 4-2012 du site Internet). Le deuxième groupe d'activités est principalement de nature notification.

La principale loi municipale établissant la procédure d'approbation des événements de masse à Moscou est l'arrêté du maire de Moscou n° 1054-RM du 5 octobre 2000 « Sur l'approbation du règlement temporaire sur la procédure d'organisation et de conduite de manifestations culturelles, éducatives, théâtrales de masse. , des événements de divertissement, de sport et de publicité à Moscou. Les organisateurs de ces événements peuvent être des personnes morales ou des personnes physiques qui lancent l'événement et apportent un soutien organisationnel, financier et autre à sa mise en œuvre.

Selon ce document, les événements sont divisés en deux groupes : jusqu'à 5 000 et plus de 5 000 personnes. La notification de l'intention d'organiser un événement de masse, en fonction du nombre de participants, est envoyée pour examen à :

• 45 jours à l'avance - pour un événement de masse réunissant plus de 5 000 participants, ou si l'événement de masse a lieu sur le territoire de plusieurs districts administratifs - à la mairie de Moscou ;
• 30 jours à l'avance - pour un événement de masse réunissant jusqu'à 5 000 personnes - aux préfets ou chefs d'administration (pour un très petit événement) des districts administratifs concernés de Moscou.

La notification doit contenir des informations sur le nom de l'événement, le programme indiquant le lieu, l'heure, les conditions de soutien organisationnel, financier et autre pour sa tenue, le nombre attendu de participants et les coordonnées des organisateurs de l'événement. Les notifications sont examinées dans un délai de 10 à 15 jours et, sur la base des résultats, une ordonnance est émise concernant le consentement ou le refus du consentement à l'organisation d'un événement de masse.

Les événements de masse dont la tenue est associée à certains risques (par exemple, lors de la réalisation d'échanges commerciaux ou de l'organisation d'une fan zone) doivent être assurés par la présence de la police, des secours médicaux, des pompiers et de toute autre assistance nécessaire.

Lors de la planification et de la publicité d'événements, vous devez également prêter attention à la loi sur la publicité (n° 38-FZ du 13 mars 2006) et à la législation sur l'organisation de feux d'artifice (décret du gouvernement de Moscou du 24 juin 2003 n° 494-PP). "Sur les lieux des saluts d'artillerie festifs et les mesures visant à réglementer l'organisation des feux d'artifice par les organisations non gouvernementales à Moscou").

Voici les principales composantes organisationnelles du succès. C'est simplement une question de connaissance et de strict respect de toutes les normes et actes réglementaires, de travail coordonné des organisateurs et d'interaction rapide avec l'administration.

Définitions clés

Événement de masse- une manifestation ponctuelle de masse culturelle, éducative, théâtrale, de divertissement, sportive ou publicitaire, nécessitant l'approbation des autorités exécutives de la ville, organisée de 8h00 à 23h00.

Organisateur d'un événement de masse- les personnes morales ou physiques qui lancent un événement de masse et apportent un soutien organisationnel, financier et autre à sa tenue.

Objet pour organiser un événement de masse- un bâtiment ou une structure ou un complexe de tels bâtiments et structures, y compris le territoire adjacent, temporairement destiné ou préparé à la tenue d'événements de masse, ainsi que les places de la ville, les rues, les réservoirs et autres territoires spécialement désignés pour la période de leur détention.

Administration du lieu de l'événement de masse- une personne morale ou physique qui gère l'objet de l'événement de masse.

note

1. Les événements au cours desquels des échanges commerciaux sont effectués ou d'autres activités liées à la réalisation de bénéfices sont possibles doivent être assurés par la police, un médecin, des pompiers et une autre escorte (effectuée sur une base contractuelle).

2. Nettoyage du lieu de l'événement et de ses environs, entretien des toilettes mobiles - sur la base d'une notification du Département du logement, des services communaux et de l'amélioration de la ville de Moscou (effectué sur une base contractuelle).

3. Administration du lieu de l'événement :

• adopte un document administratif indiquant les tâches spécifiques de tous les services de l'établissement impliqués dans l'événement ;
• au moins 5 jours avant la date de l'événement, établir un rapport sur l'état de préparation de l'installation ;
• un jour et 4 heures avant le début d'un événement de masse, en collaboration avec des représentants des forces de l'ordre et des services de lutte contre l'incendie, des autorités exécutives, procède à une inspection de l'installation, y compris des établissements commerciaux et de restauration publique ;
• 1h30 avant le début de la manifestation, approuve la répartition des responsables de certains lieux, met en place un service de contrôle et d'administration ;
• informe à la fin de l'événement les officiels qui ont accepté l'ordre de consentement à sa tenue.

4. Feux d'artifice.

L’organisateur de feux d’artifice (personne morale uniquement) doit disposer :

• une licence pour le droit d'organiser des feux d'artifice, ainsi qu'une copie du schéma de l'emplacement du feu d'artifice, approuvé par la Direction principale du ministère de l'Intérieur de Moscou et la Direction principale du ministère des Situations d'urgence de la Russie pour Moscou, avec la désignation du site de lancement et les limites de la zone de sécurité ;
• les spécialistes qui ont conclu des contrats de travail avec lui et satisfont aux exigences de qualification pour réaliser des feux d'artifice ;
• les véhicules adaptés au transport de produits et équipements pyrotechniques usagés ;
• matériel de lancement pour feux d'artifice;
• documentation technologique réglementant la sécurité du travail effectué;
• autorisation d'organiser des feux d'artifice, délivrée par le Département de la sécurité régionale de Moscou (la demande est examinée au moins 5 jours, l'autorisation est délivrée au moins 4 jours avant le feu d'artifice).

5. Responsabilité des organisateurs

Administratif ou pénal - selon l'acte.

Actes législatifs de base pour l'organisateur d'événements de masse

1. Arrêté du maire de Moscou n° 1054-RM du 5 octobre 2000 « portant approbation du règlement temporaire sur la procédure d'organisation et de conduite d'événements culturels, éducatifs, théâtraux, de divertissement, sportifs et publicitaires de masse à Moscou ».

2. Décret du gouvernement de Moscou du 30 septembre 2008 n° 869-PP « Sur les mesures visant à organiser et à conduire des salves d'artillerie et des feux d'artifice festifs dans la ville de Moscou ».

Organiser un événement est une nouvelle expérience amusante, peu importe ce dont il s'agit : une fête, un événement d'entreprise, une réunion entre amis et en famille, un mariage ou tout autre événement formel. Une bonne organisation est un élément important de tout événement et vous pouvez être sûr que vos efforts ne passeront pas inaperçus. Dans cet article, vous apprendrez comment organiser un événement, comment résoudre les conflits et trouver une issue à des situations difficiles, et comment éviter les problèmes grâce à une planification claire.

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Objectifs principaux

Définissez vos buts et objectifs. Avant de commencer la planification, il est important de déterminer quelle sera la taille de la salle, quel sera le budget, ce qui se passera, combien d'invités il y aura, quel genre de personnes ils seront, et décider quelle stratégie de planification fonctionnera pour. toi. À quoi voulez-vous que l’événement ressemble ? Qu'est-ce que vous voulez faire?

• Une fois que vous aurez déterminé le sujet de l'événement (célébrer un événement, collecter des fonds, éducation, ventes, faire des suggestions), vous devrez prendre en compte Pour quoi tu fais ça. Comprendre pourquoi vous aidera à vous concentrer et à poursuivre votre travail.
• Vous devrez également réfléchir à quels seront vos objectifs. Il est impossible d’atteindre un objectif si l’on ne sait pas de quoi il s’agit. Un objectif vous gardera motivé jusqu’à la toute fin.

1. Sélectionnez une date et une heure. C’est l’un des points clés de la planification. Si vous choisissez une date et une heure qui ne conviennent à personne, tous vos efforts seront vains. Si vous choisissez un jour qui n'arrive pas bientôt ou, au contraire, trop tôt, les gens risquent soit d'oublier l'événement, soit de planifier leur temps différemment. Il est extrêmement important de choisir une date qui conviendra à la majorité.

   • Il est préférable d'informer les invités de l'événement deux semaines à l'avance. Ils n’auront probablement pas encore d’autres projets. Ensuite, vous pouvez rappeler l'événement une ou deux fois plus près de la date sélectionnée. Choisissez un jour avant lequel il vous reste 2-3 semaines, mais seulement si vous parvenez à tout faire à temps.

2. Choisissez un emplacement. Maintenant que vous savez ce que vous allez faire et quand, vous devez décider quel lieu vous conviendra et vérifier auprès de plusieurs lieux si la date qui vous intéresse est disponible. De quel type d'espace avez-vous besoin ? Comment l’espace sera-t-il utilisé ? Les invités seront-ils assis sur des rangées de chaises, sur des bancs, à des tables ou sur des couvertures posées sur l'herbe ? Avez-vous besoin d'un endroit pour danser, d'une scène ou de gradins ? Assurez-vous que le siège que vous choisissez est de la bonne taille pour vous.

   • Visitez le site à l'avance et dessinez un plan d'étage. Vous pourrez profiter de ce plan pour disposer les tables, organiser la restauration, envisager l'accès sans obstacle aux personnes handicapées et les voies de sortie, ainsi que placer le matériel. Marquez l'emplacement de la source d'alimentation (si requis), ainsi que les emplacements des équipements externes (réfrigérateurs, machine à glaçons, barbecue, cuisinière, etc.). Cartographiez toutes les prises et les endroits où passeront les câbles (ils peuvent être cachés par un tapis), ainsi que tous les éléments qui nécessitent une attention particulière du point de vue de la sécurité.
   • Avez-vous besoin d'une autorisation spéciale ? Parfois, vous avez besoin d'un permis spécial pour vendre de l'alcool, ainsi que pour organiser des événements bruyants, organiser l'accès aux transports, le stationnement et installer de grandes structures (par exemple des pavillons).

3. Décidez combien de personnes vous inviterez. Pour combien de personnes votre budget est-il prévu ? L'entrée à l'événement se fait uniquement sur billet ou sur invitation, ce qui simplifie la planification, mais des arrivées tardives et des participants supplémentaires (par exemple enfants, conjoints, amis) sont toujours possibles. N’oubliez pas que plus il y a de monde, plus vous aurez besoin de personnel.

   • Puisque le nombre de personnes peut être un problème majeur, il est important de prévoir suffisamment d’espace pour tous les invités.
   • Décidez du nombre maximum de personnes pouvant assister à votre événement.

4. Établissez un budget. Faites équipe avec quelques personnes de confiance et décidez du montant d’argent dont vous aurez besoin pour organiser l’événement. Allez-vous embaucher du personnel ? Aurez-vous besoin de louer du matériel et de payer un loyer pour les locaux ? De combien d’argent avez-vous besoin pour la nourriture et les boissons ? Et les petites impressions ? Décidez du montant d’argent dont vous disposerez et faites des plans en fonction de votre budget. Vous ne devriez pas dépenser votre argent personnel pour quelque chose pour lequel vous n’êtes pas obligé de le dépenser.

   • Vous pourrez peut-être attirer des parrainages ou des dons volontaires, mais cela n'arrive pas toujours. Si des fonds supplémentaires ne sont pas attendus, il est important de ne pas prévoir d’argent supplémentaire. Si le service de restauration coûte cher, invitez chacun à apporter sa propre nourriture et ses boissons. Vous n'aurez pas besoin des services du personnel, mais vous devrez trouver une table, des bancs et des réfrigérateurs. Pour éviter de dépenser de l'argent pour un photographe, prenez-vous vous-même en photo. Faire preuve de créativité!

5. Rassemblez votre équipe. Répartissez les tâches entre les membres de l'équipe. Si vous organisez un événement informel, les membres de l'équipe peuvent inclure des amis, de la famille et d'autres personnes. Organiser un événement implique de répartir les domaines de responsabilité entre les personnes. Assurez-vous que tout le monde sait quoi faire.

   • Attribuez les responsabilités lors de l’embauche du personnel et de la préparation des invitations. Attribuez les responsabilités le plus tôt possible et proposez-leur un choix de tâches si possible. Il faut également avoir plusieurs personnes en réserve, car la possibilité de chevauchement n'est pas exclue.

6. Réfléchissez à la séquence des événements. Il est impossible de faire des projets sans connaître l’ordre des événements lors de l’événement. Quand les intervenants prononceront-ils leurs discours ? Y aura-t-il des jeux, des présentations, des animations lors de l'événement ? Combien de temps faudra-t-il avant que les invités puissent manger ? Élaborez un plan détaillé qui prend en compte tous les événements.

   • Laissez du temps en réserve, car des écarts par rapport à l'horaire sont possibles. Les gens peuvent être en retard, les discours peuvent être plus longs que prévu et la file d'attente pour la nourriture peut être longue. Bien sûr, cela vaut la peine de considérer un calendrier, mais il est important de comprendre que tout ne se passe pas toujours exactement comme prévu.

Début de la préparation

1. Envoyez des invitations. Sans invitation, personne ne connaîtra votre événement. Votre invitation est le visage de l’événement, vous devez donc prendre la conception de manière responsable. La première impression de l'événement se formera grâce à l'invitation. Essayez de tout faire à un niveau décent.

   • Considérez les options classiques : cartes postales, flyers et autres petits imprimés. N'oubliez pas que les invitations peuvent également être envoyées par voie numérique : par e-mail, par newsletter électronique, sur les réseaux sociaux ou sur des sites Web de conception d'invitations. Alternativement, vous pouvez simplement marquer l'événement sur votre calendrier.
     • Si vous souhaitez que le plus grand nombre de personnes possible assiste à votre événement, envoyez des invitations via les réseaux sociaux. Si l’événement est réservé à quelques privilégiés, abandonnez les réseaux sociaux.

2. Inscrivez toutes les personnes ayant confirmé leur participation. Vous devrez savoir exactement combien de personnes viendront. Très probablement, le nombre d'invités à l'événement sera toujours différent du nombre de personnes qui ont confirmé leur participation, mais vous devriez au moins avoir une idée approximative de ce à quoi vous attendre. Il existe des sites spéciaux qui vous permettent de conserver des enregistrements, mais vous pouvez utiliser des outils de réseaux sociaux (par exemple Facebook) ou enregistrer des personnes dans Excel.

   Considérez tout le monde. Aurez-vous besoin de trouver et d'embaucher des photographes, des constructeurs, des designers, des décorateurs, des conférenciers, des sponsors, des présentateurs, des musiciens, des membres du clergé, des danseurs, d'autres artistes, ou de sous-traiter leurs responsabilités à quelqu'un d'autre ? Tenez compte de toutes ces personnes lors de la planification afin qu'il y ait suffisamment d'espace et de nourriture pour tout le monde, si cela est inclus dans les arrangements.

   • Y aura-t-il de la nourriture et des boissons lors de l'événement ? Si c’est le cas, sachez qui sera responsable de préparer la nourriture, de la servir et de la nettoyer. Quelle nourriture sera servie ? Y aura-t-il des invités allergiques, végétariens ou végétaliens, diabétiques, personnes ayant des restrictions alimentaires pour des raisons religieuses, etc. ? Y aura-t-il des bébés, des enfants, des personnes âgées ou handicapées qui ne pourront pas manger d'aliments solides ?
   • Déterminez s'il y aura des animations lors de l'événement et ce qui est nécessaire pour l'organiser. Vous devrez peut-être commander du matériel musical, des scènes sonores ou des tentes, des décorations, des lumières, des microphones, des amplificateurs, des alimentations électriques, des projecteurs ou des écrans de diaporama, des machines à brouillard, des miroirs de scène, des banderoles, des affiches de nom d'entreprise, etc.
     • Si vous faites appel à une entreprise de divertissement, renseignez-vous si elle peut fournir son propre équipement, ainsi que quel équipement sera disponible à l'endroit choisi. Convenez d’un horaire. De cette façon, vous saurez quelle aide vous aurez besoin.
   • Les traiteurs, fleuristes, présentateurs et autres spécialistes apprécient leur temps, vous devez donc négocier avec eux le plus tôt possible (plus vous le faites tard, plus leurs services peuvent être chers). En le faisant tôt, vous aurez le temps de trouver un remplaçant en cas de refus.

3. Trouvez un présentateur. Un présentateur est nécessaire pour garantir que l'événement se déroule comme prévu. L'hôte prononce des discours, vous invite à table, annonce le début de la danse ou d'autres divertissements et présente les invités d'honneur. Convenez avec l'hôte de la date et du plan. Si le présentateur est intelligent, il vous aidera considérablement à organiser l'événement.

   • Vous devrez peut-être être l'hôte. Ce sera plus difficile car vous devrez contrôler le processus jusqu’à la toute fin. Il est important d'attribuer des responsabilités à chacun de vos groupes d'assistants afin que vous puissiez leur déléguer des responsabilités.

4. Préparez votre équipement. Lorsque vous embauchez un équipage, assurez-vous qu’il apporte avec lui tout ce dont il a besoin. Il est possible que les gens apportent tout l'équipement avec eux, mais il est probable que vous deviez le chercher séparément. Le matériel peut être loué, acheté ou emprunté. Parcourez toute la liste, des lingettes aux rallonges.

   • Les décorations sont un élément important de tout événement. Nappes, fleurs, cadeaux, bougies, ballons, affiches, banderoles, zones photo, tapis rouges et tout le reste doivent être recherchés à l'avance.

5. Réfléchissez à la manière dont la pièce répond à vos besoins. Les organisateurs inexpérimentés négligent souvent la quantité et la qualité de choses comme les toilettes, le stationnement, les rampes pour fauteuils roulants, les vestiaires, les zones de stockage, les cuisines, les poubelles, les seaux à glace, les prises électriques, etc. Réfléchissez à toutes les nuances à l’avance.

   • Pensez également à la manière dont les gens se rendront à l'événement. Les invités étrangers auront-ils besoin d’un hébergement et d’un transport ? Aurez-vous besoin de réserver un transfert pour eux ?

6. Sachez avec qui vous travaillerez. Si l’idée de l’événement ne vous appartient pas, il est important de savoir comment vous agirez dans n’importe quelle situation. Pour que le client vous fasse confiance, vous devez savoir :

   • Qui sont les principaux invités ? Cela est généralement compréhensible - par exemple, les mariés. Le client n'est pas toujours l'invité principal. Il peut ou non assister à l'événement.
   • Qui initie l'événement ? Habituellement, ces personnes s'assoient à leur table et aident les invités à se connaître et à communiquer. En règle générale, ces personnes savent créer la bonne atmosphère et proposer de nouveaux sujets de conversation, inviter tout le monde à danser et présenter les invités les uns aux autres. Vous pouvez généralement compter sur ces personnes car elles vous communiqueront toutes les informations importantes, elles pourront prendre la parole elles-mêmes ou agir en tant que présentateurs. En règle générale, les événements se déroulent bien grâce à ces personnes.
   • Qui aidera à rétablir l'ordre en cas de problème. Sachez qui peut vous aider à résoudre les problèmes si nécessaire. Le plus souvent, ce rôle est joué par les chefs de famille, les tuteurs, les gérants ou les agents de sécurité.
   • Qui prend les décisions ? Dans la plupart des situations, c'est vous, en tant que manager, qui prendrez la décision, mais il peut y avoir des situations où vous devrez expliquer quelque chose aux invités, ce qui ne sera pas tout à fait pratique. Découvrez à qui vous pouvez parler en cas d’urgence. Très probablement, vous devrez communiquer avec la personne qui paie pour l'événement ou vos services et que vous considérez comme votre client.

Préparation avant l'événement

1. Recherchez le lieu de l’événement. Avant l’événement, visitez les lieux et réfléchissez à la manière dont tout sera organisé. Vous aurez peut-être besoin d'équipement supplémentaire - rallonges, lumières, etc. Si vous ne parvenez pas à les trouver tout de suite, il sera encore plus difficile pour vos invités de les retrouver. En tenir compte.

   • Si possible, décidez où et ce qui ira. S’il n’y a pas de place pour tout, il faudra renoncer à quelque chose. Parlez au responsable de la salle pour voir s'il peut vous aider et demandez-lui si vous avez des circonstances ou des exigences particulières à prendre en compte.

2. Préparez des paniers-cadeaux pour les membres de votre équipe. Tout le monde devra travailler dur. Pour remercier les gens pour leur travail et montrer votre appréciation, préparez des cadeaux. L'ensemble peut inclure des bouteilles d'eau, des barres granola, du chocolat, des petits souvenirs et tout ce que vous jugez bon. Cela renforcera l’esprit d’équipe.

   • Préparez des badges ou des petits souvenirs qui resteront comme un souvenir de l'événement. Assurez-vous que tout le monde puisse manger et boire à l’heure. Essayez de considérer vos employés comme une ressource que vous pourrez utiliser à l’avenir.

3. Contactez tous les membres de l’équipe avant l’événement. Il est important de s’assurer que tout le monde sait quoi faire et est prêt à travailler. Donnez à chacun des instructions claires concernant les heures d’arrivée et remettez à chacun vos coordonnées. Si personne n’a de questions, nous pouvons continuer.

   • Vérifiez si tout le monde est prêt à partir. Tout le monde ne pourra pas dire la vérité, alors essayez de tirer vos propres conclusions. Les gens semblent-ils confiants et prêts à travailler ? Sinon, rassurez-le, revoyez toutes ses responsabilités et posez quelques questions. Si vous doutez que quelqu'un puisse s'acquitter de ses tâches, associez-le à un employé plus expérimenté.

4. Préparez une liste de contacts et d’autres documents si nécessaire. Votre auto-organisation est également importante. Si vous êtes préparé, vous pouvez sauver n’importe quelle situation, mais si vous ne l’êtes pas, les choses deviendront incontrôlables. Voici quelques façons de vous préparer :

   • Faites une liste de tous les numéros de téléphone et adresses dont vous avez besoin. Le pâtissier pensait-il que vous prendriez le gâteau vous-même ? Pas de problème : appelez Masha, qui habite à proximité, et demandez-lui de récupérer le gâteau sur le chemin de l'événement.
   • Faites une liste de tout. Parcourez les listes et vérifiez quels éléments, équipements et personnes manquent.
   • Préparer toutes les factures et contrats. Mieux vous vous préparez, moins vous aurez de problèmes plus tard.

5. Essayez de ne rien changer à la dernière minute. Avez-vous l’impression que le client essaiera de faire des ajustements jusqu’au tout dernier moment ? Lors de l’organisation de mariages, les clients demandent souvent à la dernière minute de modifier quelque chose dans le design. Fixez une date limite pour apporter des modifications. En règle générale, le délai maximum est d'une semaine avant l'événement. Avant cette échéance, des changements peuvent encore être apportés sans préjudice significatif au budget ou à l’organisation.

   • Si les modifications sont mineures et n'entraînent pas de coûts supplémentaires, ne refusez pas d'effectuer ces modifications. Essayez de traiter le client avec compréhension, car il attend un événement très important pour lui.

Activités pendant l'événement

1. Préparez tout. Arrivez sur le site de l’événement avant tout le monde. Assurez-vous que tout le monde arrive à l’heure et appelez ceux qui sont en retard. Aidez les personnes qui ont besoin d’aide et fournissez des conseils si nécessaire. N'intervenez pas si votre présence n'est pas nécessaire quelque part. Assurez-vous que personne n'est blessé.

   • Vous vous sentirez mieux si vous dressez une liste de choses à faire et si vous la parcourez. Donnez la liste à chaque équipe : celles que vous avez embauchées ; ceux qui sont responsables de la décoration et de l'agencement du mobilier ; ceux qui sont en charge du matériel. Assurez-vous que tout est en place.

2. Déléguer le travail. N'ayez pas peur de déléguer des responsabilités. Il est impossible de tout faire, il faut donc répartir les responsabilités. Si quelqu'un fait un mauvais travail, donnez-lui un autre. Votre tâche est de répartir correctement le travail. Vous n’imposez pas et ne violez pas les limites personnelles – c’est pour cela que vous avez été embauché.

   • Soyez poli, mais parlez fermement et avec assurance. Par exemple, comme ceci : "Maxim, j'ai besoin de ton aide pour la restauration. Merci." Votre équipe doit travailler ensemble. Pour faciliter la tâche de tous, assumez le rôle de leader que vous devriez être.

3. Savoir s'adapter. Essayez de respecter votre emploi du temps et trouvez une issue si vous ne parvenez pas à respecter l'horaire, mais le plus important est ne t'inquiète pas pour ça. Si vous commencez à devenir nerveux, vous perdrez le contrôle de vous-même et il n’en sortira rien de bon. Si un discours dure 10 minutes et que l’orateur ignore vos signes, détendez-vous. Vous servirez les boissons un peu plus tard et personne ne le remarquera. Rien de grave n'est arrivé.

   • Toutes les superpositions sont possibles. Il est impossible de tout planifier, et plus tôt vous apprendrez à l’accepter, mieux ce sera. Un gestionnaire d’événements calme peut résoudre n’importe quel problème, mais un gestionnaire agité ne le peut pas. Alors ne soyez pas nerveux et laissez les choses suivre leur cours. L'événement se terminera bientôt !

4. Tenez tout le monde au courant de ce qui se passe. Le jour de l'événement, vérifiez le nombre d'invités et tous les autres détails. Si quelque chose doit changer, informez-en les responsables dès que possible. Vous devriez être le premier à remarquer tout problème.

   • Demandez aux clients comment ils se sentent. Ils peuvent être nerveux, inquiets, ennuyés, heureux ou inquiets à propos de quelque chose, et vous parler peut les aider à se calmer et à les motiver à faire quelque chose. Encouragez les invités et les membres de votre équipe si nécessaire.

5. Occupe-toi de tes oignons. Supposons que chaque membre de l’équipe soit capable de faire face à sa tâche : si vous lui confiez quelque chose, alors il s’en sortira. Offrez de l'aide si nécessaire, mais tous les membres de votre équipe doivent être suffisamment expérimentés pour ne pas avoir besoin de cette aide. N'oubliez pas ce qui suit :

   • Saluez tous les invités à l’entrée. Une fois l'événement commencé, permettez à l'hôte d'impliquer les invités. Votre tâche sera de résoudre les problèmes et de contrôler tous les processus que les invités ne peuvent pas voir (cuisine et autres tâches).
   • Observez les invités et parlez à l'hôte de temps en temps au cas où les plans changeraient.
   • Gardez vos distances avec les principaux invités de la soirée. C'est leurs vacances. Mais soyez prêt à vérifier avec eux au moment opportun s'ils sont satisfaits de tout et s'ils ont des demandes ou des souhaits.

6. Si l'événement est à des fins promotionnelles, préparez des souvenirs. Les invités devraient se souvenir de cette soirée, mais vous aurez probablement besoin pas seulement ceci. Vous souhaitez probablement que des invités visitent votre site, fassent un don ou parlent de votre entreprise à d'autres personnes. Pour rendre l'événement mémorable, préparez des souvenirs. Cela peut être une photo, un dépliant, un stylo – quelque chose qui rappellera aux invités votre événement et vous.

7. Après l'événement, félicitez-vous. Il semble que l’événement se déroule tout seul et que personne ne voit la préparation. Félicitez-vous : vous le méritez ! Mais il est trop tôt pour se détendre : les travaux ne sont pas encore terminés.

   • Après l’événement, prenez le temps de rencontrer le client et de le remercier. Offrez au client un petit cadeau en l'honneur de cet événement - de telles petites choses rendent toujours les réunions plus agréables. De plus, cela incitera le client à vous recommander davantage. Offrez des fleurs ou une photo encadrée de la soirée (comme la coupe du ruban, le point culminant du spectacle, la cérémonie de remise des prix, les baisers des mariés, souffler les bougies sur le gâteau) ou tout autre cadeau qui serait approprié pour l'occasion.

8. Nettoyez et rentrez chez vous. Essayez de quitter les lieux dans le même état qu'avant vous. Dites à votre équipe qu'il est temps de nettoyer et ne partez pas tant que le nettoyage n'est pas terminé. N'oubliez pas que vous devez également participer.

   • Ce n’est pas seulement poli, mais cela vous permettra également d’éviter des dépenses inutiles. De nombreux endroits incluent le nettoyage après l’événement dans la facture. Essayez d'éviter les coûts cachés.

9. Organisez le retour et le paiement de tout l’équipement et remerciez toutes les personnes avec qui vous avez travaillé. Vous devrez peut-être le faire plus tard. Demandez au client comment il a apprécié l'événement. Même si vous êtes payé plus tard, remerciez le client pour l'opportunité de travailler avec lui et demandez sa carte de visite.

   • Remerciez les membres de votre équipe. Assurez-vous que tout le monde soit payé. Récupérez les chèques et prenez soin de tout le monde. Vous devez être le dernier à quitter la pièce.

Résolution de problème

1. Sachez quoi faire si les invités sont en retard et comment gérer les autres problèmes. Les gens sont souvent en retard et vous devez vous y préparer. En règle générale, les retards sont difficiles à éviter (en raison du caractère imprévisible des embouteillages par exemple), mais les clients qui arrivent à l'heure les prennent sans problème. Pour éviter des difficultés inutiles :

   • Assurez-vous que l'invitation indique clairement l'heure. Si vous demandez aux invités de confirmer leur présence, demandez-leur également de confirmer l'heure. Contactez l'hôte, les invités (généralement les plus importants), les animateurs et le personnel de cuisine si vous constatez un problème difficile à résoudre rapidement. Si les invités principaux (par exemple, les mariés) sont en retard, vous pouvez procéder comme suit :
   • Contactez vous-même les retardataires et demandez une heure d'arrivée approximative. Informez la cuisine de la nouvelle heure afin que le personnel puisse ralentir ou accélérer le travail.
   • N'informez pas tous les invités que le départ est retardé en raison du retard des invités (chacun le comprendra lui-même). Dites aux invités principaux que vous en êtes conscient. Expliquez ce que vous avez l'intention de faire, mais donnez aux gens la possibilité de décider par eux-mêmes, car ils se connaissent mieux et peuvent prendre des décisions qui conviennent à tout le monde.
   • Gardez un œil sur l’horloge car chacun doit faire son discours. Si vos invités principaux sont en retard, proposez-leur des collations ou des boissons pour éviter qu'ils ne s'ennuient.
   • Si les invités sont très en retard et que vous ne pouvez pas les attendre (par exemple parce que certains plats ne peuvent pas être servis plus tard), commencez l'événement à l'heure et, lorsque les invités en retard arrivent, servez-leur la même nourriture que celle servie à tout le monde, même si c'est le cas. dessert.
   • Invitez tout le monde à danser, à jouer, à prononcer un discours ou à organiser tout autre divertissement, surtout s'il implique de la musique. Demandez aux photographes de travailler avec les invités jusqu'à l'arrivée des arrivées tardives. Élaborez un plan de secours la veille de l’événement.
   • Si les invités souhaitent spécifiquement venir plus tard, considérez cela comme leur choix et non comme votre échec. Votre tâche est de vous occuper des invités déjà arrivés. Faites comme s’il n’y avait pas de problème.

   • Savoir résoudre les problèmes alimentaires. Ces problèmes surviennent rarement si tout a été pensé à l'avance, mais des surprises sont parfois possibles : un enfant peut renverser de la nourriture ou un incident peut survenir dans la cuisine. Renseignez-vous à l'avance sur le type d'invités présents à l'événement afin de pouvoir planifier la disposition des tables de restauration et des sièges des invités.

     • S'il y a un déversement quelque part, il doit être nettoyé le plus rapidement possible pour des raisons de sécurité, même si vous devez déplacer le tapis, les objets de décoration ou les meubles. Si la tache ne peut pas être masquée (par exemple, s'il s'agit d'un objet ancien), il est préférable d'enlever l'objet avec la tache. Si vous avez des meubles de rechange, utilisez-les. Sinon, disposez le reste du mobilier de manière à ce que l’absence d’un élément ne soit pas perceptible.
     • La zone de restauration peut être clôturée avec une clôture en corde, un rideau ou un paravent. Cela peut être utile si les assiettes d'apéritif tiennent à peine sur la table du buffet ou si vous envisagez d'exposer ce qui sera servi plus tard. Certains clients peuvent supposer que la nourriture est servie en quantité illimitée et peut être emportée seule, mais ce n'est pas toujours le cas.
     • Changez le menu. Si une partie du plat ne peut pas être servie (par exemple, un accompagnement est brûlé), éliminez-la, remplacez-la par une autre ou réduisez la portion afin qu'il y ait suffisamment de restes d'accompagnement pour tout le monde. Dans le même temps, vous devez augmenter les portions d'autres aliments. Communiquez la décision aux responsables.
     • Il ne devrait pas y avoir de surprise pour les végétariens, les abstinents ou les invités allergiques si vous avez réfléchi à l'avance, mais il n'est pas rare que les gens amènent des parents ou des amis proches sans les en informer à l'avance, surtout si l'événement n'a pas lieu. une limite d’invitation stricte. En règle générale, ces problèmes sont faciles à résoudre. Accueillez les invités à l’entrée et demandez-leur s’ils ont des préférences alimentaires. Communiquez vos préférences à la cuisine dès que vous en avez connaissance.
     • Si plus d’invités viennent que prévu, faites en sorte de préparer plus de nourriture ou d’acheter plus de produits d’épicerie si nécessaire. En règle générale, la cuisine dispose d'un stock de nourriture pour tenir compte d'une éventuelle détérioration, et le plus souvent, il y a plus de nourriture que nécessaire, pas moins. Vous pouvez réduire les portions et servir plus de pain, de salade ou de légumes, des aliments que vous pourrez acheter rapidement au supermarché.

   • Savoir résoudre les problèmes avec les enfants. Ne commettez pas l'erreur que font de nombreux managers : rappelez-vous que les enfants ont les mêmes besoins que les adultes : ils veulent passer un bon moment et ne pas s'ennuyer. Les parents sont souvent offensés s'il n'y a pas d'animation pour les enfants lors d'un événement. Il est préférable de demander à tous les invités qui envisagent d'amener des enfants de vous en informer lors de l'envoi d'une réponse à votre invitation.

     • Pour les jeunes enfants (de moins de 10 ans), il est préférable de proposer de la nourriture ou des collations tôt, car le dîner ne commence généralement qu'à 20 heures, ce qui est beaucoup plus tard que l'heure habituelle des enfants. La nourriture doit être intéressante et saine pour les enfants, mais aussi aussi réfléchie que la nourriture pour les adultes - les parents l'apprécieront. Manger des aliments nutritifs pour les enfants facilitera la tâche des parents afin qu’ils puissent passer une soirée relaxante.
     • Les enfants de plus de 10 ans peuvent généralement recevoir des aliments pour adultes et des portions de la même taille que les adultes, bien que les enfants ne mangent généralement pas la totalité de la portion. Avec l'accord des parents, proposez aux enfants un menu enfant s'ils n'aiment pas la nourriture pour adultes. Les adolescents choisissent souvent les mêmes aliments que les enfants car ils sont plus simples. Pour cette raison, certains établissements renomment les menus enfants en menus alternatifs. Discutez à l'avance des menus pour enfants et des options de divertissement pour les enfants et les personnes âgées avec les invités principaux.
     • Prévoyez un endroit privé pour que les femmes avec des bébés puissent les nourrir et les changer, ainsi qu'un endroit où les jeunes enfants peuvent dormir s'ils sont fatigués.

   • Sachez comment gérer les invités tapageurs et ivres, ainsi que les personnes qui tentent de participer à un événement sans invitation. Idéalement, cela peut être évité, mais pas toujours : des problèmes peuvent survenir lors d'événements d'entreprise et familiaux. Souvent, des nuances émergent que vous ne connaissiez pas et que vous ne pouviez pas connaître, alors soyez prêt à tout.

     • Interrogez le client et les principaux invités sur les scénarios de comportement possibles dans de tels cas. S'il n'est pas approprié d'en discuter avec eux, parlez-en à d'autres responsables pour éviter des problèmes de siège. Attribuez la responsabilité de ces situations, surveillez la situation et soyez prêt à intervenir si nécessaire. À proprement parler, votre responsabilité est d’organiser l’événement, mais vous n’êtes pas responsable des problèmes personnels des invités. C’est pourquoi vous devez savoir à qui vous adresser en cas de situation désagréable.
     • Puisqu'il peut être difficile de refuser de l'alcool à un invité qui a déjà trop bu, ainsi que d'interagir avec un invité qui se comporte de manière agressive, il est préférable de laisser l'un des invités résoudre le conflit. N'appelez la police que si les principaux invités sont d'accord. Même les petits événements impliquent souvent beaucoup d’alcool, il est donc important de toujours être vigilant.
     • Les situations avec des personnes qui tentent de se rendre à un événement sans invitation sont toujours assez difficiles. Dans ce cas, il est préférable de leur demander calmement de quitter l'événement, mais de vérifier d'abord auprès des invités principaux si ces personnes ne figurent effectivement pas sur la liste d'invitations. Si les gens agissent de manière agressive, il est de votre devoir de protéger les invités dans la mesure du possible. Appelez la police ou la sécurité si des invités non invités ne partent pas malgré vos demandes.
     • Les invités ignorent souvent le plan de salle et s’assoient où ils veulent ou à côté de ceux avec qui ils veulent s’asseoir. Demandez aux invités principaux si cela est acceptable. Il est préférable de discuter de tout avec les clients à l'avance. Si des places assises sont nécessaires, ne laissez personne entrer dans la salle à manger avant le début du dîner. Les clients restent souvent dans le hall, le foyer ou le bar jusqu'au dîner. Si certaines personnes ne doivent pas se rencontrer en raison de différences familiales, vous pouvez diviser les personnes en groupes et les conduire séparément à leurs tables respectives.

   • Sachez quoi faire si la météo vous gêne. Des pluies ou des chutes de neige soudaines sont possibles dans certaines régions, tout comme une chaleur ou un froid extrême. Généralement, la météo n'est pas un gros problème si l'événement se déroule à l'intérieur, mais pour les événements en plein air, cela devient plus compliqué. Si du mauvais temps est prévu, déplacez l’événement vers un autre endroit. Si cela n'est pas possible, louez un grand pavillon ou une tente (même si cette option peut s'avérer coûteuse si elle est réservée à la dernière minute). Surveillez la météo en préparation de l’événement. En cas de mauvais temps, il est extrêmement difficile de corriger la situation, alors faites tout ce qui est en votre pouvoir pour éviter les problèmes.

     • Certains pays disposent d’une assurance contre les intempéries et autres problèmes. Si la météo dans votre région est imprévisible, mettez en place un plan de mauvais temps. Renseignez-vous sur le coût de l'assurance et du déplacement de l'événement vers un autre lieu, car cela vous aidera à préparer votre client à d'éventuels coûts supplémentaires.

• Conservez les objets essentiels tels que les mouchoirs, l'extincteur, la trousse de premiers soins et d'autres articles dans un endroit pratique. Si tout se passe bien, vous n’en aurez pas besoin, mais pour les événements plus importants, il est préférable de les avoir à portée de main au cas où.
• Si l'un des invités ou des intervenants est fatigué ou en décalage horaire, vérifiez auprès d'eux ou de leurs assistants s'ils ont besoin d'une séance de spa, d'un massage ou de toute autre chose qui leur permettra de se sentir mieux. S'ils n'ont pas mangé depuis un moment, vous pouvez leur envoyer un déjeuner et s'ils ne se sentent pas bien, des pilules (par exemple, en cas de maux de tête dus au stress ou de maux de ventre dus à un vol). Des invités ou des conférenciers fatigués sont un moyen de gâcher n'importe quel événement, quels que soient vos efforts.
• Assurez-vous que tout le monde puisse voir la scène et entendre la musique ou les performances.
• N'oubliez pas que c'est un grand honneur de participer à l'organisation de l'événement de quelqu'un d'autre, même si le processus en lui-même s'avère très angoissant. Votre travail peut rendre de nombreuses personnes heureuses et leur faire vivre des expériences inoubliables. Cette expérience vous sera également utile, car vous acquerrez de nombreuses nouvelles compétences.
• Vous pouvez prononcer un discours vous-même ou même danser avec quelqu'un si cela rend l'événement plus intéressant. Il est important de pouvoir déléguer vos responsabilités au cas où vous auriez besoin de participer à une danse ou de prononcer un discours. Il est important qu’il n’y ait aucun silence à aucune table.

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