چگونه کارها را مرتب کنیم. هنر بهره وری بدون استرس
گرفتن کارهای انجام شده: هنر بهره وری بدون استرس
جلد کتاب چگونه کارها را مرتب کنیم
نویسنده	دیوید آلن
ژانر. دسته	کسب و کار
زبان اصلی	انگلیسی
اصلی منتشر شد
مترجم	یولیا کنستانتینوا
ناشر	مان، ایوانف و فربر
رهایی
صفحات	416
حامل	کتاب، فایل
شابک

انجام کارها, GTD(ترجمه شده از انگلیسی- "انجام کارها"، اما بیشتر اوقات و به طور نادرست - "چگونه کارها را مرتب کنیم") - تکنیکی برای افزایش اثربخشی شخصی که توسط دیوید آلن ایجاد شده و توسط او در کتابی به همین نام شرح داده شده است که اولین نسخه آن است. در سال 2001 منتشر شد و به 23 زبان ترجمه شده است.

GTD بر این اصل استوار است که یک فرد باید ذهن خود را از به خاطر سپردن وظایف جاری (در مواردی که چندین کار در پروژه های مختلف به هم مرتبط هستند وجود دارد) با انتقال خود وظایف و یادآوری آنها به یک رسانه خارجی، آزاد شود. بنابراین، ذهن انسان که از به خاطر سپردن کارهایی که باید انجام شود رها می شود، می تواند بر انجام وظایف خود متمرکز شود، که باید از قبل به وضوح تعریف و فرموله شود ("اقدام بعدی که باید انجام شود چیست؟"). برخلاف تصور رایج، GTD به مدیریت زمان اشاره نمی کند و از آن به دلیل تمرکز محدود و اثربخشی محدود آن انتقاد می کند.

یوتیوب دایره المعارفی

1 / 5

✪ Getting Things Done (GTD) اثر دیوید آلن - خلاصه کتاب متحرک و بررسی

✪ دیوید آلن - چگونه کارها را انجام دهیم - قسمت 1/2 | رئال لندن

✪ خلاصه کارهای انجام شده توسط دیوید آلن (خلاصه کتاب را در لینک زیر دریافت کنید)

✪ انجام کارها توسط دیوید آلن (یادداشت های مطالعه)

✪ در 3 هفته با GTD سازماندهی شوید - مرحله 1!

زیرنویس

شیوع

1. مجموعه؛
2. رفتار؛
3. سازمان؛
4. مرور؛
5. اقدامات.

آلن از قیاس "ارتفاع" برای نشان دادن دومین مدل اصلی خود استفاده می کند - مدل بررسی عملکرد شش سطحی، برای دیدن چشم انداز وظایف و تکالیف. خط صعودی:

1. امور جاری؛
2. پروژه های جاری؛
3. محدوده وظایف؛
4. سال های آینده (1-2 سال)؛
5. چشم انداز پنج ساله (3-5 سال)؛
6. زندگی

هرکسی می‌تواند «تصویر بزرگ» امور خود را در نظر بگیرد.

آلن یک بررسی هفتگی در سطوح مختلف را توصیه می کند. بینش به‌دست‌آمده از این بررسی‌ها به فرد امکان می‌دهد اولویت‌های شخصی را مدیریت کند، که به نوبه خود اولویت‌بندی می‌کند که آیا و چه زمانی باید وظایف و تکالیف خاص جمع‌آوری‌شده در طول فرآیند مدیریت گردش کار را انجام دهد. در طول بررسی هفتگی، فرد زمینه وظایف را تجزیه و تحلیل می کند و آنها را در لیست های مناسب مرتب می کند. نمونه هایی از گروه بندی وظایف مشابه شامل ایجاد لیستی از تماس های تلفنی ضروری یا فهرستی از کارهایی است که باید در مرکز تکمیل شوند. قواعد ایجاد فهرست‌های متنی را می‌توان با حضور یک ابزار یا حضور فرد/گروهی که باید با او صحبت یا معرفی شود تعیین کرد.

آلن تاکید می کند که دو مدل اول برای به دست آوردن کنترل و دید در اکثر وظایف و پروژه ها کافی است. با این حال، مواردی وجود دارد که نیاز به تفکر و تأمل عمیق‌تری دارد. برای این، از سومین مدل اصلی استفاده می شود - روش برنامه ریزی طبیعی. در حالی که در مدیریت گردش کار انجام می شود فوکوس افقی"در اجرای وظایف فردی، به روش طبیعی برنامه ریزی انجام می شود" فوکوس عمودی»در مورد برنامه ریزی پروژه ها و تفکر از طریق موضوعات. مدل برنامه ریزی شامل 5 مرحله است:

1. تعریف هدف و اصول؛
2. چشم انداز نتایج مطلوب؛
3. سازمان؛
4. تعیین اقدام خاص بعدی

GTD این فرآیند را با ذخیره، ردیابی و استفاده از اطلاعات دقیق مربوط به کار در حال انجام تسهیل می کند. آلن پیشنهاد کرد که بسیاری از شکست‌هایی که تجربه می‌کنیم ناشی از برنامه‌ریزی ناکافی «پیش‌قدم» است (یعنی در حالی که هنوز متوجه می‌شویم چه چیزی باید به دست آید و چه اقدامات خاصی برای دستیابی به آن لازم است). مهم است که از قبل به این موضوع فکر کنید و دنباله ای از اقدامات را ایجاد کنید که بدون بازگشت به برنامه ریزی تکمیل شوند. آلن استدلال می کند که «سیستم یادآوری» ذهن ما ناکارآمد است و به ندرت به ما یادآوری می کند که چه کاری باید و می توانیم انجام دهیم. این لحظهو در این مکان بنابراین، اطلاعات مربوط به «اقدامات خاص بعدی» که به لحاظ متنی به یک لحظه و مکان معین مربوط می‌شوند، می‌توانند به عنوان پشتیبان خارجی عمل کنند که تضمین می‌کند یادآوری‌های درست را در اختیار خودمان قرار می‌دهیم. زمان مناسب. از آنجایی که GTD مبتنی بر نگهداری سوابق اضافی است، می توان آن را یک پیاده سازی در نظر گرفت نظریه های علمیشناخت توزیع شده و ذهن گسترده

شرح مختصری از GTD از کتاب آلن، آماده برای هر چیزی:

همه چی رو از سرت بیرون کن در مورد اقدامات مورد نیاز زمانی که یک کار پیش می آید تصمیم بگیرید - نه زمانی که نیاز به خاتمه اضطراری دارد. یادداشت های یادآوری پروژه ها و فعالیت های برنامه ریزی شده خود را در دسته بندی های مناسب سازماندهی کنید. این سیستم را حفظ کنید، آن را دوباره پر کنید و آنقدر مرور کنید که در آینده بتوانید حتی به انتخاب شهودی خود برای عمل (یا عدم اقدام) اعتماد کنید.

اصول

اصول اولیه GTD:

مجموعه

بهره وری بدون استرسبا فرآیند تخلیه ذهن آغاز می شود، که شامل اصلاح همه چیز کم و بیش مهم بر روی کاغذ یا رسانه های دیگر است - چیزی که آلن می نامد. سبد: یک صندوق پستی فیزیکی، یک صندوق پست الکترونیکی، یک ضبط کننده صدا، یک لپ تاپ، یک کامپیوتر جیبی یا ترکیبی از اینها. نکته این است که همه چیز کم و بیش مهم را از ذهن خود خارج کنید و روی یک رسانه مناسب برای پردازش بعدی قرار دهید. تمام سطل ها باید حداقل یک بار در هفته خالی شوند (فرآوری شوند). آلن بر هیچ روش جمع آوری خاصی اصرار ندارد، اما بر اهمیت خالی کردن منظم سبد تاکید دارد. هر مکان ذخیره سازی (فیزیکی، ایمیل، ضبط صوت، لپ تاپ، PDA و غیره) تا زمانی که به طور منظم پردازش شود قابل قبول است.

رفتار

سبد خرید دقیقاً طبق الگوریتم زیر پردازش می شود.

1. ما با عنصر بالایی سبد شروع می کنیم.
2. ما یک عنصر را در یک زمان می سازیم (و هرگز چیزی را پس نمی دهیم)
   • اگر عنصر به یک عمل نیاز دارد:
     • این کار را انجام دهید (اگر کمتر از دو تا پنج دقیقه طول بکشد)، یا
     • ما این را به کسی واگذار می کنیم، OR
     • این را بگذاریم کنار.
   • اگر عنصر به عملی نیاز ندارد:
     • آن را داخل می گذاریم اطلاعات مرجع، یا
     • آن را دور بیندازید یا
     • در لیست "شاید روزی"

اگر عمل کمتر از دو تا پنج دقیقه طول بکشد، باید بلافاصله انجام شود. قانون دو دقیقه بر اساس زمان تقریبی است که برای به تعویق انداختن رسمی یک اقدام لازم است.

سازمان

برای پیگیری مواردی که در انتظار توجه هستند، آلن استفاده از مجموعه‌ای از فهرست‌ها را توصیه می‌کند.

• اقدامات زیر- برای هر عنصری که نیاز به توجه دارد، تصمیم بگیرید که عمل بعدی که می تواند به صورت فیزیکی انجام شود چیست. به عنوان مثال، اگر یک عنصر "نوشتن یک گزارش پروژه" وجود داشته باشد، اقدام بعدی می تواند این باشد: "نامه ای به میخائیل با پیشنهاد جلسه بنویسید" یا: "برای اطلاع از الزامات گزارش با مارینا تماس بگیرید." اگرچه ممکن است یک آیتم به چند مرحله و اقدامات نیاز داشته باشد، اما همیشه کاری وجود دارد که باید ابتدا انجام شود و آن مرحله باید در لیست اقدامات بعدی توضیح داده شود. ترجیحاً این مراحل بر اساس زمینه ای که می توان در آن انجام داد سازماندهی شود (مثلاً «در دفتر»، «در تلفن» یا «در فروشگاه»).
• پروژه ها- هر حلقه باز در زندگی یا کاری که به بیش از یک مورد نیاز دارد عمل فیزیکیبرای رسیدن به یک هدف، تبدیل به یک پروژه می شود. پروژه ها باید به صورت دوره ای نظارت و بازنگری شوند تا اطمینان حاصل شود که هر پروژه دارای فعالیت بعدی مرتبط با آن است تا پروژه به جلو حرکت کند.
• به تعویق افتاد- هنگامی که یک اقدام به شخصی واگذار شده است یا زمانی که انتظار می رود یک رویداد خارجی قبل از پیشرفت پروژه وجود داشته باشد، این مورد در سیستم ردیابی می شود و به صورت دوره ای بررسی می شود که آیا یک اقدام مورد نیاز است یا نیاز به ارسال یادآوری است.
• روزی/شاید- کارهایی که در مقطعی انجام می شود، اما نه در حال حاضر. به عنوان مثال، «یادگیری چینی» یا «پارتی استخر برگزار کنید».

یک تقویم برای پیگیری قرار ملاقات ها و تکالیف مهم است. با این حال، آلن توصیه می کند که تقویم فقط برای کارهایی که باید در یک مهلت مشخص انجام شوند، یا برای جلسات و کارهایی با زمان و مکان مشخص رزرو شود. و چیزها باید در لیست اقدامات بعدی ثبت شوند، نه در تقویم.

آخرین مؤلفه سازماندهی کلیدی GTD، سیستم اسناد است. سیستم اسناد باید آسان، ساده و جالب باشد. حتی یک تکه کاغذ، در صورت نیاز برای مقاصد مرجع، باید پوشه خود را دریافت کند، اگر پوشه های موجود برای آن مناسب نیستند. آلن یک بعدی سازمان یافته را پیشنهاد می کند به ترتیب حروف الفبا، یک سیستم ذخیره سازی اسناد به منظور بازیابی سریع و آسان اطلاعات لازم.

مرور

لیست‌های اقدام و یادآوری‌ها فایده چندانی ندارند مگر اینکه حداقل روزانه یا هر چند وقت یک‌بار بازبینی شوند. با توجه به زمان، انرژی و منابع موجود در حال حاضر، باید مهم ترین کاری را که می توان بلافاصله انجام داد، پیدا کرد و آن را انجام داد. اگر عادت دارید کسب و کار خود را به تعویق بیندازید، همه چیز به کاری که انجام می دهید ختم می شود. کارهای سادهو از سختی ها دوری کنید. برای حل این مشکل، می توانید اقدامات لیست را یکی یکی انجام دهید، مشابه نحوه پردازش سبد خرید. GTD حداقل به بازبینی هفتگی همه فعالیت‌ها، پروژه‌ها و موارد معلق نیاز دارد تا اطمینان حاصل شود که هر کار جدید یا رویداد آینده وارد سیستم می‌شود و همه چیز به‌روز است.

اقدامات

هر سیستم سازمانیاگر زمان زیادی را صرف سازماندهی وظایف به جای انجام واقعی آنها کند، بی فایده است. همانطور که دیوید آلن استدلال می کند، اگر چنین سیستمی برای انجام اقدامات ضروری آسان شود، آنگاه فرد تمایل کمتری برای به تعویق انداختن آنها یا "بارگیری بیش از حد" با بسیاری از "حلقه های باز" خواهد داشت.

وسایل و تکنیک ها

43 پوشه

آلن پیشنهاد می کند اسناد خود را با استفاده از سیستمی به نام "43 پوشه" سازماندهی کنید. دوازده پوشه استفاده می شود، یکی برای هر ماه، و 31 پوشه اضافی برای هر روز از 31 روز آینده استفاده می شود. پوشه ها برای کمک به یادآوری فعالیت هایی که در آن روز باید انجام شود به کاربر کمک می کنند سازماندهی شده اند.

پوشه ها و کلاسورها

آلن در کتاب خود اشاره می کند که برای جستجوی آسان و ساختاردهی اطلاعات، بهتر است از پوشه ها استفاده شود، بنابراین تمام اسناد مربوط به یک پروژه در یک مکان قرار می گیرند. این به شما امکان می دهد سریعتر پیدا کنید مدارک لازم. حتی اگر فقط یک سند مربوط به یک پروژه باشد، باز هم بهتر است آن را در یک پوشه قرار دهید، زیرا ممکن است اسناد جدیدی در این موضوع ظاهر شوند.

داستان من به 2 قسمت تقسیم می شود:

• در مورد تکنیک GTD، اگر کسی نمی داند یا قبلاً فراموش کرده است.
• درباره ابزارهای خاص برای کار با GTD و نمونه های خاص از تمرین شخصی من.

0. پیشگفتار

یک روز معمولی برای یک مدیر پروژه چگونه است؟

مشتری تماس می گیرد. تیم در چت می پرسد که چرا مشخصات API با مشخصات فنی متفاوت است. کولر روی واسیا می‌وزد. HR نگران است: میشا با یک پیراهن تمیز و اتو شده وارد شد. به جنگل نروید - رذل برای مصاحبه کف می کند. جدول زمانی باید مشخص شود. بررسی مجدد وظایف در ردیاب مشتری دوباره تماس می گیرد. یک نفر یک عکس خنده دار به چت انداخت. یکی از همکاران از من خواست تا زمانی که در تعطیلات است به امور او رسیدگی کنم. مشتری دوباره تماس می گیرد. فکر کنم به زودی منتشر بشه خوب است غروب خرید غذای منزل را فراموش نکنید وگرنه همسرتان آن را قطع می کند. در جبهه تا حدودی عقب هستیم. خواندن این مقاله خوب است. اوه، الان ساعت 19:00 است. انتشار کی هست؟

آیا خودتان را می شناسید؟ وحشتناک؟ پس این مقاله برای تو است.

اگر آن را تشخیص ندهید، خوش شانس هستید. یا شاید شما حتی می توانید بیشتر انجام دهید؟

1. معرفی

GTD چیست؟

GTD ( انجام کارها ) تکنیکی برای افزایش اثربخشی شخصی است که توسط دیوید آلن ایجاد شده و توسط وی در کتابی به همین نام شرح داده شده است. عنوان را می توان به عنوان "چگونه کارها را تا انتها انجام دهیم" ترجمه کرد.

ایده اصلی این است که برای اینکه بتوانید به طور موثر کار کنید و روی خودتان رشد کنید، برای رسیدن به چیزی بیشتر، به یک ذهن پاک نیاز دارید. زیرا:

• اگر مشخص نباشد که چه کاری باید انجام شود، نمی توان کارهای پیچیده را انجام داد. فکر کردن مداوم در مورد اینکه چه کاری باید انجام دهید و این واقعیت که کار کامل نشده است، در کار اختلال ایجاد می کند.
• روال روزانه (کارهای کوچک) حواس را پرت می کند. این ناراحتی ایجاد می کند، وظایف "در حافظه آویزان می شود" و احساس هماهنگی را از بین می برد.

GTD درباره این است که چگونه هیچ چیز را به خاطر بسپاریم و هیچ چیز را همزمان فراموش نکنیم.

2. درباره GTD

چگونه بفهمیم که به آن نیاز داری:

• شما در حال کاهش یک جدول زمانی پیچیده برای مرحله حساس پروژه هستید. شما باید مجموعه ای از خطرات را در نظر بگیرید و وظایف را به درستی بین منابع تقسیم کنید. شخصی یک عکس خنده دار به VK می فرستد. ساعت بعدی به تماشای صفحات عمومی درجه دو می گذرد.
• امروز عصر باید شرایط مرجع را بررسی و به توافق برسیم. در پایان هفته آینده با مشتری ارائه خواهد شد. ارائه در پاورپوینت یا بهتر است در اسلایدهای Google ارائه دهید؟ خوب است بدانیم دفتر آنها کجاست. آیا باید کت و شلوار بپوشم یا طبق معمول حاضر شوم؟ (تصویب مشخصات فنی 2 روز طول کشید.)
• پس از جلسه برنامه ریزی صبحگاهی خود، باید به فکر بازسازی خانه خود در حمام باشید. بعداً، قبل از رفتن به رختخواب، وظایف را تعیین می کنم. علاوه بر این، یک تجمع در 2 ساعت وجود دارد. چرا کار را به عهده بگیرید؟ من هنوز نمی توانم کار زیادی انجام دهم.

در اینجا ارزش آن را دارد که به طور جداگانه در مورد چندوظیفگی انسان صحبت کنیم. موضوع قابل بحث است. مثلا نگاه کنویکیپدیا.

دو جنبه مهم:

• تعداد زیادی از دانشمندان معتقدند که الف) چند وظیفه ای وجود ندارد. ب) زمان جابجایی سریع بین وظایف به یک گلوگاه تبدیل می شود.
• چندوظیفه ای تعداد خطاها را افزایش می دهد.

و اینجاست که ما به GTD نیاز داریم.

زیرا در اینجا چیزی است که GTD برای حل مشکلات ارائه می دهد:

• یادداشت کن حفظ نکن
• طبقه بندی (به زمینه و اهمیت) و تجزیه (تشخیص مراحل ساده در کارهای پیچیده).
• لیست وظایف را مرور کنید.

1. چه چیزی را باید یادداشت کنید؟

هر چیزی که باید با آن کاری انجام دهید. ایمیل‌های دریافتی، باز کردن برگه‌های مرورگر، فایل‌های مرتب نشده روی دسک‌تاپ، کتابی ناتمام، مته‌ای که به همسایه‌مان برنگشته‌ایم (نیاز به آویزان کردن قفسه را به ما یادآوری می‌کند).

2. چگونه ضبط کنیم؟

الف) آن را به «زمینه ها» تقسیم کنید. به عنوان مثال، هر چیزی که به 1 پروژه تعلق دارد در 1 پوشه قرار می گیرد. انجام تعمیرات یک لیست جداگانه است. خرید برای ویلا - لیست جداگانه. «زمینه‌ها» مبتنی بر مکان/عمل هستند. زمینه ها در ابتدا در مورد مکان ها هستند، اما ما در مورد پروژه ها هستند.

ب) تجزیه شود. یعنی ننویسید “Join into پروژه جدید"، و وظایف کوچکتر را تنظیم کنید: "تیم توسعه جمع آوری کنید"، "مشاهده اسناد"، "ملاقات با مشتری" و غیره.

3. چگونه یک بررسی انجام دهیم؟

هر روز لیست وظایف خود را بررسی کنید. کارهای تکمیل شده را ببندید و موارد جدید را تنظیم کنید. اگر کار انجام نشد، آن را دوباره فرموله یا تجزیه کنید.

3. ابزار

گفتگو در مورد ابزارها از دیدگاه یک مدیر پروژه خواهد بود. اما هر چیزی که من در مورد آن صحبت می کنم می تواند برای هر کسی اعمال شود

وظایف ما:

• GTD را در گردش کار روزانه خود اعمال کنید.
• کمتر حواسش پرت شود و بیشتر کار کن.
• به سرعت درگیر انجام وظایف شوید.

پیشرفت به ما فناوری ابری و دستگاه های پوشیدنی داده است و این بهترین اتفاقی است که می تواند برای سازماندهی وظایف خود برای ما بیفتد.

چیزی که من شخصا استفاده می کنم:

• آیفون / آی پد / مک بوک
• جیمیل و سایر خدمات گوگل
• Wunderlist
• Evernote
• LastPass

1. iPhone/iPad/MacBook

اکوسیستم یکپارچه همه دستگاه ها دارای قابلیت های داخلی برای غوطه وری در کار هستند. غیرفعال کردن اعلان ها و یادآوری ها، همگام سازی داده ها، جستجوی راحت، برنامه ها و خدمات موجود و غیره.

نکته ها و ترفندهای:

• تماس ها و پیام ها
• یادداشت ها و یادآوری ها
• جستجو در کانون توجه
• دسکتاپ مجازی

2. جیمیل و سایر سرویس های گوگل

جیمیل مهمترین ابزار در کار یک مدیر و یکی از اصلی ترین "صندوق های ورودی" است. این همان چیزی است که جعبه من به نظر می رسد. جیمیل اساساً 3 ویژگی کشنده دارد:

• میانبرها
• فیلترینگ خودکار
• جستجو کردن

صندوق ورودی

من تمام ایمیل های دریافتی را بر اساس پروژه و وضعیت اصلی فیلتر می کنم: الف) نیاز به اقدام دارد. ب) باید پاسخ را دنبال کنید. فیلتر کردن خودکار به شما امکان می دهد در زمان صرفه جویی کنید و همه چیز را به صورت خودکار در برچسب ها مرتب کنید.

همچنین می توانید یک صندوق ورودی تمیز را مشاهده کنید. این دقیقاً همان چیزی است که در بیشتر مواقع باید به نظر برسد.

3. Wunderlist

Wunderlist - دستیار جیمیل این یک سرویس todo است که در تمام پلتفرم‌های دسکتاپ و موبایل در دسترس است. می‌تواند وظایف را بر اساس دسته‌ها و تاریخ‌ها سازماندهی کند، اعلان‌ها را ارسال کند، چک‌لیست درست کند و در مورد وظایف نظر بنویسد، و می‌توانید فایل‌ها را پیوست کنید. قابلیتی برای همکاری وجود دارد. به طور کلی، یک ابزار ساده است که همه چیز شما نیاز دارید.

این همان چیزی است که وظایف من برای امروز به نظر می رسد.

4. Evernote

Evernote جایگزین دفترچه یادداشت مبتنی بر ابر است. ابزاری بسیار قدرتمند که به شما امکان می دهد نه تنها بنویسید، بلکه فایل ها را نیز پیوست کنید. استفاده از آن برای جلسات و گزارش تماس ها و سایر سوابق مهم راحت تر است. مثلا اینجوری

تقویم از یادآوری رویدادها مراقبت می کند. مهمترین چیز این است که آن را به تلفن و دستگاه های دیگر وصل کنید. چیز خاصی نیست.

6. LastPass

LastPass یک سرویس ابری برای ایجاد و ذخیره رمزهای عبور است. من فقط 3 رمز عبور را به خاطر دارم: Last Pass، Gmail شخصی و Steam. همه چیز دیگر در ابر ذخیره می شود.

5. چگونه شروع کنیم

یک بار در یکی از کنفرانس ها، از یک سخنران شنیدم که به نظر من ایده بسیار خوبی بود. او گفت که اگر بعد از گزارش به خانه برنگردید و در عمل شروع به استفاده از آنچه شنیدید، گزارش ها بسیار جالب هستند، اما بسیار بی فایده هستند.

در حال حاضر چه باید کرد؟ به کامپیوتر خود نگاه کنید و غمگین شوید.

1. تب ها در مقابل ویندوزهای مرورگر

آیا دوست دارید یک میلیون برگه باز کنید و آنها را برای بعد بگذارید؟ آن نفرت انگیز است. صادقانه به خودتان بپذیرید - هرگز به بیشتر آن نخواهید رسید. اما مرورگر کل باتری و رم را می خورد. راه اندازی مجدد آن چند دقیقه طول می کشد. و یافتن سریع چیزی که نیاز دارید غیرممکن خواهد بود.

زیاد نگه ندارید از زمینه ها استفاده کنید. یک کار - یک پنجره باز و حداقل تعداد برگه ها. هنگامی که کار خود را انجام دادید، پنجره را ببندید.

2. دسکتاپ همانطور که در نظر گرفته شده بود

دسکتاپ جایی برای میانبر نیست. بله بله!

ویندوز منوی Start دارد، OSX دارای Spotlight Search است. بهتر است پوشه دانلودها را به دسکتاپ خود هدایت کنید. فقط با آن دسته از فایل هایی که در حال حاضر مورد نیاز هستند کار کنید. بقیه در سطل زباله است.

3. صندوق ورودی صفر

ایمیل ها نباید در صندوق ورودی شما باشند. فقط آنهایی که از آخرین بررسی ایمیل در آنجا ظاهر شدند. چیزهای کوچک - مستقیماً به سر کار بروید. موارد بزرگ - در بایگانی و تحت برچسب "نیاز به انجام است." همانطور که می گویند صندوق ورودی خود را تمیز نگه دارید. همچنین می توانید هر چند ساعت یک بار ایمیل خود را چک کنید. هیچ کس از این نمی میرد.

6. ص.

برای روشنگری بیشتر:

• همین مقاله در یک بازخوانی ویدئویی در یک کنفرانس دانشجویی:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH کانال "قصه هایی از دفتر پروژه"

تقدیم به کاترین

به شریک فوق العاده من در زندگی و کار

برای زندگی کردن وقت داشته باشید!

مدتی است که اختصار GTD برای بسیاری از مردم روسیه مانند USB یا GPRS آشنا شده است. در انجمن های آنلاین اختصاص داده شده به مدیریت زمان و اثربخشی شخصی، سیستم «انجام کارها» به همان اندازه فعالانه مورد بحث قرار می گیرد که انتخاب دفتر خاطرات یا تعیین اهداف زندگی است.

خوشبختانه در طول ده سال فعالیت جامعه مدیریت زمان روسیه، این سوال مطرح شده است که "برنامه ریزی برای زمان یا عدم برنامه ریزی؟" دیگر مرتبط نبود. برنامه ریزی نکردن برای زمان، دیر رسیدن به جلسات، فراموش کردن تعهدات به اندازه عدم استفاده از چنگال و چاقو در رستوران زشت است. در چند سال گذشته، مدیریت زمان در زندگی ما جایگاهی را به خود اختصاص داده است که ورزشگاه یا استخر شنا. داشتن فرم بدنی خوب طبیعی است. روش ها می تواند متفاوت باشد - شنا، یوگا، والیبال... - ماهیت یکی است. به همین ترتیب، شیک و طبیعی است که همه چیز را انجام دهید، چیزی را فراموش نکنید، و همیشه زمانی را برای کار، استراحت، ارتباط با خانواده و دوستان پیدا کنید.

سوال اصلی این است که چه روش های خودسازماندهی را انتخاب کنم، به طور نسبی، "چه چیزی برای من مناسب تر است: شنا یا باشگاه؟" چگونه می توانید یک سیستم مدیریت زمان شخصی را آسان تر، راحت تر و با لذت راه اندازی کنید؟ بسته به نوع روانیبرای برخی افراد غذا خوردن با چاقو و چنگال آسان تر است، در حالی که برای برخی دیگر غذا خوردن با چاپستیک های ژاپنی آسان تر است. در هر صورت، سیستم، توالی و متدولوژی خاصی مورد نیاز است.

هر کشور توسعه یافته دارای کارشناسانی است که در مدیریت زمان تخصص دارند. خوانندگان روسی به خوبی از کتاب های لوتار سیورت، رئیس موسسه هایدلبرگ برای استراتژی و برنامه ریزی زمان آگاه هستند. استفان کاوی، رئیس شرکت فرانکلین کووی آمریکایی؛ برایان تریسی، متخصص رهبری و اثربخشی؛ کری گلیسون، استفان رشتشافن، جولیا مورگنسترن و دیگران برخی از آثار هنوز به روسی ترجمه نشده اند و در بال هستند - کتاب های مارک فورستر (بریتانیا)، هارولد تیلور (کانادا) و غیره. از جمله این متخصصان می توان به دیوید آلن اشاره کرد. که سیستم آن در آمریکا به خوبی شناخته شده است و هم اکنون در کشور ما طرفداران زیادی پیدا کرده است.

برنامه کاری خود دیوید چشمگیر است: برنامه سمینارهای او در بزرگترین شهرهاآمریکا و اروپا. کتاب او واضح، کاربردی، مبتنی بر دستور العمل، و از نظر تکنولوژی پیشرفته است. برخی از اصول و توصیه‌ها ارزش بحث را دارند، و بدون شک، ترجمه روسی کتاب قرار است به عنوان یک کاتالیزور برای بحث‌های فعال عمل کند. اما یک چیز مسلم است: کتاب مورد تقاضا و مفید است. محبوبیت آن در روسیه حتی در نسخه اصلی انگلیسی زبان گواه این امر است.

آرزو می کنم شما خواننده، با کمک تجربه ثابت شده دیوید آلن و توصیه های عملی، یاد بگیرید که برای زندگی کردن وقت داشته باشید. ثروتمند، موثر زندگی کنید، زندگی زیبا، که در آن هر دقیقه از زمان وزن خاص خود و بالاترین ارزش را دارد.

آرزو می کنم موفق شوی!

گلب آرخانگلسکی،

مدیر کل شرکت "سازمان زمان"

خالق جامعه مدیریت زمان روسیه

www.improvement.ru

از نویسنده

در اینجا گنجینه ای از استراتژی ها و اصول وجود دارد. شما قدرت جدیدی در خود پیدا خواهید کرد، یاد می گیرید که آرام بمانید و با کارایی بیشتری با مسائل کنار بیایید و تلاش بسیار کمتری را صرف کنید. توانایی انجام کارها و انجام موفقیت آمیز کارها مهم است، اما در عین حال، شما شخصا نباید از لذت بردن از زندگی که در هنگام کار سخت تقریباً یا حتی به طور کامل در دسترس نیست، جلوگیری کنید. با این حال، ما در مورد انتخاب "یا/یا" صحبت نمی کنیم: باور کنید، می توانید به طور موثر کار کنید و در عین حال برای لذت خود در دنیای نگرانی های روزمره زندگی کنید.

بهره وری یکی از مهمترین جنبه های کار است. شاید کاری که انجام می دهید واقعا مهم، جالب یا مفید باشد، یا شاید هم اینطور نباشد، اما کار باید به هر صورت انجام شود. در حالت اول، به عنوان یک قاعده، شما می خواهید حداکثر بازدهی را در زمان و تلاش صرف شده به دست آورید. در مرحله دوم، در اسرع وقت یک کسب و کار جدید را بدون باقی گذاشتن «دم» آغاز کنید.

هنر آرام کردن ذهن و توانایی رهایی آن از همه نگرانی ها و نگرانی ها احتمالاً یکی از بزرگترین رازهای افراد بزرگ است.

کاپیتان جی. هاتفیلد

و هر کاری که انجام می‌دهید، احتمالاً دوست دارید در مورد آنچه اتفاق می‌افتد آرامش بیشتری داشته باشید و مطمئن باشید که در حال حاضر باید دقیقاً همان کاری را که انجام می‌دهید انجام دهید. چه در حال نوشیدن آبجو با همکاران بعد از کار باشید، چه از خوابیدن کودک خود در گهواره خود در نیمه شب، پاسخ دادن به یک ایمیل، یا گفتن سریع صحبت با مشتری پس از یک جلسه رسمی، باید اعتماد به نفس داشته باشید. که این کاری است که شما باید انجام دهید.

در حین کار روی کتاب، هدف من این بود که به شما یاد بدهم تا جایی که ممکن است کارآمدتر کار کنید و به محض اینکه خواستید یا احساس نیاز کردید، استراحت کنید.

من نیز مانند بسیاری از شما، مدتهاست که به دنبال پاسخ این سؤالات هستم: چه کاری، چه زمانی و چگونه. و اکنون، پس از بیش از بیست سال صرف توسعه و اجرای روش‌های جدید برای افزایش بهره‌وری فردی و سازمانی، پس از تحقیقات و تلاش‌های فراوان برای خودسازی، با اطمینان می‌توانم بگویم که هیچ راه‌حل جهانی واحدی وجود ندارد. هیچ یک برنامه های کامپیوتری، سمینارها، برنامه ریزان شخصی و بیانیه های ماموریت شخصی روز شما را آسان نمی کند و روز به روز، هر هفته و در طول زندگی شما تصمیم گیری نمی کند. علاوه بر این، هنگامی که راهی پیدا کردید که کار خود را سازنده تر کنید و فرآیند تصمیم گیری خود را حداقل تا یک سطح ساده کنید، جهان به روی شما باز می شود. دایره جدیدمسئولیت ها و اهداف خلاقانه ای که برای دستیابی به آنها دیگر نمی توان از فرمول های ساده استفاده کرد.

اما در حالی که هیچ ابزار ساده ای برای تکمیل سازمان و بهره وری شخصی وجود ندارد، اقداماتی وجود دارد که می توانیم برای بهبود آنها انجام دهیم. سال به سال، همانطور که روی خودم کار می‌کردم، چیزهای عمیق‌تر و مهم‌تری برای تمرکز، ایده‌هایی برای فکر کردن و کارهایی برای انجام پیدا کردم. من فرآیندهای ساده ای پیدا کرده ام که می تواند توانایی فرد را برای نزدیک شدن خلاقانه و سازنده به دغدغه های جهان که هرکسی می تواند بر آن تسلط داشته باشد، بسیار افزایش دهد.

این کتاب نقطه اوج بیش از بیست سال تحقیق در مورد بهره وری فردی است. این راهنمای به حداکثر رساندن نتایج و به حداقل رساندن هزینه ها در دنیایی است که کار هر روز پیچیده تر و چالش برانگیزتر می شود. من ساعت های زیادی را صرف آموزش افراد در خط مقدم - در محل کار - کرده ام تا به آنها کمک کنم تا وظایف روزمره خود را پردازش و سازماندهی کنند. روش‌هایی که من کشف کرده‌ام در طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها، در همه زمینه‌های فعالیت، در محیط‌های فرهنگی مختلف، حتی در مدرسه و خانه مؤثر بوده‌اند. پس از بیست سال آموزش و آموزش باتجربه ترین و مولدترین کارگران، متوجه شدم که دنیا به روش های من نیاز دارد.

رهبران سازمانی تلاش می کنند تا «بهره وری نهایی» را به عنوان یک استاندارد اساسی در خود و زیردستان خود القا کنند. آنها نیز مانند من می دانند که در پایان روز کاری، پشت درهای بسته تماس های تلفنی وجود دارد که وقت کافی برای پاسخگویی به آن ها نداشته اند، وظایفی که باید به کسی منتقل شوند، سوالاتی که در جلسات و بحث ها به آنها پرداخته نشده است. ، مسئولیت های انجام نشده و ده ها ایمیل خوانده نشده. بسیاری از کسب و کارها به این دلیل موفق می شوند که مشکلاتی که حل می کنند و فرصت هایی که متوجه می شوند در نهایت مهمتر از نقص های موجود در پورتفولیو و دفاترشان است. اما با سرعت فعلی زندگی و توسعه تجارت، این تعادل در حال تبدیل شدن به بسیار متزلزل است.

از یک طرف، ما به ابزارهای اثبات شده ای نیاز داریم که به افراد کمک می کند تا تلاش های استراتژیک و تاکتیکی خود را متمرکز کنند و مانع از دست دادن هر چیزی مهم شوند. از سوی دیگر، ایجاد محیط کاری و روش هایی ضروری است که به کارکنان توانمند اجازه ندهد در محل کار تحت فشار «سوزانند». ما به استانداردهای سبک کاری ثابتی نیاز داریم که بهترین و باهوش ترین کارمندان ما را از استرس دور نگه دارد.

این نه تنها در مورد سازمان ها صدق می کند، بلکه مدارس نیز به این نیاز دارند، جایی که هنوز به کودکان توضیح داده نمی شود که چگونه اطلاعات دریافت شده را تجزیه و تحلیل کنند، چگونه روی نتیجه تمرکز کنند و چه اقداماتی برای دستیابی به آن انجام دهند. هر یک از ما به این دانش نیاز داریم: به هر حال، این به ما امکان می دهد از همه فرصت هایی که در برابر ما باز می شود برای بهبود خود و بهبود دائمی دنیای اطراف خود استفاده کنیم.

قدرت، سادگی و اثربخشی اصولی که من در انجام کارها به اشتراک می‌گذارم: هنر بهره‌وری بدون استرس را می‌توان به بهترین شکل تجربه کرد: در زمان واقعی، در یک محیط واقعی، در دنیای واقعی. طبیعتاً هدف کتاب ترسیم ماهیت هنر بزرگ مدیریت گردش کار و دستیابی به بهره وری بالا است. من سعی کرده ام مطالب را به گونه ای ارائه کنم که تصویر کلی را به شما ارائه دهم و در عین حال نتایج آنی را در حین خواندن کتاب به شما بچشم.

این کتاب به سه بخش تقسیم شده است. بخش اول تصویر کلی را نشان می دهد، شامل بررسی کوتاهسیستم، منحصر به فرد بودن و مرتبط بودن آن را توضیح می دهد و سپس مستقیماً روش های اصلی را به صورت مختصر و در دسترس معرفی می کند. قسمت دوم نحوه به کارگیری اصول سیستم را در عمل توضیح می دهد. در اینجا می توانید تمرین کنید و گام به گام نحوه اعمال مدل های توصیف شده را در آن یاد بگیرید زندگی روزمره. بخش سوم نتایج بزرگ‌تر و مؤثرتری را توضیح می‌دهد که اگر روش‌شناسی و مدل‌ها را به بخشی جدایی‌ناپذیر از زندگی کاری و شخصی خود تبدیل کنید، می‌توان به دست آورد.

به ما بپیوند! من از شما می خواهم که نه تنها باور کنید، بلکه متقاعد شوید که این روش ها می تواند و باید توسط شخص شما مورد استفاده قرار گیرد. می‌خواهم درک کنید که آنچه من قول می‌دهم نه تنها ممکن است، بلکه در دسترس هر یک از شما نیز هست. و من می خواهم بدانید که همه چیزهایی که من پیشنهاد می کنم برای پیاده سازی بسیار آسان است. این کار به مهارت خاصی نیاز ندارد. شما از قبل می دانید که چگونه توجه کنید، اطلاعات مهم را یادداشت کنید، در مورد نتایج دلخواه و اقدامات آینده تصمیم بگیرید، گزینه های جایگزین را بسنجید و انتخاب کنید. متوجه خواهید شد که بسیاری از کارهایی که همیشه به صورت غریزی و شهودی انجام داده اید، واقعاً درست هستند. من به شما نشان خواهم داد که چگونه این مهارت های اصلی را به سطح بعدی اثربخشی ببرید. من به شما کمک خواهم کرد که تمام این مهارت ها را به یک رفتار جدید تبدیل کنید که به چراغ راه شما تبدیل شود.

در تمام صفحات کتاب مدام به برنامه ها و سمینارهای آموزشی با موضوع بهره وری مراجعه می کنم. من در بیست سال گذشته به عنوان مشاور مدیریت به صورت انفرادی و در تیم های کوچک کار کرده ام. کار من عمدتا شامل آموزش فردیافزایش بهره وری و برگزاری سمینارها در مورد روش های ذکر شده در کتاب. من و همکارانم بیش از هزار نفر را آموزش داده ایم، برای صدها هزار متخصص آموزش داده ایم و صدها سمینار گروهی ترتیب داده ایم. از این تجربه، برداشت ها و مثال هایی برای این کتاب گرفتم.

ماهیت این کتاب کاملاً توسط مشتری من تسخیر شد و نوشت: «وقتی برای اولین بار از اصول این برنامه استفاده کردم، آنها زندگی من را نجات دادند... وقتی آنها را به یک عادت تبدیل کردم، زندگی من را تغییر دادند. این واکسنی است در برابر مبارزه روزانه مرگ یا زندگی، زمانی که «پروژه باید دیروز تکمیل می‌شد» و پادزهری برای ناهماهنگی است که بسیاری از مردم خود وارد زندگی‌شان می‌کنند.»

آیا به خواندن کتابی در مورد بهره وری و برنامه ریزی صحیح زمان خود فکر کرده اید؟کتابی که امروز مورد بحث قرار خواهد گرفت نه تنها شما را با اطلاعات جدید غنی می کند، بلکه به شما انگیزه واقعی برای عمل می دهد. نویسنده دیوید آلن. نویسنده می گوید: بهره وری بدون استرس با سیستم GTD امکان پذیر است. این کتاب برای همه کسانی که مدت زیادی است برای نظم بخشیدن به امور خود چه در محل کار و چه در زندگی شخصی خود، مفید خواهد بود.

دیوید آلن، در کتاب خود به انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس، یک سیستم منحصر به فرد برای سازماندهی کارها ارائه می دهد.

این مدیریت زمان کلاسیک نیست، بلکه سیستمی برای تکمیل همه چیز است - انجام کارها (GTD).

• اگر برای انجام کاری وقت ندارید، اعصابتان به هم ریخته است، به یک چیز یا چیز دیگری چنگ می زنید، اما همیشه چیز مهمی را از دست می دهید، چه باید بکنید؟
• چگونه در تجارت موثرتر باشیم، اما همچنان بتوانیم آرامش داشته باشیم؟
• چگونه روال خود را "محور" کنیم؟
• چگونه یاد بگیریم که مسائل بی اهمیت را از موارد مهم جدا کنیم و اهداف را به درستی تعیین کنیم و اولویت ها را تقسیم کنیم؟
• چگونه با اطلاعات و وظایف دریافتی کار کنیم؟

کتاب انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس اثر دیوید آلن به شما کمک می کند تا پاسخ همه این سوالات و بسیاری دیگر را بیابید.

نسخه جدیدی از کتاب (2015)، اصلاح شده برای در نظر گرفتن واقعیت های امروزی دنیای فناوری اطلاعات.

ابزارهای ساده ای که در این کتاب بیان شده است نه تنها به شما امکان می دهد به کارایی برسید، بلکه به شما یاد می دهد که چگونه مغز خود را با حواس پرتی و افکار مختلف پر نکنید.

در اینجا در مورد عادات نیز مطالب زیادی گفته شده است، زیرا برای پیاده سازی سیستم GTD در عمل نیاز دارید

دیوید آلن. بهره وری بدون استرس برای همه قابل دسترسی است

ایده اصلی کتاب:

مغز خود را تخلیه کنید. وضوح آگاهی و افکار منظم برای تمرکز و بهره وری کامل مهم است.

از لایه‌بندی افکار روی هم، جویدن آن‌ها، بازگشت مداوم به آنها و در نهایت تصمیم‌گیری خودداری کنید.

چه باید کرد؟

برای انجام این کار، باید لیست ها را از سر خود به رسانه های خارجی "انتقال" کنید. هنگامی که مغز از نگه داشتن این داده ها دست بردارد، دیگر نگران نخواهد شد و می تواند بر روی کار واقعی خود تمرکز کند.

فکرها مثل زنبورهای بی قرار مدام در سر شما غوطه ور می شوند تا زمانی که کندو خود را پیدا کنند. وقتی سرتان پر از افکار مختلف است، از چه نوع بهره وری می توانیم صحبت کنیم؟

قانون اصلی دیوید آلن این است که هر فکری باید یادداشت شود و در قفسه صندوق ورودی قرار گیرد.

«صندوق ورودی» همه ایده‌های دریافتی، رسیدها، یادآوری‌ها، یادداشت‌های جلسه و غیره است.

این کتاب یک الگوریتم واضح برای کار با این اطلاعات را توصیف می کند.

ذیل.

این یک مدل از روش برنامه ریزی طبیعی است.

هنگام تصمیم گیری،

چه باید کرد؟

1. روی یک راه حل به دنبال نمودار فکر کنید:

• چرا من به این نیاز دارم؟
• به چه نتیجه ای نیاز دارم (چه اتفاقی باید بیفتد)؛
• موفقیت خود را تصور کنید

2. طوفان فکری بعدی، تولید ایده های متمرکز بر نتیجه مطلوب ایده ها باید یادداشت شوند، نه فوراً از نظر مناسب بودن ارزیابی شوند، بلکه هر چیزی که به ذهن می رسد یادداشت شود. در اینجا کمیت مهم است نه کیفیت.

3. سپس بهترین ایده ها را انتخاب می کنیم، ما آنها را گروه بندی می کنیم و آنها را در یک طرح سازماندهی می کنیم. می توان آن را به سادگی روی کاغذ یا در سرویسی مانند Xmind نوشت.

4. اقدام خاص بعدی را برای هر ایده تعیین کنید.

5. بیایید آن را انجام دهیم.

ذهن شما برای انجام تقریباً هر کاری پنج مرحله را طی می کند: تعریف هدف و راه های رسیدن به آن، تجسم نتیجه، طوفان فکری، سازماندهی راه حل های به دست آمده و تعیین اقدامات بعدی. - دیوید آلن

روش شناسی GTD و دیوید آلن - بهره وری و معنادار بودن در همه چیز!

روش GTD - این دستورالعملبرای آنها، این فقط سازماندهی و برنامه ریزی کارها، افزایش بهره وری و بهره وری نیست، بلکه همچنین است راه حل اساسیچگونه می توان تمام وظایف را به طور معناداری انجام داد، در حالی که بهزیستی روانی را حفظ کرد (و این مهم است!). علاوه بر این، این نه تنها برای کار، بلکه برای زندگی شخصی نیز صدق می کند.

کاملاً هر کسی می تواند از این تکنیک استفاده کند.

خود کتاب از سه بخش تشکیل شده است.

قسمت اولمروری کوتاه بر سیستم و همچنین توضیحی در مورد منحصر به فرد بودن و ارتباط آن است.

در قسمت دوم- اصول سیستم و همچنین کاربرد گام به گام آنها در زندگی روزمره.

قسمت سوم- اینها نتایجی است که می توان در صورت پیاده سازی این سیستم در خود به دست آورد زندگی شخصیو کار.

سیستم GTDارتباط نزدیک دارد.و همانطور که دانشمندان قبلاً ثابت کرده اند، می توان آنها را آموزش داد و بهبود بخشید.

یکی از راه های موجود برای آموزش مغز، حفظ عملکرد و رشد طبیعی آن شبیه سازهای مغز است. شما می توانید به صورت رایگان >>> مطالعه کنیدشبیه سازهای رایگان سرویس Vikium

کارکردهای شناختی (شناختی) عبارتند از: حافظه، تفکر، توجه، ادراک، هوش، گفتار.

تمام توانایی های فوق با فعالیت مغز مرتبط است. بنابراین، با رشد ناکافی مغز، با نقص در کار آن کیفیت عملکردهای شناختیکاهش می دهد. کاهش قابل توجه کیفیت را اختلال شناختی (اختلال) می نامند.

اختلال شناختی بیشترین تأثیر را بر دستاوردهای فرد دارد مناطق مختلفزندگی او: روزمره، روزمره، آموزشی، حرفه ای، اجتماعی.

به همین دلیل مهم است که مغز خود را در هر سنی آموزش دهید.

دیوید آلن - بهره وری از طریق بینش شخصی

این کتاب همچنین از این نظر قابل توجه است که نه تنها نتیجه گیری ها و فرمول های خشک ارائه شده توسط نویسنده، بلکه نمونه های "زنده" زیادی نیز وجود دارد.

منظور چیست؟

کل ماهیت متدولوژی GTD شمادیوید آلن آشکار و نشان می دهدو نمونه هایی از موقعیت ها، جلسات و مشاوره با مشتریانم.

مشکلات مردم و شرکت ها را نشان می دهد، اشتباهات آنها را افشا می کند و شرایط را به طور اساسی تغییر می دهد سمت بهتر، نشان می دهد که چگونه تکنیک های مدیریت زمان در واقع کار می کنند انجام کارها (GTD)کمک می کند و بیاموزید بدون استرس زندگی کنید.

سیستم GTD دیوید آلن برای بسیاری از طرفداران روش های افزایش بهره وری شخصی آشناست. من خودم شروع به اجرای آن در زندگی خود کرده ام و در حال حاضر نتایج مثبتی دریافت می کنم، بنابراین امروز روی این موضوع تمرکز خواهم کرد. این مقاله در مورد نکات اصلی GTD صحبت خواهد کرد که استفاده از آنها در عمل مطمئناً می تواند تأثیر شخصی را در هر موضوعی چه در خانه و چه در زمینه فعالیت حرفه ای افزایش دهد.

سیستم GTD: تکمیل کارها

کتاب انجام کارها یا به اختصار GTD دیوید آلن به روسی به عنوان «به سرانجام رساندن کارها» ترجمه شده است. این دقیقاً ماهیت این روش افزایش کارایی است: استفاده از آن به شما امکان می دهد تا به طور مؤثر فرآیندهای کاری را برای مشاهده کلیه وظایف به عنوان یک کل سازماندهی کنید و کنترل آنها را برقرار کنید.

• برای چی؟آزاد کردن منابع آگاهی از به خاطر سپردن اهداف، وظایف و مهلت های کلی به شما این امکان را می دهد که به طور کامل بر روی کار فعلی متمرکز شوید و آن را تا حد امکان کارآمد انجام دهید.
• چگونه؟به سادگی از اصول اولیه در عمل استفاده کنید، که در زیر فاش خواهم کرد، و یادآوری اهداف و وظایف فعلی را به رسانه های مختلف خارجی (دفترچه خاطرات، سازمان دهندگان، برنامه های کاربردی در ابزارهای تلفن همراه و غیره) واگذار کنید.

GTD چگونه کار می کند

سیستم GTD بر سه ساختار منطقی استوار است:

1. مدل بررسی شغلی شش سطحی;
2. مدل مدیریت فرآیند اطلاعات؛
3. روش برنامه ریزی طبیعی

مدل بررسی شغلی شش سطحی GTD، که نشان دهنده یک زنجیره منطقی از تعیین هدف جهانی تا فعالیت های روزانه است و تصویر روشنی از اینکه در رابطه با این هدف اصلی در کجا قرار داریم را ارائه می دهد. توصیه می شود چنین هرم سلسله مراتبی را به صورت هفتگی تجزیه و تحلیل کنید، که به شما امکان می دهد اولویت ها را تعیین کنید، به طور موثر از اطلاعات موجود استفاده کنید، وظایف مربوطه را شناسایی کنید و آنها را به طور مستقل یا با تفویض آنها به دیگران انجام دهید. این فرآیند با ایجاد لیست کارهای مناسب کمک می کند.

1. هدف اصلی (در مقیاس بزرگ، زندگی)؛
2. چشم انداز چندین سال آینده (اغلب از 3 تا 5 سال)؛
3. برنامه ریزی برای سال های آینده؛
4. محدوده وظایف؛
5. پروژه ها (برنامه ریزی شده و در حال اجرا)؛
6. کارهای خاص و روزانه

مدل مدیریت فرآیند اطلاعات GTD، یعنی تمام اقدامات برای ثبت و مدیریت اطلاعات عملیاتی.

1. ضبط، جمع آوری اطلاعات دریافتی؛
2. پردازش اطلاعات دریافتی در زمینه اهمیت، ارتباط و کاربرد آن؛
3. سازماندهی فرآیندهای کاری در پروژه ها و وظایف؛
4. تثبیت و کنترل آنچه برنامه ریزی شده بود.
5. اقدامات خاص

طبیعی روش GTDبرنامه ریزی، به شما امکان می دهد با استفاده از سیستم یادآورهای خارجی، برنامه ها را به طور موثر و سریع پیاده سازی کنید. این مدل به شما این امکان را می دهد که اطلاعات غیر ضروری را از ذهن خود بیرون بیاورید و روی اقدامات لازم تمرکز کنید و نقش سازمان دهنده به تقویم های الکترونیکی، خاطرات روزانه سنتی و لیست کارهای روزانه محول می شود. از منظر تجربه خود می توانم بگویم که تنها چیزی که باقی می ماند اجرای برنامه ریزی شده است که با نگاه واقعی به بهره وری روزانه شما و امتناع از برنامه ریزی بیش از حد تسهیل می شود. مقدار زیادامور و همچنین اختصاص زمان برنامه ریزی شده برای شرایط پیش بینی نشده! چند دقیقه در صبح و عصر به شما کمک می کند تا یک زندگی واقعاً سازنده را سازماندهی کنید.

1. تعریف و ;
2. تعیین نتایج به دست آمده و برنامه ریزی شده؛
3. ایده پردازی؛
4. سازماندهی اقدامات برنامه ریزی شده؛
5. تعیین گام ها و اقدامات بعدی در چارچوب اهداف و برنامه های موجود.

سیستم GTD دیوید آلن: اصول کلیدی

1. 1. مجموعه اطلاعاتدر زمان فناوری و ابزارهای ما، اغلب در رسانه های الکترونیکی (صندوق پست الکترونیکی، ابزارهای تلفن همراه، لپ تاپ ها، رایانه ها) تولید می شود، اگرچه برخی از خاطرات کاغذی معمولی و سازمان دهنده استفاده می کنند.
   2. پردازش داده هادر سیستم دیوید آلن از الگوی خاصی پیروی می کند. سوال پرسیده می شود: در این باره چه میتوان کرد? اگر پاسخ "هیچی" باشد، اطلاعات حذف یا بایگانی می شود تا زمان های بهتر. می‌توانید آن‌ها را در فهرست «روزی انجام دادن» یا موارد مشابه قرار دهید. اگر می توان پاسخ یک سوال را به صورت " این را می توان/باید انجام داد«، سپس سؤال دیگری مطرح می شود: با چقد طول میکشه؟اگر چند دقیقه طول بکشد، فوراً این کار را انجام می‌دهیم، اگر بیشتر است، آن را برنامه‌ریزی می‌کنیم و آن را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت‌بندی می‌کنیم. اگر این موضوع جهانی، سپس آن را به تعریف وظایف چند سطحی در یک موضوع خاص مرتبط می کنیم.
   3. سازمان اموردر سیستم gtd از طریق لیست ها انجام می شود. اولا این لیست کارهابا تعیین اولویت ها و مهلت های اجرایی آنها. ثانیاً این لیست های پروژهبه مراحل خاصی تقسیم می شود که پس از یک سوال ساده امکان پذیر است: برای این کار چه کاری باید انجام دهم؟ مثال:من وظیفه دارم یک کتاب تاریخی بر اساس نبرد گرونوالد در سال 1410 بنویسم. سوال مطرح می شود چه کاری باید انجام شودبرای نوشتن آن؟ پاسخ های ممکن: جمع آوری مواد تاریخیدر مورد این موضوع، ایجاد طرح، ایجاد طرح برای فصل ها، نوشتن پیش نویس، تصحیح متن، بررسی املا و نقطه گذاری، تهیه تصاویر. سپس برای اولین نکته پاسخی مشابه می دهیم: کاری که باید بکنمبرای جمع آوری مطالب در مورد موضوع؟ پاسخ ممکن: اطلاعات را در کتابخانه، در سایت های اینترنتی، در مقالات مجلات در مورد یک موضوع تاریخی بیابید. ما همچنین در مورد سایر نکات به این سؤال پاسخ می دهیم. با برنامه ریزی مراحل به این ترتیب، حتی با برنامه ریزی چند سطحی، به سختی می توان چیزی را از دست داد، به این معنی که کار قابل حل می شود. ثالثاً این با لیست کارهای به تعویق افتاده. آنها باید به طور مداوم از نظر ارتباط و اهمیت تجزیه و تحلیل شوند. کارهای به تعویق افتاده را می توان به لیست کارهای فعلی منتقل کرد یا اگر دیگر مرتبط نیستند حذف شوند. فهرستی از ایده ها و کارهای ممکن برای انجامدر بخشی که روزی آن را انجام خواهم داد، همچنین باید به صورت دوره ای به آن نگاه کنم. در این مورد، سوال کمک می کند: آیا من واقعا به این نیاز دارم؟ گلایدرهای مختلف برای سازماندهی چنین کارهایی با اطلاعات بسیار مفید هستند. برخی از افراد از دفتر خاطرات کاغذی استفاده می کنند، برخی دیگر از سازمان دهنده های الکترونیکی و پراهمیتدارای سازماندهی مناسب اسناد پروژه با استفاده از پوشه ها. باز هم، برخی پوشه های کاغذی (پلاستیکی) را ترجیح می دهند و برخی از پوشه های الکترونیکی در رسانه های الکترونیکی استفاده می کنند و آنها را بر اساس حروف الفبا یا تاریخ مرتب می کنند. نویسنده سیستم GTD، دیوید آلن، نحوه سازماندهی اسناد را بر اساس اصل 43 پوشه آموزش می دهد، من آنها را تغییر نام دادم. 43 برگ": برای برنامه ریزی بلند مدت برای هر ماه 12 برگ و برای برنامه ریزی روزانه 31 برگ استفاده می شود.پس از گذشت روز، همه موارد مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند. موارد تکمیل نشده به روزهای بعد منتقل می شود و برگه برنامه ریزی برای این روز گذشته حذف می شود. یک ورق کاغذ خالی در انتها قرار می گیرد. یعنی برای هر روز 31 برگ داریم.
   4. ثبت تمام اطلاعاتدیوید آلن توصیه می کند کارهای انجام شده خود را روزانه مرور کنید تا برنامه های خود را تنظیم کنید. بدون این نکته، تهیه فهرست‌ها و اقدامات برنامه‌ریزی بعدی بی‌اثر است، زیرا شرایط پیش‌بینی نشده یا به تعویق افتادن پیش پا افتاده برای بعداً می‌تواند به طور قابل توجهی سیستم برنامه‌ریزی را مخدوش یا کاملاً در هم بشکند و بنابراین به تعویق بیفتد.
   5. اقدامات برای تکمیل وظایف محول شده. وقتی همه چیز در نظر گرفته شد و آماده شد، تنها چیزی که باقی می ماند این است که عمل کنیم. شما باید یک کار خاص را انتخاب کنید و به کارهای احتمالی برای انجام آن نگاه کنید و سپس فقط اقدام کنید!

یکی از دوستان من از این سیستم در زندگی خود استفاده می کند و از نتایج آن خوشش می آید. آیا حقیقت دارد. خود او اعتراف می کند که گاهی اوقات میل به تعیین وظایف زیادی در روز مانع می شود. چنین حداکثر گرایی به این واقعیت منجر می شود که اگر اولین اقدامات برنامه ریزی شده به دلایلی به نتیجه نرسد، اصلاً هیچ کاری انجام نمی شود. توصیه: هنگام برنامه ریزی، بدانید چه زمانی باید متوقف شوید! سپس همه چیز درست خواهد شد و اطرافیان شما از افزایش اثربخشی شخصی شما شگفت زده خواهند شد.

از بازنشر مقاله در شبکه های اجتماعی سپاسگزار خواهم بود!