در این مقاله به بررسی چک لیست نمونه می پردازیم. این نام روشی راحت و قابل درک برای کنترل هر عملیات پیچیده یا چند مرحله ای است. دامنه کاربرد چک لیست ها به قدری گسترده است که اطلاعات مربوط به آنها در عین حال مفید خواهد بود افراد خلاق، دانش آموزان و دانشجویان، کارآفرینان، مدیران شرکت ها و متخصصان در زمینه های مختلف.

حتی اگر مفهوم "چک لیست" برای شما ناآشنا به نظر برسد، تقریباً به طور قطع بیش از یک بار با آن روبرو شده اید. بیشتر اوقات، این نام به لیستی از اقدامات (یا مراحل) متوالی است که باید برای رسیدن به یک هدف انجام شود. همچنین می توان از آن برای بررسی اینکه تمام نقاط یا عملیات برای حل یک مشکل تکمیل شده است استفاده کرد.

به عبارت ساده، فهرستی از اقداماتی است که باید یکی پس از دیگری انجام شوند تا به نتیجه نهایی برسید.

دامنه استفاده از چنین برگه هایی به قدری گسترده است که می توان با اطمینان بالایی گفت: هر شخصی تا به حال برای خود "لیست کارهایی" تهیه کرده است.

با این حال، در این مقاله به چگونگی کمک چک لیست ها به کارآفرینی و سازماندهی کار تک تک کارکنان و کل شرکت ها خواهیم پرداخت.

"چک لیست" لیستی از اقداماتی است که برای دستیابی به نتیجه نهایی باید یکی پس از دیگری انجام شوند.

چک لیست در چه زمینه هایی استفاده می شود؟

مزایای چک لیست برای تولید قبلاً توسط بسیاری از کارآفرینان، مدیران و کارمندان قدردانی شده است. هنگامی که لازم است در حالت چند وظیفه ای کار کنید (و در شرایط مدرناین تقریباً همیشه اتفاق می‌افتد)، فهرست کارها به نظارت بر اجرای همه عملیات کمک می‌کند. در این صورت، لازم نیست همه اهداف و مقاصد در نظر گرفته شوند.

رایج ترین چک لیست ها در بیشتر اشکال مختلفرا می توان در:

• هوانوردی (خلبانان آمادگی هواپیما را قبل از برخاستن طبق یک روش خاص بررسی می کنند).
• ساخت و ساز؛
• پزشکی (از روش ها تا عمل های جراحی پیچیده)؛
• حسابداری و حسابرسی؛
• مدیریت، از جمله فروش؛
• تحصیلات.

بنابراین، چک لیست ها در مناطقی استفاده می شود که تمرکز ثابت مورد نیاز است و موفقیت کل رویداد (و در هوانوردی و پزشکی، زندگی مردم) به تکمیل هر مورد بستگی دارد. بیایید به انواع مختلف چک لیست ها نگاه کنیم.

استفاده از چک لیست در صنایع خاص

چک لیست ها که در صنعت هوانوردی سرچشمه می گیرند، مدت هاست که استفاده از آنها تنها در یک صنعت بیشتر شده است. با وجود اعتقاد برخی افراد مبنی بر اینکه مهم ترین چیزها را نمی توان فراموش کرد، عمل خلاف این را نشان می دهد. که در دنیای مدرنحواس‌پرتی‌های زیادی وجود دارد، بنابراین گاهی اوقات حتی عملی که به صورت خودکار انجام شده است، با خطا انجام می‌شود. برای جلوگیری از این امر، عاقلانه است که از چک لیست استفاده کنید. چگونه در زمینه های مختلف مورد استفاده قرار می گیرند؟

چک لیست های خدمات غذایی

در موسسات پذیرایی، چک لیست ها به طور مداوم و نه به صورت تک نسخه ای استفاده می شود. به عنوان مثال، چک لیست افتتاح رستوران به مدیران و کارکنان کمک می کند تا با اطمینان از استانداردهای پذیرفته شده خدمات، مؤسسه را برای کسب و کار آماده کنند.

برای هر شیفت معمولاً برگه جداگانه ای تهیه می شود که شماره، تاریخ و نام خانوادگی مدیر را درج می کند. در این مورد چک لیست - در واقع یک سند گزارش. اگر چیزی طبق برنامه پیش نرود، مدیر می تواند آن را مطالعه کند و بفهمد که مدیر چه اشتباهاتی مرتکب شده است.

1. بررسی برنامه رویدادها برای روز (تولدها، سالگردها).
2. چک کردن پول نقد در صندوق.
3. سازمان نظافت.
4. وجود برگه گزارش در آشپزخانه و توالت.
5. بررسی همه کارکنان (تاخیر، ظاهرو غیره).
6. شروع کار آشپزخانه

البته این لیست تقریبی است، هر رستوران خودش را توسعه می دهد. برای هر موقعیت می توان یک روش جداگانه ایجاد کرد، به عنوان مثال، یک چک لیست برای پیشخدمت رستوران، کارگران آشپزخانه و غیره. چنین اسنادی معمولاً برای مدت کوتاهی، حداکثر یک ماه (در صورت بروز هر گونه وضعیت مشکل) ذخیره می شوند.

در موسسات پذیرایی، چک لیست ها به طور مداوم و نه به صورت تک نسخه ای استفاده می شود.

چک لیست در صنعت نظافت

در زمینه نظافت حرفه ای نیز چک لیست هایی یافت شد کاربرد گسترده. به عنوان مثال، چک لیست تمیز کردن. نمونه ای از چنین لیستی را می توان در چندین نسخه تهیه کرد:به عنوان یک برنامه اقدام و به عنوان یک سند گزارش. بیایید هر دو گزینه را در نظر بگیریم.

به عنوان یک برنامه اقدام، چک لیست های نظافت معمولاً توسط شرکت های نظافتی حرفه ای هنگام ارائه خدمات به سازمان ها و مشتریان خصوصی استفاده می شود. از آنجایی که در این مورد ما در مورد تمیز کردن حرفه ای صحبت می کنیم، لیست اقدامات به دستیابی به سطح مورد نیاز کیفیت کمک می کند. ممکن است شامل موارد زیر باشد:

1. جمع آوری گرد و غبار، تمیز کردن مرطوب، مراقبت از مبلمان.
2. شستشوی پنجره.
3. شستن کف.

هدف این برگه کمک به کارمند در جهت یابی مکان است، کلیه نکات را رعایت کرده و خدمات نظافتی را با بالاترین کیفیت ممکن ارائه دهید تا مشتری شکایتی نداشته باشد. بنا به درخواست مشتری، سایر وظایف ممکن است در چک لیست گنجانده شود.

همچنین چک لیست ها را می توان به عنوان اسناد گزارش استفاده کردبه عنوان مثال، برای تمیز کردن توالت. تقریباً همه مردم با چنین برگه هایی مواجه شده اند. آنها معمولا در سرویس های بهداشتی کافه ها و رستوران ها آویزان می شوند. موارد موجود در چنین چک لیست هایی حاوی لیستی از وظایف نیستند، بلکه شامل زمان تمیز کردن هستند. پس از اتمام نظافت، کارمند امضای خود را در کنار هر مورد قرار می دهد. چنین سندی به مدیر مؤسسه کمک می کند تا بر تکمیل به موقع تمیز کردن نظارت و تأیید کند.

چک لیست در فروش

هر کارمندی که درگیر فروش فعال است باید از چک لیست ها برای بهبود عملکرد خود استفاده کند. اول از همه، چک لیست هایی برای سازماندهی ارتباط با مشتری، به ویژه از طریق تلفن، مورد نیاز است.

بیشتر تماس های "سرد" با شکست مواجه می شوند زیرا مدیر با مشتری ارتباط برقرار نمی کند، اما متن تمام شده را برای او می خواند. علاوه بر این، مدیران حتی یک الگو برای هر سوال یا "اعتراض" دارند. این در کار راحت است - شما نیازی به فکر کردن و نوشتن پاسخ خود ندارید - اما در عمل کاملاً بی فایده است. مشتریان این رویکرد را دوست ندارند.

چک لیست می تواند به تسهیل ارتباطات زنده تر کمک کند، که احتمال فروش را افزایش می دهد. چک لیست مدیر فروش باید شامل موارد زیر باشد:

1. آشنایی.
2. هدف از تماس
3. پیشنهاد.
4. شفاف سازی جزئیات، گفتگو با مشتری، پاسخ به اعتراضات.
5. فروش (دعوتنامه و ...).
6. فراق

این گزینه بهتر از یک الگوریتم فروش آماده است، زمانی که مدیر عبارات قالب را با صدای یکنواخت می خواند. ممکن است در مراحل اولیه کار با آن دشوارتر باشد، اما در نهایت موثرتر خواهد بود، زیرا بیشتر شبیه یک رویکرد فردی به مشتری است.

همچنین، از چک لیست ها می توان برای ارزیابی عملکرد نه یک مدیر فردی، بلکه کل بخش فروش استفاده کرد. در این مورد، آنها حاوی سوالاتی مانند این هستند:

1. آیا شرکت استراتژی بازاریابی ایجاد کرده است؟
2. آیا طرح فروش به کارکنان ابلاغ شده است؟
3. آیا الگوریتم های فروش و چک لیست کارمندان توسعه یافته اند؟
4. آیا پایگاه داده مشتری وجود دارد؟
5. کارمندان روزانه چند تماس دارند؟
6. هر کارمند در هر فروش چند تماس برقرار می کند؟
7. یک مکالمه تلفنی به طور متوسط ​​چقدر طول می کشد؟
8. نحوه اجرای طرح فروش (در روز، در هفته، در هر ماه).

بنابراین نظارت مستمر و اجرای روشمند تمامی نکات باعث افزایش کارایی هر یک از کارکنان به ویژه در فروش خواهد شد. مهم است که رهبران سازمانی تهیه چک لیست را جدی بگیرند و عادت استفاده از این نوع مدیریت زمان را در همه کارکنان ایجاد کنند.

هر کارمندی که درگیر فروش فعال است باید از چک لیست ها برای بهبود عملکرد خود استفاده کند.

چگونه یک چک لیست به خریداران مرموز کمک می کند

وظیفه یک خریدار مرموز ارزیابی جامع کار یک فروشنده فردی و کل فروشگاه به عنوان یک کل است.در این مورد، شما نمی توانید بدون چک لیستی از پارامترهای اندازه گیری شده انجام دهید. به طور معمول، چنین فهرست‌هایی به اقلام در مقیاس پنج درجه‌ای یا به سادگی «بله/خیر» رتبه‌بندی می‌کنند. چک لیست خرید رمز و راز باید شامل موارد زیر باشد:

1. تماس خریدار:
   • فروشنده ابتدا می آید و خود را معرفی می کند.
   • دوستانه، مودب؛
   • ظاهر مرتب؛
   • علاقه مند، خندان
2. داشتن اطلاعات:
   • نیازهای خریدار را با پرسیدن سؤالات، از جمله سؤالات باز و روشن، شناسایی می کند.
   • در مورد محصولاتی صحبت می کند که مورد علاقه مشتری هستند.
   • آنالوگ هایی را ارائه می دهد که خریدار از آنها اطلاعی ندارد.
   • با اطمینان مطالبی را در مورد محصولات می داند.
3. ارائه خدمات شرکت:
   • در مورد تبلیغات و تخفیف های فعلی صحبت می کند.
   • شرکت در برنامه های وفاداری (صدور کارت، دریافت پاداش، اشتراک در خبرنامه) را پیشنهاد می دهد.
4. کار با اعتراضات:
   • در مورد نظر خریدار منفی صحبت نمی کند، آن را اشتباه نمی خواند.
   • آشکارا بحث نمی کند، جایگزینی ارائه می دهد.
   • استدلال های متقابل مستدل بیان می کند.
5. اتمام فروش:
   • گفتگو را خلاصه می کند؛
   • در مورد خواص اضافی محصول که در گفتگوی قبلی صحبت نشده است، اطلاع می دهد.
   • روش خرید را می گوید (اتاق اتصالات کجاست، صندوق پول کجاست، محل تحویل کجاست و غیره)؛
   • با تشکر از خرید و انتخاب فروشگاه شما

هر دو نسخه ساده تر و پیچیده تر از چک لیست های خرید مرموز امکان پذیر است. با این حال هرچه خریدار مرموز جزئیات بیشتری ارائه دهد، بهتر است.بنابراین بهتر است یک پرسشنامه نسبتاً حجیم و مفصل در مورد کار کارکنان فروشگاه تهیه کنید.

چک لیست در مدیریت زمان شخصی

چک لیست ها را می توان نه تنها برای سازماندهی کار شرکت ها، بلکه در برنامه ریزی شخصی نیز مورد استفاده قرار داد.به عنوان مثال، اگر مرسوم نیست که شرکتی از چک لیست استفاده می کند، اما کارمندی نیاز به آن می بیند، باید چنین چک لیستی را برای خود ایجاد کند.

این کار اجرای کار فعلی را ساده می کند و به ما امکان می دهد موثرترین الگوریتم ها را برای انجام عملیات خاص شناسایی کنیم. کار بر اساس چک لیست مقداری از استرس روانی را از بین می برد - حتی یک پروژه پیچیده که به قطعات تقسیم شده است، امکان پذیرتر می شود. و عدم وجود خطر فراموشی هر چیزی یک امتیاز خوشایند هنگام برنامه ریزی است.

کار بر اساس چک لیست مقداری از استرس روانی را از بین می برد - حتی یک پروژه پیچیده که به قطعات تقسیم شده است، امکان پذیرتر می شود.

نحوه درست ایجاد چک لیست

برای اینکه چک لیست «آنطور که باید» کار کند، باید آن را به درستی تنظیم کنید. در اینجا چند توصیه وجود دارد:

1. لیست باید ساده و کوتاه باشد. نیازی به نوشتن یک مقاله مفصل نیست، باید نکته اصلی را برجسته کنید و تا حد امکان یادداشت کنید به زبان ساده. با یک نگاه به برگه باید مشخص شود که چه باید کرد.
2. نقاط باید منسجم و به هم مرتبط باشند. به یاد داشته باشید، این الگوریتمی برای دستیابی به تنها یک هدف است. چک لیست یک رویکرد گام به گام به کار را فرض می کند. یعنی تنها پس از تکمیل نکته اول به سراغ نقطه دوم بروید.
3. ویرایش ها را انجام دهید. تمام تغییرات، اصلاحات و بهبودها را در چک لیست ثبت کنید.
4. اگر در حال ایجاد یک چک لیست شخصی هستید، آن را برای شخص خود راحت کنید. استفاده از برجسته، ایتالیک، حروف بزرگ. در این مورد، لازم نیست نگران شفافیت کاربرگ برای افراد دیگر باشید.
5. چک لیست باید در 1 برگه قرار گیرد اگر آن را به صورت کاغذی درست کنید یا به اندازه صفحه رایانه یا تلفن خود بدون پیمایش اگر نسخه الکترونیکی را ترجیح می دهید. بهینه - 5-7 امتیاز.

محل نگهداری چک لیست

بسته به هدف چک لیست ها، ممکن است چندین گزینه برای ذخیره آنها وجود داشته باشد:

1. چک لیست های شخصی در برنامه ریزان، تلفن ها و رایانه ها ذخیره می شوند. ساده‌ترین چک‌لیست‌ها «آنچه را که نباید هنگام خروج از خانه فراموش کرد» برای قرار دادن درب ورودی مناسب است.
2. چک لیست های کاری و رسمی کارمندان باید در محل کار یا به صورت الکترونیکی روی دسکتاپ رایانه در معرض دید قرار گیرد.
3. چک لیست های جمعی باید در مکان هایی نصب شوند که در دسترس همه کارکنانی که در اجرای آنها دخیل هستند باشد.

نتیجه

چک لیست یک گزینه عالی برای برنامه ریزی کار و افزایش کارایی آن است. چنین چک لیست هایی تقریباً در همه زمینه های فعالیت کاربرد دارند: از حمل و نقل هوایی و پزشکی گرفته تا پذیرایی و نظافت حرفه ای. یک الگوریتم خوب طراحی شده به شما کمک می کند حتی به جدی ترین و چند مرحله ای ترین وظایف بدون ترس نزدیک شوید.

به طور تصادفی یک ابزار شکل دهی جالب کشف کرد عادتهای خوب. ابتدا داستان را به شما می گویم و سپس خود ساز را به شما می دهم.

من با این مشکل مواجه شدم

من دیر به رختخواب رفتم، اغلب بعد از سحر. در نتیجه، دیر بیدار شدم، به اندازه کافی نخوابیدم و در تمام روز احساس بدتری داشتم. تا غروب خیلی خسته بودم، اما نمی توانستم بخوابم و به تلفن خیره شده بودم. یک دور باطل بود.

من سعی کردم زنگ هشدار و یادآوری را تنظیم کنم

من با یک ساعت زنگ دار معمولی برای عصر شروع کردم. سیگنال به این معنی بود که وقت رفتن به رختخواب است. اما ساعت زنگ دار کمکی نکرد. وسط یه چیزی گرفتارم کرد و اول با کمی تحریک و بعد کاملا خودکار خاموشش کردم.

من سعی کردم یک رویداد را با یک اعلان روی صفحه، در ایمیل و تلفن خود در تقویم خود قرار دهم:

و حالا کاری را که در آنجا انجام می دهید متوقف کنید و بخوابید. در غیر این صورت P*****C!

اعلان‌ها به یکباره به همه دستگاه‌ها رسید و مانند سلام اسلحه بود. در ابتدا این تأثیری بر مغز گذاشت و اطاعت کرد. سپس چند بار اسکایپ مرا گرفتار کرد که نمی‌توانست سریعاً قطع شود و مجبور شدم اعلان‌ها را نادیده بگیرم. اعلان‌ها دیگر اجباری به نظر نمی‌رسند. به زودی معنای درک شده به "شما باید ظرف یک ساعت بخوابید" تغییر کرد. دیگر نیازی به واکنش فوری به آنها نبود، بنابراین مغز به سرعت یاد گرفت که آنها را به طور کامل نادیده بگیرد. شکست!

زمان تغییر تاکتیک فرا رسیده بود.

تصمیم گرفتم اطلاعات جمع آوری کنم

من یک کاغذ A4 را با 4 خط شروع کردم:

• سرحال بیدار شد
• قبل از ساعت 10 بیدار شدم
• تا 24 ساعت دراز بکشید
• بدون صفحه نمایش دراز بکشید

این تکه کاغذ را با خودکار روی میز حمام گذاشتم. صبح، مغز یک برگ را دید و به طور خودکار 4 قیچی گذاشت.

برای چندین هفته هیچ اتفاقی نیفتاد و سپس جادو شروع شد.

1. متوجه این ارتباط شدم و احساس کردم: "بدون نمایشگر به رختخواب رفتم و با استراحت از خواب بیدار شدم." به من قدرت داد.
2. من ارتباط بین برگ و واقعیت را درک کردم. هیجان مدیریت معیارهای عددی پدیدار شد.
3. دیگر نمی توانستم به راحتی از یادآوری ها چشم پوشی کنم. قبلاً، یک یادآوری از دست رفته برای همیشه ناپدید می شد. روز بعد یکی جدید وارد شد و به همان سرعت بدون هیچ اثری ناپدید شد. و اکنون همه چیز به جدول می رود. یادآوری های از دست رفته ناپدید نمی شوند، بلکه اضافه می شوند.

این مکانیسم بسیار موفق بود

"حالت" به یک معیار جداگانه تبدیل شد. بنابراین متوجه شدم که 15 دقیقه مدیتیشن در روز به طور مداوم و قابل اعتماد روحیه من را یک بار افزایش می دهد. موسیقی، ارتباط با دوستان، موتورسیکلت قدرتمند و ورزش های فعال نیز این کار را انجام می دهند. برای من، این دیگر دانش «کتابی» نیست، بلکه دانش «درونی» است. یعنی آنهایی که بر اساس آنها عمل می کنم.

سپس مکانیسم آنلاین شد

آنلاین شدن یک خطر بزرگ است، زیرا خود برگ هر روز صبح چشم شما را جلب می کند و باید به طور خاص برنامه را به خاطر بسپارید. روزهای از دست رفته را شروع می کردم و سیستم فرو می ریخت. بنابراین برگه را با آی پد قدیمی جایگزین کردم، فقط 1 برنامه را آنجا گذاشتم و دقیقاً در همان مکان قرار دادم. برای اطمینان، یک کار روزانه ایجاد کردم "یک چک لیست شخصی را پر کنید".

برنامه خاصی در اپ استور وجود نداشت، اما Google Sheets با عملکرد خوب کار کرد. اسکرین شات را در ابتدای پست ببینید.

نتیجه

6 ماه گذشت، پرواز عادی است. دیگر مشکلی در خواب وجود ندارد، تقریباً همه شاخص های دیگر در آن قرار دارند منطقه سبز. میانگین خلق و خوی از 5-6 به 7-8 افزایش یافت. و برای من اینها فقط اعداد نیستند!)

در اینجا قالب جدول نهایی است، شما می توانید آن را کپی کرده و برای خود تطبیق دهید. برجسته سازی خط به خط با استفاده از قالب بندی شرطی تنظیم می شود. اما انصافاً یک تکه کاغذ و یک خودکار سردتر هستند.

ما بیش از 2000 مدیر را مورد بررسی قرار دادیم و اقداماتی را شناسایی کردیم که کار شما را تا حد امکان مؤثر می کند. پنج چک لیست ضروری را برای یک مدیر دانلود و ذخیره کنید.

شماره 1. چک لیستی که باید همراه خود در مصاحبه ببرید

کمک خواهد کرد:

• فقط افراد مورد نیاز خود را انتخاب کنید.
• تصمیم گیری آگاهانه در طول مصاحبه؛
• جذب جذابیت نامزد نشوید.

شماره 2. چک لیست برای تفویض موثر اختیارات

کمک خواهد کرد:

• تعیین کنید که چقدر به طور موثر اختیار را تفویض می کنید.
• شناسایی و تصحیح خطاها در تفویض اختیار؛
• تغییر رویکرد به تفویض وظایف

شماره 3. چک لیست شناسایی خطاها در کار شرکت

کمک خواهد کرد:

• نقاط ضعف بخش فروش را پیدا کنید.
• اصلاح اشتباهات احتمالی مدیریت تا پایان سال؛
• افزایش شاخص های کلیدی شرکت

شماره 4. چک لیست برای بررسی پیشنهاد تجاری شما

کمک خواهد کرد:

• نقاط ضعف پیشنهاد تجاری خود را شناسایی کنید.
• پیشنهاد تجاری خود را در میان دیگران برجسته کنید.
• به نرخ تبدیل تا 50% از پیشنهاد تجاری خود دست یابید.

شماره 5. چک لیست: دریابید که آیا با ممیزی مالیاتی روبرو هستید یا خیر

کمک خواهد کرد:

• تعیین کنید که آیا شرکت شما با یک بازرسی برنامه ریزی نشده مواجه است یا خیر.
• اجتناب از مشکلات احتمالی با مقامات مالیاتی؛
• از خود در برابر ممیزی مالیاتی در محل محافظت کنید.