کنجکاوترین پارادوکس این است که آگاهی انسان به خوبی با تولید افکار جدید کنار می آید، اما اغلب با ذخیره افکار قدیمی شکست می خورد. خیلی اوقات ما حتی اطلاعات ساده را فراموش می کنیم - برای مثال، اینکه آیا چیزی را از فروشگاه بخریم یا کلیدهای خود را کجا گذاشته ایم. آیا این برای شما آشنا به نظر می رسد؟ خب شما تنها نیستی. و اگر حتی چنین چیزهای ساده ای را فراموش کنیم، در مورد انجام وظایف و بهره وری شخصی بالا چه می توانیم بگوییم.

در Goalton.com، با توجه به ماهیت فعالیت هایمان، ما به هر روش افزایش بهره وری شخصی و تیمی توجه بسیار بالایی داریم. این برای ما عادی شده است که دائماً جدیدترین تکنیک ها را در این زمینه و همچنین تکنیک های قدیمی نسبتاً تبلیغ شده را جستجو و آزمایش کنیم. و امروز می خواهیم در مورد تفاوت های ظریف، جوانب مثبت و منفی صحبت کنیم که خودمان با استفاده از رویکرد GTD تجربه کرده ایم. طبق معمول کارشناسان ما متمرکزترین خلاصه ممکن را برای شما ساخته اند تا در پایان مقاله درک خوبی از این موضوع داشته باشید و حداقل کمی تاثیرگذارتر شوید.

ایده اصلی

بنابراین، ماهیت روش GTD مبتنی بر این فرض اساسی است که اگر سرش با جریان اطلاعات دریافتی مشغول باشد، رسیدن به اهداف برای شخص دشوار است. گاهی اوقات آنقدر افکار، وظایف و حواس‌پرتی‌های بیرونی در زندگی ما وجود دارد که تمرکز بر روی چیز اصلی بسیار دشوار است. بنابراین، دیوید آلن پیشنهاد کرد که به جای نگه داشتن حجم زیادی از اطلاعات در ذهن خود، ذهن خود را آزاد کنید کار مستقیمو سعی کنید تمام اطلاعات را به یک رسانه خارجی منتقل کنید، زیرا قبلاً آن را به روشی خاص ساختار داده اید.

تأثیر جریان اطلاعات ورودی از نظر دی. آلن

تیم متدولوژیست Goalton.com معتقد است که این دیدگاه سازماندهی کار کاملاً موجه است. برای افراد موفقثبت افکار و فهرست اقدامات شمااین یک واقعیت غیرقابل انکار است و به همین دلیل است که دفترچه یادداشت و دفتر خاطرات مدتهاست به نمادی از تاجران موفق تبدیل شده است. اولین کاری که باید انجام دهید این است که سر خود را تخلیه کنید. فقط انبوه وظایف زنبور را از سر خود به هر دستگاه ذخیره سازی خارجی منتقل کنید.

دهه گذشته دور جدیدی از توسعه رایانه را به ما داده است - آنها در نهایت واقعاً شخصی، سبک وزن، مینیاتوری شده اند و تقریباً از هر کجای کره زمین می توانید به شبکه جهانی یا خدمات ابری دسترسی داشته باشید. نرم افزار کاربر پسند ضبط پروژه ها و وظایف شما را ساده و بصری می کند، چه ترجیح می دهید از نقشه های ذهنی استفاده کنید یا لیست های کار را ایجاد کنید.

برای اینکه سر خود را آزاد کنید و چیزهایی را یادداشت کنید، کافی است یک مدیر وظیفه راحت نصب کنید یا از یک سرویس ابری مانند Goalton، Remember the milk، Asana یا Todoist استفاده کنید.

ما کاملاً با نویسنده GTD موافقیم که فردی که برای بهره وری شخصی بالا تلاش می کند باید کنترل کاملی بر مدیریت فرآیند کار داشته باشد. این فرآیند شامل چندین اقدام متوالی است - جمع آوری و پردازش داده ها، سازماندهی راحت اطلاعات جمع آوری شده در مورد پروژه ها، توانایی انجام بررسی های دوره ای و تصمیم گیری در مورد نیاز به انجام اقدامات خاص. ما کمی بعد به این روند باز خواهیم گشت، اما در حال حاضر آن را با یک نمودار بصری نشان خواهیم داد.

تمرین برنامه ریزی

بعد از اینکه هر چیزی را که در آن انباشته شده از سر خود خالی کردید، باید آن را به انبوهی دسته بندی کنید. بنابراین، فرض دوم آلن برای برنامه ریزی زمان بر اساس مدل به اصطلاح شش سطحی بررسی کار شما است. در واقع نویسنده GTD می گوید که انسان باید بتواند از دید پرنده به امور خود نگاه کند. برای انجام این کار، او پیشنهاد می کند که 6 سطح دیدگاه را متمایز کند:

• امور جاری
• پروژه های جاری
• محدوده وظایف
• 1-2 سال آینده
• چشم انداز پنج ساله
• زندگی شما به طور کلی

روش GTD توصیه می کند که هر سطح را در یک فرکانس مشخص بررسی کنید تا به درستی وظایف خود را اولویت بندی کنید. و اگرچه ما این رویکرد را تا حدودی ساده می‌دانیم، اما همچنان با این گفته موافقیم. شاید مهمترین توصیه متدولوژیست های Goalton.com در این زمینه این باشد که این لیست را وارونه کنید و با تعیین اهداف زندگی شروع به برنامه ریزی امور خود کنیدبطور کلی. آیا سخت است؟ و چطور! اما دقیقاً این فرمول بندی سؤال است که به شما انگیزه می دهد تا بردار توسعه خود را به طور اساسی تغییر دهید. به هر حال، اگر به طور مداوم همان کار را روز به روز انجام می دهید، پس چرا باید نتیجه شما تغییر کند؟

کمی در مورد اهداف

از بیرون به خودتان نگاه کنید و سعی کنید صادقانه به چند سوال پاسخ دهید - آیا از زندگی خود راضی هستید؟ آیا کیفیت آن به اندازه کافی بالاست؟ آیا در پایان روز کاری خسته می شوید یا برعکس انرژی اضافی دریافت می کنید؟ آیا دوست دارید 10 سال دیگر همین کار را انجام دهید؟ به نظر شما زندگی یک فرد ایده آل چگونه است؟

مطمئناً این نگاه فلسفی تری به زندگی شماست و نیاز به نگرشی سالم و بی طرفانه دارد، اما این زندگی شماست و برای اینکه در پایان سفر لذت ببرید، باید رهنمودهای درستی را برای خود تعیین کنید. منظور ما از چنین دستورالعمل هایی تعریف ویژگی های خاصی است که باید داشته باشید. به عبارت دقیق تر، نه فقط "شما"، بلکه "بهترین شما". وقتی متوجه شدید مفهوم "بهترین خود"، بلافاصله خواهید فهمید که بدون اقدامات خاص نمی توانید بهتر شوید.

برچسب ها و زمینه ها در عمل

اما بیایید به ایده های دیوید آلن برگردیم. آیا موارد فوق شبیه GTD هستند؟ متاسفانه فقط تا حدی ما معتقدیم که تکنیک بدست آوردن چیزهاانجام شده واکنشی تر است، در حالی که رویکرد برنامه ریزی که ما پیشنهاد می کنیم به درستی پیشگیرانه در نظر گرفته می شود. تفاوت در چیست؟

واقعیت این است که رویکرد واکنشی، همانطور که از نامش پیداست، واکنشی به رویدادهای خاص است. به طور خاص، روش GTD به طور فعال استفاده از به اصطلاح "زمینه ها" را ترویج می کند، یعنی شرایطی که تحت آن اقدامات خاصی را انجام می دهید. انواع زیادی در دنیا وجود دارد نرم افزار، دقیقاً از اضافه بار با زمینه ها رنج می برد.

زمینه چیست؟ اینها برخی از برچسب ها هستند که با آنها کارهای خاصی را علامت گذاری می کنید. در حقیقت ما در مورددر مورد روش گروه بندی وظایف بر اساس این معیار. بیایید توضیح دهیم مثال ساده– برخی از کارها را با برچسب (زمینه) «جان» علامت گذاری می کنید و زمانی که جان را ملاقات می کنید، دقیقاً در مورد این وظایف با او بحث می کنید. این بسیار راحت به نظر می رسد، زیرا اکنون قطعاً فراموش نخواهید کرد که از او سؤالات خود را بپرسید. به همین ترتیب، می توانید وظایف را با زمینه یک موقعیت جغرافیایی برچسب گذاری کنید، مانند «دفتر مرکزی»، و زمانی که خود را در مکانی به نام «دفتر مرکزی» می بینید، به وظایف خاصی بپردازید.

نمونه ای از پیاده سازی متدولوژی GTD در Goalton.com

همچنین می توانید بسته به آنچه در اختیار دارید یک گروه بندی جداگانه از موارد ایجاد کنید مقدار وقت آزاد. به عنوان مثال، در اسکرین شات بالا لیست کارهایی را که بر اساس مدت زمان آنها تقسیم می شود، مشاهده می کنید:

• کارهایی که باید به مدت 5 دقیقه انجام دهید
• کارهایی که باید برای نیم ساعت انجام داد
• کارهایی که باید برای 1 ساعت انجام دهید
• کارهایی که باید برای 3 ساعت انجام دهید

اکنون، اگر نیم ساعت وقت آزاد دارید، پس با پیروی از روش GTD، فقط باید به بخش "نیم ساعت" مربوطه نگاه کنید و یک مورد را از آنجا انتخاب کنید که به عهده خواهید گرفت. به عنوان مثال، می توانید اسلایدهای موجود در ارائه خود را بررسی کنید.

به طور کلی روش دی آلن فوق العاده ساده است و به همین دلیل هزاران طرفدار در گوشه و کنار جهان دارد. ابتدا همه کارهای خود را در صندوق ورودی (INBOX) قرار می دهید و سپس به صورت دوره ای آن کارها را بر اساس موقعیت مکانی، بر اساس بافت افراد، یا بر اساس زمان در دسترس توزیع می کنید. شما به سادگی در پوشه های جداگانه قرار می دهید منابع مرجعیا لینک های مفیدی که با آنها برخورد می کنید. در آینده، همیشه می توانید به آنها مراجعه کنید تا تصمیم بگیرید که آیا باید کاری با آنها انجام دهید یا خیر. اگر وظیفه‌ای را به یکی از همکارانتان محول کرده‌اید، به سادگی آن را به پوشه «Delegated» منتقل کنید.

همانطور که می بینید، استفاده از روش GTD برای مثال با استفاده از Goalton.com فوق العاده ساده است! و با در نظر گرفتن این واقعیت که سیستم دارای تعدادی دایرکتوری است، به عنوان مثال، دفترچه آدرس مخاطبین شما و یک تقویم داخلی، مدیریت امور شما بسیار آسان و راحت می شود.

بیایید در مورد معایب GTD صحبت کنیم

روش پیشنهادی برای استفاده آسان است و واقعاً از روز اول استفاده نتایج عالی می دهد. اما کمی نقد کنیم تا عینیت داشته باشیم و به کارایی بیشتری در کارمان برسیم.

بنابراین، اگر شما یک فرد کاملاً ضعیف هستید که همه چیز برای شما از دست می رود، زمانی برای انجام کاری ندارید و همیشه انجام یک کار مهم را فراموش می کنید، مطمئناً این روش خوب خواهد بود. او واقعاً امور شما را سر و سامان می دهد و نتایج به زودی قابل مشاهده خواهد بود. اما به یاد داشته باشید که این یک روش واکنشی است، یعنی شما به رویدادهای خارجی واکنش نشان می دهید.

که در فعالروش‌هایی که تیم Goalton.com دنبال می‌کند، بدون توجه به اینکه این اهداف شخصی یا کاری هستند، یک مکان مرکزی را نه در زمینه، بلکه در اهداف شما قرار می‌دهند. به عبارت دیگر، ما معتقدیم که اگر شما یک خاصی را تعریف کرده باشید هدف مهمو اولویت بالاتری به آن اختصاص دهید، سپس باید وظایفی را از لیست خود بردارید و بدون توجه به شرایط بیرونی مناسب، بلکه بر اساس اولویت آنها، آنها را تکمیل کنید.

برای مثالی که در بالا مورد بحث قرار گرفت، این بدان معنی است که شما می توانید خود جان را صدا بزنید (فعالیت)، بدون اینکه منتظر بمانید تا شما به طور تصادفی او را ملاقات کنید. در عین حال، لازم نیست با او در مورد تمام مواردی که "جان" علامت گذاری شده است صحبت کنید - در عوض، فقط در مورد موضوع مهمی که اکنون اولویت شماست بحث کنید و فقط روی آن تمرکز کنید. وضعیت در مورد "دفتر مرکزی" مشابه است - چرا منتظر زمینه مناسب باشیم؟ اگر کار مهمی دارید که منجر به هدف مورد نیازتان می شود، پس به دفتر مرکزی بروید و بدون اتلاف وقت مسائل خود را حل کنید. این تفاوت بین رویکردهای واکنشی و پیشگیرانه است. کل ایدئولوژی سیستم گلتون تابع اولویت اهداف است و ما معتقدیم که گروه بندی وظایف باید دقیقاً بر اساس معیارهای پروژه و زمانی انجام شود و نه بر اساس برچسب ها و زمینه های مشروط.

«برچسب‌ها دشمن تفکر ساختاری هستند. مضرات برچسب ها در دسترسی آسان و بی ضرر بودن خارجی آنهاست. آنها اغلب در یک برنامه ریز خوب به نظر می رسند و در رنگ های متنوع و زیبا وجود دارند. استفاده از آنها آسان است و می توان از آنها برای علامت گذاری هر چیزی استفاده کرد. چرا بسیاری از مردم برچسب ها را دوست دارند؟ زیرا اگر هیچ برچسبی در سیستم وجود ندارد، پس باید فکر کنید. به این فکر کنید که این یا آن وظیفه را کجا تعیین کنید، به این فکر کنید که چگونه این کار را در زنجیره کلی اقدامات ادغام کنید. به این فکر کنید که اجرای این عمل چقدر به موقع یا مناسب خواهد بود و آیا حتی یک عمل است یا فقط یک فکر. بدون برچسب، باید خیلی فکر کنید و اغلب ایده های خود را به چیزی کاربردی تر تبدیل کنید یا به طور کلی آنها را رها کنید. اما آیا این هدف شما نیست؟ برچسب ها هستند عادت بد. سعی کنید آنها را رها کنید - در ابتدا احساس ناراحتی خواهید کرد، اما بعد نتیجه را خواهید دید.

بدیهی است که خود دیوید آلن متوجه شده بود که روش پیشنهادی او خوب است، اما کامل نیست. به همین دلیل است که او بخشی از کتاب فوق‌العاده خود را به «موارد غیر معمول» اختصاص داد که نیاز به تفکر و تأمل عمیق‌تری دارند. در نتیجه، روش شناسی او علاوه بر روش برنامه ریزی افقی، با روشی عمودی تکمیل شد که در آن جنبه های بسیار مهمی از دیدگاه ما گنجانده شد:

• تعیین اهداف
• ایجاد چشم انداز
• طوفان فکری
• تعریف اقدامات خاص

آلن بر اساس طبقه‌بندی پیشنهادی خود و روش‌های ذخیره‌سازی اطلاعات، این فرآیند را بسیار تسهیل کرد، اگرچه او آن را به شیوه‌ای گیج‌کننده ارائه کرد. اساس سردرگمی فقدان الگوریتم‌های واضح و همان استفاده بدنام از زمینه‌ها است که نویسنده هرگز آن را رها نکرد و معتقد بود که آنها اجازه می‌دهند «درباره اقدامات خاص بعدی با دریافت یادآوری‌های صحیح ایده‌ای به دست آوریم. زمان مناسبو در جای مناسب." خوب، بیایید در مورد او خیلی سخت قضاوت نکنیم. در نهایت، همه افراد از نظر روانی و ویژگی های شخصیتی کمی با یکدیگر متفاوت هستند. احتمالاً برای برخی افراد، رویکرد واکنشی برای انجام تجارت مناسب تر است.

در پایان بررسی خود از تکنیک Getting Done، من همچنان می خواهم توجه را به یک نکته مثبت جلب کنم. نویسنده این روش با پیشنهاد یک طرح نسبتاً ساده و ساختار یافته برای پردازش اطلاعات دریافتی، شاید ارزشمندترین کمک را در توسعه بهره وری شخصی انجام داد. همانطور که در شکل مشاهده می کنید، این نمودار یک راهنمای گام به گام در مورد اینکه با اطلاعات دریافتی چه کاری انجام دهید تا مغز خود را از به خاطر سپردن آن راحت کنید، توضیح می دهد.

نمودار «به انجام رساندن کارها» دیوید آلن

کارشناسان ما تا حد زیادی با این طرح موافق هستند و آن را کمکی عالی برای افرادی می دانند که می خواهند به نتایج عالی دست یابند. با این حال، ما وظیفه خود می دانیم که هشدار دهیم که این طرح حاوی یک نقص بسیار مهم است که تیم Goalton.com به شدت با آن مخالف است. واقعیت این است که در این طرح یک شاخه منطقی وجود دارد که نیاز به اولویت دادن به کارهای کوچک را پیشنهاد می کند. "آیا کمتر از 2 دقیقه طول می کشد؟ - فوراً انجامش دهید" شعار GTD است. ما درک می کنیم که آلن هنگام معرفی این عنصر با چه چیزی هدایت می شد - او می خواست مردم را از کارهای کوچکی که گاهی به طرز آزاردهنده ای در مغز شما می چرخند نجات دهد. با این حال، ممکن است یک بمب بزرگ نیز در اینجا کار گذاشته شود.

در مقاله خود در مورد اصل یک چیز، به طور مفصل در مورد مسائل مربوط به تمرکز، تمرکز و اراده بحث کردیم. این قدرت اراده است که به ما امکان می دهد فعالیت انتخابی را انجام دهیم و ما را از تلاش برای تغییر به چیز دیگری باز می دارد. ولی Vبا گذشت روز، اراده و انرژی ذهنی شما تحلیل می رود.. پس آیا صرف آن برای کارهای کوچک دو دقیقه ای فایده ای دارد؟ ما فکر نمی کنیم. تحت هیچ شرایطی نباید روز خود را با تندخو کردن چیزهای کوچک شروع کنید - همیشه روز کاری خود را با کار اصلی شروع کنید!

واقعیت این است که علاوه بر تعیین اینکه اصولاً چه کاری باید انجام دهید، نحوه کار دقیقاً روی کار نیز بسیار مهم است. اکثریت تحقیق علمیآنها به وضوح می گویند که بزرگترین دشمن انسان اوست ناتوانی در تمرکز روی یک کار. به هر حال، برای کسانی که به این جنبه خاص علاقه دارند، خواندن تکنیک های گوجه فرنگی را توصیه می کنیم. ما صمیمانه بر این باوریم که توانایی (و مهارت کسب شده، عادت) برای کار کردن بر روی یک کار خاص برای مدت زمان معین، بدون اینکه حواس‌تان به چیز دیگری پرت شود، برای دستیابی به موفقیت بسیار مهم است. با این حال، اگر دستورالعمل‌های GTD را در نظر بگیرید که ابتدا کارهای کوتاه را انجام می‌دهید، این خطر را دارید که فقط این کارهای کوتاه را در تمام روز انجام دهید.

ممکن است کسی بپرسد: چه اشکالی دارد؟ اولا، آنچه در ابتدا برای شما کوتاه به نظر می رسید ممکن است در واقع زمان قابل توجهی را بگیرد. ثانیاً، ابتدا باید کارهای مهم را انجام دهید (یعنی کارهایی که به دلیل ارزششان اولویت بالایی دارند) و نه کارهای کوتاه. ثالثاً منبع انرژی هر فردی محدود است، یعنی با انجام ده کار کوتاه می توانید تمام توان و الهام خود را صرف آنها کنید. و فراموش نکنید که جابجایی بین کارها نیز بخشی انرژی بر کار مغز شما است. در مقاله قبلی به تفصیل در مورد هزینه جابجایی بین وظایف و خطرات چندوظیفه ای صحبت کردیم.

نتیجه گیری ما

گرفتن کارهای انجام شدهیک تکنیک مدیریت زمان است که توسط دیوید آلن پایه گذاری شده و در کتاب خود به همین نام شرح داده شده است.

ایده اصلی روش این است که فرد باید سر خود را از اطلاعات روزمره غیر ضروری با انتقال آن به یک رسانه خارجی خالی کند، خواه سینی هایی با کاغذ، کتاب خاطرات یا.

دیوید الگوریتمی را ارائه می دهد که می تواند برای پردازش کارآمد مقادیر زیادی از اطلاعات و سازماندهی زمان شما استفاده شود.

طبق روش GTD، بهتر است با اطلاعات دریافتی در چند مرحله کار کنید:

2. پردازش.

3. سازمان.

5. اعمال.

بیایید این مراحل را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

مجموعه

ایده اصلی این است که هر کار، ایده، اطلاعات و غیره توسط شما دریافت می شود. باید روی برخی رسانه ها ضبط شود: روی کاغذ، پست، در لپ تاپ یا رایانه جیبی. شاید از ابزارهای مختلفی برای ثبت اطلاعات ورودی مختلف استفاده کنید. نکته این نیست. ایده های اصلی به شرح زیر است:

چیزی را فراموش نخواهی کرد

شما سر خود را از حجم زیادی از اطلاعات روتین خالی خواهید کرد.

بسته به ابزارهای جمع آوری، اطلاعات ثبت شده روی کاغذ را می توان در سینی ها، فایل ها یا ایمیل های ارسال شده به پوشه های خاص و غیره جمع آوری کرد.

برای اینکه این طرح کار کند، سینی های اطلاعات ورودی باید در دوره ای مانند یک بار در هفته پردازش شوند. با پردازش سینی ها، در واقع آنها را خالی می کنید.

به عنوان مثال، می توانید تمام وظایف، ایده ها، یادداشت ها را در بخش "وظایف" سازمان دهنده آنلاین با یک کلیک ضبط کنید.

سازمان

پردازش اطلاعات جمع‌آوری‌شده (سبد، سینی، ظرف صندوق ورودی) دقیقاً طبق الگوریتم زیر پیش می‌رود:

عنصر بالای بعدی سبد «صندوق ورودی» را انتخاب کنید.

اگر عنصری نیاز به عمل داشته باشد و زمان کمی (تا 5 دقیقه) طول بکشد، بلافاصله آن را اجرا می کنیم.

اگر کاری به زمان زیادی نیاز دارد، آن را به کسی محول می کنیم یا آن را به تعویق می اندازیم.

اگر موردی در سبد «صندوق ورودی» نیازی به اقدامی نداشته باشد، آن مورد را کنار می‌گذاریم، آن را در سینی «روزی شاید» (فهرست) قرار می‌دهیم یا این مورد را در جایی از بایگانی به عنوان اطلاعات مرجع می‌گذاریم.

دیوید آلن برای سازماندهی کار بر روی آن دسته از وظایفی که نیاز به اقدام بیشتر دارند، پیشنهاد می کند که این وظایف را به چند لیست تقسیم کنید:

اقدامات زیر

شما باید فهرستی از اقدامات خاص دیگری که باید انجام شوند داشته باشید. فقط در این مورد، شما قادر خواهید بود تا جایی که ممکن است کارآمد، "سنگ زدن" کار کنید. تعداد زیادی ازکسب و کار

در سازمان‌دهنده آنلاین TimeMaster، فهرست مشابهی با یک برگه کار نمایش داده می‌شود

پروژه ها

وظایفی که برای دستیابی به اهداف خود به بیش از یک اقدام نیاز دارند در اصل پروژه هستند. به عنوان مثال، برای آماده شدن برای ارائه باید با سازمان دهندگان تماس بگیرید، صورتحساب محل را بپردازید و غیره. برای هر پروژه، اقدامات بعدی باید مشخص شود.

با سازمان‌دهنده آنلاین TimeMaster، می‌توانید وظایف را در چند ثانیه به وظایف فرعی تقسیم کنید.

به تعویق افتاد

اگر کاری به دلایلی محول شده باشد یا کمی دیرتر بتوان آن را تکمیل کرد، چنین وظایفی باید در فهرست جداگانه ای قرار گیرند.

سازمان دهنده آنلاین TimeMaster دارای مخاطبینی است که از طریق آنها می توانید لیست وظایف را حفظ کنید.

روزی شاید

وظایفی وجود دارد که این لحظهمرتبط نیستند، مشخص نیست که آیا آنها در آینده مرتبط خواهند بود یا خیر، اما این احتمال وجود دارد. چنین وظایفی در یک لیست جداگانه قرار می گیرند.

در سازمان‌دهنده آنلاین TimeMaster، می‌توانید با استفاده از زمینه‌ها، چنین فهرست‌هایی را در چند ثانیه سازماندهی کنید.

دیوید آلن توصیه می کند که برنامه ریزی سفت و سخت کلاسیک روز را کنار بگذارید، زمانی که کل روز دقیقه به دقیقه برنامه ریزی می شود. چنین برنامه ریزی در عمل به ندرت قابل اجرا است، زیرا در هر زمان ممکن است حواس شما پرت شود و برنامه ها تغییر کنند.

دیوید معتقد است که وظایف به سخت و نرم تقسیم می شوند.

وظایف انعطاف پذیردر یک لیست ساده بروید اینها وظایفی هستند که می توانند در هر نقطه از زمان تکمیل شوند، بنابراین می توان آنها را به ترتیب تکمیل کرد. اکثر وظایف برای افراد عادی در این دسته قرار می گیرند.

کارهای سخت– اینها وظایفی هستند که به زمان خاصی گره خورده اند. به عنوان مثال، یک جلسه، یک کنفرانس، یک تماس برنامه ریزی شده، یک کار در شرف اتمام است.

منطقی است که فقط کارهای سخت را در تقویم خود نگه دارید. در ابتدای روز، لیست تقویم و لیست وظایف خود را مرور می کنید. زمانی که لیست وظایف و تقویم در یک صفحه قرار می گیرند راحت تر است. اینجوری برنامه ریزی راحت تره اگر هیچ کار سختی در ابتدای روز برنامه ریزی نشده باشد، می توانید کارهای انعطاف پذیر را به ترتیب انجام دهید: بسته به در دسترس بودن زمان، انرژی و منابع، وظایف را از بالاترین اولویت به پایین ترین اولویت انجام می دهید. به محض اینکه زمان انجام یک کار سخت فرا رسید، استراحت می‌کنید، کار سخت را تکمیل می‌کنید و سپس به انجام کارهای فهرست برمی‌گردید. این انعطاف‌پذیرترین، ساده‌ترین و راحت‌ترین راه برای برنامه‌ریزی هنگام کار با تعداد زیادی کیس است.

دیوید همچنین در کتاب خود به برنامه ریزی از بالا به پایین اشاره می کند. او از قیاس بررسی اهداف، پروژه ها و وظایف "از بالا" استفاده می کند:

1. امور جاری؛

2. پروژه های جاری؛

3. شرایط مرجع;

4. سال های آینده (1-2 سال)؛

5. چشم انداز پنج ساله (3-5 سال).

با این حال، همانطور که خود دیوید اذعان می کند، در کتاب او تاکید اصلی بر توصیف روش های پردازش امور جاری و پروژه ها است و برنامه ریزی استراتژیک باید کتاب های جداگانه ای ارائه شود. به هر حال، روش های برنامه ریزی استراتژیک توسط استیو کاوی، متخصص به همان اندازه مشهور جهان در زمینه مدیریت زمان، توصیف شده است. این موضوع در مقاله برنامه ریزی استراتژیک مورد بحث قرار گرفته است.

می‌توانید درباره تکنیک GTD در کتابی با همین نام، Getting Things Done اثر دیوید آلن، اطلاعات بیشتری کسب کنید، یا یاد بگیرید که چگونه این تکنیک و تکنیک‌های دیگر را در عمل با استفاده از یک سازمان‌دهنده آنلاین و ابزارهای دیگر در دوره ویدیویی ما به کار ببرید.

به دنبال راه هایی برای کار کمتر و انجام بیشتر هستید؟ آیا دوجین پروژه را به عهده گرفته اید و کنترل اوضاع را از دست داده اید؟ شاید شما فقط خسته شده اید: کار، خانه، تناسب اندام، سبک زندگی سالم، دوستان، والدین، خانواده، فرزندان؟

در این مورد دیوید آلن و روش GTD او می توانند به شما کمک کنند. این یک واکسن ضد استرس است که به شما یاد می دهد چگونه زمان و هوشیاری را مدیریت کنید.

ماهیت روش GTD

دیوید آلن یک استراتژی اثربخشی شخصی را با هدف به دست آوردن حداکثر سود با حداقل تلاش ایجاد و آزمایش کرده است. او روشی را برای تخصیص موثر زمان بین فعالیت های مهم و ضروری تشریح کرد. نام روش او - انجام کارها (GTD) - به عنوان "به پایان رساندن کارها" ترجمه می شود، اگرچه معنی آن "چگونه چیزها را مرتب کنیم" مناسب تر است. اصول ساده هستند:

1. تمام کارهای ناتمام از سر شما به یک درایو خارجی منتقل می شود. اطلاعات جمع آوری و در یک لیست ثبت می شود. همه چیز گنجانده شده است: حتی کوچکترین چیز. فهرست باید در هر زمانی در دسترس باشد؛ شما باید دائماً به آن نگاه کنید.

2. توضیحات نوشته می شود تا در آینده وقت خود را برای فکر کردن به مشکل هدر ندهید.

3. یک سیستم از یادآوری لیست ایجاد می شود. آنها باید به طور منظم (روزانه، هفتگی) به روز شوند: وظایف تکمیل شده را خط بزنید و موارد جدید اضافه کنید. کنترل انجام می شود: افقی - در کل لیست کارها. عمودی - برای هر مورد خاص (آنچه انجام شده است و چشم انداز چیست).

برای بهینه سازی کار خود، زمان و تاریخ خاصی را برای تکمیل کار تعیین کنید. از برنامه ریز یا تقویم استفاده کنید. به آنچه دیوید آلن می گوید گوش کنید. تمام اقدامات را به صورت متوالی انجام دهید.

تمرین کنیم؟

1. انتقال. در افکار خود برجسته کنید و اولین موقعیت / کار / پروژه ای را که در ذهن شما ظاهر می شود در یک جمله روی کاغذ بنویسید. مهم نیست که آرزو مربوط می شود فعالیت حرفه ای، خانواده یا فردی. باید نتیجه موفقیت آمیز کار به نظر برسد. مثلا:

· با هم/با تمام خانواده به تعطیلات به مالدیو بروید.

· راه اندازی کارخانه/فروشگاه های زنجیره ای در چلیابینسک.

· طبق دستور مادربزرگ کیک/پنکیک بپزید.

2. توضیحات. خاص را بنویسید عمل فیزیکی، که برای پیشرفت باید اجرا شود این پروژه. در حال حاضر چه کاری می توانید انجام دهید؟ کجا بریم؟ با چه کسی تماس بگیریم؟ چی بنویسم با چه کسی صحبت کنم؟

· برای انتخاب گزینه های مسیر با آژانس مسافرتی تماس بگیرید.

· ارسال درخواست آماده شده به پست الکترونیک;

· آرد، کره، تخم مرغ را در فروشگاه ABC بخرید.

3. در مورد آنچه او توصیه می کند انجام دهید فکر کنید.
دیوید آلن. بعد از یک لحظه تأمل چه چیزی تغییر کرد؟ به عنوان یک قاعده، جداسازی یک کار خاص نه تنها کنترل روی آن را افزایش می دهد، بلکه به شما اجازه می دهد تا استراحت کنید. از آنجایی که تصویر مشخصی از نتیجه مطلوب شکل گرفته است، اولین گام ها برای دستیابی به آن ترسیم شده و منابع لازم شناسایی شده است.

به مشکل فکر نکنید، بلکه به راه های حل آن فکر کنید

فکر کردن و تعیین تکلیف کار فکری شماست. بهره وری کار فکری با پاسخ به این سوال تعیین می شود: "نتایج مورد انتظار کار چیست؟" هر چه نتیجه مشخص تر باشد، بهره وری فکری شما بالاتر خواهد بود.

مشکل به یک مشکل خاص تبدیل می شود که باید حل شود. این فرآیند به مراحل ساده تقسیم می شود که نزدیکترین آنها بلافاصله اجرا می شود. یک فرد وظایف را یکی پس از دیگری انجام نمی دهد: من می خواهم روزی آواز خواندن را یاد بگیرم ، باید فوراً یک پروژه را تکمیل کنم ، کودکی را از آنجا انتخاب کنم مهد کودک. او فهرست و مراحل را در مسیر انجام اقدامات خاص برمی‌دارد:

· برای یادگیری آواز خواندن، باید با یک معلم خصوصی تماس بگیرید - 2 دقیقه طول می کشد. من الان زنگ می زنم؛

· برای پروژه باید برای خرید مواد طبق لیست به فروشگاه بروم تا فردا یک مدل بسازم و بچه را در راه ببرم.

به لطف سیستم GTD، سر شما پر از افکار تب دار در مورد پروژه های انجام نشده نیست. لیست از قبل در مقابل شماست. می توانید استراحت کنید و به مرحله بعدی بروید.

مثل این است که در یک سوپرمارکت باشید

می توانید در اطراف قدم بزنید و محصولاتی را که برای خرید نیاز دارید همیشه در نظر داشته باشید. تمام توان شما را می گیرد، اما به هر حال، چیزی فراموش می شود، یا چیزهای اضافی زیادی به دست خواهید آورد.

یا می توانید با لیستی که روی کاغذ (تلفن هوشمند) نوشته شده به فروشگاه بیایید: در این حالت، منابع مغز فقط صرف بهینه سازی فرآیند می شود. با نگاهی به لیست و مشاهده شیر در آنجا، با توجه به تنوع، تولید کننده، تاریخ تولید، قیمت، آن را خریداری می کنید. این امر مزایای بیشتری برای سلامتی و بودجه خانواده به همراه دارد.

وقتی نتیجه مشخص شد، فرد در مسیر درست حرکت می کند و دائماً از خود این سوال را می پرسد: "گام بعدی برای نزدیک شدن به هدف چیست؟"

افکار ناملموس را به اعمال فیزیکی تبدیل کنید

دیوید آلن مجموعه ای از ابزارهای کمکی را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد مغز خود را از کارهای روزمره رها کنید پروژه های جهانی. لیست وظایف را می توان با استفاده از مثال زیر ذخیره کرد:

• دفتر خاطرات؛

• سینی برای ورق های کاغذ؛

• پوشه با برچسب;

• سازمان دهندگان یا برنامه ریزان الکترونیکی؛
• مدیران وظیفه (به ما مراجعه کنید).

بسیاری از پروژه های عظیم شامل مجموعه ای از اقدامات کوچک است که هر یک از آنها 1-2 دقیقه طول می کشد. در این مورد، شما فقط باید آن را انجام دهید و آن را فراموش کنید. این اصل دو دقیقه ای است - یکی از موارد کلیدی در GTD. آن را به یک عادت تبدیل کنید - با کمک یک ردیاب ساده (ما در مورد چنین چیزی نوشتیم).

نسخه الکترونیکی کتاب دیوید آلن «به نظم درآوردن» را می‌توانید از لینک‌های زیر دانلود کنید: bookscafe.net، KnigoPoisk، FB2LIT.

علاوه بر این، اگر اکثریت کتابخانه های الکترونیکییک قطعه مقدماتی با یک لینک در پایان ارائه دهید، که می توانید پس از پرداخت کل کتاب را دانلود کنید (قیمت از 170 تا 400 روبل)، سپس bookscafe.net دو کتاب از 7 کتاب دیوید آلن را به صورت رایگان ارائه می دهد.

شما می توانید هک های زندگی مدرن در مدیریت زمان را در ما مطالعه کنید.

مجموعه ای عالی از ابزارهای رایگان خودسازی: برنامه ریزان، سازمان دهندگان، یادداشت های روزانه، چک لیست ها - پیوند "بیش از 40 لیست را دنبال کنید که به شما کمک می کند امور را در زندگی خود نظم دهید."

نسخه کاغذی کتاب "چگونه چیزها را مرتب کنیم" را می توانید از فروشگاه های اینترنتی Ozone, Labyrinth, book24 خریداری کنید.

نتیجه

آیا شما برای چندین سال رویای یادگیری نحوه مدیریت زندگی خود را در سر می پرورانید؟ زمان آن رسیده است. پیشرفت کنید: کارایی خود را افزایش دهید، انجام هر کاری را برای خود آسان تر کنید. ذهن خود را از کارهای روزمره رها کنید، به فردی خلاق تبدیل شوید.

امروز شروع کنید. فقط کتاب را نخوانید، از تکنیک های GTD استفاده کنید. تجربه عملی شخصی مفیدتر از ده ها کتاب خوانده شده است. برای خود هدف تعیین کنید: 40 روز استفاده از GTD. چرا 40؟ زیرا در این زمان است که فرد موفق می شود تسلط یابد، درگیر شود و قدردانی کند فعالیت جدید. روش GTD کار فکری را در حوزه حرفه ای و شخصی بهینه می کند. نظم در امور خواهد بود، نظم در سر و در زندگی خواهد بود.

بنابراین. قدم بعدی شما چیست؟

آیا به خواندن کتابی در مورد بهره وری و برنامه ریزی صحیح زمان خود فکر کرده اید؟کتابی که امروز مورد بحث قرار خواهد گرفت نه تنها شما را با اطلاعات جدید غنی می کند، بلکه به شما انگیزه واقعی برای عمل می دهد. نویسنده دیوید آلن. نویسنده می گوید: بهره وری بدون استرس با سیستم GTD امکان پذیر است. این کتاب برای همه کسانی که مدت زیادی است برای نظم بخشیدن به امور خود چه در محل کار و چه در زندگی شخصی خود، مفید خواهد بود.

دیوید آلن، در کتاب خود به انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس، یک سیستم منحصر به فرد برای سازماندهی کارها ارائه می دهد.

این مدیریت زمان کلاسیک نیست، بلکه سیستمی برای تکمیل همه چیز است - انجام کارها (GTD).

• اگر وقت ندارید کاری انجام دهید، اعصابتان به هم ریخته است، به یک چیز یا چیز دیگری چنگ می زنید، اما همیشه چیز مهمی را از دست می دهید، چه باید بکنید؟
• چگونه در تجارت موثرتر باشیم، اما همچنان بتوانیم آرامش داشته باشیم؟
• چگونه روال خود را "محور" کنیم؟
• چگونه یاد بگیریم که مسائل بی اهمیت را از موارد مهم جدا کنیم و اهداف را به درستی تعیین کنیم و اولویت ها را تقسیم کنیم؟
• چگونه با اطلاعات و وظایف دریافتی کار کنیم؟

کتاب انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس اثر دیوید آلن به شما کمک می کند تا پاسخ همه این سوالات و بسیاری دیگر را بیابید.

نسخه جدیدی از کتاب (2015)، اصلاح شده برای در نظر گرفتن واقعیت های امروزی دنیای فناوری اطلاعات.

ابزارهای ساده ای که در کتاب ذکر شده است نه تنها به شما امکان می دهد به کارایی برسید، بلکه به شما می آموزد که چگونه مغز خود را با حواس پرتی و افکار مختلف پر نکنید.

در اینجا در مورد عادات نیز مطالب زیادی گفته شده است، زیرا برای پیاده سازی سیستم GTD در عمل نیاز دارید

دیوید آلن. بهره وری بدون استرس برای همه قابل دسترسی است

ایده اصلی کتاب:

مغز خود را تخلیه کنید. وضوح آگاهی و افکار منظم برای تمرکز و بهره وری کامل مهم است.

از لایه‌بندی افکار روی هم، جویدن آن‌ها، بازگشت مداوم به آنها و در نهایت تصمیم‌گیری خودداری کنید.

چه باید کرد؟

برای انجام این کار، باید لیست ها را از سر خود به رسانه های خارجی "انتقال" کنید. هنگامی که مغز از نگه داشتن این داده ها دست بردارد، دیگر نگران نخواهد شد و می تواند بر روی کار واقعی خود تمرکز کند.

فکرها مثل زنبورهای بی قرار مدام در سر شما غوطه ور می شوند تا زمانی که کندو خود را پیدا کنند. وقتی سرتان پر از افکار مختلف است، از چه نوع بهره وری می توانیم صحبت کنیم؟

قانون اصلی دیوید آلن این است که هر فکری باید یادداشت شود و در قفسه صندوق ورودی قرار گیرد.

«صندوق ورودی» همه ایده‌های دریافتی، رسیدها، یادآوری‌ها، یادداشت‌های جلسه و غیره است.

این کتاب یک الگوریتم واضح برای کار با این اطلاعات را توصیف می کند.

ذیل.

این یک مدل از روش برنامه ریزی طبیعی است.

هنگام تصمیم گیری،

چه باید کرد؟

1. روی یک راه حل به دنبال نمودار فکر کنید:

• چرا من به این نیاز دارم؟
• به چه نتیجه ای نیاز دارم (چه اتفاقی باید بیفتد)؛
• موفقیت خود را تصور کنید

2. طوفان فکری بعدی، تولید ایده های متمرکز بر نتیجه مطلوب ایده ها باید یادداشت شوند، نه فوراً از نظر مناسب بودن ارزیابی شوند، بلکه هر چیزی که به ذهن می رسد یادداشت شود. در اینجا کمیت مهم است نه کیفیت.

3. سپس بهترین ایده ها را انتخاب می کنیم، ما آنها را گروه بندی می کنیم و آنها را در یک طرح سازماندهی می کنیم. می توان آن را به سادگی روی کاغذ یا در سرویسی مانند Xmind نوشت.

4. اقدام خاص بعدی را برای هر ایده تعیین کنید.

5. بیایید آن را انجام دهیم.

ذهن شما برای انجام تقریباً هر کاری پنج مرحله را طی می کند: تعریف هدف و راه های رسیدن به آن، تجسم نتیجه، طوفان فکری، سازماندهی راه حل های به دست آمده و تعیین اقدامات بعدی. - دیوید آلن

روش شناسی GTD و دیوید آلن - بهره وری و معنادار بودن در همه چیز!

روش GTD - این دستورالعملبرای آنها، این فقط سازماندهی و برنامه ریزی کارها، افزایش بهره وری و بهره وری نیست، بلکه همچنین است راه حل اساسیچگونه می توان تمام وظایف را به طور معناداری انجام داد، در حالی که بهزیستی روانی را حفظ کرد (و این مهم است!). علاوه بر این، این نه تنها برای کار، بلکه برای زندگی شخصی نیز صدق می کند.

کاملاً هر کسی می تواند از این تکنیک استفاده کند.

خود کتاب از سه بخش تشکیل شده است.

قسمت اول- این بررسی کوتاهسیستم، و همچنین توضیحی در مورد منحصر به فرد بودن و ارتباط آن.

در قسمت دوم- اصول سیستم و همچنین کاربرد گام به گام آنها در زندگی روزمره.

قسمت سوم- اینها نتایجی است که می توان در صورت پیاده سازی این سیستم در خود به دست آورد زندگی شخصیو کار.

سیستم GTDارتباط نزدیک دارد.و همانطور که دانشمندان قبلاً ثابت کرده اند، می توان آنها را آموزش داد و بهبود بخشید.

یکی از راه های موجود برای آموزش مغز، حفظ عملکرد و رشد طبیعی آن شبیه سازهای مغز است. شما می توانید به صورت رایگان >>> مطالعه کنیدشبیه سازهای رایگان سرویس Vikium

کارکردهای شناختی (شناختی) عبارتند از: حافظه، تفکر، توجه، ادراک، هوش، گفتار.

تمام توانایی های فوق با فعالیت مغز مرتبط است. بنابراین، با رشد ناکافی مغز، با نقص در کار آن کیفیت عملکردهای شناختیکاهش می دهد. کاهش قابل توجه کیفیت را اختلال شناختی (اختلال) می نامند.

اختلال شناختی بیشترین تأثیر را بر دستاوردهای فرد دارد مناطق مختلفزندگی او: روزمره، روزمره، آموزشی، حرفه ای، اجتماعی.

به همین دلیل مهم است که مغز خود را در هر سنی آموزش دهید.

دیوید آلن - بهره وری از طریق بینش شخصی

این کتاب همچنین از این نظر قابل توجه است که نه تنها نتیجه گیری ها و فرمول های خشک ارائه شده توسط نویسنده وجود دارد، بلکه نمونه های "زنده" زیادی نیز وجود دارد.

منظور چیست؟

کل ماهیت متدولوژی GTD شمادیوید آلن آشکار و نشان می دهدو نمونه هایی از موقعیت ها، جلسات و مشاوره با مشتریانم.

مشکلات مردم و شرکت ها را نشان می دهد، اشتباهات آنها را افشا می کند و شرایط را به طور اساسی تغییر می دهد سمت بهتر، نشان می دهد که چگونه تکنیک های مدیریت زمان در واقع کار می کنند انجام کارها (GTD)کمک می کند و بیاموزید بدون استرس زندگی کنید.

آیا تا به حال فکر کرده اید که 5 سال گذشته کجا رفته است؟
ویکتور پلوین

اغلب اوقات در زندگی هر فرد چنین لحظاتی پیش می آید که کنار آمدن با حجم پرونده های انباشته به سادگی غیرممکن است. و در حالی که در حال حاضر روی تکمیل کار بعدی خود کار می کنم، یک رشته کامل از مشکلات حل نشده دائماً در ذهن من می چرخد. فکر کردن مداوم به اینکه برای انجام یک کار مهم وقت ندارید، مانع از تمرکز شما بر روی کار می شود. و هنگامی که تعداد پرونده های حل نشده مانند یک گلوله برفی شروع به افزایش می کند، در حال حاضر نسبت های یک فاجعه را به خود می گیرد.

اما در واقع، مشکل آنقدرها هم که در نگاه اول به نظر می رسد پیچیده نیست.

چگونه کارها را مرتب کنیم. مبانی مدیریت زمان

برای حل چنین مسائلی روش سازماندهی منطقی زمان یا به عبارتی مدیریت زمان وجود دارد. زمان در دنیای مدرنحتی از پول نیز ارزشمندتر است، زیرا بر خلاف پول، زمان را نمی توان برگرداند یا انباشته کرد. مهارت در مدیریت زمان کاری به فرد کمک می کند تا به اهداف و اهداف خود بسیار سریعتر دست یابد و در عین حال دقایق رایگان کافی برای برقراری ارتباط با دوستان و رشد معنوی خود پیدا کند.

روش GTD که یکی از حوزه‌های مدیریت زمان را نشان می‌دهد، به شما در درک این موضوع کمک می‌کند.

انجام کارها، GTD (ترجمه شده از انگلیسی به عنوان "به انجام رساندن کارها"، اما اغلب به اشتباه - "چگونه کارها را مرتب کنیم") تکنیکی برای افزایش اثربخشی شخصی است که توسط دیوید آلن ایجاد شده و توسط او در کتاب شرح داده شده است. به همین نام که اولین نسخه آن در سال 2001 منتشر شد و به 23 زبان ترجمه شده است.

مدل کلاسیک مدیریت زمان دارای مرزهای دقیق خاصی است، به برنامه ریزی روشن امور شما اشاره می کند، مراحل محاسبه و تعیین اولویت ها را توصیه می کند. روش جدیدی که توسط متخصص دیوید آلن پیشنهاد شده است کمک می کند مدیریت زماناین بسیار انعطاف پذیرتر است و شما می توانید به صلاحدید خود چیزها را انتخاب کنید، نه اینکه به یک برنامه روزانه سفت و سخت گره بخورید، که کار را بسیار ساده تر می کند و شما را در دستیابی به اهدافتان سریعتر می کند. این روش نه تنها برای تاجران بزرگ که به سریع ترین اجرای برنامه های خود اهمیت می دهند، بلکه برای خانم های خانه دار معمولی که برای خانه داری برنامه ریزی می کنند نیز می تواند مناسب باشد.

این سیستم مبتنی بر فرضی است که دیوید آلن در مورد نیاز به تفکر آزاد مطرح کرده است. به عبارت دیگر، شما باید ذهن خود را از تمام افکار اضافی که در سر شما می چرخند، رها کنید. و سپس کار فعلی بسیار سریعتر و کارآمدتر تکمیل خواهد شد. روی این امتیاز سیستم GTDدستورالعمل های واضحی ارائه می دهد که به دنبال آن نه تنها می توانید مشکل را شناسایی کنید، بلکه به سرعت آن را نیز حل کنید. به عنوان یک قاعده، مردم زمان زیادی را صرف استدلال بی معنی می کنند، که روند تکمیل وظایف محول شده را کند می کند. با پیروی دقیق از توصیه های ارائه شده توسط روش، آگاهی شما همیشه خالص باقی می ماند و کار شما 100٪ موثر خواهد بود.

ما فهرستی از کارها، وظایف، مشکلات تهیه می کنیم

به گفته نویسنده ایده، اولین کاری که باید انجام دهید این است که تمام نگرانی ها و افکاری را که در آن لحظه شما را مشغول کرده اند، روی کاغذ منتقل کنید. همه چیزهایی را که در حال حاضر در سر شما می چرخد ​​بنویسید - همه چیزهای بزرگ، چیزهای کوچک، مهم و نه چندان مهم، به طور کلی، همه چیز. هوشیاری خود را آزاد کنید تا در حال حاضر کار را انجام دهید. ورودی‌ها را می‌توان با نظم آشفته‌ای انجام داد، به سادگی هر چیزی که به ذهن می‌رسد را یادداشت کنید. لازم نیست فوراً موضوعات را بر اساس درجه اهمیت طبقه بندی کرد. اگر چیزی را نادیده بگیرید یا به لیست اضافه نکنید، دائماً در ذهن شما می چرخد ​​و تمرکز را دشوار می کند.

اما اکنون لیست کارها جمع آوری شده است، با این لیست چه کنیم؟

پرسیدن سوالات درست

مرحله دوم تجزیه و تحلیل لیستی است که نوشته اید.

بیایید به طور ذهنی از هر مورد در لیست یک سوال بپرسیم: "این چیه؟".
این سوال به شما امکان می دهد موارد را بر اساس اهمیت آنها طبقه بندی کنید.

سوال دوم این است: "آیا این نیاز به اقدام دارد؟"

در صورت منفی بودن پاسخ، اقدامات زیر باید انجام شود:
- تصمیم گیری را به زمان های بهتر موکول کنید.
- فعلاً موضوعی را که ارزش توجه شما را ندارد فراموش کنید.
- آن را برای مدتی در آرشیو قرار دهید.

اگر جواب مثبت است سوال پرسیدلازم است مستقیماً به سمت اجرا حرکت کرد و یک راه حل عملی برای مشکل ترسیم کرد. مشکل را مطالعه کنید، اگر شما نیاز به صرف زمان مشخصی برای اجرای آن داشته باشید، به طور خودکار به یک پروژه تبدیل می شود. این ورودی را می توان در یک برگه جداگانه انجام داد. و اگر هنگام بررسی یک موضوع فعلی، راهی برای حل آن فوراً خود را نشان دهد، منطقی است که فوراً این موضوع را انجام دهید تا دسته ای از مشکلات حل نشده انباشته نشود.

هنگامی که یک قدم برای رسیدن به هدف شما کافی نباشد، چندین گزینه برای خروج از وضعیت فعلی پیش می آید:

- موضوع را قبل از موعد مقرر در دفترچه یادداشت کنید،
- آن را در فهرست کارهای مهم خود قرار دهید تا بتوانید آن را در زمانی مناسب برای خود تکمیل کنید.

با گذراندن متوالی تمام مراحل ارائه شده توسط این نظریه، می توانید یاد بگیرید که اولویت ها را به درستی تنظیم کنید و یک سیستم ارزشی روشن بسازید. علاوه بر این، شما می توانید همه این کارها را خودتان انجام دهید، حتی بدون داشتن استعداد خاصی. و سوال " چگونه به امور خود نظم دهید"دیگر جلوی شما نخواهد ایستاد