چرا نگه داشتن همه چیز در ذهنت سخت است؟

حافظه کوتاه مدت ما شبیه رم کامپیوتر است - برای کار با وظایف فعلی مورد نیاز است و حجم آن بسیار کم است. در همان زمان، ما می توانیم به طور متوسط ​​پردازش کنیم و فقط با 1-3 خوب کار کنیم. در عین حال، حجم اطلاعاتی که برای جلب توجه ما رقابت می کنند، دائماً در حال افزایش است. نویسنده کتاب انجام کارها، دیوید آلن، تکرار می کند: "ذهن شما برای خلق ایده ها است نه ذخیره آنها." و این یکی از اهداف رویکرد اوست.

در مورد تعهدات داخلی

به نظر نگارنده منبع اصلی استرس و احساسات منفی- اینها تعهدات حل نشده یا شکسته نسبت به خود یا دیگران هستند (در اصل آلن آنها را حلقه باز می نامد). تحمل افکار افسرده حتی دشوارتر از آگاهی از میزان کاری است که باید انجام دهیم. می توانید درباره ارتباط بین عملکردهای شناختی، برنامه ریزی و کارهای ناتمام بیشتر بدانید.

«هر گونه تعهد، باید یا باید که فقط در ذهن باشد، استرس غیرمنطقی ایجاد می کند که رهایی از آن غیرممکن است، 24 ساعت شبانه روز و هفت روز هفته.»

آلن همچنین معتقد است که برخلاف کار فیزیکی، کار فکری مرزهای مشخصی ندارد. و حتی این نیست که بعد از یک روز پرمشغله در اداره همچنان به کار در خانه فکر کنید. برای آلن اصلاً تفاوتی بین کار و اوقات فراغت وجود ندارد. بر اساس منطق او، کار هر چیزی است که ما می کوشیم تا وضعیت فعلی را به آن برسانیم. نکته اصلی این است که قبل از تعیین این اهداف، نتایج را به وضوح روشن کنید و مراحل حل آنها را تعیین کنید.

چگونه واضح تر فکر کنیم

اول از همه، درک تعهدات داخلی مهم است. فلسفه انجام کارها (از این پس GTD) دلالت بر این دارد که کل فرآیند مدیریت کار به سه اصل ساده خلاصه می شود.

ابتدا باید سر خود را آزاد کنید - تمام افکار و کارهای ناتمام را در آن جمع کنید سیستم خارجی، که به آن اعتماد دارید.

سپس باید آنها را روشن کنید - تصمیم بگیرید که با این اطلاعات چه کاری انجام دهید.

انجام دهید.

پنج مرحله برای روشن کردن مسائل پیچیده

1. مجموعه

همه چیز را جمع کنید سوالات باز(چه شخصی و چه حرفه ای)، مسائل ناتمام (در اصل یک کلمه بزرگ و مبهم وجود دارد که به عنوان "کار ناتمام" ترجمه شده است) و سایر اطلاعاتی که به سادگی به شما مربوط می شود. همه را به بخش "Inbox" ارسال کنید - حافظه خارجی قابل اعتماد، که می تواند فیزیکی (نوت بوک، پوشه) یا دیجیتال باشد (هر برنامه مدیریت کار به طور پیش فرض حاوی یک پوشه "Inbox" است، یا - دومی کاملاً توسعه یافته است. بر اساس GTD). ایمیل و پیام رسان های فوری خود را - صندوق ورودی پیش فرض خود - به این اضافه کنید.

با ذخیره اطلاعات مربوط به کارهای ناتمام در یک رسانه، سر خود را آزاد می کنید. نکته اصلی این است که لیست های زیادی ایجاد نکنید و آنها را به طور منظم به روز رسانی و پردازش نکنید.

به محض اینکه در رابطه با یک کار به «من باید»، «باید»، «باید» فکر کنید، این کار ناتمام می شود.

2. پردازش

معمولاً اطلاعات در طول روز به ما می رسد، اما برای کسی راحت تر است که آن را صبح پردازش کند، عصر آن را مرور کند و غیره. آلن به طور کلی توصیه می کند که این مراحل را به موقع جدا کنید. فرآیند پردازش اطلاعات خود متشکل از پاسخ های متوالی به سوالات است.

"این چیه؟" (تعریف نوع اطلاعات - وظایف، یادداشت ها یا ایده ها).

آیا این اکنون نیاز به اقدام دارد؟ برخی از اطلاعات به هیچ وجه قرار نیست کار کنند، فقط باید دور ریخته شوند. بخش دیگر باید در سیستم قرار گیرد تا آگاهی از آن رها شود.

اگر هیچ اقدامی لازم نیست و اطلاعات مورد نیاز نیست، ما به سادگی از شر آن خلاص می شویم.

اگر هیچ اقدامی لازم نیست، اما اطلاعات لازم است، آن را به تعویق می اندازیم و بعداً برمی گردیم. برای انجام این کار، GTD ایجاد یک پوشه "Someday/Maybe" را پیشنهاد می کند که در آن تمام برنامه های آینده ارسال می شود - از لیست کتاب ها، فیلم ها و مقاصد سفر گرفته تا لیستی از پروژه های کاری و خانوادگی احتمالی.

گزینه دیگر: ما اطلاعات را به عنوان مرجع ذخیره می کنیم - برای اقدامات و پروژه های بعدی. گزینه های شناخته شده ای مانند Dropbox و Google Drive و همچنین ابزارهای جدیدی مانند Notebook برای این کار مناسب هستند.

اگر اقدام لازم باشد، سؤال کلیدی این است: "عمل بعدی چیست؟" اگر بیش از 2 دقیقه طول نکشید (5 یا شاید 10 - بستگی به شما دارد) یا فوراً این کار را انجام دهید یا آن را به فرد مناسب تری واگذار کنید و آن را در لیست "فهرست انتظار" قرار دهید.

اگر نیاز به تعیین تاریخ دقیق برای یک اقدام دارید، آن را به "تقویم" ارسال کنید (تقویم Google، تقویم اپل، مایکروسافت اوت لوک واضح ترین آنها هستند). اقدامات بدون ضرب الاجل وارد لیست «اقدامات بعدی» می شوند، که اساساً لیستی از وظایف در مدیر وظیفه یا دفترچه یادداشت شما است.

اقدام بعدی چیست؟ این سوال اصلیدر رابطه با هر اطلاعاتی که جمع آوری کرده اید. اگر درست پاسخ دهید، چیزی برای سازماندهی وجود خواهد داشت. "عمل بعدی" ویژه بعدی است عمل فیزیکی، که باید تکمیل شود تا به سمت تکمیل یک کار خاص پیش برود

3. سازمان

پردازش حاصل منجر به چندین دسته ذخیره سازی می شود که سیستم شما را تشکیل می دهند.

لیست اقدامات فعال: تقویم (برای اقدامات با ضرب الاجل دقیق) و لیست وظایف - در مدیر وظیفه / دفترچه یادداشت.

فهرستی از پروژه ها - وظایفی که برای تکمیل آنها به بیش از یک اقدام نیاز دارند (اکثر مدیران وظایف دارای چندین سطح از وظایف هستند که شامل سطح پروژه نیز می شود، اما یک لیست ساده - نمایه ای از پروژه ها - به شما کمک خواهد کرد) منابع مرجعبه آنها - در هر ذخیره سازی راحت و در دسترس.

لیست "فهرست انتظار" - برای کارهایی که به توجه شما نیاز دارند، نه مشارکت. و همچنین یادآوری‌هایی را برای کارهایی که در آینده مرتبط می‌شوند تنظیم کنید - ویژگی یادآوری در اکثر برنامه‌های وظیفه نیز موجود است.

فهرست روزی/شاید برای کارهایی است که ممکن است در آینده مرتبط شوند: اساساً فهرستی از همه کارهایی که می خواهید انجام دهید اما در حال حاضر انجام نمی دهید.

4. مرور کنید

پس از جمع‌آوری، پردازش و سازمان‌دهی، الگوریتم‌های آماده‌ای از اقدامات برای حوزه‌های مرتبط با شما در دست دارید. برای به روز نگه داشتن سیستم، باید هر چند وقت یکبار آن را مرور کرد - در درجه اول "تقویم" و "فهرست وظایف"، و همچنین "فهرست پروژه"، "فهرست انتظار" و "فهرست انجام کار". بررسی هفتگی همه برنامه ها و لیست های خود به شما احساس ثبات و وضوح ذهنی می دهد تا چیزی را از دست ندهید و روی چیزهای مهم تمرکز کنید.

5. اعدام

هنگام مدیریت یک گردش کار، اولویت بندی صحیح وظایف مهم است. آلن برای اینکه بفهمد چه کاری باید انجام شود و چه زمانی باید انجام شود، توصیه می کند سه رفتار را دنبال کنید.

معیارهای خاصی را به وظایف اختصاص دهید: زمینه (به عنوان مثال، بر اساس مکان: خانه، دفتر، فروشگاه؛ یا ماهیت کار: تماس ها، جلسات - و غیره). زمان دردسترس؛ انرژی موجود؛ اولویت های شخصی شما

مفهوم "کار" معمولاً به معنای یکی از سه چیز است: شما آنچه را که قصد انجام آن را دارید انجام می دهید، یا برای کار برنامه ریزی می کنید یا وظایف را همانطور که اتفاق می افتد تکمیل می کنید. اگر متوجه شدید که در هر نقطه ای گیر افتاده اید، سعی کنید ارزیابی کنید که دقیقاً در حال حاضر چه کاری انجام می دهید که ارزش انجام آن را دارد.

ارزش دارد کار را از پایین به بالا شروع کنید و از اهداف پایین به اهداف بالاتر بروید. اول مشغول شو امور جاری، سپس - زمینه های مسئولیت و توجه (خانواده، کار، سلامت، دوستان). اکنون می توانید برنامه هایی را برای 1 تا 3 سال قبل و سپس - برای آینده برای 5 سال یا بیشتر انجام دهید. آخرین مرحله ارزیابی ماموریت و اصول شماست. به این ترتیب، گام به گام، روشن شدن همه امور برای شما آسان تر خواهد شد.

افکار کلیدی

• GTD مجموعه ای است که نیاز به سفارشی سازی زیادی دارد.
• با این وجود، بسیاری از مردم این سیستم را مفید می دانند و بسیاری نیز نسخه اصلاح شده خود را ارائه می دهند.
• دیوید آلن وعده داده است که مفهوم سیستم ها را در کتاب جدیدی با تمرکز بر هماهنگی کار و زندگی گسترش دهد.

پشت صحنه GTD: چرا هزاران طرفدار سیستم به دنبال موارد بیشتری هستند.

در وب‌سایت غول کتاب Amazon.com، همین کتاب در نتایج جستجوی «بهره‌وری» (که بیش از 170 هزار عنوان برمی‌گرداند) و در نتایج جستجوی «مدیریت زمان» (بیش از 70 هزار عنوان) رتبه اول را دارد. عناوین). نام این کتاب انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس است. نویسنده دیوید آلن است، یک ابرمرد خوش اخلاق TM که به عنوان مشاور مدیریت کالیفرنیا خود را نشان می دهد. راهنمای 350 صفحه‌ای آلن که اولین بار در سال 2001 منتشر شد، نقدهای بی‌پایانی را ارائه می‌کند، به مدت هفت سال یکی از پرفروش‌ترین کتاب‌های بین‌المللی بوده و همچنان در فهرست وال استریت ژورنال از «بیست بهترین کتاب‌های تجاری امروز» قرار دارد.
"به ترتیب چیزها" (یا GTD - مخفف نام انگلیسی) فقط کتاب دیگری در مورد تئوری تفکر تجاری نیست. سیستم مدیریت زمان آلن با الزامات عصر اطلاعات تطبیق داده شد، که توجه کارکنان فناوری اطلاعات را به خود جلب کرد و فرقه ای از پیروان ایجاد کرد که توصیه های آلن را در کل فرآیند زندگی به کار می برند.

اصل اساسی GTD انتقال تمام تعهدات، اطلاعات، مسائل مهم از سر شما به سیستمی است که به آن اعتماد دارید. آلن وعده می دهد که نتیجه کاهش تقریباً فوری استرس و افزایش متناظر در بهره وری است. چرا یک سیستم ساده این همه سر و صدا ایجاد کرد؟ به گفته انبوهی از طرفداران، آلن به روح‌های بیچاره‌ای دستور می‌دهد که در کوه‌هایی از ایمیل‌ها غرق شده بودند، با بار اطلاعاتی دست و پنجه نرم می‌کردند، و از استرس تلاش برای همگام شدن با فهرست روزافزون مهلت‌ها و تعهدات رنج می‌بردند.

طرفداران سیستم نیرویی هستند که باید با آنها حساب کرد. گوگل بیش از شش میلیون منطبق را برای پرس و جو «GTD» برمی گرداند، و این سیستم الهام بخش بسیاری از وبلاگ های محبوب در مورد بهره وری شخصی است و صنعت کاملی از مترجمان، مرشدها و کسانی که مایل به تسلط بر آن هستند ایجاد کرده است. همانطور که هری ولف از Wired می گوید: "آلن سنت "خودیاری" را در عصر اطلاعات احیا کرده است." با این حال، در حالی که برخی از وبلاگ نویسان مشتاقانه GTD را دنبال می کنند، برخی دیگر درگیر بحث های آنلاین فعال در مورد چگونگی تغییر سیستم GTD برای مطابقت با نیازهای شخصی خود هستند.

آیا این نشانه این است که GTD کاربران خود را از دست می دهد یا مشکل این است که مردم سعی می کنند از سیستم برای اهداف دیگری استفاده کنند؟ آلن می‌گوید: «غیر ممکن است که یک دستور العمل برای همه ارائه دهیم. مردم باید سیستم خود را متناسب با نیازهایشان توسعه دهند.» آلن معتقد است که GTD مشکل بسیاری از افراد پرمشغله را حل می کند که نمی دانند باید سر خود را از اطلاعات اضافی رها کنند.

GTD: انقلابی از پایین به بالا

برخلاف فرهنگ شرکتی جهانی که کاملاً تحت تأثیر سوپرگوروهای بازاریابی مانند استفن کاوی، تام پیترز و هری همل است که بر روی چشم انداز، مأموریت ها و اهداف تمرکز دارند، سیستم پایین به بالا آلن وعده کاهش استرس و افزایش بهره وری را می دهد. هر تکه اطلاعاتی که مغز ما سعی می کند آن ها را پیگیری کند، به آتش استرس می افزاید. GTD شامل جمع‌آوری و پردازش هر ذره، هر وعده، عملاً هر فکری است، اطلاعات را در یک «فایل کارت» ذخیره می‌کند و سپس اجازه می‌دهد تا از طریق مجموعه‌ای از بررسی‌های منظم موارد به دست آید.

پردازش اطلاعات به روش آلن نیازی به جستجوی روحی فلسفی در تلاش برای توسعه یک ماموریت و چشم انداز جهانی ندارد. چندین لیست متنی یک به یک راهنمایی در مورد نحوه گذراندن روز کاری GTD ارائه می دهد. مانند بسیاری از افراد در جنبش خودیاری، آلن از تبدیل تکنیک های پیچیده به راهنمای عملیبرای دنیای شرکت ها این کشف که کارگران می‌توانند با آزاد کردن ایمیل، صندوق ورودی و دسکتاپ خود ذهن خود را پاک کنند، برای توده‌ها چیزی شبیه به پیشگویی بود. بسیاری از طرفداران آلن از صندوق‌های پست خالی، میزهای تمیز و توانایی احساس کنترل بر کوه کاری که با آن روبه‌رو بودند، شگفت زده شدند. با این حال، بهبود به زودی آغاز شد.
حامیان GTD نقص هایی در سیستم پیدا کردند، همان اینترنت ما را تغییر داد محل کار، باعث سردرگمی بیشتر می شود. علاوه بر ایمیل، اکنون فیس بوک، پیامک، کانال سریع و وسایل ارتباطی بیشتری داریم. راه حل ها دیری نپایید و جامعه جهانی هواداران مجموعه ای از مراحل را توسعه دادند که سیستم را به مرزهای جدیدی می برد.

در همین حال، آلن مشغول تبلیغ همان GTD بوده است که در سال 2001 شرح داده شد. در پاسخ به انتقاداتی که در مورد کاستی های این تکنیک توضیح داده شد، آلن گفت که GTD به آن وابسته نیست. پیاده سازی فنی. «GTD بی انتها است، فرقی نمی‌کند که مردم تمام وقت خود را صرف رایانه کنند یا اصلاً رایانه نداشته باشند. هر دو نوع افراد در سال 2001 وجود داشتند و هر دو نوع در حال حاضر وجود دارند. «کانال های اینترنت سریع فقط هستند مشخصه کمی، نه با کیفیت GTD در مورد مدیریت تعهدات شما است.
کتاب جدید آلن به نام «ساخت همه کارها» که در اواخر سال 2008 منتشر شد، وعده می دهد که پایه های واقعی خود مدیریتی را روشن کند: کنترل و دیدگاه. آیا برای آلن دیر شده است که تصمیم بگیرد به کاربران مراجعه کند؟ آیا شاگردان از استاد خود پیشی گرفته اند؟

جانشینان GTD و بهبودهای GTD

مرلین مان، جینا تراپانی و لئو بابوتا، پیروان GTD، سیستم‌بندی دقیق آلن را به چیزی فنی‌تر، هوشمندانه‌تر و ذن‌تر اصلاح کردند. بنابراین، آنها توجه عموم اینترنت را به خود جلب کردند.

در حالی که کتاب آلن استفاده از کاغذ، پوشه و کابینت بایگانی را توصیه می‌کرد، بیشتر سایت‌ها استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه، فایل‌های متنی، کلاینت‌های ایمیل (مانند Outlook یا Gmail)، PDA، دفترچه یادداشت کاغذی و حتی کارت‌های فهرست را مورد بحث قرار می‌دادند. پست کمیک مرلین مان "Hipster PDA" (نویسنده پیشنهاد ساخت یک "دستی" از کاغذ را با اتصال دسته ای از کارت های مقوایی با گیره کاغذی ارائه کرد) در سال 2004 باعث واکنش دیوانه وار شد و وبلاگ او "43 پوشه" را به یک ستاره تبدیل کرد. هنوز هم در بین 100 برتر Technorati جایگاه خود را دارد و سالانه 8 میلیون بازدید را به خود جلب می کند.

به هر حال، مان یکی از اولین طرفداران GTD بود. به عنوان مثال، نام "43 پوشه" ادای احترام به زیرسیستم GTD با همین نام است. از 12 پوشه ماهانه و 31 پوشه روزانه برای دسته بندی وظایف مادی که باید در یک روز خاص به آنها رسیدگی شود، استفاده می کند. در وبلاگ، مان تکنیک‌های کسب‌وکار آلن را دوباره کار می‌کند تا آنها را برای «توسعه‌دهندگان، برنامه‌نویس‌ها و دیگر انواع گیک‌ها» مفید کند.

در سال 2004، مان اشاره کرد که گیک ها جریان کاری کاملاً متفاوتی با کاربران عادی GTD دارند. به عنوان مثال، آنها عملاً از لپ تاپ خود و فناوری که آنها را به حرکت در می آورد جدا نیستند.

بیایید به سال 2008 برگردیم. Priacta، یک شرکت نرم افزاری مدیریت زمان آمریکایی، فهرستی از بیش از 100 برنامه GTD را منتشر می کند. بسیاری از آنها رایگان هستند، برخی دیگر از 10 تا 350 دلار قیمت دارند.

مشاور بهره وری شخصی مستقر در ماساچوست، متیو کانل، یکی از بسیاری از وبلاگ نویسانی است که متوجه شده است پس از پایان جمع آوری داده ها (فرایند اساسی در GTD)، با یک لیست وحشتناک بزرگ "کارها" روبرو می شوید، بدون "چگونه" برای انجام آن" توصیه. .

مارک هورست، کارآفرین فناوری اطلاعات نیویورک، نویسنده کتاب بهره وری شخصی Bit Literacy، پس از آن که رویکرد آلن را «بازگشت به دوران قبل از اینترنت، با فلوچارت های آن»، فهرست کارت ها و نوت بوک ها نامید، مجموعه ای از بحث های داغ را در میان اساتید مدیریت زمان برانگیخت. »

هورست پیشنهاد می‌کند با استفاده از «لیست‌های هوشمندانه‌تر یک به یک»، مواردی را مدیریت کنید، جایی که ورودی‌ها از طریق ایمیل ایجاد می‌شوند و فهرست‌های اولویت به طور خودکار تولید می‌شوند.

به نوبه خود، هورست توسط تیم فریس، نویسنده کتاب پرفروش "هفته کاری 4 ساعته" مورد انتقاد قرار گرفت. فریس نتیجه گرفت: «توصیه فناوری در Bit Literacy کاربردهای کمتر و ماندگاری کوتاه‌تری نسبت به اصول GTD دارد.
کتاب فریس از برون سپاری وظایف به کارگران کم درآمد حمایت می کند کشورهای در حال توسعه، برای کسب درآمد بیشتر برای یک زندگی مجلل. این کتاب بارها به دلیل اخلاق مشکوک خود مورد انتقاد قرار گرفته است و کاملاً فراموش کرده است که ارائه می دهد نکات مفیددر مورد مدیریت زمان و مدیریت اطلاعات

علیرغم اینکه برخی از کارشناسان با رویکردهای این سیستم موافق نیستند، GTD همچنان یکی از پیشروترین سیستم های مدیریت زمان است. دنبال کننده و روزنامه نگار نشریه GTD نگهبان، بن همرسلی بلافاصله پس از آزمایش توصیه های دیوید آلن در سال 2005 به دنبال آن شد. به گفته او، Getting Things Done "به همان اندازه که فهرست کارهای انجام شده می تواند به یک فرقه نزدیک باشد." هامرسلی افزود که برای او شخصاً، دشواری تسلط بر سیستم در مقایسه با این که چگونه سیستم زندگی او را تغییر داده است، کمرنگ است.

اگر مدیر پروژه هستید و در جریان وظایف "غرق" هستید، سعی کنید کار خود را با استفاده از سیستم Getting Things Done سازماندهی کنید.

GTD: چیست؟

GTD (Getting Things Done) روشی برای سازماندهی و کنترل وظایف است. این توسط دیوید آلن، مربی کسب و کار و مشاور مدیریت ایجاد شده است. نه تنها برای برنامه ریزی، بلکه برای تکمیل وظایف برنامه ریزی شده نیز لازم است.

GTD اغلب به عنوان مدیریت زمان نامیده می شود: اگر به درستی استفاده شود، این سیستم به شما کمک می کند کارهای بیشتری انجام دهید و با چند وظیفه مبارزه کنید.

اصول GTD که بدون آنها هیچ چیز کار نمی کند

چیزی در ذهن نداشته باشید

اصل اصلی که کل روش شناسی بر اساس آن ساخته شده است. همه چیز باید ثبت شود. حتی کارهای کوچک و چیزهایی که بی اهمیت به نظر می رسند.

ساده تر بهتر است

شما باید اطلاعات را به روشی که برای شما راحت است، ثبت و سازماندهی کنید. اگر عاشق دفترچه یادداشت هستید، پس انجام تجارت در برنامه ها و مدیران وظیفه زندگی شما را آسان تر نمی کند، بلکه برعکس است.

فکر کردن به راه حل

اغلب اتفاق می افتد که همه چیز ثابت می ماند، زیرا ما آنها را فقط به عنوان یک مشکل دیگر درک می کنیم، نه به دنبال راه حل.

یک کار در یک زمان

با توجه به سیستم GTD، چند وظیفه ای یک مانع است. شما فقط باید به وظیفه ای که اکنون انجام می دهید فکر کنید. یعنی در حین بررسی طرح بندی به گزارش کنفرانس فکر نکنید.

فهرستی از اقدامات تهیه کنید

کارهایی که در یک مدیر وظیفه یا تقویم یادداشت می شوند، همه مشکلات را حل نمی کنند. شما باید هر یک از آنها را به عنوان لیستی از اقدامات خاص درک کنید، سپس کار با آنها آسان تر خواهد بود.

روش کار GTD چگونه است

روش های زیادی وجود دارد که نحوه اعمال GTD را توضیح می دهد. اما ابتدا فقط چهار مرحله متوالی را به خاطر بسپارید.

تمام اطلاعات مربوط به وظایف را جمع آوری کنید

مکانی را انتخاب کنید که تمام اطلاعات ورودی را در آن ذخیره کنید. برای اینکه اصل راحتی GTD را نقض نکنید، باید یک چیز باشد: یک برنامه یا یک دفترچه یادداشت. به این ترتیب می‌توانید در هر زمان چیزی را بررسی یا تغییر دهید، و دیگر مجبور نخواهید بود آن را در کجا ذخیره یا یادداشت کرده‌اید.

تمام اطلاعات را پردازش کنید

اگر تمام وظایف خود را به سادگی کنار هم بگذارید، به سرعت گیج خواهید شد و چیز مهمی را از دست خواهید داد. شما به سیستمی نیاز دارید که بر اساس آن وظایف را تقسیم کنید.

برای این کار از درخت تصمیم یا به قول آلن از نمودار گردش کار استفاده می کنند.

این سوالات را از خود بپرسید تا به شما کمک کند وظایف خود را به درستی تقسیم کنید.

1. این تکلیف چیست؟
2. نتیجه چه باید باشد؟
3. آیا اقداماتی لازم است؟
4. اگر بله، اقدام بعدی چیست؟
5. چقد طول میکشه؟

نتیجه را سازماندهی کنید

پاسخ دادن به سوالات به توزیع وظایف در بلوک های صحیح کمک می کند. برای مثال، اگر بیش از دو دقیقه طول نمی کشد، فقط باید به یک ایمیل پاسخ دهید، فوراً این کار را انجام دهید.

زمانی که یک کار به زمان بیشتری برای تکمیل نیاز دارد، بهتر است آن را به یک پروژه بلند مدت با چند مرحله تقسیم کنید. اگر این امکان پذیر نیست، شما با دو گزینه روبرو هستید.

عقب انداختن

اگر هیچ کس نمی تواند بهتر از شما از عهده یک کار برآید، اما به زمان زیادی نیاز دارد، می توانید تکمیل آن را به تعویق بیندازید. تقویمیا به بلوک اقدامات زیر.

که در تقویمفقط کارهایی را وارد کنید که به تاریخ یا زمان خاصی مرتبط هستند. یعنی تکمیل آنها دقیقاً در روز معین مهم است.

که در لیست انتظاروظایفی وجود خواهد داشت که از یکی از زیردستان خود انتظار دارید.

برای مسدود کردن اقدامات زیر- همه چیزهایی که اکنون برای آنها وقت وجود ندارد، اما قطعاً باید به محض ظهور زمان به آنها بازگردید. برای جلوگیری از فراموش کردن چنین کارهایی، فهرستی از یادآورها ایجاد کنید.

با کارهایی که نیازی به هیچ اقدامی ندارند چه باید کرد:

• از لیست حذف کن؛
• اگر می خواهید بعداً به آنها بازگردید، آنها را در بخش یادآوری ذخیره کنید.
• اگر این اطلاعات مهمی است که باید ذخیره شود، به بخش مرجع بروید.

برای هر کار یک عمل انتخاب کنید و آن را کامل کنید

مشخص کنید که با هر کار ورودی چه خواهید کرد. مهم است که تا زمانی که دقیقاً نمی دانید چه کاری باید انجام دهید، اولویت بندی را شروع نکنید.

هدف از روش پایه GTD مدیریت تعهدات و فعالیت ها است. یعنی تمام کارهایی را که باید تکمیل شوند شناسایی کنید، برنامه داشته باشید و آماده تصمیم گیری برای تغییر آن باشید. چنین سیستمی به شما کمک می کند همیشه بدانید که هر مرحله بعدی چه خواهد بود.

کدام خدمات برای کار با GTD مناسب است؟

Smthngs یک مدیر GTD برای مرورگر است. قابل استفاده به صورت آنلاین و آفلاین به عنوان یک برنامه.

سرویس آنلاین. شما می توانید وظایف را مدیریت کنید و پیشرفت را نظارت کنید. یک نسخه توسعه یافته رایگان و پولی وجود دارد.

آیا به خواندن کتابی در مورد بهره وری و برنامه ریزی صحیح زمان خود فکر کرده اید؟کتابی که امروز مورد بحث قرار خواهد گرفت نه تنها شما را با اطلاعات جدید غنی می کند، بلکه به شما انگیزه واقعی برای عمل می دهد. نویسنده دیوید آلن. نویسنده می گوید: بهره وری بدون استرس با سیستم GTD امکان پذیر است. این کتاب برای همه کسانی که مدت زیادی است برای نظم بخشیدن به امور خود چه در محل کار و چه در زندگی شخصی خود، مفید خواهد بود.

دیوید آلن، در کتاب خود به انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس، یک سیستم منحصر به فرد برای سازماندهی کارها ارائه می دهد.

این مدیریت زمان کلاسیک نیست، بلکه سیستمی برای تکمیل همه چیز است - انجام کارها (GTD).

• اگر برای انجام کاری وقت ندارید، اعصابتان به هم ریخته است، به یک چیز یا چیز دیگری چنگ می زنید، اما همیشه چیز مهمی را از دست می دهید، چه باید بکنید؟
• چگونه در تجارت موثرتر باشیم، اما همچنان بتوانیم آرامش داشته باشیم؟
• چگونه روال خود را "محور" کنیم؟
• چگونه یاد بگیریم که مسائل بی اهمیت را از موارد مهم جدا کنیم و اهداف را به درستی تعیین کنیم و اولویت ها را تقسیم کنیم؟
• چگونه با اطلاعات و وظایف دریافتی کار کنیم؟

کتاب انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس اثر دیوید آلن به شما کمک می کند تا پاسخ همه این سوالات و بسیاری دیگر را بیابید.

نسخه جدیدی از کتاب (2015)، اصلاح شده برای در نظر گرفتن واقعیت های امروزی دنیای فناوری اطلاعات.

ابزارهای ساده ای که در این کتاب بیان شده است نه تنها به شما امکان می دهد به کارایی برسید، بلکه به شما یاد می دهد که چگونه مغز خود را با حواس پرتی و افکار مختلف پر نکنید.

در اینجا در مورد عادات نیز مطالب زیادی گفته شده است، زیرا برای پیاده سازی سیستم GTD در عمل نیاز دارید

دیوید آلن. بهره وری بدون استرس برای همه قابل دسترسی است

ایده اصلی کتاب:

مغز خود را تخلیه کنید. وضوح آگاهی و افکار منظم برای تمرکز و بهره وری کامل مهم است.

از لایه‌بندی افکار روی هم، جویدن آن‌ها، بازگشت مداوم به آنها و در نهایت تصمیم‌گیری خودداری کنید.

چه باید کرد؟

برای انجام این کار، باید لیست ها را از سر خود به رسانه های خارجی "انتقال" کنید. هنگامی که مغز از نگه داشتن این داده ها دست بردارد، دیگر نگران نخواهد شد و می تواند بر روی کار واقعی خود تمرکز کند.

فکرها مثل زنبورهای بی قرار مدام در سر شما غوطه ور می شوند تا زمانی که کندو خود را پیدا کنند. وقتی سرتان پر از افکار مختلف است، از چه نوع بهره وری می توانیم صحبت کنیم؟

قانون اصلی دیوید آلن این است که هر فکری باید یادداشت شود و در قفسه صندوق ورودی قرار گیرد.

«صندوق ورودی» همه ایده‌های دریافتی، رسیدها، یادآوری‌ها، یادداشت‌های جلسه و غیره است.

این کتاب یک الگوریتم واضح برای کار با این اطلاعات را توصیف می کند.

ذیل.

این یک مدل از روش برنامه ریزی طبیعی است.

هنگام تصمیم گیری،

چه باید کرد؟

1. روی یک راه حل به دنبال نمودار فکر کنید:

• چرا من به این نیاز دارم؟
• به چه نتیجه ای نیاز دارم (چه اتفاقی باید بیفتد)؛
• موفقیت خود را تصور کنید

2. طوفان فکری بعدی، تولید ایده های متمرکز بر نتیجه مطلوب ایده ها باید یادداشت شوند، نه فوراً از نظر مناسب بودن ارزیابی شوند، بلکه هر چیزی که به ذهن می رسد یادداشت شود. در اینجا کمیت مهم است نه کیفیت.

3. سپس بهترین ایده ها را انتخاب می کنیم، ما آنها را گروه بندی می کنیم و آنها را در یک طرح سازماندهی می کنیم. می توان آن را به سادگی روی کاغذ یا در سرویسی مانند Xmind نوشت.

4. اقدام خاص بعدی را برای هر ایده تعیین کنید.

5. بیایید آن را انجام دهیم.

ذهن شما برای انجام تقریباً هر کاری پنج مرحله را طی می کند: تعریف هدف و راه های رسیدن به آن، تجسم نتیجه، طوفان فکری، سازماندهی راه حل های به دست آمده و تعیین اقدامات بعدی. - دیوید آلن

روش شناسی GTD و دیوید آلن - بهره وری و معنادار بودن در همه چیز!

روش GTD - این دستورالعملبرای آنها، این فقط سازماندهی و برنامه ریزی کارها، افزایش بهره وری و بهره وری نیست، بلکه همچنین است راه حل اساسیچگونه می توان تمام وظایف را به طور معناداری انجام داد، در حالی که بهزیستی روانی را حفظ کرد (و این مهم است!). علاوه بر این، این نه تنها برای کار، بلکه برای زندگی شخصی نیز صدق می کند.

کاملاً هر کسی می تواند از این تکنیک استفاده کند.

خود کتاب از سه بخش تشکیل شده است.

قسمت اول- این بررسی کوتاهسیستم، و همچنین توضیحی در مورد منحصر به فرد بودن و ارتباط آن.

در قسمت دوم- اصول سیستم و همچنین کاربرد گام به گام آنها در زندگی روزمره.

قسمت سوم- اینها نتایجی است که می توان در صورت پیاده سازی این سیستم در خود به دست آورد زندگی شخصیو کار.

سیستم GTD ارتباط نزدیکی با .و همانطور که دانشمندان قبلاً ثابت کرده اند، می توان آنها را آموزش داد و بهبود بخشید.

یکی از راه های موجود برای آموزش مغز، حفظ عملکرد و رشد طبیعی آن شبیه سازهای مغز است. شما می توانید به صورت رایگان >>> مطالعه کنیدشبیه سازهای رایگان سرویس Vikium

کارکردهای شناختی (شناختی) عبارتند از: حافظه، تفکر، توجه، ادراک، هوش، گفتار.

تمام توانایی های فوق با فعالیت مغز مرتبط است. بنابراین، با رشد ناکافی مغز، با نقص در کار آن کیفیت عملکردهای شناختیکاهش می دهد. کاهش قابل توجه کیفیت را اختلال شناختی (اختلال) می نامند.

اختلال شناختی بیشترین تأثیر را بر دستاوردهای فرد دارد مناطق مختلفزندگی او: روزمره، روزمره، آموزشی، حرفه ای، اجتماعی.

به همین دلیل مهم است که مغز خود را در هر سنی آموزش دهید.

دیوید آلن - بهره وری از طریق بینش شخصی

این کتاب همچنین از این نظر قابل توجه است که نه تنها نتیجه گیری ها و فرمول های خشک ارائه شده توسط نویسنده، بلکه نمونه های "زنده" زیادی نیز وجود دارد.

منظور چیست؟

کل ماهیت متدولوژی GTD شمادیوید آلن آشکار و نشان می دهدو نمونه هایی از موقعیت ها، جلسات و مشاوره با مشتریانم.

مشکلات مردم و شرکت ها را نشان می دهد، اشتباهات آنها را افشا می کند و شرایط را به طور اساسی تغییر می دهد سمت بهتر، نشان می دهد که چگونه تکنیک های مدیریت زمان در واقع کار می کنند انجام کارها (GTD)کمک می کند و بیاموزید بدون استرس زندگی کنید.

انجام کارها یک تکنیک مدیریت زمان است که توسط دیوید آلن پایه گذاری شده و در کتاب خود به همین نام شرح داده شده است.

ایده اصلی روش این است که فرد باید سر خود را از اطلاعات روزمره غیر ضروری با انتقال آن به یک رسانه خارجی خالی کند، خواه سینی هایی با کاغذ، کتاب خاطرات یا.

دیوید الگوریتمی را ارائه می دهد که می تواند برای پردازش کارآمد مقادیر زیادی از اطلاعات و سازماندهی زمان شما استفاده شود.

مطابق با روش GTD، بهتر است با اطلاعات دریافتی در چند مرحله کار کنید:

2. پردازش.

3. سازمان.

5. اعمال.

بیایید این مراحل را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

مجموعه

ایده اصلی این است که هر کار، ایده، اطلاعات و غیره توسط شما دریافت می شود. باید روی برخی رسانه ها ضبط شود: روی کاغذ، پست، در لپ تاپ یا رایانه جیبی. شاید از ابزارهای مختلفی برای ثبت اطلاعات ورودی مختلف استفاده کنید. نکته این نیست. ایده های اصلی به شرح زیر است:

چیزی را فراموش نخواهی کرد

شما سر خود را از حجم زیادی از اطلاعات روتین خالی خواهید کرد.

بسته به ابزارهای جمع آوری، اطلاعات ثبت شده روی کاغذ را می توان در سینی ها، فایل ها یا ایمیل های ارسال شده به پوشه های خاص و غیره جمع آوری کرد.

برای اینکه این طرح کار کند، سینی های اطلاعات ورودی باید در دوره ای مانند یک بار در هفته پردازش شوند. با پردازش سینی ها، در واقع آنها را خالی می کنید.

به عنوان مثال، می توانید تمام وظایف، ایده ها، یادداشت ها را در بخش "وظایف" سازمان دهنده آنلاین با یک کلیک ضبط کنید.

سازمان

پردازش اطلاعات جمع‌آوری‌شده (سبد، سینی، ظرف صندوق ورودی) دقیقاً طبق الگوریتم زیر پیش می‌رود:

عنصر بالای بعدی سبد «صندوق ورودی» را انتخاب کنید.

اگر عنصری نیاز به عمل داشته باشد و زمان کمی (تا 5 دقیقه) طول بکشد، بلافاصله آن را اجرا می کنیم.

اگر کاری به زمان زیادی نیاز دارد، آن را به کسی محول می کنیم یا آن را به تعویق می اندازیم.

اگر موردی در سبد «صندوق ورودی» نیاز به اقدامی نداشته باشد، آن مورد را کنار می‌گذاریم، آن را در سینی «روزی شاید» (فهرست) قرار می‌دهیم یا این مورد را در جایی از بایگانی به عنوان اطلاعات مرجع می‌گذاریم.

دیوید آلن برای سازماندهی کار بر روی آن دسته از وظایفی که نیاز به اقدام بیشتر دارند، پیشنهاد می کند که این وظایف را به چند لیست تقسیم کنید:

اقدامات زیر

شما باید فهرستی از اقدامات خاص دیگری که باید انجام شوند داشته باشید. فقط در این مورد، شما قادر خواهید بود تا جایی که ممکن است کارآمد، "سنگ زدن" کار کنید. تعداد زیادی ازکسب و کار

در سازمان‌دهنده آنلاین TimeMaster، فهرست مشابهی با یک برگه کار نمایش داده می‌شود

پروژه ها

وظایفی که برای دستیابی به اهداف خود به بیش از یک اقدام نیاز دارند در اصل پروژه هستند. به عنوان مثال، برای آماده شدن برای ارائه باید با سازمان دهندگان تماس بگیرید، صورتحساب محل را بپردازید و غیره. برای هر پروژه، اقدامات بعدی باید مشخص شود.

با سازمان‌دهنده آنلاین TimeMaster، می‌توانید وظایف را در چند ثانیه به وظایف فرعی تقسیم کنید.

به تعویق افتاد

اگر کاری به دلایلی محول شده باشد یا کمی دیرتر بتوان آن را تکمیل کرد، چنین وظایفی باید در فهرست جداگانه ای قرار گیرند.

سازمان دهنده آنلاین TimeMaster دارای مخاطبینی است که از طریق آنها می توانید لیست وظایف را حفظ کنید.

روزی شاید

وظایفی وجود دارد که این لحظهمرتبط نیستند، مشخص نیست که آیا آنها در آینده مرتبط خواهند بود یا خیر، اما این احتمال وجود دارد. چنین وظایفی در یک لیست جداگانه قرار می گیرند.

در سازمان‌دهنده آنلاین TimeMaster، می‌توانید با استفاده از زمینه‌ها، چنین فهرست‌هایی را در چند ثانیه سازماندهی کنید.

دیوید آلن توصیه می کند که برنامه ریزی سفت و سخت کلاسیک روز را کنار بگذارید، زمانی که کل روز دقیقه به دقیقه برنامه ریزی می شود. چنین برنامه ریزی در عمل به ندرت قابل اجرا است، زیرا در هر زمان ممکن است حواس شما پرت شود و برنامه ها تغییر کنند.

دیوید معتقد است که وظایف به سخت و نرم تقسیم می شوند.

وظایف انعطاف پذیردر یک لیست ساده بروید اینها وظایفی هستند که می توانند در هر نقطه از زمان تکمیل شوند، بنابراین می توان آنها را به ترتیب تکمیل کرد. اکثر وظایف برای افراد عادی در این دسته قرار می گیرند.

کارهای سخت– اینها وظایفی هستند که به زمان خاصی گره خورده اند. به عنوان مثال، یک جلسه، یک کنفرانس، یک تماس برنامه ریزی شده، یک کار در شرف اتمام است.

منطقی است که فقط کارهای سخت را در تقویم خود نگه دارید. در ابتدای روز، لیست تقویم و لیست وظایف خود را مرور می کنید. زمانی که لیست وظایف و تقویم در یک صفحه قرار می گیرند راحت تر است. اینجوری برنامه ریزی راحت تره اگر هیچ کار سختی در ابتدای روز برنامه ریزی نشده باشد، می توانید کارهای انعطاف پذیر را به ترتیب انجام دهید: بسته به در دسترس بودن زمان، انرژی و منابع، وظایف را از بالاترین اولویت به پایین ترین اولویت انجام می دهید. به محض اینکه زمان انجام یک کار سخت فرا رسید، استراحت می‌کنید، کار سخت را تکمیل می‌کنید و سپس به انجام کارهای فهرست برمی‌گردید. این انعطاف‌پذیرترین، ساده‌ترین و راحت‌ترین راه برای برنامه‌ریزی هنگام کار با تعداد زیادی کیس است.

دیوید همچنین در کتاب خود به برنامه ریزی از بالا به پایین اشاره می کند. او از قیاس بررسی اهداف، پروژه ها و وظایف "از بالا" استفاده می کند:

1. امور جاری؛

2. پروژه های جاری؛

3. شرایط مرجع;

4. سال های آینده (1-2 سال)؛

5. چشم انداز پنج ساله (3-5 سال).

با این حال، همانطور که خود دیوید اذعان می کند، در کتاب او تاکید اصلی بر توصیف روش های پردازش امور جاری و پروژه ها است و برنامه ریزی استراتژیک باید کتاب های جداگانه ای ارائه شود. به هر حال، روش های برنامه ریزی استراتژیک توسط استیو کاوی، متخصص به همان اندازه مشهور جهان در زمینه مدیریت زمان، توصیف شده است. این موضوع در مقاله برنامه ریزی استراتژیک مورد بحث قرار گرفته است.

می‌توانید درباره تکنیک GTD در کتابی با همین نام، Getting Things Done اثر دیوید آلن، اطلاعات بیشتری کسب کنید، یا یاد بگیرید که چگونه این تکنیک و تکنیک‌های دیگر را در عمل با استفاده از یک سازمان‌دهنده آنلاین و ابزارهای دیگر در دوره ویدیویی ما به کار ببرید.