ایرینا پروکوفیوا، مدیر عملیات اتحادیه اروپا و برنامه مشارکت شرقی "فرهنگ و خلاقیت" در مورد نکات کلیدی که برگزار کننده رویداد باید به آنها توجه کند صحبت کرد.

وقتی برای اولین رویدادم آماده می شدم، در مورد قانون خنده دار "صورت اردک" به من گفتند (قانون صورت اردک ). این بدان معناست که از نظر ظاهری باید آرام و آرام باشید. در واقع، شما به طور فعال با پنجه های خود در زیر آب پارو می زنید تا شناور بمانید، اما هیچ کس نباید در مورد آن بداند. تا به امروز من این را با ارزش ترین قانون می دانم.

سازماندهی یک رویداد کار آسانی نیست، اما من می توانم 10 نکته کلیدی را که برای موفقیت آن باید به آن توجه کنید، برجسته کنم.

1. اهداف و قالب خود را مشخص کنید.

بدیهی به نظر می رسد، اما باید به این موضوع نگاه انتقادی داشت. هدف خود را تا حد امکان به طور خاص تدوین کنید: آیا می خواهید دانش را به شرکت کنندگان منتقل کنید، از شرکا تشکر کنید، برای یک پروژه پول جمع آوری کنید یا به مهمانان لذت زیبایی ببخشید؟ قالب رویداد به پاسخ بستگی دارد: مفهوم، زمان و مدت، نقش ها در تیم، طراحی سالن، غذا و صدا.

سعی کنید به فرمت های سنتی آویزان نشوید. به قالب "(غیر) کنفرانس"، "پچا کوچا" توجه کنید،تد -فرمت، صبحانه های مضمون، رویدادهای آنلاین، رویدادهای فضای باز. نکته اصلی این است که قالب به دستیابی به هدف رویداد کمک می کند.

2. بر برنامه ریزی تمرکز کنید.

در برنامه خود، تدارکات، محتوا و تبلیغات رویداد را در نظر بگیرید. سندی ایجاد کنید که برای کل تیم قابل دسترسی باشد، جایی که همه بتوانند وظایف یکدیگر و تصویر بزرگ را ببینند. ابتدا فهرستی از وظایف اصلی را تهیه کنید و سپس تا حد امکان آنها را در قالب مراحل مشخصی که باید انجام دهید به تفصیل شرح دهید. مهم است که در برنامه زمان مورد نیاز برای تکمیل کار مشخص شود. اغلب دست کم گرفته می شود و آماده سازی کندتر از آنچه انتظار دارید انجام می شود.

برای برنامه ریزی می توانید استفاده کنیدقالب هاگوگل ، برنامه ها، به عنوان مثال،آسانا, ترلو, پودیو, GanttPro, هفته تیمی. یک سند معمولی شکست نخواهد خوردبرتری داشتن.

3. بودجه ای برای پاسخگویی به موقعیت های پیش بینی نشده ایجاد کنید.

به لیست وظایف خود نگاه کنید و آنها را در بودجه خود منعکس کنید. همچنین ارزش در نظر گرفتن ذخیره در مواقع پیش بینی نشده را دارد. به عنوان مثال، در تمرین من موردی وجود داشت که در روز یک رویداد در فضای باز، ناگهان باران شروع به باریدن کرد. مجبور شدیم فوراً مکان را تغییر دهیم و همه وسایل و اثاثیه را حمل کنیم. بهتر است از قبل به چنین موقعیت هایی فکر کنید و از نظر مالی برای آنها آماده شوید.

روش دیگر می توانید استفاده کنیدچنین قالبیبودجه، اما شما می توانید آن را تطبیق دهید یا خودتان را بسازید.

4. شیطان در جزئیات است.

اگر می خواهید مهمانان خود را به طرز دلپذیری شگفت زده کنید، به همه چیز تا کوچکترین جزئیات فکر کنید: ثبت نام چگونه انجام می شود، چه کسی به شرکت کنندگان خوش آمد می گوید و به چه شکلی، چه نوع موسیقی در حال پخش است، آیا زاویه عکس جالبی دارید، وضعیت شما چگونه است. ارائه ها طراحی شده و تیم لباس پوشیده است، استراحت ها با چه چیزی پر شده است.

به عنوان مثال، در حین ثبت نام می توانید به شرکت کنندگان این فرصت را بدهید که در یک کارگاه آموزشی کوتاه شرکت کنند، بازی کنند یا فیلم های آموزنده را تماشا کنند.

سعی کنید مردم را شگفت زده کنید و خلق کنیدوای اثر، فراتر از انتظارات خود را در معمولی ترین چیزها. این همان چیزی است که فضای رویداد را ایجاد می کند.

5. مکان را بررسی کنید و در مورد طرح B فکر کنید.

همیشه در مرحله انتخاب مکان آن را شخصاً بررسی کنید. در غیرمنتظره ترین لحظه ممکن است معلوم شود که تهویه مطبوع سالن به خوبی کار نمی کند، برای افراد با نیازهای ویژه توالت وجود ندارد، یا عرض درگاه اجازه نمی دهد تجهیزات به داخل آورده شود. بنابراین، چنین لحظاتی را از قبل آزمایش کنید.

من یک بار کنفرانسی برای 50 شرکت کننده برگزار کردم و یک ساعت بعد از شروع، صاحب اتاق بدون توضیح از ما خواست که آنجا را ترک کنیم. در نتیجه، ما یک آموزش یک ساعته را با شرکت کنندگان در پارکی در نزدیکی انجام دادیم تا زمانی که یک محل جدید پیدا کنیم. به نظر می رسد که این وضعیت برای شما اتفاق نخواهد افتاد، اما بهتر است همیشه برنامه B داشته باشید.

6. مناطق مسئولیت را توزیع کنید.

توزیع وظایف بین اعضای تیم نه تنها در مرحله آماده سازی، بلکه در طول رویداد بسیار مهم است. مسئولیت های مردم را بر اساس منطقه تقسیم کنید. به عنوان مثال، یک نفر مسئول منطقه ثبت نام، یک نفر برای جلسه سخنرانان، یک نفر برای تجهیزات، یک نفر برای پذیرایی، یک نفر برای تعامل با رسانه ها و غیره. هر کس باید منطقه خود را داشته باشد، که باید در طول رویداد نظارت شود.

یک سند با توزیع مسئولیت ها بین کل تیم توزیع کنید تا همه بدانند با چه سوالی با چه کسی تماس بگیرند.

7. به مخاطبان خود در مورد رویداد بگویید.

زمان لازم برای تبلیغ موفقیت آمیز یک رویداد را دست کم نگیرید. نوع رویداد، مخاطبان هدف، منابع داخلی و بودجه، رویکرد بازاریابی شما را تعیین می کند. هنگام انتخاب شرکای رسانه ای، بر کسانی تمرکز کنید که به طور خاص با مخاطبان شما ارتباط برقرار می کنند. بهتر است چند شریک، اما هدفمند داشته باشید تا اینکه کاملاً به همه درباره رویداد بگویید.

همچنین مهم است که یک پیام کلیدی ایجاد کنید که در همه کانال ها پخش شود. مطمئن شوید که مختصر است و پیام رویداد را به طور دقیق به مخاطبان شما منتقل می کند.

8. به خدمات توجه کنید.

مطمئن شوید که تیم شما از قانون Duck Face پیروی می کند. با همه شرکت کنندگان، سخنرانان و شرکای دوستانه رفتار کنید. سعی کنید مشکل یا سوال آنها را حل کنید و انتظارات آنها را برآورده کنید، حتی اگر احساس خستگی می کنید و کارها طبق برنامه پیش نمی رود. در نهایت، مردم دقیقاً به یاد خواهند آورد که چگونه با آنها رفتار شد و فضای ایجاد شده، و نه آنچه سخنران از روی صحنه گفت.

9. یک روز قبل از رویداد یک بررسی نهایی را انجام دهید.

مطمئن شوید که به شرکت کنندگان می گویید چگونه به مکان مورد نظر برسند، همه مهمانان مهم را دعوت کنید، مطالب چاپی، محتوای صوتی و تصویری را تهیه کنید. بررسی کنید که آیا همه وظایف و حوزه های مسئولیت خود را به درستی درک می کنند و آیا محل آماده است یا خیر. برای انجام این کار، یک چک لیست تهیه کنید، به عنوان مثال،چنین.

چک لیست های مشابهی را می توان برای بررسی آمادگی در روز رویداد ایجاد کرد: آیا همه چیز در جای خود است، آیا همه چیز کار می کند، آیا همه چیز طبق برنامه پیش می رود.

حتماً برنامه رویداد را چاپ کنید تا همه اعضای تیم و داوطلبان آن را داشته باشند. همچنین برای برقراری ارتباط با یکدیگر یا در مواقع اضطراری، شماره تماس اولیه را به همه ارائه دهید.

10. بازخورد بخواهید.

به احتمال زیاد، پس از رویداد شما خسته و خوشحال خواهید شد، اما ارزیابی عینی همه چیز برای شما دشوار خواهد بود. بنابراین از شرکت کنندگان بخواهید که برگه های ارزیابی چاپ شده را در پایان رویداد یا یک فرم آنلاین هنگام بازگشت به خانه پر کنند. اجازه دهید آنها جنبه های مختلف را ارزیابی کنند: تدارکات، سخنرانان، محل برگزاری و کار برگزارکنندگان. این اطلاعات به شما کمک می کند تا از اشتباهات در آینده جلوگیری کنید و کیفیت رویدادهای خود را بهبود بخشید. در صورت امکان، از طریق رسانه های اجتماعی بازخورد جمع آوری کنید یا بازخورد ویدیویی را در پایان رویداد ضبط کنید. اگر رویداد شما دوباره سازماندهی شود، این به کار خواهد آمد.

هر رویدادی که برگزار می کنید، خوش بین باشید و از اتفاقات غیر منتظره نترسید و رویداد شما موفقیت آمیز خواهد بود!

---

ایرینا پروکوفیوا،مدیر عملیات اتحادیه اروپا و برنامه مشارکت شرقی "فرهنگ و خلاقیت"، مدیر پروژه تایید شده ( IPMA، سطح C )، نویسنده مشترک پروژه Start2 Go . در سطح جهانی و ملی یک سازمان بین المللی کار کرده است AIESEC . ما تجربه ای در برگزاری رویدادها در قالب های مختلف داریم: از آموزش های یک روزه گرفته تا کنفرانس ها و جشنواره های بین المللی.

در هر شرکتی دیر یا زود این سوال در مورد لزوم سازماندهی یک رویداد غیررسمی برای کارمندان مطرح می شود. و هر متخصص منابع انسانی شروع به فکر کردن به این می کند که چگونه باید باشد. بر اساس تجربه عملی، در این مقاله نحوه برخورد صحیح با چنین موضوعی را در نظر خواهیم گرفت.

در مرحله اول، قبل از برگزاری یک رویداد، باید اهداف روشنی برای خود تعیین کنید - رویداد برای چه برگزار می شود؟ اگر تیم در حال تشکیل است و بسیاری از کارمندان با یکدیگر ناآشنا هستند، اگر همکاران شما اغلب به صورت حضوری (بیشتر اوقات از طریق ایمیل و تلفن) ارتباط برقرار نمی کنند، وظایف اصلی رویداد زیر قابل شناسایی است:

آشنایی با یکدیگر و تیم سازی؛

شکل گیری مهارت های بین فردی در یک تیم؛

شکل گیری و حمایت از نگرش مثبت شرکت کنندگان نسبت به فعالیت های مشترک.

این بدان معناست که برگزاری یک رویداد تیم سازی بهینه می شود. شما باید از قبل برای آن آماده شوید. ابتدا باید در مورد قالب رویداد تصمیم بگیرید. چندین قالب اساسی برای تیم سازی وجود دارد.

آموزش "دوره طناب زدن"

معروف ترین فرمت. شرکت کنندگان در سه سطح با ارتفاع های مختلف (1-5 متر، 5-8 متر و 8-15 متر) تست هایی را انجام می دهند. در این حالت، کل مجموعه وظایف، شهر طناب شرکت شما را تشکیل می دهد.

تمرکز اصلی "دوره طناب" غلبه بر خود و چالش شخصی است. تیم سازی از طریق حمایت بین فردی از یکدیگر در هنگام قبولی در آزمون ها اتفاق می افتد. نکته اصلی اطمینان از ایمنی شرکت کنندگان است. بنابراین سازماندهی آن توسط کارمندانی انجام می شود که دارای گواهینامه کوهنوردی با مجوز کار با گروه ها هستند. همچنین ارائه بیمه درمانی برای هر شرکت کننده (در صورت لزوم) بسیار مهم است.

آموزش کلاسیک تیم سازی

تیم شرکت به صورت تصادفی یا بر اساس خواسته ها به گروه های کوچک تقسیم می شود. همه تیم ها تحت وظایف و آزمایشات خاصی قرار می گیرند و در جهت یک نتیجه واحد کار می کنند. تکالیف و تست ها کاملاً برای همه در دسترس است و به فیزیکی، منطقی و خلاقانه تقسیم می شوند. نقطه اوج، دستیابی به یک هدف مشترک است.

بر اساس نتایج، گزارشی از تعامل بین فردی در تیم، رهبران آشکار و پنهان، نقاط قوت و ضعف تیم ارائه شده است.

سناریو سازی تیم

این ایجاد یک برنامه فردی بر اساس ارزش های شرکتی و ایدئولوژی شرکت با در نظر گرفتن جهت و نوع فعالیت است. یک سناریوی فردی به شما امکان می دهد اطلاعات موجود در آن را در قالب بازی پخش کنید، که به مشارکت سریع همه شرکت کنندگان در فرآیند تیم سازی کمک می کند. فیلمنامه های آماده، بدون انطباق با یک شرکت خاص، موثر نیستند.

نقش آفرینی و تیم سازی فکری

با حل معماها و یافتن سرنخ در غیرمعمول ترین مکان ها، تعامل با غیرعادی ترین افراد و شخصیت ها، همه به سمت یک هدف مشترک حرکت می کنند. هر یک نقش جداگانه ای دارد که به دنبال آن انجام وظایف خاصی ضروری است. این منجر به دستیابی تیم به یک نتیجه مشترک می شود.

تیم سازی خلاق

این رویداد برای مدت طولانی توسط کارمندان به یادگار خواهد ماند. همه شرکت کنندگان برای انجام یک کار خلاقانه بزرگ به تیم ها تقسیم می شوند. این می تواند فیلمبرداری یک فیلم یا ویدئو، یک تولید تئاتر به هر شکلی و موارد دیگر باشد. هر گروه تنها بخشی از عمل کلی را ایجاد می کند که در اوج ترکیب می شود. قابل اجرا هم در فضای باز و هم در داخل ساختمان. در عین حال، مربیان علاوه بر تهیه فیلمنامه فردی، یک کلاس کارشناسی ارشد حرفه ای روی صحنه و مهارت های بازیگری برگزار می کنند.

تیم سازی در قالب Quest

همزیستی از تیم سازی کلاسیک و مبتنی بر سناریو با عناصر "کورس طناب" در قالب جستجو و ماجراجویی. تیم‌ها سرنخ‌ها و پست‌های بازرسی را برای رسیدن به همان هدف دنبال می‌کنند. در هر مرحله باید یک کار را تکمیل کنید. رسیدن به یک هدف مشترک تنها با هم امکان پذیر است.

اگر فقط نیاز به جمع آوری کارمندان در یک محیط غیررسمی دارید، چه فرمت هایی مناسب هستند؟ اینها انواع مختلفی از رویدادهای سرگرمی هستند، به اصطلاح EVENT. این شامل:

سرگرمی های ورزشی و مسابقات؛

برنامه های سرگرمی کنسرت؛

ماجراجویی در انواع و سطوح مختلف؛

برنامه های انگیزشی و غیره

می توان عناصر تیم سازی را در هر رویداد سرگرمی وارد کرد، اما در ذات خود کامل نخواهد بود. فرمت های زیر از رویدادهای شرکتی قابل تشخیص است:

رویدادهای خلاقانه

فعالیت های مشترک شرکت کنندگان نمونه ای از رویدادهای خلاقانه می تواند برنامه های گسترده "تئاتر شرکتی"، فیلمبرداری یک فیلم سینمایی شرکتی ("جایزه اسکار") و "شرکت KVN" باشد.

روز خانواده

یک تعطیلات مشترک خانوادگی برای کارمندان و عزیزانشان می تواند نمونه ای از وفاداری شرکت به حفظ ارزش های خانوادگی و اهمیت هر کارمند باشد. می توان آن را در قالب های مختلف از ورزش گرفته تا افراطی برگزار کرد. نمونه ای از ایده ها برای چنین رویدادهایی می تواند برنامه "شهر باستانی صنعتگران" باشد. مفهوم این برنامه بر اساس کلاس های کارشناسی ارشد مختلف، قابل دسترس برای هر سنی و یک ماجراجویی منصفانه برای کل خانواده است.

ماجراجویی شدید

معمولاً برای برخی از شرکت ها مرسوم است که عناصر ورزش های شدید را در رویدادهای خود معرفی می کنند: رفتینگ رودخانه ای با عناصر کوئست، جیپ، پیاده روی، رفتینگ، دره نوردی و غیره. بیایید جیپ را به عنوان مثال در نظر بگیریم. رویداد آفرود در محیط زیبای جاده های جنگلی برگزار می شود. این یک دوره تمام روز جهت یابی خارج از جاده در یک مسیر ویژه است. محتوا می تواند مطابق با یک افسانه خاص باشد (شرکت کنندگان در یک موضوع خاص غوطه ور هستند - به عنوان مثال، جستجوی گنج ها، مین زدایی یک شهر و غیره - با محیط موضوعی و لباس)، یا صرفاً برای مسابقات بین تیم ها (گذراندن پست های بازرسی برای سرعت و دقت).

قالب آموزشی

شرکت‌کنندگان می‌توانند در تعدادی از کلاس‌های کارشناسی ارشد و وظایفی شرکت کنند که افق دید آن‌ها را گسترش می‌دهد و علاقه‌شان را به حداکثر می‌رساند. نمونه ای از چنین قالبی می تواند برنامه "شب در موزه"، "دوئل آشپزی" و بسیاری دیگر باشد.

قالب اجتماعی

رویدادهای اجتماعی برای هر شرکت کننده معنی دار و کمی شخصی می شوند. به عنوان مثال، شستن پنجره ها در یک یتیم خانه، کاشت درخت در پارک شهر، اجرای نمایش برای جانبازان... آنها به هر یک از شرکت کنندگان اجازه می دهند اهمیت خود را جشن بگیرند و مسئولیت شرکتی خود را نشان دهند.

به عنوان یک قاعده، رویدادهای اجتماعی برای شرکت سنتی می شوند و حداکثر تعداد شرکت کنندگان را جذب می کنند.

سرگرمی عصرانه

همچنین می تواند شامل مفاهیم مختلفی باشد. جالب ترین نمونه ها قالب چندین کارناوال یا "یوروویژن شرکتی" خلاقانه است. شما به یک مکان کنسرت منتقل می شوید و طبق قوانین خود یک نمایش موسیقی و آهنگ ترتیب می دهید. همکاران و مدیریت از استعدادهای شما قدردانی خواهند کرد.

رویداد شرکتی ورزشی

ورزش به عنوان بخشی از زندگی ما، به هر شکلی در کنار هر فردی حضور دارد. مهم است که به سادگی زمان مناسب را انتخاب کنید و برای آن برنامه ریزی کنید، جایی را به ورزش اختصاص دهید، زیرا هرگز وقت آزاد زیادی وجود ندارد. و گاهی اوقات، گذراندن 5 روز در هفته در دفتر، میل به ورزش یا زیاد است یا برعکس - بسیار نزدیک به "صفر". رویدادهای ورزشی شرکتی نه تنها یک تعطیلات فوق العاده است، بلکه فرصتی برای ایجاد یک سبک زندگی سالم است.

اگر در مورد قالب مورد نیاز رویداد تصمیم گرفته اید، اکنون زمان اجرای آن است.

الگوریتم

1. لازم است تقریباً درک کنید که چه چیزی را می خواهید سازماندهی کنید. تعداد شرکت کنندگان و روز رویداد شرکتی را تقریباً تعیین کنید.
2. برای درک اینکه محتوای رویداد باید چه باشد، باید با 4-5 شرکت ارائه دهنده خدمات مشابه تماس بگیرید و از آنها بخواهید که یک پروپوزال تهیه کنند. باید یک برنامه، یک مکان احتمالی برای رویداد و خدمات اضافی (انتقال، غذا و غیره) وجود داشته باشد.
3. پس از تجزیه و تحلیل بازار، ایده ای از پیشنهادات، هزینه و محتوای خلاقانه احتمالی رویداد خواهید داشت.
4. پیشنهادهایی را که دوست دارید انتخاب کنید و از مجری بخواهید جزئیات آنها را توضیح دهد. تمام هزینه ها و مالیات های ممکن را مشخص کنید. اگر هیچ موضعی را متوجه نشدید، پاسخ مفصل بخواهید. لطفا توجه داشته باشید که بسیاری از شرکت ها ممکن است خدمات خاصی را به صورت رایگان ارائه دهند یا تخفیف داشته باشند.
5. پیمانکاری را که دوست دارید انتخاب کنید و به کار با او ادامه دهید. سعی کنید اسکریپت فرمت رویداد انتخابی را شخصی کنید و مستقیماً برای شرکت شما نوشته شود.
6. هنگام تلاش برای صرفه جویی در هزینه، به یاد داشته باشید که این ممکن است بر کیفیت کل رویداد تأثیر بگذارد. اما حتی اگر اقلام به وضوح گران قیمت می بینید (به عنوان مثال، آب معدنی ساده به قیمت 200 روبل)، در مورد تخفیف صحبت کنید.
7. هنگام انتخاب مکان برای یک رویداد، باید به فاصله آن از مسکو و کیفیت غذا در سایت توجه کنید. متوسط ​​صورتحساب بهینه 4000 روبل است که شامل یک استراحت قهوه، ناهار و ضیافت عصر می شود. این یک منوی دلچسب و خوشمزه خواهد بود، اما بدون زواید.
8. اگر یک پیمانکار حرفه ای دارید، آماده سازی فقط یک شادی خواهد بود.

امیدوارم این مقاله به شما در سازماندهی و برگزاری رویداد شرکتی خود در بالاترین سطح و با حداقل هزینه کمک کند! در تلاش هایتان موفق باشید!

اگر پروژه شما مستلزم برگزاری مکرر رویدادهای واقعی است و هر بار با مشکلات سازمانی زیادی مواجه می شوید، این مطالب مخصوص شماست. النا سرگیوا، یک برگزار کننده با تجربه رویداد، در مورد مراحل اصلی و نکات اصلی که باید در مسیر برگزاری موفق یک رویداد کوچک مورد توجه قرار گیرد صحبت خواهد کرد.

صبح سازمانی من نه با قهوه، بلکه با این واقعیت شروع می شود که صفحه فروش بلیط را برای رویدادهایی که در دست ساخت هستند به روز می کنم. امکانات بازاریابی رویدادها به فروش بلیط محدود نمی شود، با کمک این ابزار می توانید انواع مشکلات تجاری را حل کنید. برای مثال، جریانی از مشتریان را برای متخصصان مستقل و فریلنسرها ایجاد کنید، افراد را حول یک برند متحد کنید، یا یک موسسه تازه افتتاح شده را تبلیغ کنید.

با استفاده از یک فشرده آموزشی به عنوان مثال، به چگونگی سازماندهی یک رویداد و چه مراحلی از ایده تا اجرا نیاز است.

مرحله 1. توسعه یک ایده به یک مفهوم

• ما به یک نام و قالب می رسیم.
• ما مدت زمان را با در نظر گرفتن زمان اجراها و وقفه های استراحت/غذا برنامه ریزی می کنیم.
• ما تعداد شرکت کنندگان را تعیین می کنیم.

اگر قصد دارید در یک رویداد صحبت کنید، اما این تجربه برای شما جدید است، نباید بلافاصله به دنبال اعداد بزرگ باشید. حضور همزمان در دو نقش - گوینده و سازمان دهنده - بسیار دشوار است و خطر شکست وجود دارد.

ما یک قالب فشرده پنج ساعته داریم (با یک ساعت استراحت برای ناهار) "تبلیغ رویدادها با و بدون بودجه از 50 تا 5000 نفر." در عنوان بدون خلاقیت بی مورد موضوع را محدود و مشخص کردیم.

• در این مرحله، پرتره های مخاطب هدف را فراموش نکنید.

شما دائماً در مورد نیاز به شناخت مخاطب هدف خود می شنوید، اما بدون این واقعاً نمی توانید جلو بروید. ساختاربندی گزینه های مخاطب در هر برنامه نقشه ذهنی راحت است (من از XMind استفاده می کنم).

سفر گردهمایی عظیم در سن پترزبورگ
برای متخصصان صنعت گردشگری

مرحله 2. یک سایت را جستجو کنید

پس از تعیین قالب و تعداد شرکت کنندگان، می توانید به دنبال یک پلت فرم مناسب باشید.

کجا نگاه کنیم؟ اول از همه، از همکاران خود بپرسید یا درخواست ها را در گروه های موضوعی در شبکه های اجتماعی بگذارید. اگر هنوز هیچ تماسی در این زمینه وجود ندارد، پوستری از رویدادهای شهرمان باز می کنیم و نگاه می کنیم که آنها در چه مکان هایی برگزار می شوند. بررسی مکان های انتخاب شده در طول رویدادهای دیگران مفید است - از این طریق می توانید سایت را به صورت زنده و در حال مشاهده کنید و انتخاب نهایی را انجام دهید.

هر چه رویداد شما بزرگتر باشد، زودتر باید به دنبال خانه موقت برای آن بگردید.

برای 50-70 نفر در شهرهای بزرگ، یک سایت را می توان در 3-5 روز پیدا کرد. اما بهتر است ریسک نکنید و با آرامش گزینه مناسب را در 3-4 هفته انتخاب کنید.

برای جستجو، باید فهرستی از الزامات را از قبل تهیه کنید: دسترسی حمل و نقل و موقعیت مکانی در شهر، منطقه و تعداد صندلی، وجود پروژکتور، صفحه نمایش و تجهیزات صدا، کولر با آب آشامیدنی یا امکان نصب آن. ، تعداد سرویس های بهداشتی، وجود پنجره و تهویه مناسب یا تهویه مطبوع. این یک مجموعه اولیه برای یک رویداد کوچک به سبک سخنرانی برای 50 تا 70 نفر است که بسته به مفهوم شما می تواند با گزینه های زیادی گسترش یابد.

برگزارکنندگان باتجربه فاکتور کفایت مدیریت سایت را نیز در نظر می گیرند: به نحوه ارتباط آنها در اولین تماس یا جلسه توجه کنید.

اجاره مکان اغلب سهم شیر از کل بودجه رویداد را به خود اختصاص می دهد. بنابراین، می توانید با خیال راحت یک مذاکره کننده قوی را درگیر کنید، از پرسیدن در مورد تخفیف ها نترسید، یا حتی در مورد اجاره مبادله ای جزئی یا کامل توافق کنید: تجربه من تأیید می کند که این امر برای رویدادهای رایگان و پولی کاملاً امکان پذیر است. به عنوان مثال، مکان هایی که اخیرا افتتاح شده اند، نیاز به روابط عمومی و هجوم مهمانان دارند، بنابراین اغلب شرایط بسیار مطلوبی را ارائه می دهند.

مرحله 3. رویداد را تبلیغ کنید

می توان چندین کتاب در این زمینه نوشت، اما من سعی می کنم به طور خلاصه به چند نکته مهم اشاره کنم. اگر رویداد رایگان است و اصلاً بودجه ای برای تبلیغ وجود ندارد (و بیشتر اوقات چنین است) ، می توانید شرایط خاصی را برای شرکت در نظر بگیرید (به عنوان مثال ، شرکت کننده اعلامیه را در صفحه شبکه اجتماعی خود با یک پست مجدد ارسال می کند. نظر اجباری که چرا او می خواهد به این رویداد برود). بنابراین، ویروسی شدن به ایجاد مخاطب کمک می کند. گزینه تعامل با شرکا را از دست ندهید: فهرستی از جوامع شهری و موضوعی تهیه کنید و از آنها بخواهید از شما حمایت کنند.

برای رویدادهای پرداخت شده در صورت عدم وجود بودجه، کار بسیار پیچیده تر می شود. علاوه بر تعامل با شرکای رسانه ای، ارزش تخصیص حداقل بودجه برای تبلیغات پولی (مثلاً از اولین فروش) را دارد.

در فشرده ما برای سازمان دهندگان برای 50 نفر با میانگین قیمت بلیط 1000 روبل، بودجه تبلیغاتی برای تبلیغ در VKontakte فقط 4600 روبل بود. همانطور که می بینید، این اعداد کاملا معقول هستند که چندین برابر ما را پرداخت کرده اند.

امروزه، برخی از فرمت های VK تقریباً کارایی خود را در تبلیغات از دست داده اند (به عنوان مثال، تبلیغات هدفمند در کنار نسخه وب)، اما قالب پست های تبلیغاتی (پست های تبلیغاتی که در فید ظاهر می شوند) عالی عمل می کند.

نه تنها نوشتن متن و انتخاب تصویر برای پست تبلیغاتی مهم است، بلکه انتخاب مخاطب مناسبی که این تبلیغ را به آنها نشان می دهید نیز مهم است. در اینجا همان نقشه ذهنی با بخش‌هایی از مرحله اول و خدمات ویژه هدف‌گیری مجدد (سربرو، شکارچی هدف) مفید خواهد بود، که به شما کمک می‌کند مخاطبان وظایف خود را دقیقاً انتخاب کنید: فعال‌ترین اعضای جامعه، مشترکین و دوستان رهبران افکار، شرکت کنندگان در رویدادهای رقابتی، کسانی که در 3-4 انجمن در مورد موضوع رویداد شما هستند و غیره.

ما طرحی را برای کانال های جذب ترسیم کرده ایم. بعدش چی؟ شما باید اطلاعات مربوط به رویداد را در جایی ارسال کنید و بلیط بفروشید یا ثبت نام کنید. مقرون به صرفه ترین و سریع ترین گزینه ایجاد یک جلسه رویداد در یک شبکه اجتماعی و اتصال یک سرویس بلیط (مثلا Timepad) است. در طول جلسه، می‌توانید اطلاعیه‌ها را پست کنید و مخاطبان را "گرم کنید"، و صفحه Timepad به شما کمک می‌کند تا به راحتی و قانونی داده‌های مربوط به شرکت‌کنندگان را جمع‌آوری کنید و فروش آنلاین بلیط را فعال کنید.

مرحله 4. پردازش برنامه های کاربردی

اگر خرید آنلاین بلیط را فعال کرده اید، کافی است صفحه خدمات بلیط را به روز کنید و از نتایج (یا نه) لذت ببرید. اغلب اتفاق می افتد که برخی از برنامه ها بدون پرداخت می مانند و سازمان دهندگان با آنها کار نمی کنند. اما بیهوده! از این گذشته ، شما قبلاً برای این برنامه ها با زمان یا پول پرداخت کرده اید (و اغلب هر دو) و حیف است در مرحله ای که پیروزی بسیار نزدیک است تسلیم شوید.

اگر هنگام ثبت نام ایمیل شرکت کنندگان را درخواست کردید، یک یادآوری برای آنها ارسال کنید یا درباره خود یا رویداد بیشتر به آنها بگویید. اگر شماره تلفنی دارید، دریغ نکنید که با آن تماس بگیرید و بدانید چه چیزی مانع از خرید بلیط شده است. این رویکرد به من کمک می‌کند تا 30 تا 40 درصد از فروش بیشتری را از تعداد برنامه‌های بدون پرداخت دریافت کنم.

مرحله 5. روز X. یک رویداد را میزبانی کنید و زنده بمانید

یک چک لیست کوچک در اینجا مفید خواهد بود:

• یک "چک لیست صبحگاهی" تهیه کنید که در آن تمام اقدامات را برای شروع رویداد یادداشت می کنید - به این ترتیب چیزی را فراموش نخواهید کرد و مغز تخلیه شده سیگنال هایی می دهد که همه چیز تحت کنترل است و شما را پر از آرامش و اعتماد می کند.
• اگر هم سخنران و هم برگزارکننده هستید، در روز رویداد، یک یا دو نفر را به عنوان دستیار برای ملاقات با مهمانان، از جمله کسانی که دیر شده اند (زمانی که از قبل شروع به صحبت کرده اید) ببرید.
• از قبل با مدیریت سایت بحث کنید که چه کسی تجهیزات را راه اندازی می کند و اینکه آیا یک تکنسین در طول رویداد در دسترس خواهد بود یا خیر.
• برای یک رویداد آموزشی در قالب سخنرانی برای 50-70 نفر، منطقی است که 1-2 ساعت قبل در سایت حضور داشته باشید (در صورت عدم وجود تزئینات و نصب پیچیده).
• فراموش نکنید که مهمانان خود را در حالی که منتظر شروع هستند با چای و خوراکی ها پذیرایی کنید. چند صد روبل برای شما هزینه خواهد داشت و ارزش رویداد و دوستی جو به طور قابل توجهی افزایش می یابد.
• از عکاس بخواهید که عکس های کلی از سالن، احساسات مردم و سخنران، جزئیاتی که روح رویداد را منتقل می کند، بگیرد.
• استراحت برای استراحت و غذا را فراموش نکنید. حتی اگر احساس می کنید که آماده هستید چهار ساعت بدون توقف صحبت کنید، به یاد داشته باشید که همه حاضر نیستند بدون وقفه گوش کنند و هیچ کس نیازهای اولیه انسان را لغو نکرده است.

بر کسی پوشیده نیست که موفقیت هر رویداد در درجه اول به کیفیت سازمان آن بستگی دارد. سازماندهی رویدادی که احساسات مثبت را به همراه دارد کار آسانی نیست. و وقتی باید این احساسات را به یکباره به خیل عظیمی از مردم داد تا بیش از ده هزار نفر مثبت اندیشی کنند؟! به عنوان مثال، یک جشنواره بزرگ موسیقی در پارک مرکزی شهر ترتیب دهید. و در عین حال ایمنی، راحتی و روحیه خوب آنها را تضمین کنید. سپس کار چندین برابر دشوارتر می شود. علاوه بر این، فقط در لحظه برنامه ریزی رویداد و تصویب آن پیچیده می شود. در این مقاله سعی خواهیم کرد در مورد این توافقات صحبت کنیم.

همه رویدادهای جمعی را می توان به رویدادهای عمومی (جلسات، راهپیمایی ها، تظاهرات، راهپیمایی ها و پیکت ها) و رویدادهای فرهنگی، ورزشی، تئاتری، از جمله رویدادهای خصوصی تقسیم کرد. سازماندهی اولین گروه از رویدادها عمدتاً یک رویه صدور مجوز است و توسط قانون جلسات، راهپیمایی ها، راهپیمایی ها و تجمعات تنظیم می شود (ما در مورد آنها به طور مفصل در وب سایت شماره 4-2012 نوشتیم). گروه دوم فعالیت ها عمدتاً ماهیت اطلاع رسانی دارند.

قانون اصلی شهر که رویه تصویب رویدادهای جمعی در مسکو را ایجاد می کند، دستور شهردار مسکو به شماره 1054-RM مورخ 5 اکتبر 2000 "در مورد تصویب آیین نامه موقت در مورد روش سازماندهی و اجرای توده های فرهنگی، آموزشی، تئاتری" است. رویدادهای سرگرمی، ورزشی و تبلیغاتی در مسکو." برگزارکنندگان این رویدادها می توانند اشخاص حقوقی یا اشخاص حقیقی باشند که این رویداد را آغاز کرده و از اجرای آن حمایت های سازمانی، مالی و غیره می کنند.

بر اساس این سند، رویدادها به دو گروه تقسیم می شوند: حداکثر 5000 نفر و بیش از 5000 نفر. اطلاعیه قصد برگزاری یک رویداد جمعی، بسته به تعداد شرکت کنندگان، برای بررسی به آدرس زیر ارسال می شود:

• 45 روز قبل - برای یک رویداد جمعی با بیش از 5000 شرکت کننده، یا اگر رویداد جمعی در قلمرو چندین منطقه اداری برگزار شود - به تالار شهر مسکو؛
• 30 روز قبل - برای یک رویداد جمعی تا 5000 نفر - به بخشداران یا روسای ادارات (برای یک رویداد بسیار کوچک) مناطق اداری مربوطه مسکو.

این اطلاعیه باید حاوی اطلاعاتی در مورد نام رویداد، برنامه، مکان، زمان، شرایط حمایت سازمانی، مالی و غیره از برگزاری آن، تعداد مورد انتظار شرکت کنندگان و اطلاعات تماس برگزارکنندگان رویداد باشد. اعلان‌ها ظرف 10 تا 15 روز بررسی می‌شوند و بر اساس نتایج، دستوری مبنی بر رضایت یا امتناع از رضایت برای برگزاری یک رویداد جمعی صادر می‌شود.

رویدادهای دسته جمعی که برگزاری آنها با خطرات خاصی همراه است (مثلاً هنگام انجام تجارت یا سازماندهی منطقه هواداری) باید با حضور پلیس، فوریت های پزشکی، آتش نشانی و سایر کمک های ضروری تضمین شود.

هنگام برنامه ریزی و تبلیغات، باید به قانون تبلیغات (شماره 38-FZ 13 مارس 2006) و قانون سازماندهی آتش بازی (فرمان دولت مسکو 24 ژوئن 2003 شماره 494-PP) توجه کنید. "در محل برگزاری ادای احترام توپخانه و اقداماتی برای تنظیم ترتیبات آتش بازی توسط سازمان های غیر دولتی در مسکو").

در اینجا مولفه های سازمانی اصلی موفقیت آورده شده است. این فقط یک موضوع دانش و رعایت دقیق تمام هنجارها و اقدامات نظارتی، کار هماهنگ برگزار کنندگان و تعامل سریع با مدیریت است.

تعاریف کلیدی

رویداد دسته جمعی- یک رویداد انبوه فرهنگی، آموزشی، نمایشی، تفریحی، ورزشی یا تبلیغاتی با تایید مراجع اجرایی شهرستان از ساعت 8 الی 23 برگزار می شود.

برگزار کننده یک رویداد جمعی- اشخاص حقوقی یا اشخاص حقیقی که راه‌اندازی یک رویداد جمعی و حمایت سازمانی، مالی و غیره از برگزاری آن هستند.

شی برای برگزاری یک رویداد دسته جمعی- ساختمان یا سازه یا مجموعه ای از این گونه ساختمان ها و سازه ها، از جمله قلمرو مجاور، که به طور موقت برای برگزاری رویدادهای دسته جمعی در نظر گرفته شده یا آماده شده است، و همچنین میادین شهر، خیابان ها، آب انبارها و سایر مناطقی که مخصوصاً برای دوره برگزاری آنها تعیین شده است.

مدیریت محل برگزاری مراسم دسته جمعی- یک شخص حقوقی یا شخصی که موضوع رویداد جمعی را مدیریت می کند.

توجه داشته باشید

1. رویدادهایی که در آن تجارت انجام می شود یا سایر فعالیت های مرتبط با کسب سود امکان پذیر است باید با پلیس، پزشکی، آتش نشانی و سایر اسکورت (به صورت قراردادی انجام شود).

2. تمیز کردن محل برگزاری رویداد و منطقه اطراف، سرویس توالت های سیار - بر اساس اطلاعیه ای از اداره مسکن و خدمات اجتماعی و بهبود شهر مسکو (به صورت قراردادی انجام می شود).

3. مدیریت محل برگزاری:

• یک سند اداری را تصویب می کند که وظایف خاص را برای تمام خدمات تسهیلات درگیر در رویداد نشان می دهد.
• حداقل 5 روز قبل از تاریخ رویداد، گزارشی در مورد آمادگی تسهیلات تهیه کنید.
• یک روز و 4 ساعت قبل از شروع یک رویداد جمعی، به همراه نمایندگان سازمان های انتظامی و آتش نشانی، مقامات اجرایی، بازرسی از تأسیسات، از جمله موسسات تجاری و پذیرایی عمومی را انجام می دهد.
• 1.5 ساعت قبل از شروع رویداد، ترتیب افراد مسئول برای مکان های خاص را تایید می کند، یک سرویس کنترل و اداری را راه اندازی می کند.
• در پایان مراسم به اطلاع مسئولانی می رساند که دستور موافقت با برگزاری آن را پذیرفته اند.

4. نمایش آتش بازی.

سازمان دهنده نمایش آتش بازی (فقط شخص حقوقی) باید:

• مجوز حق اجرای نمایش آتش بازی، و همچنین یک کپی از نمودار محل نمایش آتش بازی، تایید شده توسط اداره اصلی وزارت امور داخلی مسکو و اداره اصلی وزارت شرایط اضطراری روسیه برای مسکو، با تعیین محل پرتاب و مرزهای منطقه امنیتی؛
• متخصصانی که با او قراردادهای کاری منعقد کرده اند و شرایط صلاحیت برای اجرای نمایش آتش بازی را برآورده می کنند.
• وسایل نقلیه مناسب برای حمل و نقل محصولات و تجهیزات آتش نشانی استفاده شده؛
• پرتاب تجهیزات برای نمایش آتش بازی؛
• اسناد تکنولوژیکی که ایمنی کار انجام شده را تنظیم می کند.
• مجوز برگزاری آتش بازی صادر شده توسط اداره امنیت منطقه ای مسکو (این درخواست کمتر از 5 روز در نظر گرفته می شود، مجوز حداقل 4 روز قبل از آتش بازی صادر می شود).

5. مسئولیت برگزارکنندگان

اداری یا کیفری - بسته به عمل.

اقدامات قانونی اساسی برای سازمان دهنده رویدادهای جمعی

1. دستور شهردار مسکو شماره 1054-RM مورخ 5 اکتبر 2000 "در مورد تصویب مقررات موقت در مورد روش سازماندهی و اجرای رویدادهای فرهنگی، آموزشی، نمایشی، سرگرمی، ورزشی و تبلیغاتی در مسکو."

2. فرمان دولت مسکو 30 سپتامبر 2008 شماره 869-PP "در مورد اقداماتی برای سازماندهی و اجرای مراسم جشن توپخانه و نمایش آتش بازی در شهر مسکو."

برگزاری یک رویداد یک تجربه جدید سرگرم کننده است، مهم نیست که چه باشد: یک مهمانی، یک رویداد شرکتی، یک گردهمایی برای دوستان و خانواده، یک عروسی یا هر رویداد رسمی. سازماندهی مناسب بخش مهمی از هر رویدادی است و مطمئن باشید که تلاش شما بی توجه نخواهد بود. در این مقاله یاد می گیرید که چگونه یک رویداد را سازماندهی کنید، چگونه تعارضات را حل کنید و راهی برای خروج از موقعیت های دشوار پیدا کنید و چگونه با برنامه ریزی روشن از مشکلات جلوگیری کنید.

مراحل

اهداف اصلی

اهداف و مقاصد خود را مشخص کنید.قبل از شروع برنامه ریزی، مهم است که اندازه محل برگزاری، بودجه چقدر خواهد بود، چه اتفاقی خواهد افتاد، چه تعداد مهمان وجود خواهد داشت، چه نوع افرادی خواهند بود و تصمیم بگیرید که چه استراتژی برنامه ریزی برای آن کار خواهد کرد، مهم است. شما. می خواهید رویداد چگونه به نظر برسد؟ میخوای چیکار کنی؟

• هنگامی که تعیین کردید رویداد در مورد چیست (جشن یک رویداد، جمع آوری پول، آموزش، فروش، ارائه پیشنهادات)، باید در نظر بگیرید برای چیشما این کار را می کنید درک اینکه چرا به شما کمک می کند تمرکز کنید و کار را ادامه دهید.
• همچنین باید به اهداف خود فکر کنید. رسیدن به یک هدف غیرممکن است اگر ندانید آن هدف چیست. یک هدف شما را تا انتها با انگیزه نگه می دارد.

1. تاریخ و زمان را انتخاب کنید.این یکی از نکات کلیدی برنامه ریزی است. اگر تاریخ و ساعتی را انتخاب کنید که مناسب کسی نباشد، تمام تلاش شما بیهوده خواهد بود. اگر روزی را انتخاب کنید که به زودی نمی آید یا برعکس، خیلی زود، این خطر وجود دارد که مردم یا رویداد را فراموش کنند یا زمان خود را به گونه ای دیگر برنامه ریزی کنند. بسیار مهم است که تاریخی را انتخاب کنید که برای اکثریت مناسب باشد.

   • بهتر است دو هفته قبل مهمانان از رویداد مطلع شوند. احتمالاً هنوز برنامه دیگری نخواهند داشت. سپس می توانید رویداد را یک یا دو بار نزدیکتر به تاریخ انتخاب شده یادآوری کنید. روزی را انتخاب کنید که تا آن 2 تا 3 هفته فرصت دارید، اما به شرطی که بتوانید همه چیز را به موقع انجام دهید.

2. یک مکان را انتخاب کنید.اکنون می‌دانید که چه کاری انجام خواهید داد و چه زمانی، باید تصمیم بگیرید که کدام مکان برای شما مناسب است و با چندین مکان بررسی کنید تا ببینید آیا تاریخی که به آن علاقه دارید موجود است یا خیر. چه نوع فضایی نیاز دارید؟ چگونه از فضا استفاده خواهد شد؟ آیا مهمانان در ردیف صندلی ها، روی نیمکت ها، پشت میزها یا روی پتوهای روی چمن می نشینند؟ آیا به مکانی برای رقصیدن، صحنه یا سفید کننده نیاز دارید؟ اطمینان حاصل کنید که صندلی انتخابی شما اندازه مناسب شماست.

   • از قبل از سایت بازدید کنید و یک طرح طبقه را ترسیم کنید. شما می توانید از این طرح برای چیدمان میزها، سازماندهی پذیرایی، در نظر گرفتن دسترسی بدون مانع برای معلولان و مسیرهای خروجی و همچنین قرار دادن تجهیزات استفاده کنید. محل منبع تغذیه (در صورت نیاز)، و همچنین مکان تجهیزات خارجی (یخچال، دستگاه یخ ساز، باربیکیو، اجاق گاز و غیره) را علامت گذاری کنید. تمام پریزها و مکان هایی که کابل ها در آنجا اجرا می شوند (آنها را می توان با فرش پنهان کرد) و هر موردی که از نظر ایمنی نیاز به توجه ویژه دارد را ترسیم کنید.
   • آیا به مجوز خاصی نیاز دارید؟ گاهی اوقات برای فروش مشروبات الکلی و همچنین برای برگزاری رویدادهای پر سر و صدا، سازماندهی دسترسی حمل و نقل، پارکینگ و نصب سازه های بزرگ (به عنوان مثال، غرفه ها) نیاز به مجوز خاصی دارید.

3. تصمیم بگیرید که چند نفر را دعوت کنید.بودجه شما برای چند نفر است؟ ورود به رویداد فقط با بلیط یا دعوتنامه است، که برنامه ریزی را ساده می کند، اما دیر رسیدن و شرکت کنندگان اضافی (به عنوان مثال فرزندان، همسران، دوستان) همیشه امکان پذیر است. به یاد داشته باشید که هر چه تعداد افراد بیشتر باشد، به کارکنان بیشتری نیاز خواهید داشت.

   • از آنجایی که تعداد افراد می تواند یک مسئله اصلی باشد، مهم است که فضای کافی برای همه مهمانان فراهم شود.
   • حداکثر تعداد افرادی که می توانند در رویداد شما شرکت کنند را تعیین کنید.

4. بودجه تعیین کنید.با چند نفر از افراد قابل اعتماد همکاری کنید و تصمیم بگیرید که برای میزبانی رویداد به چه مقدار پول نیاز دارید. آیا پرسنل استخدام خواهید کرد؟ آیا نیاز به اجاره تجهیزات و پرداخت اجاره محل دارید؟ چقدر پول برای غذا و نوشیدنی نیاز دارید؟ چاپ کوچک چطور؟ تصمیم بگیرید که چقدر پول در اختیار دارید و بر اساس بودجه خود برنامه ریزی کنید. شما نباید پول شخصی خود را برای چیزی خرج کنید که مجبور نیستید آن را خرج کنید.

   • ممکن است بتوانید حمایت مالی یا کمک های داوطلبانه جذب کنید، اما همیشه این اتفاق نمی افتد. اگر بودجه اضافی انتظار نمی رود، مهم است که پول اضافی را بودجه بندی نکنید. اگر خدمات پذیرایی هزینه زیادی دارد، از همه دعوت کنید تا غذا و نوشیدنی خود را بیاورند. شما نیازی به خدمات کارکنان نخواهید داشت، اما باید یک میز، نیمکت و یخچال پیدا کنید. برای جلوگیری از خرج کردن پول برای عکاس، خودتان از یکدیگر عکس بگیرید. خلاق باش!

5. تیم خود را جمع آوری کنیدوظایف را بین اعضای تیم تقسیم کنید. اگر در حال سازماندهی یک رویداد غیررسمی هستید، اعضای تیم می توانند شامل دوستان، خانواده و دیگران باشند. سازماندهی یک رویداد شامل توزیع مناطق مسئولیت بین مردم است. مطمئن شوید که همه می دانند چه کاری انجام دهند.

   • در حین استخدام کارکنان و تهیه دعوت نامه، مسئولیت ها را تعیین کنید. هر چه زودتر مسئولیت را محول کنید و در صورت امکان به آنها انتخاب کنید. همچنین باید چندین نفر را رزرو کنید، زیرا احتمال همپوشانی منتفی نیست.

6. به ترتیب وقایع فکر کنید.بدون اطلاع از ترتیب رویدادها، نمی توان برنامه ریزی کرد. سخنرانان چه زمانی سخنرانی خواهند کرد؟ آیا بازی، ارائه، سرگرمی در این رویداد وجود خواهد داشت؟ چقدر طول می کشد تا مهمانان بتوانند غذا بخورند؟ یک طرح دقیق تهیه کنید که همه رویدادها را در نظر بگیرد.

   • مدتی را در رزرو بگذارید، زیرا امکان انحراف از برنامه وجود دارد. ممکن است مردم دیر بیایند، سخنرانی ممکن است طولانی تر از برنامه باشد و صف غذا ممکن است طولانی باشد. البته ارزش در نظر گرفتن یک برنامه را دارد، اما درک این نکته مهم است که همیشه همه چیز دقیقاً طبق برنامه پیش نمی رود.

شروع آماده سازی

1. دعوت نامه بفرستبدون دعوت نامه، هیچ کس از رویداد شما مطلع نخواهد شد. دعوت شما چهره رویداد است، بنابراین باید طراحی را مسئولانه بگیرید. اولین برداشت از رویداد به لطف دعوت نامه شکل می گیرد. سعی کنید همه چیز را در سطح مناسبی انجام دهید.

   • گزینه های کلاسیک را در نظر بگیرید: کارت پستال، بروشور و سایر موارد چاپی کوچک. به یاد داشته باشید که دعوت نامه ها را می توان به صورت دیجیتالی نیز ارسال کرد: از طریق ایمیل، خبرنامه ایمیل، رسانه های اجتماعی یا وب سایت های طراحی دعوت. از طرف دیگر، می توانید به سادگی رویداد را در تقویم خود علامت گذاری کنید.
     • اگر می خواهید تا حد امکان افراد بیشتری در رویداد شما شرکت کنند، دعوت نامه ها را از طریق رسانه های اجتماعی ارسال کنید. اگر رویداد فقط برای عده معدودی است، رسانه های اجتماعی را کنار بگذارید.

2. ثبت نام تمام افرادی که شرکت خود را تایید کرده اند.شما باید بدانید دقیقا چند نفر می آیند. به احتمال زیاد، تعداد مهمانان در این رویداد همچنان با تعداد افرادی که شرکت خود را تأیید کرده اند متفاوت است، اما حداقل باید تصوری تقریبی از انتظار داشته باشید. سایت های خاصی وجود دارند که به شما امکان می دهند سوابق خود را نگه دارید، اما می توانید از ابزارهای شبکه های اجتماعی (مثلاً فیس بوک) استفاده کنید یا افراد را در اکسل ضبط کنید.

   همه مردم را در نظر بگیرید.آیا باید عکاسان، سازندگان، طراحان، دکوراتورها، سخنرانان، حامیان مالی، مجریان، نوازندگان، روحانیون، رقصندگان، دیگر هنرمندان را پیدا کنید و استخدام کنید، یا مسئولیت های خود را به شخص دیگری برون سپاری کنید؟ در برنامه ریزی همه این افراد را در نظر بگیرید تا اگر در ترتیبات گنجانده شده باشد، فضا و غذای کافی برای همه وجود داشته باشد.

   • آیا در این مراسم غذا و نوشیدنی وجود دارد؟ اگر این کار را کردند، بدانید چه کسی مسئول تهیه غذا، سرو کردن و تمیز کردن آن خواهد بود. چه غذایی سرو خواهد شد؟ آیا میهمانان آلرژیک، گیاهخوار یا گیاهخوار، دیابتی، افرادی که به دلایل مذهبی محدودیت های غذایی دارند و غیره حضور خواهند داشت؟ آیا نوزادان، کودکان، افراد مسن یا معلولی وجود خواهند داشت که نتوانند غذای جامد بخورند؟
   • در نظر بگیرید که آیا در این رویداد سرگرمی وجود خواهد داشت و برای سازماندهی آن چه چیزی لازم است. ممکن است لازم باشد تجهیزات موسیقی، صحنه‌ها یا چادرهای صوتی، تزئینات، چراغ‌ها، میکروفون‌ها، آمپلی‌فایرها، منابع تغذیه، پروژکتورها یا صفحه نمایش اسلاید، دستگاه‌های مه شکن، آینه‌های صحنه، پخش‌کننده‌ها، پوسترهای نام شرکت و غیره را سفارش دهید.
     • اگر یک شرکت سرگرمی را استخدام می کنید، دریابید که آیا آنها می توانند تجهیزات خود را تهیه کنند و همچنین در محل انتخابی چه تجهیزاتی در دسترس خواهند بود. بر سر یک برنامه به توافق برسند. به این ترتیب متوجه خواهید شد که چه کمکی از شما نیاز خواهد بود.
   • شرکت های پذیرایی، گل فروشی ها، مجریان و سایر متخصصان برای وقت خود ارزش قائل هستند، بنابراین باید هر چه زودتر با آنها مذاکره کنید (هر چه دیرتر این کار را انجام دهید، ممکن است خدمات آنها گران تر شود). انجام این کار زود هنگام به شما فرصت می دهد تا در صورت امتناع، جایگزینی پیدا کنید.

3. یک مجری پیدا کنیدیک مجری برای اطمینان از اینکه رویداد طبق برنامه پیش می رود نیاز است. میزبان سخنرانی می کند، شما را به میز دعوت می کند، شروع رقص یا سرگرمی های دیگر را اعلام می کند و مهمانان افتخاری را معرفی می کند. در مورد تاریخ و برنامه با میزبان توافق کنید. اگر مجری باهوش باشد کمک قابل توجهی به شما در برگزاری مراسم می کند.

   • ممکن است مجبور شوید میزبان باشید. این کار دشوارتر خواهد بود زیرا شما باید روند را تا آخر کنترل کنید. مهم است که به هر یک از گروه های دستیار خود مسئولیت ها را محول کنید تا بتوانید مسئولیت ها را به آنها محول کنید.

4. تجهیزات خود را آماده کنید.هنگام استخدام خدمه، مطمئن شوید که هر چیزی را که نیاز دارند با خود بیاورند. این امکان وجود دارد که افراد تمام تجهیزات را با خود بیاورند، اما به احتمال زیاد باید جداگانه به دنبال آن بگردید. تجهیزات را می توان اجاره، خرید یا قرض گرفت. کل لیست را مرور کنید، از دستمال مرطوب گرفته تا سیم کشی.

   • دکوراسیون بخش مهمی از هر رویداد است. سفره ها، گل ها، هدایا، شمع ها، بادکنک ها، پوسترها، بنرها، مناطق عکس، فرش قرمز و هر چیز دیگری باید از قبل جستجو شود.

5. در نظر بگیرید که چگونه اتاق با نیازهای شما مطابقت دارد.سازمان‌دهندگان بی‌تجربه معمولاً کمیت و کیفیت چیزهایی مانند سرویس‌های بهداشتی، پارکینگ، رمپ ویلچر، رخت‌کن، مکان‌های ذخیره‌سازی، آشپزخانه، سطل‌های زباله، سطل‌های یخ، پریزهای برق و غیره را نادیده می‌گیرند. از قبل به تمام نکات ظریف فکر کنید.

   • همچنین در نظر بگیرید که مردم چگونه به این رویداد می‌رسند. آیا مهمانان خارجی نیاز به اسکان و حمل و نقل دارند؟ آیا باید برای آنها ترانسفر رزرو کنید؟

6. بدانید با چه کسی کار خواهید کرد.اگر ایده رویداد متعلق به شما نیست، مهم است که بدانید در هر شرایطی چگونه عمل خواهید کرد. برای اینکه مشتری به شما اعتماد کند، باید بدانید:

   • مهمانان اصلی چه کسانی هستند؟ این معمولا قابل درک است - به عنوان مثال، عروس و داماد. مشتری همیشه مهمان اصلی نیست. او ممکن است در این رویداد شرکت کند یا نکند.
   • چه کسی این رویداد را آغاز می کند؟ معمولا این افراد سر میز خود می نشینند و به مهمانان کمک می کنند تا با یکدیگر آشنا شوند و ارتباط برقرار کنند. به عنوان یک قاعده، این افراد می دانند که چگونه فضای مناسبی ایجاد کنند و موضوعات جدید گفتگو ارائه دهند، همه را به رقص دعوت کنند و مهمانان را به یکدیگر معرفی کنند. معمولاً می توانید به چنین افرادی اعتماد کنید زیرا آنها تمام اطلاعات مهم را به شما می گویند، آنها می توانند خودشان صحبت کنند یا به عنوان مجری عمل کنند. به عنوان یک قاعده، رویدادها به لطف این افراد به آرامی پیش می روند.
   • چه کسی به بازگرداندن نظم در صورت بروز مشکل کمک می کند. بدانید که در صورت نیاز چه کسی می تواند به شما در حل مشکلات کمک کند. بیشتر اوقات، این نقش توسط سرپرستان خانواده، سرپرستان، مدیران یا نگهبانان ایفا می شود.
   • چه کسی تصمیم گیری می کند؟ در اکثر مواقع، شما به عنوان یک مدیر تصمیم می گیرید، اما ممکن است شرایطی وجود داشته باشد که لازم باشد چیزی را برای مهمانان توضیح دهید و این کاملاً راحت نخواهد بود. ببینید در مواقع اضطراری می توانید با چه کسانی صحبت کنید. به احتمال زیاد، باید با شخصی که هزینه رویداد یا خدمات شما را پرداخت می کند و او را مشتری خود می دانید، ارتباط برقرار کنید.

آماده سازی قبل از رویداد

1. در مورد مکان رویداد تحقیق کنیدقبل از رویداد، از محل برگزاری بازدید کنید و به نحوه سازماندهی همه چیز فکر کنید. ممکن است به تجهیزات اضافی نیاز داشته باشید - کابل های داخلی، چراغ ها و غیره. اگر فوراً نتوانید آنها را پیدا کنید، پیدا کردن آنها برای مهمانان شما دشوارتر خواهد بود. این را در نظر بگیر.

   • در صورت امکان، تصمیم بگیرید که کجا و چه چیزی برود. اگر جایی برای همه چیز نباشد، باید از چیزی چشم پوشی کرد. با مدیر سالن صحبت کنید تا ببینید آیا آنها می توانند به شما کمک کنند و از شما بپرسید که آیا شرایط یا شرایط خاصی دارید که باید در نظر بگیرید.

2. سبدهای هدیه برای اعضای تیم خود آماده کنید.همه باید سخت کار کنند. برای تشکر از کار مردم و نشان دادن قدردانی خود، هدایایی تهیه کنید. این مجموعه می تواند شامل بطری های آب، گرانولا، شکلات، سوغاتی های کوچک و هر چیز دیگری باشد که شما مناسب می دانید. این باعث تقویت روحیه تیمی می شود.

   • نشان ها یا سوغاتی های کوچکی را تهیه کنید که به عنوان خاطره از این رویداد باقی بماند. مطمئن شوید که همه می توانند به موقع غذا بخورند و بنوشند. سعی کنید به کارمندان خود به عنوان منبعی نگاه کنید که می توانید در آینده از آن استفاده کنید.

3. قبل از رویداد با تمام اعضای تیم تماس بگیرید.این مهم است که مطمئن شوید همه می دانند چه کاری باید انجام دهند و مایل به کار هستند. به همه دستورالعمل های واضح در مورد زمان ورود بدهید و اطلاعات تماس خود را به همه تحویل دهید. اگر کسی سوالی نداشت، می توانیم ادامه دهیم.

   • بررسی کنید که آیا همه آماده رفتن هستند یا خیر. همه نمی توانند حقیقت را بگویند، بنابراین سعی کنید نتیجه گیری خود را انجام دهید. آیا افراد با اعتماد به نفس و آماده برای کار به نظر می رسند؟ اگر نه، به آنها اطمینان دهید، دوباره تمام مسئولیت های آنها را مرور کنید و چند سوال بپرسید. اگر شک دارید که فردی با وظایف خود کنار بیاید، او را با یک کارمند با تجربه تر جفت کنید.

4. در صورت لزوم فهرستی از مخاطبین و سایر مقالات تهیه کنید.خود سازماندهی شما نیز مهم است. اگر آماده باشید، می توانید هر موقعیتی را نجات دهید، اما اگر آماده نباشید، اوضاع از کنترل خارج می شود. در اینجا چند روش برای تهیه وجود دارد:

   • فهرستی از تمام شماره تلفن ها و آدرس های مورد نیاز خود تهیه کنید. آیا شیرینی پز فکر می کرد که کیک را خودتان می گیرید؟ مشکلی نیست - با ماشا، که در نزدیکی زندگی می کند، تماس بگیرید و از او بخواهید کیک را در راه به رویداد بردارد.
   • فهرستی از همه چیز تهیه کنید. لیست ها را مرور کنید و بررسی کنید چه اقلام، تجهیزات و افرادی گم شده اند.
   • تمام فاکتورها و قراردادها را آماده کنید. هرچه بهتر آماده شوید، بعداً مشکلات کمتری خواهید داشت.

5. سعی کنید در لحظه آخر چیزی را تغییر ندهید.آیا احساس می کنید که مشتری تا آخرین لحظه تلاش می کند تا تنظیمات را انجام دهد؟ هنگام سازماندهی عروسی، مشتریان اغلب درخواست می کنند تا در آخرین لحظه چیزی را در طراحی تغییر دهند. مهلتی برای انجام اصلاحات تعیین کنید. به عنوان یک قاعده، حداکثر دوره یک هفته قبل از رویداد است. قبل از این مهلت، هنوز هم می توان تغییراتی را بدون آسیب جدی به بودجه یا سازمان انجام داد.

   • اگر تغییرات جزئی هستند و هزینه های اضافی را شامل نمی شوند، از انجام این تغییرات خودداری نکنید. سعی کنید با مشتری با درک رفتار کنید، زیرا او منتظر یک رویداد بسیار مهم برای او است.

فعالیت در طول رویداد

1. همه چیز را آماده کنید.قبل از دیگران در محل رویداد حاضر شوید. مطمئن شوید که همه به موقع می آیند و با کسانی که دیر کرده اند تماس بگیرید. به افرادی که نیاز به کمک دارند کمک کنید و در صورت نیاز راهنمایی کنید. اگر حضور شما در جایی لازم نیست دخالت نکنید. اطمینان حاصل کنید که کسی آسیب نبیند.

   • اگر فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و آن را مرور کنید، احساس بهتری خواهید داشت. لیست را به هر تیم بدهید: آنهایی که استخدام کرده اید. کسانی که مسئول دکوراسیون و چیدمان مبلمان هستند؛ کسانی که مسئول تجهیزات هستند. مطمئن شوید که همه چیز سر جای خود است.

2. کار را تفویض کنید.از واگذاری مسئولیت ها نترسید. انجام همه کارها غیرممکن است، بنابراین باید مسئولیت ها را تقسیم کنید. اگر کسی در کارش بد است، یکی دیگر به او بدهید. وظیفه شما این است که کار را به درستی توزیع کنید. شما دستور نمی دهید یا مرزهای شخصی را نقض نمی کنید - این همان کاری است که برای انجام آن استخدام شده اید.

   • مودب باشید، اما محکم و با اعتماد به نفس صحبت کنید. به عنوان مثال، مانند این: "ماکسیم، من به کمک شما برای پذیرایی نیاز دارم. متشکرم." تیم شما باید با هم کار کنند. برای اینکه کار را برای همه راحت کنید، نقش رهبری را که باید باشید به عهده بگیرید.

3. بدانید چگونه سازگار شوید.سعی کنید طبق برنامه بمانید و اگر نمی توانید با برنامه پیش بروید راهی برای خروج پیدا کنید، اما مهمترین چیز این است نگران آن نباش. اگر شروع به عصبی شدن کنید، کنترل خود را از دست خواهید داد و هیچ چیز خوبی از آن حاصل نخواهد شد. اگر سخنرانی به مدت 10 دقیقه ادامه یافت و گوینده علائم شما را نادیده گرفت، آرام باشید. فقط کمی دیرتر نوشیدنی ها را سرو می کنید و هیچ کس متوجه نمی شود. اتفاق بدی نیفتاد.

   • هرگونه همپوشانی امکان پذیر است. برنامه ریزی برای همه چیز غیرممکن است و هر چه زودتر یاد بگیرید این را بپذیرید، بهتر است. یک مدیر رویداد آرام می تواند هر مشکلی را حل کند، اما یک مدیر آشفته نمی تواند. پس عصبی نباشید و بگذارید همه چیز مسیر خودش را طی کند. این رویداد به زودی به پایان می رسد!

4. همه را در جریان آنچه در جریان است قرار دهید.در روز رویداد، تعداد مهمانان و سایر جزئیات را بررسی کنید. اگر چیزی نیاز به تغییر دارد، در اسرع وقت به مسئولان اطلاع دهید. شما باید اولین کسی باشید که متوجه هر مشکلی می شود.

   • از مشتریان بپرسید که چه احساسی دارند. آنها ممکن است عصبی، نگران، بی حوصله، خوشحال یا نگران چیزی باشند و صحبت کردن با شما می تواند به آرامش آنها کمک کند و آنها را برای انجام کاری تشویق کند. در صورت نیاز مهمانان و اعضای تیم خود را تشویق کنید.

5. سرت به کار خودت باشه.فرض کنید که هر یک از اعضای تیم قادر به انجام وظایف خود هستند: اگر چیزی را به آنها سپردید، آنها با این کار کنار خواهند آمد. در صورت نیاز کمک ارائه دهید، اما همه اعضای تیم شما باید آنقدر تجربه داشته باشند که به این کمک نیاز نداشته باشند. موارد زیر را به خاطر بسپارید:

   • در ورودی به همه مهمانان سلام کنید. پس از شروع رویداد، به میزبان اجازه دهید تا مهمانان را درگیر کند. وظیفه شما حل مشکلات و کنترل تمام فرآیندهایی است که مهمانان نمی توانند ببینند (آشپزی و کارهای دیگر).
   • مهمانان را رصد کنید و هر از گاهی با میزبان صحبت کنید تا در صورت تغییر برنامه‌ها.
   • فاصله خود را با مهمانان اصلی شب حفظ کنید. این تعطیلات آنهاست. اما آماده باشید که در لحظات مناسب با آنها بررسی کنید که آیا آنها از همه چیز راضی هستند و آیا درخواست یا خواسته ای دارند یا خیر.

6. اگر این رویداد برای اهداف تبلیغاتی است، سوغاتی تهیه کنید.مهمانان باید این شب را به خاطر بسپارند، اما به احتمال زیاد شما نیاز دارید نه تنها این. احتمالاً می خواهید مهمانان از سایت شما بازدید کنند، کمک مالی کنند یا به دیگران درباره شرکت شما بگویند. برای خاطره انگیز شدن مراسم، سوغاتی تهیه کنید. این می تواند یک عکس، یک بروشور، یک خودکار باشد - چیزی که مهمانان را به یاد شما و رویداد شما می اندازد.

7. بعد از این رویداد، به خودتان تبریک بگویید.به نظر می رسد که این رویداد به خودی خود اتفاق می افتد و هیچ کس آماده سازی را نمی بیند. خودتان را تحسین کنید - شما سزاوار آن هستید! اما برای استراحت خیلی زود است - کار هنوز کامل نشده است.

   • بعد از مراسم، زمانی را برای ملاقات با مشتری و تشکر از او اختصاص دهید. به افتخار این رویداد یک هدیه کوچک به مشتری بدهید - چنین چیزهای کوچک همیشه جلسات را لذت بخش تر می کند. علاوه بر این، این باعث می شود مشتری تمایل بیشتری به توصیه شما داشته باشد. گل یا یک عکس قاب شده از شب (مانند بریدن روبان، هایلایت اجرا، مراسم اهدای جوایز، بوسیدن عروس و داماد، فوت کردن شمع روی کیک) یا هر هدیه دیگری که برای آن مناسبت مناسب است، بدهید.

8. تمیز کن و برو خونهسعی کنید مکان را به همان شکلی که قبل از شما بود ترک کنید. به تیم خود بگویید زمان تمیز کردن فرا رسیده است و تا زمانی که تمیز کردن کامل نشده است آن را ترک نکنید. به یاد داشته باشید که شما نیز باید شرکت کنید.

   • این نه تنها مؤدبانه است، بلکه به شما امکان می دهد از هزینه های غیر ضروری جلوگیری کنید. بسیاری از مکان‌ها شامل تمیز کردن بعد از رویداد در لایحه می‌شوند. سعی کنید از هزینه های پنهان جلوگیری کنید.

9. برای بازگرداندن و پرداخت تمام تجهیزات هماهنگ کنید و از همه کسانی که با آنها کار کردید تشکر کنید.ممکن است مجبور شوید بعداً این کار را انجام دهید. از مشتری بپرسید که چگونه از این رویداد لذت برده است. حتی اگر بعداً پول دریافت کردید، از مشتری به خاطر فرصتی که برای همکاری با آنها و درخواست کارت ویزیت آنها به دست آورده تشکر کنید.

   • از اعضای تیم خود تشکر کنید. مطمئن شوید که همه حقوق می گیرند. چک ها را جمع کنید و مراقب همه باشید. شما باید آخرین نفری باشید که اتاق را ترک می کند.

حل مسئله

1. بدانید که در صورت تأخیر مهمانان چه کاری انجام دهید و چگونه با مشکلات دیگر برخورد کنید.مردم اغلب دیر می کنند و شما باید برای این کار آماده باشید. به عنوان یک قاعده، اجتناب از تأخیر دشوار است (مثلاً به دلیل ماهیت غیرقابل پیش‌بینی ترافیک)، اما میهمانانی که به موقع می‌رسند، آن‌ها را آرام می‌گیرند. برای جلوگیری از مشکلات غیر ضروری:

   • مطمئن شوید که دعوتنامه زمان را به وضوح بیان می کند. اگر از مهمانان می‌خواهید حضور را تأیید کنند، از آنها بخواهید که زمان را نیز تأیید کنند. اگر متوجه مشکلی شدید که حل سریع آن دشوار است، با میزبان، مهمانان (معمولاً مهم ترین آنها)، مهمانداران و کارکنان آشپزخانه تماس بگیرید. اگر مهمانان اصلی (مثلاً عروس و داماد) دیر آمدند، می توانید کارهای زیر را انجام دهید:
   • خودتان با افرادی که دیر وارد می شوند تماس بگیرید و زمان تقریبی ورود را بخواهید. زمان جدید را به آشپزخانه اطلاع دهید تا کارکنان بتوانند سرعت کار را کم یا تسریع کنند.
   • به همه مهمانان اطلاع ندهید که شروع به دلیل تاخیر مهمانان به تاخیر افتاده است (همه خودشان متوجه خواهند شد). به مهمانان اصلی بگویید که از این موضوع آگاه هستید. آنچه را که قصد انجام آن را دارید توضیح دهید، اما به مردم این فرصت را بدهید که خودشان تصمیم بگیرند، زیرا همدیگر را بهتر می شناسند و می توانند تصمیماتی بگیرند که برای همه کارساز باشد.
   • مراقب ساعت باشید زیرا همه باید سخنرانی خود را انجام دهند. اگر مهمان‌های اصلی شما دیر می‌آیند، به مردم میان‌وعده یا نوشیدنی پیشنهاد کنید تا حوصله‌شان سر نرود.
   • اگر میهمانان خیلی دیر آمدند و نمی توانید منتظر آنها بمانید (مثلاً چون بعضی از غذاها را نمی توان بعدا سرو کرد)، مراسم را به موقع شروع کنید و وقتی مهمان دیر رسیدند، همان غذایی را که همه سرو می کنند، سرو کنید. دسر
   • همه را به رقصیدن، بازی کردن، سخنرانی یا ترتیب دادن هر سرگرمی دیگری دعوت کنید، به خصوص اگر شامل موسیقی باشد. از عکاسان بخواهید که تا دیر رسیدن با مهمانان کار کنند. یک روز قبل از رویداد یک برنامه پشتیبان تهیه کنید.
   • اگر مهمانان به طور خاص می خواهند بعدا بیایند، این را به عنوان انتخاب مهمانان تلقی کنید، نه به عنوان شکست خود. وظیفه شما این است که با مهمانانی که قبلاً آمده اند مقابله کنید. طوری رفتار کن که انگار مشکلی نیست.

   • راه حل مشکلات غذایی را بدانید.این مشکلات به ندرت اتفاق می افتد اگر همه چیز از قبل فکر شده باشد، اما گاهی اوقات ممکن است غافلگیری شود: ممکن است کودک غذا بریزد یا ممکن است نوعی اتفاق ناگوار در آشپزخانه رخ دهد. از قبل بدانید چه نوع مهمانانی در این رویداد خواهند بود تا بتوانید چیدمان میزهای غذا و صندلی مهمان را برنامه ریزی کنید.

     • اگر جایی ریخته شد، به دلایل ایمنی باید در اسرع وقت تمیز شود، حتی اگر مجبور باشید فرش، وسایل تزئینی یا مبلمان را جابجا کنید. اگر لکه قابل پوشاندن نیست (مثلاً اگر یک کالای عتیقه است) بهتر است آن مورد را با لکه پاک کنید. اگر مبلمان یدکی دارید، از آن استفاده کنید. اگر نه، بقیه مبلمان را طوری بچینید که نبود یک مورد محسوس نباشد.
     • منطقه غذا را می توان با حصار طناب، پرده یا پرده حصار کرد. این می تواند مفید باشد اگر بشقاب های پیش غذا به سختی روی میز بوفه جا بیفتند یا اگر قصد دارید چیزی را که بعداً سرو می شود به نمایش بگذارید. برخی از مهمانان ممکن است تصور کنند که غذا به مقدار نامحدود سرو می شود و می توان آن را به تنهایی مصرف کرد، اما همیشه اینطور نیست.
     • منو را تغییر دهید اگر قسمتی از ظرف قابل سرو نیست (مثلاً یک ظرف جانبی سوخته است)، آن را حذف کنید، آن را با دیگری جایگزین کنید یا مقدار آن را کم کنید تا به اندازه کافی مخلفات برای همه باقی بماند. در عین حال، باید سهم سایر غذاها را افزایش دهید. تصمیم را به مسئولین اطلاع دهید.
     • اگر از قبل به همه چیز فکر کرده باشید، نباید هیچ گیاهخوار، تتوتال یا میهمان آلرژی غافلگیرکننده باشد، اما غیرمعمول نیست که افراد اقوام یا دوستان نزدیک خود را بدون اطلاع قبلی به آنها بیاورند، به خصوص اگر در رویداد خبری نباشد. محدودیت دعوت سخت به عنوان یک قاعده، حل چنین مشکلاتی آسان است. در ورودی از مهمانان استقبال کنید و از آنها بپرسید که آیا ترجیحات غذایی دارند یا خیر. به محض اینکه از آنها آگاه شدید، ترجیحات خود را در مورد آشپزخانه در میان بگذارید.
     • اگر مهمانان بیشتری از آنچه انتظار داشتید آمدند، ترتیبی دهید که غذای بیشتری تهیه کنید یا در صورت لزوم مواد غذایی بیشتری بخرید. به عنوان یک قاعده، آشپزخانه دارای انباری از مواد غذایی است که فاسد شدن احتمالی را در بر می گیرد، و اغلب مواد غذایی بیشتر از حد مورد نیاز است، نه کمتر. می توانید وعده های غذایی را کاهش دهید و نان، سالاد یا سبزیجات بیشتری سرو کنید، غذاهایی که می توانید به سرعت از سوپرمارکت خریداری کنید.

   • راه حل مشکلات کودکان را بدانید.اشتباهی که بسیاری از مدیران مرتکب می شوند را مرتکب نشوید - به یاد داشته باشید که کودکان نیز مانند بزرگسالان نیازهایی دارند: آنها می خواهند اوقات خوبی داشته باشند و خسته نباشند. اگر در یک رویداد سرگرمی برای کودکان وجود نداشته باشد، والدین اغلب آزرده می شوند. بهترین کار این است که از همه مهمانانی که قصد دارند کودکان را بیاورند بخواهید هنگام ارسال پاسخ به دعوتنامه شما را از این موضوع مطلع کنند.

     • برای کودکان خردسال (زیر 10 سال)، بهتر است غذا یا تنقلات زودتر ارائه شود زیرا شام معمولاً تا ساعت 8 بعد از ظهر شروع نمی شود، که بسیار دیرتر از غذای معمول کودکان است. غذا باید برای کودکان جالب و سالم باشد، اما به اندازه غذای بزرگسالان متفکر باشد - والدین از این موضوع قدردانی خواهند کرد. خوردن غذای مغذی برای کودکان کار را برای والدین آسان‌تر می‌کند تا بتوانند شبی آرام داشته باشند.
     • کودکان بالای 10 سال معمولاً می توانند غذای بزرگسالان و اندازه وعده های غذایی را مانند بزرگسالان سرو کنند، اگرچه کودکان اغلب کل وعده را نمی خورند. با رضایت والدین، اگر کودکان غذای بزرگسالان را دوست ندارند، منوی غذای کودکان را پیشنهاد دهید. نوجوانان اغلب غذاهای مشابه کودکان را انتخاب می کنند زیرا ساده تر هستند. به همین دلیل، برخی موسسات در حال تغییر نام منوی کودکان به منوی جایگزین هستند. در مورد منوهای کودکان و گزینه های سرگرمی برای کودکان و سالمندان از قبل با مهمانان اصلی بحث کنید.
     • یک مکان خصوصی برای زنان دارای نوزاد برای تغذیه و تعویض آنها و همچنین مکانی برای خواب کودکان کوچک در صورت خستگی در نظر بگیرید.

   • بدانید که چگونه با مهمانان بداخلاق و مست، و همچنین افرادی که سعی می کنند بدون دعوت در یک رویداد شرکت کنند، رفتار کنید. در حالت ایده آل، می توان از این اجتناب کرد، اما نه همیشه - مشکلات ممکن است در رویدادهای شرکتی و خانوادگی رخ دهد. اغلب موارد ظریف ظاهر می شوند که شما در مورد آنها نمی دانستید و نمی توانستید بدانید، بنابراین برای هر چیزی آماده باشید.

     • از مشتری و مهمانان اصلی در مورد سناریوهای احتمالی رفتار در چنین مواردی بپرسید. اگر مناسب نیست این موضوع را با آنها در میان بگذارید، برای جلوگیری از مشکلات نشستن، با سایر مسئولین صحبت کنید. مسئولیت این موقعیت ها را تعیین کنید، وضعیت را زیر نظر بگیرید و در صورت لزوم آماده مداخله باشید. به طور دقیق، مسئولیت شما اجرای رویداد است، اما شما مسئول مسائل شخصی مهمانان نیستید. به همین دلیل، باید دریابید که در صورت بروز شرایط ناخوشایند با چه کسی تماس بگیرید.
     • از آنجایی که امتناع از الکل برای مهمانی که قبلاً زیاد نوشیدنی داشته است و همچنین تعامل با مهمانی که پرخاشگرانه رفتار می کند دشوار است، بهتر است به یکی از مهمانان اجازه دهید تعارض را حل کند. فقط در صورت تایید مهمانان اصلی با پلیس تماس بگیرید. حتی رویدادهای کوچک اغلب مستلزم مصرف مقدار زیادی الکل است، بنابراین مهم است که همیشه هوشیار باشید.
     • شرایط با افرادی که سعی می کنند بدون دعوت به یک رویداد برسند همیشه بسیار دشوار است. در این مورد، بهتر است با آرامش از آنها بخواهید که مراسم را ترک کنند، اما ابتدا با مهمانان اصلی بررسی کنید که آیا این افراد واقعاً در لیست دعوت نیستند. اگر افراد تهاجمی عمل می کنند، وظیفه شما این است که تا حد امکان از مهمانان محافظت کنید. اگر مهمانان ناخوانده علیرغم درخواست شما ترک نکنند، با پلیس یا امنیت تماس بگیرید.
     • مهمانان اغلب جدول صندلی را نادیده می گیرند و در جایی که می خواهند یا در کنار کسانی که می خواهند با آنها بنشینند می نشینند. از مهمانان اصلی بپرسید که آیا این مورد قابل قبول است یا خیر. بهتر است همه چیز را از قبل با مشتریان در میان بگذارید. در صورت نیاز به نشستن، تا شروع شام به کسی اجازه ورود به اتاق غذاخوری را ندهید. مهمانان اغلب تا شام در لابی، سرسرا یا بار هستند. اگر برخی از افراد به دلیل اختلافات خانوادگی نباید ملاقات کنند، می توانید افراد را به گروه هایی تقسیم کنید و آنها را جداگانه به میزهای مربوطه هدایت کنید.

   • بدانید اگر آب و هوا مانع شما شد چه کاری انجام دهید.بارش ناگهانی باران یا برف در برخی مناطق و همچنین گرما یا سرمای شدید ممکن است. به طور کلی، اگر رویداد در داخل خانه برگزار شود، آب و هوا چیز مهمی نیست، اما با رویدادهای خارج از خانه، اوضاع پیچیده تر می شود. اگر هوای بد پیش بینی می شود، رویداد را به مکان دیگری منتقل کنید. اگر این امکان وجود ندارد، یک غرفه یا چادر بزرگ اجاره کنید (اگرچه این گزینه در صورت رزرو در آخرین لحظه ممکن است گران باشد). برای آمادگی برای رویداد، آب و هوا را زیر نظر بگیرید. در شرایط بد آب و هوا، اصلاح وضعیت بسیار دشوار است، بنابراین تمام تلاش خود را برای جلوگیری از مشکلات انجام دهید.

     • برخی از کشورها در برابر آب و هوای بد و سایر مشکلات بیمه دارند. اگر آب و هوای منطقه شما غیرقابل پیش بینی است، یک برنامه آب و هوای نامناسب داشته باشید. از هزینه بیمه و انتقال رویداد به مکان دیگری مطلع شوید، زیرا این به شما کمک می کند مشتری خود را برای هزینه های اضافی احتمالی آماده کنید.

• وسایل ضروری مانند دستمال کاغذی، کپسول آتش نشانی، جعبه کمک های اولیه و سایر موارد را در یک مکان مناسب نگه دارید. اگر همه چیز خوب پیش برود، به آنها نیاز نخواهید داشت، اما برای رویدادهای بزرگتر، بهتر است آنها را در دسترس داشته باشید.
• اگر هر یک از میهمانان یا سخنرانان خسته یا جت لگ شده اند، با آنها یا دستیارانشان مشورت کنید تا ببینید آیا به یک جلسه اسپا، ماساژ یا هر چیز دیگری که به آنها احساس بهتری می دهد نیاز دارد یا خیر. اگر مدتی است غذا نخورده اند می توانید ناهار و اگر حالشان خوب نیست قرص بفرستید (مثلا در مورد سردرد ناشی از استرس یا معده درد ناشی از پرواز). مهمانان یا سخنرانان خسته راه هایی برای خراب کردن هر رویدادی هستند، مهم نیست چقدر تلاش می کنید.
• مطمئن شوید که همه می توانند صحنه را ببینند و موسیقی یا اجراها را بشنوند.
• به یاد داشته باشید که مشارکت در سازماندهی رویداد شخص دیگری افتخار بزرگی است، حتی اگر خود این روند بسیار اعصاب خردکن باشد. کار شما می تواند بسیاری از افراد را خوشحال کند و تجربیات فراموش نشدنی را به آنها هدیه دهد. این تجربه برای شما نیز مفید خواهد بود، زیرا مهارت های جدید زیادی کسب خواهید کرد.
• اگر این رویداد را جذاب‌تر می‌کند، می‌توانید خودتان سخنرانی کنید یا حتی با کسی برقصید. مهم است که در صورت نیاز به شرکت در یک رقص یا سخنرانی، بتوانید مسئولیت های خود را محول کنید. مهم این است که در هیچ میزی سکوت نباشد.

اطلاعات مقاله

wikiHow مانند ویکی کار می کند، به این معنی که بسیاری از مقالات ما توسط چندین نویسنده نوشته شده اند. در طول ایجاد این مقاله، 30 نفر، از جمله به صورت ناشناس، برای ویرایش و بهبود آن تلاش کردند.

به زبان های دیگر:

این صفحه 57546 بار بازدید شده است.

این مقاله به شما کمک کرد؟