چگونه کارها را مرتب کنیم. هنر بهره وری بدون استرس
گرفتن کارهای انجام شده: هنر بهره وری بدون استرس
جلد کتاب چگونه کارها را مرتب کنیم
نویسنده	دیوید آلن
ژانر. دسته	کسب و کار
زبان اصلی	انگلیسی
اصلی منتشر شد
مترجم	یولیا کنستانتینوا
ناشر	مان، ایوانف و فربر
رهایی
صفحات	416
حامل	کتاب، فایل
شابک

انجام کارها, GTD(ترجمه شده از انگلیسی- "انجام کارها"، اما بیشتر اوقات و به طور نادرست - "چگونه کارها را مرتب کنیم") - تکنیکی برای افزایش اثربخشی شخصی که توسط دیوید آلن ایجاد شده و توسط او در کتابی به همین نام شرح داده شده است که اولین نسخه آن است. در سال 2001 منتشر شد و به 23 زبان ترجمه شده است.

GTD بر این اصل استوار است که یک فرد باید ذهن خود را از به خاطر سپردن وظایف جاری (در مواردی که چندین کار در پروژه های مختلف به هم مرتبط هستند وجود دارد) با انتقال خود وظایف و یادآوری آنها به یک رسانه خارجی، آزاد شود. بنابراین، ذهن انسان که از به خاطر سپردن کارهایی که باید انجام شود رها می شود، می تواند بر انجام وظایف خود متمرکز شود، که باید از قبل به وضوح تعریف و فرموله شود ("اقدام بعدی که باید انجام شود چیست؟"). برخلاف تصور رایج، GTD به مدیریت زمان اشاره نمی کند و از آن به دلیل تمرکز محدود و اثربخشی محدود آن انتقاد می کند.

یوتیوب دایره المعارفی

1 / 5

✪ Getting Things Done (GTD) اثر دیوید آلن - خلاصه کتاب متحرک و بررسی

✪ دیوید آلن - چگونه کارها را انجام دهیم - قسمت 1/2 | رئال لندن

✪ خلاصه کارهای انجام شده توسط دیوید آلن (خلاصه کتاب را در لینک زیر دریافت کنید)

✪ انجام کارها توسط دیوید آلن (یادداشت های مطالعه)

✪ در 3 هفته با GTD سازماندهی شوید - مرحله 1!

زیرنویس

شیوع

1. مجموعه؛
2. رفتار؛
3. سازمان؛
4. مرور؛
5. اقدامات.

آلن از قیاس "ارتفاع" برای نشان دادن دومین مدل اصلی خود استفاده می کند - مدل بررسی عملکرد شش سطحی، برای دیدن چشم انداز وظایف و تکالیف. خط صعودی:

1. امور جاری؛
2. پروژه های جاری؛
3. محدوده وظایف؛
4. سال های آینده (1-2 سال)؛
5. چشم انداز پنج ساله (3-5 سال)؛
6. زندگی

هرکسی می‌تواند «تصویر بزرگ» امور خود را در نظر بگیرد.

آلن یک بررسی هفتگی در سطوح مختلف را توصیه می کند. بینش به‌دست‌آمده از این بررسی‌ها به فرد امکان می‌دهد اولویت‌های شخصی را مدیریت کند، که به نوبه خود اولویت‌بندی می‌کند که آیا و چه زمانی باید وظایف و تکالیف خاص جمع‌آوری‌شده در طول فرآیند مدیریت گردش کار را انجام دهد. در طول بررسی هفتگی، فرد زمینه وظایف را تجزیه و تحلیل می کند و آنها را در لیست های مناسب مرتب می کند. نمونه هایی از گروه بندی وظایف مشابه شامل ایجاد لیستی از تماس های تلفنی ضروری یا فهرستی از کارهایی است که باید در مرکز تکمیل شوند. قواعد ایجاد فهرست‌های متنی را می‌توان با حضور یک ابزار یا حضور فرد/گروهی که باید با او صحبت یا معرفی شود تعیین کرد.

آلن تاکید می کند که دو مدل اول برای به دست آوردن کنترل و دید در اکثر وظایف و پروژه ها کافی است. با این حال، مواردی وجود دارد که نیاز به تفکر و تأمل عمیق‌تری دارد. برای این، از سومین مدل اصلی استفاده می شود - روش برنامه ریزی طبیعی. در حالی که در مدیریت گردش کار انجام می شود فوکوس افقی"در اجرای وظایف فردی، به روش طبیعی برنامه ریزی انجام می شود" فوکوس عمودی»در مورد برنامه ریزی پروژه ها و تفکر از طریق موضوعات. مدل برنامه ریزی شامل 5 مرحله است:

1. تعریف هدف و اصول؛
2. چشم انداز نتایج مطلوب؛
3. سازمان؛
4. تعیین اقدام خاص بعدی

GTD این فرآیند را با ذخیره، ردیابی و استفاده از اطلاعات دقیق مربوط به کار در حال انجام تسهیل می کند. آلن پیشنهاد کرد که بسیاری از شکست‌هایی که تجربه می‌کنیم ناشی از برنامه‌ریزی ناکافی «پیش‌قدم» است (یعنی در حالی که هنوز متوجه می‌شویم چه چیزی باید به دست آید و چه اقدامات خاصی برای دستیابی به آن لازم است). مهم است که از قبل به این موضوع فکر کنید و دنباله ای از اقدامات را ایجاد کنید که بدون بازگشت به برنامه ریزی تکمیل شوند. آلن استدلال می کند که «سیستم یادآوری» ذهن ما ناکارآمد است و به ندرت به ما یادآوری می کند که چه کاری باید و می توانیم انجام دهیم. این لحظهو در این مکان بنابراین، اطلاعات مربوط به «اقدامات خاص بعدی» که به لحاظ متنی به یک لحظه و مکان معین مربوط می‌شوند، می‌توانند به عنوان پشتیبان خارجی عمل کنند که تضمین می‌کند یادآوری‌های درست را در اختیار خودمان قرار می‌دهیم. زمان مناسب. از آنجایی که GTD مبتنی بر نگهداری سوابق اضافی است، می توان آن را یک پیاده سازی در نظر گرفت نظریه های علمیشناخت توزیع شده و ذهن گسترده

شرح مختصری از GTD از کتاب آلن، آماده برای هر چیزی:

همه چی رو از سرت بیرون کن در مورد اقدامات مورد نیاز زمانی که یک کار پیش می آید تصمیم بگیرید - نه زمانی که نیاز به خاتمه اضطراری دارد. یادداشت های یادآوری پروژه ها و فعالیت های برنامه ریزی شده خود را در دسته بندی های مناسب سازماندهی کنید. این سیستم را حفظ کنید، آن را دوباره پر کنید و آنقدر مرور کنید که در آینده بتوانید حتی به انتخاب شهودی خود برای عمل (یا عدم اقدام) اعتماد کنید.

اصول

اصول اولیه GTD:

مجموعه

بهره وری بدون استرسبا فرآیند تخلیه ذهن آغاز می شود، که شامل اصلاح همه چیز کم و بیش مهم بر روی کاغذ یا رسانه های دیگر است - چیزی که آلن می نامد. سبد: یک صندوق پستی فیزیکی، یک صندوق پست الکترونیکی، یک ضبط کننده صدا، یک لپ تاپ، یک کامپیوتر جیبی یا ترکیبی از اینها. نکته این است که همه چیز کم و بیش مهم را از ذهن خود خارج کنید و روی یک رسانه مناسب برای پردازش بعدی قرار دهید. تمام سطل ها باید حداقل یک بار در هفته خالی شوند (فرآوری شوند). آلن بر هیچ روش جمع آوری خاصی اصرار ندارد، اما بر اهمیت خالی کردن منظم سبد تاکید دارد. هر مکان ذخیره سازی (فیزیکی، ایمیل، ضبط صوت، لپ تاپ، PDA و غیره) تا زمانی که به طور منظم پردازش شود قابل قبول است.

رفتار

سبد خرید دقیقاً طبق الگوریتم زیر پردازش می شود.

1. ما با عنصر بالایی سبد شروع می کنیم.
2. ما یک عنصر را در یک زمان می سازیم (و هرگز چیزی را پس نمی دهیم)
   • اگر عنصر به یک عمل نیاز دارد:
     • این کار را انجام دهید (اگر کمتر از دو تا پنج دقیقه طول بکشد)، یا
     • ما این را به کسی واگذار می کنیم، OR
     • این را بگذاریم کنار.
   • اگر عنصر به عملی نیاز ندارد:
     • ما این را در اطلاعات مرجع، OR می گذاریم
     • آن را دور بیندازید یا
     • در لیست "شاید روزی"

اگر عمل کمتر از دو تا پنج دقیقه طول بکشد، باید بلافاصله انجام شود. قانون دو دقیقه بر اساس زمان تقریبی است که برای به تعویق انداختن رسمی یک اقدام لازم است.

سازمان

برای پیگیری مواردی که در انتظار توجه هستند، آلن استفاده از مجموعه‌ای از فهرست‌ها را توصیه می‌کند.

• اقدامات زیر- برای هر عنصری که نیاز به توجه دارد، تصمیم بگیرید که عمل بعدی که می تواند به صورت فیزیکی انجام شود چیست. به عنوان مثال، اگر یک عنصر "نوشتن یک گزارش پروژه" وجود داشته باشد، اقدام بعدی می تواند این باشد: "نامه ای به میخائیل با پیشنهاد جلسه بنویسید" یا: "برای اطلاع از الزامات گزارش با مارینا تماس بگیرید." اگرچه ممکن است یک آیتم به چند مرحله و اقدامات نیاز داشته باشد، اما همیشه کاری وجود دارد که باید ابتدا انجام شود و آن مرحله باید در لیست اقدامات بعدی توضیح داده شود. ترجیحاً این مراحل بر اساس زمینه ای که می توان در آن انجام داد سازماندهی شود (مثلاً «در دفتر»، «در تلفن» یا «در فروشگاه»).
• پروژه ها- هر حلقه باز در زندگی یا کاری که برای رسیدن به یک هدف به بیش از یک عمل فیزیکی نیاز دارد تبدیل به یک پروژه می شود. پروژه ها باید به صورت دوره ای نظارت و بازنگری شوند تا اطمینان حاصل شود که هر پروژه دارای فعالیت بعدی مرتبط با آن است تا پروژه به جلو حرکت کند.
• به تعویق افتاد- هنگامی که یک اقدام به شخصی واگذار شده است یا زمانی که انتظار می رود یک رویداد خارجی قبل از پیشرفت پروژه وجود داشته باشد، این مورد در سیستم ردیابی می شود و به صورت دوره ای بررسی می شود که آیا یک اقدام مورد نیاز است یا نیاز به ارسال یادآوری است.
• روزی/شاید- کارهایی که در مقطعی انجام می شود، اما نه در حال حاضر. به عنوان مثال، «یادگیری چینی» یا «پارتی استخر برگزار کنید».

یک تقویم برای پیگیری قرار ملاقات ها و تکالیف مهم است. با این حال، آلن توصیه می کند که تقویم فقط برای کارهایی که باید در یک مهلت مشخص انجام شوند، یا برای جلسات و کارهایی با زمان و مکان مشخص رزرو شود. و چیزها باید در لیست اقدامات بعدی ثبت شوند، نه در تقویم.

آخرین مؤلفه سازماندهی کلیدی GTD، سیستم اسناد است. سیستم اسناد باید آسان، ساده و جالب باشد. حتی یک تکه کاغذ، در صورت نیاز برای مقاصد مرجع، باید پوشه خود را دریافت کند، اگر پوشه های موجود برای آن مناسب نیستند. آلن یک بعدی سازمان یافته را پیشنهاد می کند به ترتیب حروف الفبا، یک سیستم ذخیره سازی اسناد به منظور بازیابی سریع و آسان اطلاعات لازم.

مرور

لیست‌های اقدام و یادآوری‌ها فایده چندانی ندارند مگر اینکه حداقل روزانه یا هر چند وقت یک‌بار بازبینی شوند. با توجه به زمان، انرژی و منابع موجود در حال حاضر، باید مهم ترین کاری را که می توان بلافاصله انجام داد، پیدا کرد و آن را انجام داد. اگر عادت دارید کسب و کار خود را به تعویق بیندازید، همه چیز به کاری که انجام می دهید ختم می شود. کارهای سادهو از سختی ها دوری کنید. برای حل این مشکل، می توانید اقدامات لیست را یکی یکی انجام دهید، مشابه نحوه پردازش سبد خرید. GTD حداقل به بازبینی هفتگی همه فعالیت‌ها، پروژه‌ها و موارد معلق نیاز دارد تا اطمینان حاصل شود که هر کار جدید یا رویداد آینده وارد سیستم می‌شود و همه چیز به‌روز است.

اقدامات

هر سیستم سازمانیاگر زمان زیادی را صرف سازماندهی وظایف به جای انجام واقعی آنها کند، بی فایده است. همانطور که دیوید آلن استدلال می کند، اگر چنین سیستمی برای انجام اقدامات ضروری آسان شود، آنگاه فرد تمایل کمتری برای به تعویق انداختن آنها یا "بارگیری بیش از حد" با بسیاری از "حلقه های باز" خواهد داشت.

وسایل و تکنیک ها

43 پوشه

آلن پیشنهاد می کند اسناد خود را با استفاده از سیستمی به نام "43 پوشه" سازماندهی کنید. دوازده پوشه استفاده می شود، یکی برای هر ماه، و 31 پوشه اضافی برای هر روز از 31 روز آینده استفاده می شود. پوشه ها برای کمک به یادآوری فعالیت هایی که در آن روز باید انجام شود به کاربر کمک می کنند سازماندهی شده اند.

پوشه ها و کلاسورها

آلن در کتاب خود اشاره می کند که برای جستجوی راحتو در ساختار اطلاعات بهتر است از پوشه ها استفاده شود تا تمامی اسناد مربوط به یک پروژه در یک مکان قرار گیرند. این به شما امکان می دهد سریعتر پیدا کنید مدارک لازم. حتی اگر فقط یک سند مربوط به یک پروژه باشد، باز هم بهتر است آن را در یک پوشه قرار دهید، زیرا ممکن است اسناد جدیدی در این موضوع ظاهر شوند.

به دنبال راه هایی برای کار کمتر و انجام بیشتر هستید؟ آیا دوجین پروژه را به عهده گرفته اید و کنترل اوضاع را از دست داده اید؟ شاید شما فقط خسته شده اید: کار، خانه، تناسب اندام، سبک زندگی سالم، دوستان، والدین، خانواده، فرزندان؟

در این مورد دیوید آلن و روش GTD او می توانند به شما کمک کنند. این یک واکسن ضد استرس است که به شما یاد می دهد چگونه زمان و هوشیاری را مدیریت کنید.

ماهیت روش GTD

دیوید آلن یک استراتژی اثربخشی شخصی را با هدف به دست آوردن حداکثر سود با حداقل تلاش ایجاد و آزمایش کرده است. او روشی را برای تخصیص موثر زمان بین فعالیت های مهم و ضروری تشریح کرد. نام روش او - انجام کارها (GTD) - به عنوان "به پایان رساندن کارها" ترجمه می شود، اگرچه معنی آن "چگونه چیزها را مرتب کنیم" مناسب تر است. اصول ساده هستند:

1. تمام کارهای ناتمام از سر شما به یک درایو خارجی منتقل می شود. اطلاعات جمع آوری و در یک لیست ثبت می شود. همه چیز گنجانده شده است: حتی کوچکترین چیز. فهرست باید در هر زمانی در دسترس باشد؛ شما باید دائماً به آن نگاه کنید.

2. توضیحات نوشته می شود تا در آینده وقت خود را برای فکر کردن به مشکل هدر ندهید.

3. یک سیستم از یادآوری لیست ایجاد می شود. آنها باید به طور منظم (روزانه، هفتگی) به روز شوند: وظایف تکمیل شده را خط بزنید و موارد جدید اضافه کنید. کنترل انجام می شود: افقی - در کل لیست کارها. عمودی - برای هر مورد خاص (آنچه انجام شده است و چشم انداز چیست).

برای بهینه سازی کار خود، زمان و تاریخ خاصی را برای تکمیل کار تعیین کنید. از برنامه ریز یا تقویم استفاده کنید. به آنچه دیوید آلن می گوید گوش کنید. تمام اقدامات را به صورت متوالی انجام دهید.

تمرین کنیم؟

1. انتقال. در افکار خود برجسته کنید و اولین موقعیت / کار / پروژه ای را که در ذهن شما ظاهر می شود در یک جمله روی کاغذ بنویسید. مهم نیست که آرزو مربوط می شود فعالیت حرفه ای، خانواده یا فردی. باید نتیجه موفقیت آمیز کار به نظر برسد. مثلا:

· با هم/با تمام خانواده به تعطیلات به مالدیو بروید.

· راه اندازی کارخانه/فروشگاه های زنجیره ای در چلیابینسک.

· طبق دستور مادربزرگ کیک/پنکیک بپزید.

2. توضیحات. خاص را بنویسید عمل فیزیکی، که برای پیشرفت باید اجرا شود این پروژه. در حال حاضر چه کاری می توانید انجام دهید؟ کجا بریم؟ با چه کسی تماس بگیریم؟ چی بنویسم با چه کسی صحبت کنم؟

· برای انتخاب گزینه های مسیر با آژانس مسافرتی تماس بگیرید.

· ارسال درخواست آماده شده از طریق ایمیل.

· آرد، کره، تخم مرغ را در فروشگاه ABC بخرید.

3. در مورد آنچه او توصیه می کند انجام دهید فکر کنید.
دیوید آلن. بعد از یک لحظه تأمل چه چیزی تغییر کرد؟ به عنوان یک قاعده، جداسازی یک کار خاص نه تنها کنترل روی آن را افزایش می دهد، بلکه به شما اجازه می دهد تا استراحت کنید. از آنجایی که تصویر مشخصی از نتیجه مطلوب شکل گرفته است، اولین گام ها برای دستیابی به آن ترسیم شده و منابع لازم شناسایی شده است.

به مشکل فکر نکنید، بلکه به راه های حل آن فکر کنید

فکر کردن و تعیین تکلیف کار فکری شماست. بهره وری کار فکری با پاسخ به این سوال تعیین می شود: "نتایج مورد انتظار کار چیست؟" هر چه نتیجه مشخص تر باشد، بهره وری فکری شما بالاتر خواهد بود.

مشکل به یک مشکل خاص تبدیل می شود که باید حل شود. این فرآیند به مراحل ساده تقسیم می شود که نزدیکترین آنها بلافاصله اجرا می شود. یک فرد وظایف را یکی پس از دیگری انجام نمی دهد: من می خواهم روزی آواز خواندن را یاد بگیرم ، باید فوراً یک پروژه را تکمیل کنم ، کودکی را از آنجا انتخاب کنم مهد کودک. او فهرست و مراحل را در مسیر انجام اقدامات خاص برمی‌دارد:

· برای یادگیری آواز خواندن، باید با یک معلم خصوصی تماس بگیرید - 2 دقیقه طول می کشد. من الان زنگ می زنم؛

· برای پروژه باید برای خرید مواد طبق لیست به فروشگاه بروم تا فردا یک مدل بسازم و بچه را در راه ببرم.

به لطف سیستم GTD، سر شما پر از افکار تب دار در مورد پروژه های انجام نشده نیست. لیست از قبل در مقابل شماست. می توانید استراحت کنید و به مرحله بعدی بروید.

مثل این است که در یک سوپرمارکت باشید

می توانید در اطراف قدم بزنید و محصولاتی را که برای خرید نیاز دارید همیشه در نظر داشته باشید. تمام توان شما را می گیرد، اما به هر حال، چیزی فراموش می شود، یا چیزهای اضافی زیادی به دست خواهید آورد.

یا می توانید با لیستی که روی کاغذ (تلفن هوشمند) نوشته شده به فروشگاه بیایید: در این حالت، منابع مغز فقط صرف بهینه سازی فرآیند می شود. با نگاهی به لیست و مشاهده شیر در آنجا، با توجه به تنوع، تولید کننده، تاریخ تولید، قیمت، آن را خریداری می کنید. این امر مزایای بیشتری برای سلامتی و بودجه خانواده به همراه دارد.

وقتی نتیجه مشخص شد، فرد در مسیر درست حرکت می کند و دائماً از خود این سوال را می پرسد: "گام بعدی برای نزدیک شدن به هدف چیست؟"

افکار ناملموس را به اعمال فیزیکی تبدیل کنید

دیوید آلن مجموعه ای از ابزارهای کمکی را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد مغز خود را از کارهای روزمره رها کنید پروژه های جهانی. لیست وظایف را می توان با استفاده از مثال زیر ذخیره کرد:

• دفتر خاطرات؛

• سینی برای ورق های کاغذ؛

• پوشه با برچسب;

• سازمان دهندگان یا برنامه ریزان الکترونیکی؛
• مدیران وظیفه (به ما مراجعه کنید).

بسیاری از پروژه های عظیم شامل مجموعه ای از اقدامات کوچک است که هر یک از آنها 1-2 دقیقه طول می کشد. در این مورد، شما فقط باید آن را انجام دهید و آن را فراموش کنید. این اصل دو دقیقه ای است - یکی از موارد کلیدی در GTD. آن را به یک عادت تبدیل کنید - با کمک یک ردیاب ساده (ما در مورد چنین چیزی نوشتیم).

نسخه الکترونیکی کتاب دیوید آلن «به نظم درآوردن» را می‌توانید از لینک‌های زیر دانلود کنید: bookscafe.net، KnigoPoisk، FB2LIT.

علاوه بر این، اگر اکثریت کتابخانه های الکترونیکییک قطعه مقدماتی با یک لینک در پایان ارائه دهید، که می توانید پس از پرداخت کل کتاب را دانلود کنید (قیمت از 170 تا 400 روبل)، سپس bookscafe.net دو کتاب از 7 کتاب دیوید آلن را به صورت رایگان ارائه می دهد.

شما می توانید هک های زندگی مدرن در مدیریت زمان را در ما مطالعه کنید.

مجموعه ای عالی از ابزارهای رایگان خودسازی: برنامه ریزان، سازمان دهندگان، یادداشت های روزانه، چک لیست ها - پیوند "بیش از 40 لیست را دنبال کنید که به شما کمک می کند امور را در زندگی خود نظم دهید."

نسخه کاغذی کتاب "چگونه چیزها را مرتب کنیم" را می توانید از فروشگاه های اینترنتی Ozone, Labyrinth, book24 خریداری کنید.

نتیجه

آیا شما برای چندین سال رویای یادگیری نحوه مدیریت زندگی خود را در سر می پرورانید؟ زمان آن رسیده است. پیشرفت کنید: کارایی خود را افزایش دهید، انجام هر کاری را برای خود آسان تر کنید. ذهن خود را از کارهای روزمره رها کنید، به فردی خلاق تبدیل شوید.

امروز شروع کنید. فقط کتاب را نخوانید، از تکنیک های GTD استفاده کنید. تجربه عملی شخصی مفیدتر از ده ها کتاب خوانده شده است. برای خود یک هدف تعیین کنید: 40 روز استفاده از GTD. چرا 40؟ زیرا در این زمان است که فرد موفق می شود تسلط یابد، درگیر شود و قدردانی کند فعالیت جدید. روش GTD کار فکری را در حوزه حرفه ای و شخصی بهینه می کند. نظم در امور خواهد بود، نظم در سر و در زندگی خواهد بود.

بنابراین. قدم بعدی شما چیست؟

مسیر بهره وری و آرامش ذهن با GTD

مطالب با اختصارات جزئی منتشر شده است.

انجام کارها یاGTD به معنای واقعی کلمه به "انجام کارها" ترجمه می شود. در مطالب بیشتر، برای راحتی بیشتر، ما عمدتا از مخفف آمریکایی GTD استفاده می کنیم که اغلب در مطالب روسی زبان درباره این سیستم استفاده می شود. - تقریبا ویرایش

Getting Things Done یک تکنیک مدیریت زمان است که از زمانی که برای اولین بار در سال 2001 معرفی شد، جهان را تحت تاثیر قرار داده است. توسط دیوید آلن پس از سال ها تحقیق و تمرین در تکنیک های بهره وری ایجاد شد. GTD تا به امروز در سراسر جهان محبوب است. اگر در GTD تازه کار هستید، این راهنما شما را با اصول اولیه آشنا می کند.

GTD چیست؟

انجام کارها (به اختصار GTD) بسیار بیشتر از یک راه ساده برای رسیدن به موفقیت است. این مبنایی برای سازماندهی و ردیابی وظایف شماست تا بتوانید آنها را ساختار دهید تا دقیقا بدانید برای انجام کارها به چه چیزی نیاز دارید.

GTD شما را مجبور می کند که هم زمینه و هم ساختار را به وظایف اضافه کنید، در نتیجه فضایی برای کار روی آنها ایجاد کنید.

"ذهن شما برای سرگرم کردن ایده ها طراحی شده است، نه برای نگه داشتن آنها در ذهن." - دیوید آلن

مفهوم اصلی GTD این است که مغز شما در تولید ایده‌های جدید عالی است، اما در حفظ آنها در حافظه مشکل دارد. به عنوان مثال، به یاد می آورد که باید هفته آینده برای تولد مادرتان هدیه ای بخرید، اما به جای اینکه وقتی از فروشگاه مورد علاقه خود رد می شوید، آن را به شما یادآوری کند، فقط این احساس را به شما منتقل می کند که باید برای کسی چیزی بخرید... ...

در صورت استفاده صحیح، GTD یک سیستم قابل اعتماد است که به شما کمک می کند ایده های مبهم، هوس ها، الهامات و تفکرات آخر شب خود را سازماندهی کرده و آنها را به عمل تبدیل کنید. ایده این است که هنگامی که به سیستم خود اعتماد کردید، مغز شما تلاش برای پیگیری همه چیز را متوقف می‌کند، در نتیجه استرس را کاهش می‌دهد و منابع را برای چیزهای سازنده‌تر آزاد می‌کند. شگفت انگیز به نظر می رسد، اینطور نیست؟

GTD چگونه کار می کند؟

GTD متکی به یک سری لیست است که شما از آنها برای سازماندهی هر چیزی که به ذهنتان می آید استفاده می کنید. برای پیاده سازی GTD، باید "موارد" ورودی را در 5 مرحله ضبط و پردازش کنید.

تثبیت: هر چیزی را که توجه شما را جلب می کند جمع آوری کنید. هر چیزی که در مقابل چشمان شما ظاهر می شود و مهم به نظر می رسد، از نامه هایی که نیاز به عمل دارند تا ایده های درخشانی که در روح شما به سراغ شما می آیند. می توانید از یک لپ تاپ، یک برنامه گوشی هوشمند یا حتی یک حساب ایمیل شخصی اختصاصی استفاده کنید. آنچه را دوست داشتید، آنچه را که برای کار باید به خاطر بسپارید - آن را یادداشت کنید. مطمئن شوید که صندوق ورودی خود را به طور منظم چک می کنید.

شفاف سازی: مواد دریافتی را با تنظیم مقدار آن پردازش کنید. از خود بپرسید که آیا این کاری است که باید انجام شود. این یک گام بسیار سریع است که باید به طور منظم انجام دهید. در زیر نحوه پردازش سریع صندوق ورودی با استفاده از یک درخت تصمیم ساده را نشان خواهم داد.

مرتب سازی:مورد را در ناحیه مناسب قرار دهید. آن را به عنوان علامت گذاری کنید اطلاعات پس زمینهرا به تقویم، برنامه مدیریت کار خود اضافه کنید یا به سادگی به سطل زباله بروید. شما همچنین می توانید "زمینه" را در اینجا اضافه کنید. من بعداً در مورد این موضوع بیشتر صحبت خواهم کرد، اما به طور خلاصه، زمینه‌ها روشی برای برچسب‌گذاری وظایف بر اساس شخص، مکان یا چیزی است که برای انجام کاری باید انجام دهید. "دفتر" یا "خانه" زمینه های مکانی رایج هستند. "تلفن" یا " پست الکترونیک"زمینه های عادی هستند.

انعکاس: بیایید داده های دریافتی را ارزیابی کنیم. فهرست‌های خود - هر یک از آنها - را مرور کنید و در صورت لزوم تنظیمات را انجام دهید. یک بررسی هفتگی انجام دهید تا لیست ها و ذهن خود را پاک کنید. عدم انعکاس منظم به این معنی است که همه چیز انباشته می شود و کل سیستم خراب می شود.

اثر متقابل